|
Дейности:
|
Дейност 1. Управление и организация Дейностите по управление и организация имат за цел установяване на система за добро и ефективно управление на проекта чрез изпълнение на следните под-дейности:
1. Сформиране на екип за управление на проекта - подготовка на функционални характеристики и сключване на договори с екипа за управление на проекта. За целите на управлението на проекта ще бъде сформиран екип от следните експерти: – Ръководител на проекта (1); Технически сътрудник (1); Счетоводител (1). Към екипа за управление на проекта ще бъдат включени още Експерт „Подготовка на тръжни процедури” (1), Експерт „Връзки с обществеността” (1), Експерт „ИКТ” (1) и Експерт „Административно обслужване” (1).
2. Разработване и приемане на План за организация, управление и вътрешен мониторинг на проекта, в който ще бъдат дефинирани методите и механизмите за вътрешна оценка и контрол, разпределението на функциите и задачите между екипа на проекта, връзката и комуникацията с останалите звена в администрацията.
3. Ежемесечни работни срещи на екипа на проекта, целящи осигуряване на непрекъснат мониторинг на изпълнението на дейностите по проекта.
4. Изготвяне на междинни и окончателни доклади за напредък и финансови отчети за изпълнение на дейностите на проекта.
Дейност 2: Подготовка и провеждане на тръжни процедури за избор на изпълнител на дейностите, включени в проектното предложение Дейността предвижда избор подготовка на тръжна документация и провеждане на обществени поръчки за избор на фирма изпълнител по реда на ЗОП и НВМОП за изпълнение на дейностите, включени в обхвата на проектното предложение.
Дейност 3: Мониторинг и оценка на дейността на общинска администрация - комуникационни процеси и механизми за взаимодействие В рамките на дейността са планирани следните поддейности:
1. Анализ и оценка на комуникационните процеси и механизми за взаимодействие на общинска администрация – Бургас. За целите на анализа и оценката ще бъде използвана разработената Методика за оценка на доброто управление в общините на Омбудсмана на Република България. Обект на анализ и оценка ще бъдат всички аспекти на дейността на общинска администрация - Бургас, като част от непрекъснат процес на комуникация и взаимодействие както на оперативно ниво на изпълнение, така и на ниво формиране на политики. Ефективността на комуникационните процеси ще се разглеждат вътре в администрацията като ежедневно общуване и взаимодействие между отделни служители и нива, и насочени към външната среда – информационни и консултативни канали по отношение на заинтересовани страни на местно, регионално и транснационално ниво като гаранция за подкрепа и разбиране на местните политики и приоритети.
Анализът на дейността на общинска администрация ще се основава на използването на разнообразие от инструменти: проучване на вторични източници, анкети и въпросници, фокус групи и интервюта с представители на различни заинтересовани страни. В резултат ще бъде изготвена оценка на степента на прозрачност и ефективност на комуникационните процеси вътре и извън администрацията и формулирани препоръки за тяхното подобряване като основа за прилагане на 12-те принципа на добро местно управление
2. Организиране и провеждане на дискусионен форум за представяне на резултатите от анализа и оценката на дейността на общинска администрация - Бургас.
Резултатите от изготвения анализ ще бъдат представени на дискусионен форум с участието на ръководството на Община Бургас, Общински съвет – Бургас и служители, заемащи ръководни позиции, медии, представители на структурите на гражданското общество, бизнес и браншови организации, партниращи институции и др. (50 човека)
Дейност 4: Проучване на международния опит и добри практики на комуникационни и институционални модели на местната власт в държави-членки на ЕС Дейността предвижда следните под-дейности:
1. Проучване и анализ на международния опит за внедряване на институционални и комуникационни модели на местната власт в съответствие с принципите на добро управление. Проучването ще бъде извършено в минимум три държави-членки на Европейския съюз. В обхвата на проучването ще се включи анализ на нормативната база, политики и стратегии на съответните държави, както и проучване на конкретни реализирани практики и механизми за прозрачно управление на местно ниво, основани на активно участие и комуникация със заинтересованите страни.
2. Работно посещение на представители на Община Бургас в Община Гент, Белгия.
В рамките на тридневно работно посещение представители на ръководната структура на общината (5 човека) ще имат възможност да се запознаят с институционалните модели и практики на местната администрация в община Гент, които гарантират прилагането на принципите на добро управление и активната комуникация със заинтересованите страни и местните общности в процеса на формулиране и реализация на местни политики и приоритети за развитие. Акцент ще бъде поставен върху дейността на функциониращия в Община Гент Комуникационен офис.
3. Подготовка и издаване на Наръчник по ефективна комуникация за местни власти.
Анализът и резултатите от проучването ще бъдат систематизирани в наръчник, предназначен за служители от общинската администрация и регламентиращ ясни и ефективни правила за комуникация и взаимодействие между отделните звена на общинска администрация – Бургас и между администрацията и гражданите, структурите на гражданското общество, бизнеса и други потенциални партньори.
Дейност 5: Разработване на Комуникационна стратегия и План за действие на община Бургас. Дейността включва следните под-дейности:
1. Разработване на Комуникационна стратегия на Община Бургас.
Комуникационната стратегия е дългосрочен документ, който дефинира подходите и техниките на комуникация, прилагани при разработването на местните секторни и общи политики и в още по-голяма степен – популяризирането и оценката на постиганите резултатите. Стратегията има за цел и повишаване информираността на гражданите по отношение на предоставяните от общината услуги, гарантиране на обществена подкрепа и разбиране за визията и целите на развитие на града и общината, повишаване на общественото доверие в местната администрацията. С оглед постигане на целите, минималният обхват на стратегията ще включва принципи и подходи за вътрешна и външна комуникация, стратегия за активно гражданско включване, изграждане на партньорства и взаимодействия на общинско и надобщинско ниво.
При подготовката на Комуникационната стратегия ще бъдат използвани резултатите от изготвения анализ, мониторинг и оценка на дейността на администрацията въз основа на методиката за оценка на доброто управление и проучения международен опит. Разработването на комуникационната стратегия ще се основава на метода на широкото обществено участие и консултиране с всички заинтересовани страни..
2. Разработване на План за действие за пилотно тестване на комуникационната стратегия, включващи дейности свързани с информиране и обществени консултации при дефинирани на краткосрочни приоритети за развитие, подготовка и приемане на общински бюджет и инвестиционната програма на Община Бургас, разработване на проектни предложения.
3. Подготовка на Концепция за изграждане и функциониране на Звено за стратегическа комуникация в рамките на администрацията на Община Бургас. В процеса на подготовка на Комуникационната стратегия ще бъдат разгледани възможностите за гарантиране на нейната институционална устойчивост чрез създаване на вътрешно общинска структура, отговорна за изпълнението и прилагането на стратегията.
4. Отпечатване и разпространение на Комуникационната стратегия и плана за действие на (хартиен и електронен носител) – 2000 броя.
5. Подготовка и провеждане на информационна кампания за обсъждане и популяризиране на разработената комуникационна стратегия, плана за действие и концепцията за изграждане и функциониране на комуникационното звено. В рамките на кампанията ще бъдат проведени минимум пет обществени обсъждания, насочени към структурите на гражданското общество, институции, бизнес, широка общественост с цел популяризиране на разработените документи, гарантиране на обществена подкрепа и активно участие на всички заинтересовани страни в процеса на реализация на планираните мерки.
Дейност 6: Сформиране и изграждане на капацитет на Звено за стратегическа комуникация в Община Бургас Дейността, включва следните под-дейности:
1. Сформиране на Звено за стратегическа комуникация. Комуникационното звено ще бъде обособено като неформална структурна единици в рамките на общинска администрация – Бургас, в която ще участват представители на всички Дирекции от структурата на общинска администрация - Бургас.
2. Разработване на функционални характеристики на членовете на Звеното за стратегическа комуникация и подготовка на Правилник, определящ правилата за работа и функциониране на звеното. С правилникът ще бъдат запознати всички служители в общинска администрация, както и ще бъде публикуван на Интернет страницата на Община Бургас.
3. Подготовка и провеждане на обучение на членовете на Звеното за стратегическа комункация по прилагане принципите на добро управление на местно ниво. Обучението ще бъде с продължителност два дни, като комбинира теоретични и интерактивни сесии.
4. Подготовка и провеждане на специализирано обучение по ефективна комуникация за членовете на Звеното за стратегичска комункация. Специализираното обучение е част от процеса за повишаване капацитета на звеното. Обучението ще е тридневно, като акцента ще бъде поставен върху запознаване с конкретни практики и методи за подобряване на комуникацията в общинска администрация, модели за ефективна комуникация с общността и заинтересованите страни, изграждане на партньорства за прозрачно и добро управление.
5. Организиране и провеждане на работно посещение с цел обмяна на опит в Община Гент, Белгия. Работното посещение ще бъде организирано с цел запознаване на място с опита на Община Гент и по-конкретно с функциите, задачите и дейността на Комуникационния офис. Работното посещение с участието на членовете на създаденото в Община Бургас Звено за стратегичска комункация (10 човека) ще бъде с продължителност пет работни дни.
Дейност 7: Разработване и прилагане на интегриран модел за публична комуникация Дейността, включва изграждане на:
- вътрешна Интранет комуникационна система в Община Бургас. Интранет системата ще се ползва като информационно пространство за вътрешна комуникация и координация на служителите включени в Звеното за стратегическа комуникация и комуникация между звеното и служители от различните структури на администрацията. Вътрешният интернет портал ще даде възможност за бърза, ефективна и навременна информация в рамките на администрацията, за обмен на файлове, новини, съобщения, проследяване на календари и събития, изпълнението на задачи и др.
- екстранет като комуникационно пространство за взаимодействие между общинска администрация и външни социални и професионални групи, партньори и колеги от други местни администрации. Създаването на екстранет ще позволи бързо и безопасно споделяне на информация, решаване на общи задачи, създаване на виртуални екипи между общинска администрация и потенциални партньори за планиране на общи инициативи и проекти, ще осигури публичен достъп до документи, презентации и др. информация свързана с инициативи с обществен интерес и предоставяните от общината услуги.
Дейност 8: Организиране на международен форум за представяне на успешни комуникационни практики и модели Дейността включва:
1. Организиране и провеждане на двудневен международен форум за представяне на успешни комуникационни практики и модели на местно ниво в гр. Бургас. Целта на събитието е да се представят резултатите от проведените в рамките на проекта проучвания и анализи, да се популяризират добри практики в прилагане на механизми и принципи за добро управление, както и да се представят постигнатите в рамките на проекта резултати – разработена комуникационна стратегия, сформирано комуникационно звено.
За участие в международния форум ще бъдат поканени международни експерти от Община Гент и други общини от държави-членки на Европейския съюз, в които е извършено проучване на добри практики. Участие в събитието ще вземат също така представители и на други общини от България, представители на Сдружения на общини, областни администрации сред които ще бъде разпространен и мултиплициран опита на Община Бургас (70 човека)
2. Иницииране на транснационална партньорска мрежа от експерти в областта на стратегическата комуникация на местно ниво. Инициатори на мрежата ще бъдат експертите, ангажирани в комуникационните звена на Община Гент, Белгия и Община Бургас. С цел поддържане на регулярни контакти и обмен на опит между експертите ще бъдат използвани възможностите на създадената в рамките на проекта екстранет система.
Дейност 9. Независим финансов одит, мониторинг и отчетност на проекта. Дейността включва:
•Подготовка и приложение на процедурни правила за вътрешен мониторинг и отчитане на напредъка на проекта;
•Провеждане на ежемесечни срещи на екипа по изпълнение на проекта с цел отчитане на постигнатите резултати и планирани на последващи дейности;
•Изготвяне на доклади за извършена работа и отчети за изработено време на експертите, ангажирани с изпълнение на проекта;
•Подготовка на междинни и финален технически и финансови отчети в съответствие с изискванията на финансиращата програма;
•Независим одит на извършените разходи и дейностите по проекта.
Независимият финансов одит ще бъде извършен от избрана линцензирана одиторска фирма. Одитът има за цел чрез съвкупност от необходими и взаимосвързани процедури, определени от Международните одиторски стандарти, да изрази независимо мнение относно достоверността във всички аспекти на същественост на финансовите отчети, изготвени в съответствие с българското счетоводно законодателство при осъществяването на проекта. Проектното предложение предвижда изготвянето на един междинен и един финален одиторски доклад.
Дейност 10. Информация и публичност Дейностите за информация и публичност ще включват следните под-дейности:
1. Пресконференция при стартиране на проекта, на която ще бъдат популяризирани целите, планираните дейности и очакваните резултати по проекта, както и източниците на неговото финансиране;
2. Финална пресконференция, на която ще бъдат популяризирани постигнатите резултати и ползите от реализацията на проекта. Финалната пресконференция ще послужи и като форум за мултиплициране на резултатите по проекта.
3. Изработване на информационна табела на проекта, която ще бъде монтирана на сградата на община Бургас.
4. Изработване и разпространение на информационен лист по проекта – 1500 броя, с който ще се популяризират планираните дейности и очакваните резултати от проекта.
5. Изработване и отпечатване на информационни банери – 2 броя, които ще бъдат използвани при организиране на пресконференции, обучения и форуми с цел визуализация на приноса на ЕС и ОПАК.
6. Публикации на Интернет страницата на Община Бургас в секцията „Евроинтеграция”. Още със стартирането на проекта информация за неговото изпълнение ще бъде публикувана на интернет страницата на Община Бургас.
7. Подготовка и отпечатване на информационна брошура, популяризираща постигнатите в рамките на проекта резултати – 3000 на английски и български език.
8. Материали за визуализация на проекта – папки и химикали, които ще бъдат разпространявани по време на обученията, работни и информационни срещи, международна конференция.
8. Публикации в местните и регионални медии – 6 публикации в печатните медии.
Дейностите по информация и публичност ще бъдат възложени за изпълнение на външна фирма в съответствие с Рамковата процедура на Община Бургас за изработване на информационни материали.
|