|
Дейности:
|
Дейност 1 „Организация и управление на проекта“ Дейността предвижда:
• Сформиране на екип за управление на проекта;
• Разпределение на задълженията и отговорностите;
• Утвърждаване на график и правила за работа на проектния екип;
• Мониторинг и контрол на изпълнението на проектните дейности.
Дейност 2 „Изготвяне на документация и избор на изпълнители на дейностите по проекта по реда на ЗОП“ В рамките на дейността се предвижда:
• Разработване на документация за провеждане на процедури за избор на изпълнители на Дейности 3, 4, 5 и 6 по проекта.
• Обявяване и провеждане на процедурите.
Разработването на документацията и провеждането на процедурите ще бъдат възложени на общински експерти с необходимите опит и компетенции.
• Избор на изпълнители и сключване на договори с избраните изпълнители.
Дейност 3 „Провеждане на функционален анализ“ Функционалният анализ ще бъде проведен от екип, съставен от външни експерти. Експерти от Общинска администрация и кметът на Общината ще сътрудничат и осъществяват контрол върху изпълнението на дейността.
Функционалният анализ ще бъде разработен на база Единната методология за провеждане на функционален анализ.
При оценката на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността на дейността на Общинската администрация ще бъдат използвани различни методи: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки.
Основните етапи при провеждането на функционалния анализ са:
• Планиране и подготовка на функционалния анализ: сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцентите на анализа; изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност.
• Провеждане на функционалния анализ: анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране на области за подобрение, формулиране на предложения за подобрение.
• Приключване на функционалния анализ: приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие, изготвяне на проект на доклад, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.
• Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението: анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност за резултатите от проведения функционален анализ.
• Експертна оценка, на всеки етап от анализа.
След приключването на функционалния анализ ще бъде проведена кръгла маса за дискусии с всички заинтересовани страни:
• Вътрешни: експерти от администрацията, директорите на дирекциите, кмет, зам.-кмет на Общината, секретар.
• Външни: представители на други функционално свързани администрации, експерти, участвали в изготвянето на функионалния анализ.
Участниците в кръглата маса ще се запознаят с основните констатации от проведения функционален анализ, предложените мерки за преодоляване проблемите, както и с плана за действие за тяхното изпълнение. Подготвеният доклад ще бъде подложен на дискусия и предоставен за мнение на служителите, които носят отговорността за изпълнение на функциите в администрацията, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие.
Този етап от проекта ще приключи с изготвен окончателен Доклад за извършен функционален анализ, съдържащ план за действие с конкретни мерки за подобрения.
Дейност 4 „Разработване и/или актуализация на нормативни, стратегически и други вътрешни документи” Въз осонова на резултатите от функционалния анализ, препоръките за подобряване на ефикасността, ефективността и организационната структура на администрацията и приетите решения след проведените дискусии, дейността предвижда:
• Разработване и актуализация на вътрешни правила в Общинската администрация;
• Актуализация на вътрешни, нормативни и стратегически документи.
Новоразработените и актуализирани документи ще бъдат разпечатани и разпространени в съответните общински звена.
Дейност 5 „Провеждане на съпътстващи обучения на служителите в администрацията” След проведения функционален анализ, приетите решения, актуализирането на действащи и разработването на нови документи, ще бъде проведено еднодневно обучение на 25 служители в администрацията, пряко заинтересовани от направените промени във вътрешните документи и отговорни за тяхното прилагане.
Ще бъдат подробно представени промените във вътрешните документи и разработените нови вътрешни правила. В рамките на дейността служителите от Общинската администрация ще бъдат обучени да прилагат актуализираните и новоразработени документи. Обучението ще се проведе в зала на Общината. Ще бъде осигурена необходимата мултимедийна техника. На участниците в обучението ще бъдат предоставени:
• папка с логото и информация за проекта;
• химикалки;
• флаш памет, с всички променени и новоразработени вътрешни административни документи;
• тефтери с логото и информация за проекта.
/рекламните материали ще бъдат изготвени от фирмата-изпълнител на Дейност 6 „Информация и публичност“/
Дейност 6 „Информация и публичност” Дейността предвижда популяризиране на целите, обхвата и резултатите на проекта, както и финансовата подкрепа, с която се реализира той, чрез провеждане на информационна кампания и разпространение на информационни материали:
• Провеждане на две пресконференции – /начална и заключителна/, всяка с по 10 участника;
• Подготовка на 75 комплекта материали (папки, химикалки, флаш памет, тефтери) за участниците в пресконференциите, кръглата маса и обученията;
• Изработване и поставяне на информационна табела в сградата на Общинската администрация;
• Отпечатване и разпространение на информационни брошури за целите и дейностите по проекта – 200 броя;
• Публикуване на 3 съобщения в регионални печатни медии;
• Излъчване на видеорепортаж в местна кабелна телевизия при приключване дейностите на проекта;
• Публикуване на информация за проекта на интернет страницата на Общината;
• Отпечатване и разпространение на информационен плакат за проекта в тираж 50 броя.
Плакатите ще бъдат разпространени на публични места, както и в залите за провеждане на кръглата маса и обучението на служителите;
|