|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление на проекта Дейностите за организация и управление имат за цел установяването на система за добро управление на проекта, както и междинни дейности за гарантиране на успешната му реализация и постигане на заложените цели. Организацията и управлението на проекта ще се осъществява от служители на Общински администрации Дългопол, Провадия и Долни Чифлик. Организацията на управление на проекта е структурирана, като водещата община ще е отговорна за координирането на цялостното изпълнение на проекта, организирането на партньорски срещи, подготовката на отчети към УО на ОПАК, чрез сключването на договори с ръководителя на проекта, координатор на проекта и счетоводител на проекта (представители на общинска администрация Дългопол). В партньорските общини ще се сключат договори с координатори на проекта, представители на общински администрации Долни Чифлик и Провадия.
При стартирането на проекта, ще бъдат разработени и приети от всички партньори по проекта, правила (процедури) за работа и контрол на работата на екипа, ще бъде актуализиран и детайлизиран графика на проекта, ще бъде изготвен график на планираните обществени поръчки в съответствие с изискванията на УО на ОПАК.
Екипът по управление на проекта ще осъществява текущ мониторинг на изпълнението на проектните дейности, ще следи за спазването на графика за реализиране на проекта, за спазване на заложените финансови разпоредби, както и ще е отговорен за спазването на законовите разпоредби за ефективно и ефикасно разходване на заложените средствата при реализирането на проекта. Екипът ще е отговорен за поддържането на проектното досие, както във водещата администрация, така и в партньорските администрации. Негова отговорност е и поддържането на постоянна комуникация с целевите групи, УО на ОПАК и с изпълнителите по проекта, както и за извършването на периодични проверки на място на изпълнението на сключените договори с изпълнителите. Задълженията на екипа за управление на проекта включват и изготвянето на междинни технически доклади и финансови отчети за напредъка по проекта и финален технически доклад и финансов отчет след приключване на дейностите по проекта.
В рамките на дейността ще се избере изпълнител за разработване на пакети документация за провеждане на процедури по реда на ЗОП.
Дейност 2: Провеждане на процедури за избор на изпълнители за дейности по проекта Етап на подготовка: Подготовка на документации за избор на външни изпълнители на дейности по проекта.
В рамките на този етап се предвижда разработване на документацията (техническо задание и документация) за провеждане на процедури за избор на изпълнители за реализиране на тези дейности по проекта, които ще се изпълняват от външни за бенефициента изпълнители.
Планираните процедури за възлагане са:
• „Извършване на функционален анализ в три общини: Дългопол, Долни Чифлик и Провадия” (Дейности 3, 4, 5 и 6) в съответствие с разпоредбите на Закона за обществени поръчки;
• „Информация, публичност и логистика” (Дейност 7 и логистиката при реализиране на дейности 4, 5 и 6) в съответствие с разпоредбите на Закона за обществени поръчки.
Етап на изпълнение: Провеждане на процедури за избор на изпълнители.
Провеждането на процедурите за избор на външни изпълнители ще бъде извършено съгласно действащото законодателство (ЗОП) и Указанията на УО на ОПАК.
Процедурите ще се проведат след одобрение от УО на графика за провеждане на процедурите и предварително одобрение на разработваната документацията в съответствие с дадените указания в нормативните документи и указания на УО на ОПАК.
Дейност 3 Планиране и подготовка на функционалните анализи в общински администрации Дългопол, Долни Чифлик и Провадия При реализирането на тази дейност ще бъдат изпълнени следните поддейности:
Сформиране на работни групи в трите общински администрации (общини Дългопол, Долни Чифлик, Провадия), които ще се включат в процеса на провеждане на функционалния анализ от външен изпълнител. Всяка от групите ще е в състав от 2 до 4 представители на съответната общинска администрация.
Сформираните работни групи в трите общини ще подпомагат етапите на реализиране на функционалните анализи в съответните общински администрации с извършването на организационно-административна дейност, оказване на логистична подкрепа на представителите на изпълнителя, провеждащ функционалният анализ, като:
o ще следят и подпомагат работата на екипа на външните изпълнители и ще осигуряват непрекъсната подкрепа;
o ще съдействат за определянето на служителите, сред които ще се провежда анкетното проучване, както и служителите, които ще вземат участие във фокус-групите, на база посочената от екипа на изпълнителя извадка и критерии;
o ще осигуряват необходимите документи, изисквани от екипа на изпълнителя;
o ще участват при разработването и последващото представяне пред общинските ръководства на препоръки за подобрение на дейността;
o ще са инструмент за обмен на знания в процеса на разпространение на функционалните анализи в общинските администрации, партньори по проекта;
o ще участват при съгласуване на плана за действие и последващото му прилагане.
Стартиращи работни срещи на работните групи с екипа на изпълнителя. На първата работна среща работните групи ще бъдат инструктирани за ролята и функциите им при извършването на функционалния анализ.
Дефиниране на заинтересованите страни в трите общини;
Определяне на акцентите на функционалните анализи в трите общини;
Изготвяне на времеви графици и разпределяне на отговорностите за провеждане на функционалните анализи в трите общини;
Изготвяне на комуникационни планове, насочени към заинтересованите страни (външни и вътрешни за трите общински администрации).
Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител и ще е в пълно съответствие с Единна методология за функционален анализ на административните структури.
Дейност 4 Провеждане на функционални анализи в общински администрации Дългопол, Долни Чифлик и Провадия В рамките на тази дейност ще бъдат реализирани следните три основни поддейности:
Анализ на текущото състояние в трите общински администрации – етапите на изпълнение на анализа са:
• Анализ на релевантността на функциите в трите общини;
• Анализ на ефикасността в трите общини;
• Анализ на ефективността в трите общини;
• Обобщение на резултатите от анализите на текущото състояние в трите общински администрации.
При изпълнението на тази поддейност ще се използват следните методи: Проучване на документи и информация; Провеждане на анкетно проучване сред служителите в трите общински администрации; Провеждане на интервюта с ръководни служители на трите общини; Провеждане на фокус групи – по една фокус група за всяка от трите администрации; Наблюдение; Експертна оценка.
Идентифициране на области за подобрение в трите общински структури;
Формулиране на предложения за подобрение в трите общински администрации.
Дейността ще бъде изпълнена в съответствие с разработеният Наръчник за прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация.
Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител в съответствие с Единна методология за функционален анализ на административните структури.
Дейността е ключова за провеждането на функционалните анализи в общински администрации Дългопол, Долни Чифлик и Провадия. Въз основа на анализа на текущото състояние ще се дефинират ключови въпроси и области, както и основните констатации и изводи за силните и слабите страни на областите на политика, правомощията на общинските администрации, релевантност на функциите, ефективност и ефикасност на дейността на проучваните администрации.
Извършването на анализ (хоризонталното разположение на функциите) ще установи доколко е спазено изискването за организационно разделяне на изпълнението на функциите, които подпомагат органа на власт при изпълнение на правомощията му като ръководител на администрацията от функции, които подпомагат органа на власт при изпълнение на специалните му правомощия, т.е. има ли функции, които се изпълняват от специализираната администрация или обратното.
Съществен елемент, водещ до повишаване качеството на анализа, е провеждането на анкетно проучване по разработен въпросник сред експертни служители в трите администрации, провеждането на структурирани интервюта с ръководството в трите общини и провеждането на фокус-групи с експертни служители и ръководители в трите общински администрации. Тези инструменти за проверка на получените резултати се надграждат и чрез провеждането на експертна оценка и метода за изследване – наблюдение. Целта на тези поддейности е да се отчетат различните гледни точки по възникналите въпроси и констатации при прегледа на нормативните документи и получената информация в първият етап от провеждане на анализа.
Анализите на текущото състояние в трите общини ще приключи със систематизирани констатации и изводи по отношение на релевантността на функциите, ефективността, ефикасността и икономичността от дейностите на администрациите. Резултатите от анализите на текущото състояние, констатациите и изводите ще се обобщят в силните страни (постижения) по отношение на релевантността, ефективността, ефикасността и икономичността и слабите страни (слабости и/или неизползвани възможности).
Идентифицирането на областите за подобрение ще даде основата за оптимизиране на управлението и функциите в трите административните структури, както и визията за бъдещото развитие на общини Дългопол, Долни Чифлик и Провадия.
При изпълнението на дейността ще се направи съпоставка между трите общински администрации целяща изследване на възможностите за изнасянето на административни дейности за трите общински администрации в една от трите общински администрации.
Формулирането на предложения за подобрение ще доведе до изготвянето на предложения за подобряване изпълнението на функциите, организационното структуриране, ефективността, ефикасността и икономичността в трите общински администрации.
Дейност 5 Приключване на функционалните анализи в общински администрации Дългопол, Долни Чифлик и Провадия При реализирането на дейността ще бъдат изпълнени следните поддейности:
Приоритизиране на областите и предложенията за подобрение в трите общински администрации;
Изготвяне на планове за действие за трите общински администрации;
Изготвяне на проекти на доклади за трите общински администрации;
Обсъждания на изготвените проекти на доклади с представители на трите общински администрации: провеждане на три кръгли маси с представители на общинските администрации.
Изготвяне на окончателни доклади за проведените функционални анализи в трите общински администрации;
Комуникиране на резултатите от проведените функционални анализи със заинтересованите страни в трите общини: провеждане на работни семинари със заинтересованите страни в трите общини.
Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител.
Дейност 6 Реализиране на приетите мерките за подобрение, мониторинг и преглед на изпълнението Дейността ще бъде реализирана чрез изпълнението на следните поддейности:
Разработване на вътрешни документи в съответствие с направените препоръки и плана на подобрение за трите общински администрации;
Разработване на планове за управление на промяната за трите общински администрации;
Разработване на обучителна програма „Ефективност и ефикасност при управление на изпълнението на нововъведения в общинската администрация”
Разработване на обучителни материали за провеждане на „Ефективност и ефикасност при управление на изпълнението на нововъведения в общинската администрация”;
Разработване на обучителна програма „Прилагане и измерване на изпълнението при нововъведения в общинската администрация;
Разработване на обучителни материали за провеждане на обучение „Прилагане и измерване на изпълнението при нововъведения в общинската администрация”
Повеждане на съпътстващо обучение „Ефективност и ефикасност при управление на изпълнението на нововъведения в общинската администрация” на ръководството от трите общински администрации – провеждане на три обучения за трите общини;
Провеждане на съпътстващо обучение „Прилагане и измерване на изпълнението при нововъведения в общинската администрация” на служители от трите общински администрации – провеждане на три обучения за трите общини;
Информиране на всички заинтересовани страни за изпълнението на препоръките (плана за действия) в трите общински администрации – провеждане на три кръгли маси в трите общини.
Подготовка и публикуване на доклад за статуса на изпълнение на плановете за действие на електроните страници на трите общини;
Провеждане на работен семинар за представяне на опита и „научените уроци” при извършването на функционалните анализи в трите общински администрации и изпълнението на плановете за действие пред представители на областна администрация Варна и представители на 9 общинските администрации в област Варна.
Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител.
Дейност 7 Дейности за информация и публичност Дейностите по информация и публичност включват:
Публикуване на информация по проекта на Интернет страниците на общини Дългопол, Долни Чифлик и Провадия;
Провеждане на стартираща пресконференция с представители на медиите и заинтересованите страни (30 човека), проведена в областния град Варна;
Провеждане на пресконференция за приключване на проекта и представяне на резултатите от него с представители на медиите и заинтересованите страни (30 човека), проведена в областния град Варна;
Публикации в национални и регионални медии за етапите на изпълнението на проекта и постигнатите резултати;
Изработване на дипляна описваща проекта и очакваните резултати по него. Дипляната ще бъде разпространена и в общините;
Изработване на банер със сгъваема поставка за информиране на обществеността за проекта, финансиращите организации, стойността на проекта. Банерът ще е необходим при провеждане на събития за информация, публичност и обучение по проекта.
Изпълнението на дейността ще бъде възложено съгласно правилата на ЗОП на външен изпълнител.
|