|
Дейности:
|
Дейност 1 „Организация и управление на проекта“ Дейността предвижда поредица от действия, които следва да гарантират качественото и в съответствие с изискванията на ОПАК и относимото законодателство изпълнение на проекта:
• Сформиране на екип за управление на проекта;
• Сключване на договори с членовете на екипа;
• Разпределение на задълженията и отговорностите;
• Утвърждаване на правила за работа и контрол на дейността на проектния екип;
• Утвърждаване на график за изпълнение на проектните дейности;
• Мониторинг и контрол на изпълнението на проектните дейности;
Дейност 2 „Изготвяне на документация и избор на изпълнители на дейностите по реда на ЗОП“ Основна цел на Дейност 2 е законообразният избор на компетентни изпълнители на следващите основни дейности по проекта. В рамките на дейността се предвижда:
• Разработване на документация за провеждане на процедури за избор на изпълнители за реализиране на Дейности 3, 4, 5 и 6 по проекта.
• Обявяване и провеждане на процедурите.
• Избор на изпълнители и сключване на договори с избраните изпълнители.
Тръжните документации ще бъдат разработени от експерти на Общинска администрация Якоруда, които са компетентни и имат необходимия опит за изпълнение на дейността.
Дейност 3 „Провеждане на функционален анализ“ Функционалният анализ е ключова дейност по проекта и ще бъде проведен от екип, включващ външни експерти. Експерти от Общинска администрация Якоруда и кметът на Общината ще сътрудничат на екипа и ще осъществяват контрол върху изпълнението на дейността.
Функционалният анализ ще бъде разработен на база Единната методология за провеждане на функционален анализ.
При оценката на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността на Общинската администрация ще бъдат използвани различни методи: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки.
Основните етапи при провеждането на функционалния анализ са:
• Планиране и подготовка на функционалния анализ: сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцентите на анализа; изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност.
• Провеждане на функционалния анализ: анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране на области за подобрение, формулиране на предложения за подобрение.
• Приключване на функционалния анализ: приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на План за действие, изготвяне на проект на доклад, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.
• Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението: анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност за резултатите от проведения функционален анализ.
След приключване на функционалния анализ, в рамките на дейността, ще бъде проведена кръгла маса за дискусии с всички заинтересова страни:
• Вътрешни: експерти от администрацията, ръководители на отделите звената, кмет, зам.-кмет на Общината, главен секретар.
• Външни: представители на други функционално свързани администрации; експерти, участвали в изготвянето на функионалния анализ.
Участниците в кръглата маса ще се запознаят с основните констатации от проведения функционален анализ, предложените мерки за преодоляване на проблемите, както и с плана за действие за тяхното изпълнение. Подготвеният доклад ще бъде подложен на дискусия и предоставен за мнение на ръководството и общинските служители, които носят отговорността за изпълнение на функциите на администрацията, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие.
Този етап от проекта ще приключи с изготвен окончателен Доклад за извършения функционален анализ, съдържащ план за действие и конкретни мерки за подобрения.
Дейност 4 „Разработване и/или актуализация на нормативни, стратегически и други вътрешни документи“ Въз осонова на резултатите от функционалния анализ и препоръките за подобряване на ефикасността, ефективността и организационната структура, утвърдни със съответните решения след проведените дискусии, дейността предвижда разработване на нова структура и разработване и/или актуализация на вътрешни правила, нормативни и стратегически документи, в съответствие с националната и европейската нормативна база.
Новоразработените и актуализираните документи ще бъдат разпечатани и разпространени в съответните общински звена.
Дейност 5 “Обучения на служителите в администрацията” След направения функционален анализ, приетите решения, актуализирането на действащи и разработването на нови документи и структура на администрацията, ще бъде проведено еднодневно обучение на 20 служители, пряко заинтересовани от направените промени във вътрешните документи и отговорни за тяхното прилагане.
Ще бъдат подробно представени промените във вътрешните документи и разработените нови вътрешни правила. В рамките на дейността служителите от Общинската администрация ще бъдат обучени да прилагат актуализираните и новоразработени документи. Обучението ще се проведе в зала на Общината. Ще бъде осигурена необходимата мултимедийна техника. За участниците в обучението ще бъдат осигурени:
• папка с логото и информация за проекта;
• химикалки;
• флаш памет, с всички променени и новоразработени вътрешни административни документи;
• бележници с логото и информация за проекта.
/описаните по-горе материали ще бъдат изготвени от фирмата-изпълнител на Дейност 6 “Информация и публичност”/
Дейност 6 „Информация и публичност” В рамките на дейността ще бъдат популяризирани целите, дейностите и източниците на финансиране на проекта чрез информационна кампания, която предвижда:
• Провеждане на стартираща пресконференция;
• Провеждане на пресконференция за приключване на проекта и представяне на резултатите от него;
• Публикации в регионални медии;
• Изработване на брошура с информация за целите на проекта и очакваните резултати;
• Изработване на падове (размер А4, брандирани с логото на ЕС, ОПАК, ЕСФ, името на проекта); папки (размер: А4, брандирани с флага на ЕС, логото и слогана на ЕСФ, логото и слогана на ОПАК, името на проекта); химикалки (брандирани с логата и слоганите на ЕС, ЕСФ и ОПАК), флаш памет.
Изработените падове, папки, химикалки и флаш памет ще бъдат използвани по време на обученията, кръглата маса и пресконференциите по проекта;
• Публикация с информация за проекта на сайта на Общината;
• Изработване и поставяне на разяснителна табела в сградата на общината;
|