|
Дейности:
|
Дейност 8: Одит Дейността включва:
- Избор на одитор и сключване на договор за одит на проекта;
- Проверка на документацията на проекта от дипломирания експерт счетоводител в съответствие с изискванията на УО.
След приключване на дейностите по проекта, в последния месец преди окончателното отчитане на резултатите ще се извърши финансов одит от независим експерт счетоводител. Тази дейност е предвидена във връзка с изпълнение на задължителните законови разпоредби и изискванията на ОПРЧР за доказване на законосъобразното разходване средствата по проекта чрез съответствието на финансово-счетоводната документация във връзка с неговото управление.
Дейност 7:Визуализация и публичност на проекта Предвижда се в хода на проекта провеждането на серия от комуникационни и информационни инициативи за осигуряване на публичност относно конкретните цели, дейности и резултати на проекта. Набелязаните инициативи тук са:
• Пресконференции – 2 бр.
• информационни карета в печатни издания – 10 бр.
• Публикуване на актуална информация за хода на проекта и постигнатите резултати на интернет-страницата Стопанска академия.
• Информационни табели – 2 бр.
• Брошури – 1000 бр.
• Информационни пакети(химикалки, папки) – 100 бр.
• Информационни съобщения в национлана телевизия - 150 бр.
Предвидените две пресконференции са за оповестяване на началото на изпълнение на проекта и за неговото приключване и обявяване на постигнатите резултати от реализиране на проекта. Дейностите за информация и публичност, както и всички останали дейности от проектното предложение, ще бъдат съобразени с изискванията на Приложение 3 към Насоките за кандидатстване.
Дейност 3: Разработване и интегриране на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на свързаните основни, управленски и поддържащи процеси в СА "Д. А. Ценов" Дейността планира изпълнение на следните задачи:
1. Изготвяне на правила за конструиране на критерии и индикатори за оценка на процесите в СА;
2. Анализ на разписаните процеси в интегрираната система за управление – определяне на ключови характеристики, критични точки и измерители за резултата от процесите;
3. Създаване на критерии и индикатори за оценка на ефективността и ефикасността на разписаните процеси в интегрираната система за управление на СА;
4. Апробиране и внедряване на критериите и индикаторите за оценка на процесите;
5. Разработване на процедури за мониторинг на приложението на критериите и индикаторите за оценка на процесите;
6. Оценка на ефективността и ефикасността на СА (моментна снимка).
Изпълнението на дейността ще осигури изграждането и развитието на стандарти и процедури, включващи и измерими индикатори, за управление на качеството във висшето училище (като част от системата за управление на качеството) и за подобряване на основните и спомагателните работни процеси в СА. Резултатите от дейността ще осигурят възможност за адекватна оценка на състоянието на СА по отношение на критериите в рейтинговата система на МОНМ в следните направления: • Реализация; • Престиж; • Учебен процес; • Осигуряване на учебния процес; • Научноизследователски процес; • Социално-битови условия. Дейността ще осигури и адекватна обратна връзка от заинтересованите страни, която ще е бъде изключително полезна в процеса на изработване на по-качествени управленски решения в СА. Изпълнението на поставените тук задачи е важно условие за синхронизиране и автоматизиране на съществуващите информационни системи и внедряване на единни критерии в системата за управление на СА.
Дейност 2: Изграждане на модел за интегрирана система за управление на СА "Д. А. Ценов" Дейността ще обхване всички процеси, в т.ч. управление на качеството, финансово управление и контрол, администриране на процесите, информационно обслужване на учебната дейност, събиране на информация за научно-изследователската дейност и др. (с изключение на процесите, свързани с квалификацията и кариерното развитие на акдемичния състав) процеси в Стопанска академия и ще допринесе за изграждане и развитие на стандарти и процедури, включващи и измерими индикатори, за управление на качеството във висшето училище (като част от системата за управление на качеството). Анализът и усилията за подобряване на основните и спомагателните работни процеси във висшето училище ще допринесат за постигане на съответствие с критериите в рейтинговата система за висшите училища, разработвана и поддържана от МОМН, в следните направления: • Реализация; • Престиж; • Учебен процес; • Осигуряване на учебния процес; • Научноизследователски процес; • Социално-битови условия. Изпълнението на дейността е предпоставка за синхронизиране и автоматизиране на съществуващите информационни системи и внедряване на единни критерии в системата за управление на СА.
Изпълнението на задачите конкретизирани в дейността ще се осъществява от 2 екипа от експерти.
Задачите за изпълнение от екип 1 са:
1. Разработване на методика за набиране на съществуващата информация за процесите (изготвяне на въпросници за оценка на процесите);
2. Проучване на съществуващите процеси в СА и описание на тяхната степен на регламентация: изследване на съществуващите процеси;
3. Систематизиране на описаните процеси в групи: основни, управленски и поддържащи;
4. Оценка на степента на регламентация и описание на процесите във вътрешната нормативна база на СА;
5. Оценка на степента на обвързаност на процесите с оценката на риска в СА;
6. Систематизиране и класифициране на процесите в „карта на процесите“.
Задачите за изпълнение от екип 2 са:
1. Проучване и избор на методите и добрите практики за анализ, стандартизиране и унифициране на процесите в СА;
2. Проучване и избор на специализиран софтуер за създаване на логическия модел и разписване на процесите;
3. Внедряване на закупения софтуер – обучение на членовете на екипа за работа със софтуера, пилотно тестване на софтуера;
4. Създаване на логически модел на процесите в СА чрез описание на взаимовръзките между процесите по отношение на: входни данни, изходни данни (резултатите от процеса), управляващ (собственик) процеса, права и задължения на отговорните лица, ресурси, необходими за функциониране на процеса, контроли върху процеса, ключови индикатори и показатели за измерване на изпълнението на процеса и документи за процеса;
5. Разписване на процесите чрез специализиран софтуер – създаване на документация на интегрираната система за управление на СА;
6. Представяне пред Ръководството, приемане от Ръководството на СА и внедряване на интегрираната система за управление;
7. Обучение на ползвателите на интегрираната система за управление за работа с документацията по системата.
Дейност 4: Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА „Д. А. Ценов” Изпълнението да дейността включва изпълнението на следните задачи:
1. Анализ на информационните потоци, свързани с процесите в интегрираната система за управление и документите, описващи процесите;
2. Разработване на информационна стратегия, базирана на изготвения анализ, включваща обвързване на информационните потоци с видовете процеси и критериалната система на НАОА;
3. Оценка на начина на обработване на документите и базите данни, свързани с управление и функциониране на процесите;
4. Създаване на карта за информационните потоци в СА;
5. Разработване и внедряване на стандарти за управление на информацията, свързана с основните, управленските и поддържащи процеси в СА.
Изпълнението на дейността ще осигури управление на качеството в следните направления:
• Изграждане и развитие на стандарти и процедури, включващи и измерими индикатори, за управление на качеството в СА (като част от системата за управление на качеството);
• Анализ и подобряване на основните и спомагателните работни процеси във висшето училище;
• Управление и развитие на организацията чрез разработване и внедряване на механизми и процедури за обратна връзка от заинтересованите страни и използване на информацията за вземане на по-качествени управленски решения в СА;
• Развитие и интегриране на информационните ресурси за повишаване качеството на управлението във висшето училище.
Стандартите за управление на информацията ще осигурят постигане на съответствие с критериите от рейтинговата система на МОНМ. С реализацията на дейността ще се осигури синхронизиране и автоматизиране на съществуващите информационни системи и
в системата за управление във висшето училище.
Дейност 6: Изграждане на информационна система за връзка с бивши възпитаници на СА „Д. А. Ценов” (тип алумни) Дейността включва изпълнението на следните задачи:
1. Проучване на добрите практики в областта на „Алумни“ сайтовете и социални мрежи;
2. Проектиране на функционалните възможности на информационна система тип „Алумни“;
3. Програмиране на информационната система тип „Алумни“;
4. Тестване и усъвършенстване на функционалността на разработената система тип „Алумни“;
5. Въвеждане на информационната система тип „Алумни“ в реална експлоатация;
6. Оценка на потребителите за качествата на системата тип „Алумни“ и препоръки за нейното усъвършенстване.
Дейността способства за управление и развитие на организацията чрез разработване и внедряване на механизми и процедури за обратна връзка на заинтересованите страни и използване на информацията за вземане на по-качествени управленски решения във висшите училища.
Дейност 5: Разширяване на автоматизираната информационна система чрез усъвършенстване на съществуващите и добавяне на нови модули, подкрепящи информационното обслужване на процесите в СА „Д. А. Ценов” Дейността включва изпълнението на следните задачи:
1. Проучване и анализ на съвместимостта и възможностите за интеграция между различните автоматизирани информационни модули в рамките на СА;
2. Изготвяне на проект за управленска информационно-справочна система, вкл. типове справки и доклади;
3. Програмиране на управленска информационно-справочна система.
4. Първоначално тестване и усъвършенстване на функционалността управленска информационно-справочна система;
5. Въвеждане управленска информационно-справочна система в реална експлоатация;
6. Изготвяне на документация и Наръчник за работа (юзер гайд) с управленската информационно-справочна система;
7. Обучение на ползвателите на управленската информационно-справочна система.
Изпълнението на дейността осигурява възможност за управление и развитие на организацията чрез разработване и внедряване на
механизми и процедури за обратна връзка от заинтересованите страни и използване на информацията за вземане на по-качествени управленски решения във висшето училище и за развитие и интегриране на информационните ресурси за повишаване качеството на
управлението. Чрез изпълнението на проектните задачи се постига синхронизиране и автоматизиране на съществуващите информационни системи и внедряване на единни критерии в системата за управление в Стопанска академия.
Дейност 1: Организация и управление на проекта Дейността включва изпълнение на следните задачи:
1.Определяне на правила за работа на екипа за управление на проекта по функционални задължения и отговорности.
2. Разработване на детайлен план за реализацията със срокове и отговорности.
3. Създаване на правила за вътрешен контрол, финансова отчетност и за съхранение на проектната документация (одитна пътека).
4.Диагностика на потребностите от софтуер и хардуер и оценка на актуалността на техническите спецификации.
5. Приемане на план-график за възлагане на ОП по проекта.
6. Провеждане на процедури за ОП за избор на изпълнители и текущ контрол по изпълнението на възложените дейности.
7. Координация между членовете на екипа на проекта.
8.Текущо, тримесечно отчитане по фази и етапи на изпълнението на проекта.
9.Окончателно отчитане на изпълнението на проекта.
Създаването на организационни правила за съгласувано и резултатно ориентирано управление на проекта според функциите на екипа ще гарантира успешната реализация и постигането на поставените проекти цели. Изпълнението на набелязаните в рамките на дейността задачи ще способства за:
- налагане на строга дисциплина и отчетност при реализация на дейностите от екипа
- прозрачност на извършваните дейности
- подобряване на контрола от страна на мениджмънта на проекта
|