|
Дейности:
|
Дейност 1: Управление на проекта Управлението на проекта е дейност, която ще се извършва през целия период на изпълнение. Дейността включва:
- сформирането на екип за управление, включващ ръководител, счетоводител, координатор от Община Стрелча, координатор от Община Велинград технически сътрудник;
- разработване и прилагане на механизми за вътрешна работа на членовете на екипа, механизми за осъществяване на текущ мониторинг и оценка на изпълняваните дейности;
- подготовката и провеждането на процедури за избор на външен изпълнител/и в рамките на проекта съгласно приложимото законодателство (ЗОП);
- отчетността по проекта според изискванията на УО;
- доброто финансово управление на проекта и координация на дейностите;
- изготвянето и съхранението на архив на проектната документация;
- всички други дейности, произтичащи от ангажиментите на кандидата и партньора по ОПАК и свързани с административно-техническото обезпечаване на проектните дейности.
Към управлението на проекта спадат всички дейности, свързани с комуникация и координация между кандидата и партньора. Информираността ще бъде гарантирана чрез редовна комуникация по мейл/факс, телефон,
Предвиждат се разходи за режийни и консумативи – хартия, тонер, пощенски разходи и куриерски услуги за експресни пратки към УО, партньора и др.
Дейност 2: Организационна диагностика Дейност 2 е основополагаща за проекта и се състои в извършване на подробен анализ на функциите, отговорностите и капацитета, оценка на дейностите и работните процеси, числеността на служителите спрямо функциите и дейностите, които изпълняват съответните административни структури, чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и по-конкретно чрез:
- Следване на всички етапи на функционалния анализ;
- Използване на идентифицираните методи;
- Надграждане над опита от провеждане на анализа в сходни общини – резултати от проведения анализ на Община Костенец(пилотен проект 2011 г.);
Екипът, който ще извърши анализът на Община Стрелча и Община Велинград ще бъде избран чрез избор на външен изпълнител, който след предоставяне на необходимата информация от страна на администрациите ще извърши анализът, използвайки наръчника. Дейността ще бъде координирана съвместно чрез екипа на управление на проекта и съдействието на всички звена на администрацията.
Кандидатът ще проведе съответната тръжна процедура за избор на изпълнител на анализа съгласно приложимото законодателство. Предвиждат се разходи за възлагане на подготовката на тръжната документация във връзка с тръжните процедури съгласно приложимите законови изисквания.
Дейност 3: Наръчник с Вътрешни правила за организационно развитие На базата на анализа, изработен в рамките на дейност 2, чрез външен изпълнител – консултант ще бъде разработен Наръчник с вътрешни правила за организационно развитие, който следва да включва следните елементи:
- предложения за подобряване на организацията, работните процеси и координацията чрез картографиране на процесите и разработване на инструкции и процедури за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на организацията;
- предложения за оптимизиране на структурите и преразпределяне на функции и дейности с цел избягване на дублиране, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност на дейността;
- предложения за промени в нормативните, стратегически и други документи и в устройствените правилници;
- предложение за въвеждане на стратегии за организационно развитие, модели за управление на промените;
- предложение за механизми за оценка на ефикасността и ефективността на процесите и структурите;
- разработване на индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението на предложените в наръчника механизми;
Всички тези предложения ще бъдат предоставени за обсъждане в рамките на следващата дейност и в последствие приети от общинските администрации с цел оптимизиране на структурите и процесите в администрациите.
Дейността ще бъде възложена на външен консултант, като кандидатът ще проведе съответната тръжна процедура за избор на изпълнител съгласно приложимото законодателство.
Дейност 4: Съвместна работна група и обучение с представители на двете общини Дейност 4 обхваща две основни поддейности:
- Създаване на работна група за съвместна работа по преглед на анализа по дейност 2 и приложимостта на наръчника с документи по дейност 3. Работната група ще включва експерти от двете общински администрации – максимално 16 служители. В разширен състав работната група ще провежда срещи с представители на заинтересованите страни (местна общност, образователни, здравни заведения, други администрации, местен бизнес и граждански сдружения);
- Обучение за представителите на работната група относно ефективните методи за прилагане на правилата разработени на базата на Единната методология за функционален анализ, представяне на добри практики в областта на административното управление, изводи и препоръки, принципи на доброто административно управление и практически проблеми в малките административни структури;
За дейността на работната група са предвидени следните съвместни срещи:
- Първото съвместно заседание ще бъде проведено в Община Стрелча с цел разглеждане на резултатите от анализа и приложението на наръчника. За целта са предвидени командировъчни разходи за представителите на община Велинград;
- Две заседания ще бъдат проведени съответно в Община Стрелча и Община Велинград с участието на представители на заинтерсованите страни. За целта са опредлени средства за командировки в страната за представители на работната група от Община Велинград и Община Стрелча.
- Предвиденото двудневно обучение ще се проведе в Община Стрелча, като следва да бъде възложено на външен изпълнител, който да организира лектори и материали за провеждането му. Участници ще бъдат членовете на работната група – общо 16 души. За членовете на Работната група от Община Велинград са предвидени командировъчни разходи;
Дейност 5: Информация и публичност на проекта Мерките за осигуряване на информираност и публичност на изпълнението на проекта ще се реализират през целия период на изпълнение на проекта и включват:
- Разработване на план за публично представяне на дейностите по проекта;
- Организация на откриваща и закриваща конференция и пресконференция, с наемане на зала, оборудване и кафе паузи за 40 човека;
- Изработване на 2 бр, информационни табели за проекта;
- Подготовка и отпечатване на 200 бр. брошури с информационни материали за проекта;
- Публикуване на информация по проекта в официалния сайт на двете община за дейностите по проекта;
- 10 бр. публикации в пресата;
Всички информационни и рекламни материали, изработени и разпространени в рамките на изпълнението на проекта, ще съдържат логото на финансиращата програма и информация за финансовата помощ, предоставена от ОПАК.
|