|
Дейности:
|
Дейност 1: Провеждане и участие в работни събития по СКФ
Описание на дейността: Настоящата дейност се изразява в реализирането на три поддейности, които имат за цел да оптимизират и направят още по-ефективна координацията в борбата с правонарушенията и защитата на финансовите интереси на ЕС. в три основни насоки: повишаване на ефективността в работата на Дирекция АФКОС, чрез подобряване на координацията между Дирекцията, други структури на МВР, контролните органи у нас работещи по Структурните и Кохезионния Фонд (СКФ) – Изпълнителна агенция „ОСЕС” (ОСЕС), Централно координационно звено (ЦКЗ), Национален фонд (НФ), ОЛАФ и други; повишаване на ефективността в работата на Дирекция АФКОС, чрез подобряване на координацията между Дирекцията и Управляващите органи (УО), междинни звена (МЗ) на Оперативните програми (ОП) (отговорните органи за докладване на нередности към Дирекция АФКОС); Повишаване на ефективността на международното сътрудничество на Дирекция АФКОС с ОЛАФ и ЕК. Описаните по-долу поддейности, произтичат от вменените на Дирекция АФКОС задължения от законодателя. В тази насока, основните задължения на Дирекцията, които налагат изпълнението на Дейност 1 са описани в чл. 150м от ППЗМВР.
Обосновка: Сега осъществяваните дейности в съответствие с описаните по-горе нормативни документи не могат да се реализират, така че да бъдат максимално полезни за координацията и взаимодействието между отделните звена в процеса на борба с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на ЕС. Към настоящия момент, за съжаление, работните срещи и форумите за дебат по основните проблеми в процеса на защита на финансовите интереси на ЕС с всички заинтересовани групи не могат да се реализират в мащаба и с обема, необходими за пълната им ефективност. Ето защо настоящият проект адресира именно тези потребности на Дирекция АФКОС, като чрез Дейност 1 тя си поставя за цел да подобри координацията с другите компетентни органи и да предостави възможност на екипа на Дирекцията да постави на широко обсъждане въпроси от съществено значение за подобряване на дейностите за борба с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на ЕС.
Дейност 1 се състои от три самостоятелни поддейности, описани по-долу:
Поддейност 1.1.: Провеждане на кръгли маси, с участието на служители от Дирекция АФКОС, Регионални структури на МВР, контролните органи у нас работещи по (СКФ) – Изпълнителна агенция „ОСЕС”, ЦКЗ, НФ, ОЛАФ и други, по въпроси свързани с проверки на място, разкриване и докладване на нередности по СКФ на ЕС и др.
Описание на дейността: Поддейността 1.1. се състои в организиране и провеждане на кръгли маси с представители на Регионални структури на МВР, контролните органи у нас работещи по (СКФ) – Изпълнителна агенция „ОСЕС”, ЦКЗ, НФ, ОЛАФ и други, по въпроси, свързани с проверки на място, разкриване и докладване на нередности по СКФ на ЕС. Дейността се състои в провеждане на срещи в рамките на 2 работни дни с общо 3 панела, като всеки от панелите ще поставя на обсъждане и дискусия актуални въпроси и методи за по-ефективно взаимодействие между отделните институции на национално ниво, действащи в насока защита финансовите интереси на ЕС. Събитията ще се провеждат в хотели, които разполагат с изцяло оборудвани конферентни зали.
Като част от тази дейност се предвижда провеждането на две информационни проучвания, за установяване на информираността на целевите групи и заинтересованите лица- регионални структури на МВР и администрациите, имащи компетенции в управлението, контрола и защитата на финансовите интереси на ЕС по СКФ. Информационните проучвания ще са инструмент за идентифициране на нуждите и проблемите, свързани с информираността на целевите групи и заинтересованите лица относно нередностите и финансовите измами. Този инструмент ще позволи чрез интервюта и анкетиране на участниците в процеса да се направи детайлен анализ преди и след изпълнението на настоящия проект. Това от своя страна ще спомогне за оценка на постигнатите резултати и достигането на заложените индикатори по проекта. Като следствие от всичко това Дирекция АФКОС ще може по-ефективно да определя мерките, които трябва да предприеме за допълнително подобряване на сътрудничеството си с така описаните администрации, което пряко ще допринесе за повишаване на ефективността на работата й като цяло.
Обосновка: В процеса на защита на финансовите интереси на ЕС, Дирекция АФКОС осъществява редица дейности в тясно сътрудничество с представители на областните дирекции на МВР, Прокуратурата, Агенцията за държавна финансова инспекция (АДФИ), експерти на Европейска служба за борба с измамите (ОЛАФ) и националните контролни органи по СКФ. В съответствие с това, всички изброени по-горе институции имат нужда от регулярен обмен на информация и обсъждане на насоки за подобряване на ефективността във взаимодействието помежду им. Поради финансови ограничения, продиктувани от икономическата конюнктура както у нас, така и в европейски мащаб, осъществяваните понастоящем координационни дейности между така описаните институции, често са в по-ограничен от необходимия формат и специализирани срещи от този тип не се провеждат. Координацията и обсъждането на взаимодействията се провеждат по време на други събития, обикновено неформално и между другото. Поради това, липсва систематизираност на обменяната информация и фокус конкретно върху въпросите за повишаване на ефективността в координацията между отделните звена. Това предполага важни аспекти да бъдат пропуснати или да останат необсъдени и не на последно място, това е предпоставка за наличие на риск, част от информацията да не достигне до всички лица, участващи в процеса.
Необходимостта от кръгли маси, които да допринесат за засилване на сътрудничеството и диалога между всички заинтересовани страни, произтича от функционалните задължения на всяка администрация, свързани с провеждане на проверки на място на бенефициентите по СКФ. Следователно е необходимо всички заинтересовани, описани по-горе, звена да бъдат регулярно информирани относно регулаторната уредба по отношение на проверките на място, както и за последващите действия, които трябва да бъдат предприети от всички отговорни институции, след извършената проверка. С помощта на тези кръгли маси ще се подобри координацията между институциите и ще се осъществи обмен на актуална информация, което ще повлияе положително върху изпълнението на задълженията на Дирекция АФКОС и компетентните институции. Въпреки доказаната необходимост от такъв тип действия, свързани с допълнително подобряване координацията и ефективността в работата на отговорните институции, към момента не се провеждат достатъчно такива кръгли маси, поради липсата на финансов ресурс за тяхното реализиране. Именно изпълнението на Дейност 1 от настоящия проект и в частност предвидената Поддейност 1.1., пряко адресира този тип нужди. В резултат от изпълнението на тази поддейност, от една страна ще се допринесе за повишаване на информираността на всички отговорни институции, а от друга, ще спомогне за дискутиране на актуалните проблеми и очертаване на бъдещи корективни действия за подобряване на процесите по защита финансовите интереси на ЕС.
С цел да получи достоверна и актуална информация в тази насока, при изпълнението на тази поддейност, Дирекцията предвижда осъществяване на две информационни проучвания - едно в началото на проекта (за установяване на настоящото положение) и едно в неговия край, за получаване на информация, относно степента на информираност на целевите групи, както и за установяване на постигнатите положителни изменения. Информационните проучвания ще се проведат сред администрациите, имащи компетенции в управлението, контрола и защитата на финансовите интереси на ЕС - регионални структури на МВР, Прокуратурата, АДФИ, националните контролни органи по СКФ и др. Дирекция АФКОС и МВР не разполагат с актуална информация относно степента на информираност на гореспоменатите структури относно дефиницията за "нередност", мерките които трябва да се предприемат при констатиране на нередност и отговорните за докладване на нередностите, институции. Използването на информационни проучвания като инструмент за идентифициране на нуждите и проблемите, свързани с информираността на структурите относно нередностите и финансовите измами, ще позволи чрез интервюта и анкетиране на участниците в процеса да се направи детайлен анализ преди и след изпълнението на настоящия проект. От своя страна, това ще спомогне за оценка на постигнатите резултати и достигането на заложените индикатори по проекта. Като следствие от всичко това, Дирекция АФКОС ще може по-ефективно да определя мерките, които трябва да предприеме за допълнително подобряване на сътрудничеството си с така описаните администрации, което пряко ще допринесе за повишаване на ефективността в работата на Дирекцията като цяло.
Поддейност 1.2.: Провеждане на тримесечни работни срещи с участието на служителите по нередности от съответните звена на администрациите, работещи по СКФ на ЕС и представители на Дирекция АФКОС, по въпроси свързани с докладването на нередности по СКФ и др.
Описание на дейността: Поддейността 1.2. се състои в провеждане на работни срещи между представители на Дирекция АФКОС и представители на всички Управляващи органи и междинни звена по ОП, с цел обсъждане на актуални въпроси, възникнали през последното тримесечие, както и за набелязване мерки за подобрение през следващите периоди. За осъществяване на процеса по докладване на нередности, се използва предоставената от ОЛАФ, система за управление на нередности IMS. Системата има йерархична структура и позволява на служителите по нередности от междинните звена и управляващите органи да докладват нередностите до ОЛАФ, минавайки през централизирано звено за качествен контрол на докладите - Дирекция АФКОС. В тази връзка, друга цел на така описаните тримесечни работни срещи по настоящата поддейност 1.2. ще бъде и обсъждане на работата със системата IMS, насоки за подобряване и оптимизиране на процеса по докладване на нередности. На срещите ще се дискутират и други въпроси по СКФ, свързани с докладването на нередностите, като използването на модул нередности в ИСУН, различни казуси, възникнали в процеса на докладване и други. Събитията ще се провеждат в хотели, които разполагат с изцяло оборудвани конферентни зали.
Обосновка: Дирекция АФКОС е задължена не само да докладва нередности на национално ниво до ОЛАФ, но и да осъществява цялостна координация и методическа помощ на УО и МЗ по СКФ на ЕС по отношение на докладването на нередности. В допълнение, Дирекцията администрира и електронната система IMS, чрез която всяко МЗ или УО докладва нередности. Чрез същата система, на тримесечна база, Дирекцията докладва установените нередности до ОЛАФ, с детайлно представяне на обобщени данни, постъпили от всички УО и МЗ по ОП. За осъществяване на така описаните си функции, Дирекция АФКОС провежда регулярни тримесечни срещи с представителите на всички УО и МЗ по ОП за обсъждане на актуални теми от изтеклото тримесечие, предстоящи дейности през следващия период, както и конкретни проблеми и казуси на съответните УО и МЗ. Нуждата от регулярното провеждане на такъв тип срещи произтича от няколко основни дейности, които Дирекция АФКОС осъществява: информирането на служителите и техническото осигуряване на достъп до информационната система IMS за всеки УО и всяко МЗ; обсъждане на конкретни казуси в процеса на докладване на нередности от УО и МЗ към Дирекция АФКОС; обработване на докладите за нередности и изпращането им на всяко тримесечие до ОЛАФ; осъществяването на обратна връзка от ОЛАФ към УО и МЗ на ОП. При осъществяване на така описаните дейности, Дирекция АФКОС работи пряко с УО и МЗ, като възникналите въпроси и конкретни казуси се обсъждат между експертите на Дирекцията и УО и МЗ, но не могат да бъдат представени на други УО и МЗ, които често срещат сходни проблеми. Поради това, цялостният процес по докладване, обработване и изпращане на докладите за нередности от всички участници в процеса (Дирекция АФКОС, УО, МЗ и ОЛАФ) е задължително да бъде добре обсъден и детайлно разгледан във всеки аспект. Така описаните срещи са от ключово значение за координиране на работата на Дирекцията и ефективното и ефикасно използване на системата за докладване на нередности на национално ниво. Дирекцията понастоящем организира подобни срещи, но в много по-малък мащаб по отношение на продължителност, брой участници и поставени проблеми, поради липсата на финансов ресурс за организиране на срещите във формат, позволяващ реално обсъждане на проблемите и намиране на адекватни решения. Често тези срещи са полудневни и се провеждат в София, а поради постоянно възникваща оперативна работа, част от служителите на отделните администрации или не успяват да присъстват изобщо или успяват да присъстват само в определена част от времето определено за срещата. Поради този формат на провеждане на срещите към настоящия момент те не са достатъчно ефективни и не може да се постигне търсения резултат в подобряване на координацията между Дирекция АФКОС и отделните звена в УО и МЗ, отговорни за докладване на нередностите по СКФ. Предвижда се чрез изпълнение на Поддейност 1.2. да се осъществяват изнесени тридневни работни срещи на всеки три месеца, които да поставят на дневен ред описаните по-горе въпроси. Несъмнено, чрез реализирането на тази дейност и осигуряването на достатъчно време за детайлното обсъждане на процесите по докладване на нередности от всички участници в процеса, ще допринесе за цялостното му оптимизиране, запознаване на всички участници с добри практики и актуални въпроси, както и начертаване на конкретни действия за подобряване на процеса в следващия отчетен период (тримесечие). Така описаните срещи пряко ще повлияят за допълнително подобряване на ефективността в работата на Дирекция АФКОС, поради подобряване на сътрудничеството и координацията на процеса по докладване на нередности чрез системата IMS на национално ниво.
Поддейност 1.3.: Участие на представители на Дирекция АФКОС в работни групи, заседания и годишни срещи на ЕК и ОЛАФ, касаещи въпроси основно по СКФ и др.
Описание на дейността: Поддейността 1.3. се състои в участие на представителите на Дирекция АФКОС в работни групи и годишни срещи на ЕК и ОЛАФ, касаещи въпроси основно по СКФ и др. Работните групи представляват оперативни заседания на представители на звената АФКОС от всички държави членки с представители на ЕК и ОЛАФ, с цел подобряване на процесите по защита на финансовите интереси на ЕС, както и стратегическо планиране на нови действия в тази насока.
Обосновка: ЕК и ОЛАФ провеждат ежегодни работни срещи на всички администрации от държавите - членки, работещи за защитата на финансовите интереси на ЕС. Целта на този тип срещи е да се координира процеса на защита на финансовите интереси на ЕС на наднационално ниво, както и да се обсъдят необходимите нормативни промени за подобряване на процесите и работата на националните контактни звена. В допълнение, при провеждане на така описаните работни групи се представят добрите практики на европейско ниво, както и се обсъждат потенциалните възможности за прилагането им от всички национални администрации, работещи за защита финансовите интереси на ЕС.
Въпреки че България е нова страна член, дейността на българското Министерство на вътрешните работи, както и на Дирекция АФКОС – България е много високо ценена от Европейската служба за борба с измамите. Поради тази причина, екипът на Дирекцията е отличен лично от ръководители в ОЛАФ. Въпреки отличните резултати от работата на Дирекцията, с оглед на актуалната финансово-икономическа ситуация, както у нас, така и в целия ЕС, екипът на Дирекцията няма възможност да участва така ефективно и да допринася за ползотворната работа в заседанията и срещите на европейските си партньори, ОЛАФ и ЕК. Поради липса на финансов ресурс, към настоящия момент, Дирекция АФКОС не може да участва пълноценно в тези събития, тъй като средствата за командировки не са достатъчни, не е възможно да се осигурява настаняване на експертите в чужбина в резултат, на което това се отразява негативно на ефективното и качествено участие на експертите. Като следствие от горе описаното, много често се стига до частично участие и по-точно до невъзможност българската делегация да вземе активно участие в така описаните международни срещи и да представи своя опит, който е много ценен за ОЛАФ, както и да почерпи такъв от партньорите си от други държави - членки на ЕС. Поради това, от изключително значение за ползотворното представителство и участие на Дирекция АФКОС - България в международните събития за определяне на дневния ред на ЕС в сферата на опазване на финансовите интереси на ЕС е отделянето на достатъчен финансов ресурс за представяне на България в така описаните събития на до четирима експерти от Дирекция АФКОС, както и обезпечаване настаняването на експертите в града, в който се провежда събитието, за по-ефективното им участие в разискванията, за излагане и защитаване на българската позиция по дискутираните въпроси, както и за трансфер на добри практики и ноу-хау от другите структури АФКОС в ЕС. За удовлетворяване на така описаните нужди, настоящият проект чрез Дейност 1, Поддейност 1.3. цели да обезпечи пълноценното участие на представителите на Дирекция АФКОС в международните работни групи на ЕК и ОЛАФ. Така описаните работни групи са 20 броя за целия двадесет и четири месечен период на настоящия проект.
Дейност 2: Оказване на съдействие от Дирекция АФКОС за организиране и провеждане на проверки на място по СКФ, от ОЛАФ съгласно Регламент 2185/96 на територията на страната Описание на дейността: Дирекция АФКОС - МВР, съгласно чл. 150м, т.3 и т.4 от Правилника за прилагане на Закона за Министерството на вътрешните работи, е контактна точка с Европейската служба за борба с измамите(ОЛАФ) и осъществява задължителната координация на оперативното сътрудничество между ОЛАФ и членовете на Съвета за координация в борбата с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на ЕС при провеждане на разследвания на територията на Република България. В това си качество, дирекцията получава от Европейската служба за борба с измамите искания за оказване на съдействие на разследващите служители от ОЛАФ при провеждането на проверки на място в съответствие с Регламент (Евроатом, EC) 2185/96 от 11 ноември 1996 г. Това съдействие се изразява в предварително посещение на адресите, на които са регистрирани седалището на икономическия оператор и лицата, които го представляват и управляват.
Контролът и проверките на място, извършвани от Комисията за защита на финансовите интереси на Европейския съюз срещу измами и други нередности, в т.ч. провежданите от ОЛАФ проверки на място в съответствие с Регламент 2185/96 са основен инструмент:
- за откриване на сериозни или транснационални нередности или на нередности, в които може да бъдат замесени икономически оператори, действащи в няколко държави-членки; или
- когато за откриване на нередности ситуацията в дадена държава-членка налага в конкретен случай засилване на контрола и проверките на място, за да се подобри ефикасността на защитата на финансовите интереси и така да се осигури еквивалентно ниво на защита в Общността.
Контролът и проверките на място се подготвят и провеждат от ОЛАФ в тясно сътрудничество с компетентните органи на съответната държава-членка, които биват своевременно информирани за предмета, целта и правната основа на контрола и проверките, така че да могат да окажат необходимата помощ. Преди и по време на тези проверки служителите на дирекция АФКОС осъществяват, както координация на национално ниво между ОЛАФ и всички национални институции с компетенции в управлението на средствата от ЕС, така и с полицията, прокуратурата, Агенцията за държавна финансова инспекция и други български институции, а също така и с конкретните икономически оператори обект на проверката. За тази цел дирекция АФКОС има за задължение изцяло да организира, участва и съдейства на експертите на ОЛАФ при изпълнение на техните задължения по провеждане на проверки на място. Дейността се състои в посещение на място не само на адресите, на които са регистрирани седалището на икономическите оператори и техните представляващи и управляващи, а и на конкретни производствени сгради и обекти на икономическите оператори, бенефициенти на средства по СКФ. При тези посещения се изискват информация и документи от икономическите оператори и се констатира фактическото състояние на материални активи, закупени със средства по СКФ. При проверките на място се провеждат разговори с бенефициентите и се изготвят доклади за проведените интервюта, за получените отговори и предоставените документи.
Обосновка: За оказване на пълноценно съдействие на представителите на ОЛАФ по време на проверката на място (около 60 бр. за целия период на проекта) и за ефективното участие на служителите от Дирекция АФКОС е необходимо осигуряването на финансови средства за транспорт, командироване с дневни пари за придружаване на чуждестранни гости, както и за квартирни пари, които се заплащат по документ за действително платената такса за едно легло за нощуване в хотела, в който са настанени чуждестранните гости. Понастоящем, с оглед на финансово - икономическата конюнктура в страната и ограничения бюджет за този тип разходи, експертите на Дирекция АФКОС, не разполагат с необходимото техническо и финансово обезпечаване на проверките на място. Дирекцията не разполага с необходимите средства за транспорт на експертите си и представителите на ОЛАФ, което налага използването на автомобилите на МВР при пътуванията в провинцията за осъществяване на проверките на място. В допълнение, с оглед на факта, че се преодоляват относително големи дистанции с автомобил, за гарантиране безпрепятственото пътуване е необходимо да бъде осигурен шофьор и автомобил под наем. Автомобилът е необходимо да разполага с поне 5 пътнически места (освен шофьора), за да не се налага пътуване с два автомобила, което би оскъпило разхода за проверката. В допълнение, за проверката на място е необходимо на място, при самото посещение при конкретния икономически оператор, бенефициент по СКФ, да бъдат разработени редица документи, доклади и фактически констатации, които задължително трябва да се изготвят на място и да бъдат подписани на място от икономическия оператор, проверяващата институция (ОЛАФ) и експертите на Дирекция АФКОС. За да се осъществят тези дейности е необходимо Дирекцията да разполага с нужните мобилни компютри. Това е техника, с която понастоящем Дирекцията АФКОС не разполага. В момента за изпълнение на тази дейност се използват интернет клубовете в хотелите (което не винаги е налично), губи се излишно време и поради това дейността се забавя и се усложнява провеждането на проверката на място като цяло. За целта, настоящата Дейност 2 предвижда осигуряването на транспорта със средства по настоящия проект да се извърши с автомобил под наем, шофьор и съответно с разходи за гориво, а за техническото обезпечаване на предварителните и същински проверки на място на проверявания икономически оператор, на експертите (Дирекция АФКОС) ще се осигурят преносими компютри, както и един преносим принтер за разпечатване на нужната документация по проверката - доклади, протоколи и т.н.
Дейност 3: Закупуване на техника и офис оборудване за техническо осигуряване работата на служителите в Дирекция АФКОС, работещи по СКФ Описание на дейността: Настоящата Дейност 3 предвижда подновяване на старото и амортизирано офис оборудване, за осъществяване на ежедневните дейности на служителите на Дирекция АФКОС, определени със заповед на Директора на Дирекцията за работа по СКФ. В тази връзка, настоящата дейност е насочена към закупуване на нова техника и оборудване за служителите на Дирекция АФКОС, работещи по СКФ.
В тази връзка, настоящата дейност е насочена към закупуване на следната техника и оборудване:
• 10 бр. компютърни конфигурации с монитор;
• 3 бр. принтери
• 1 бр. професионален мултифункционален копирен център (скенер, копир, факс, принтер)
• 3 бр. шредери за унищожаване на документи.
Обосновка: Във връзка с новите отговорности на дирекция АФКОС, въведени с измененията на Правилника за прилагане на Закона за МВР (ППЗМВР), се наложи предприемането на спешни мерки за засилване и укрепване на административния капацитет, с оглед на това, дирекцията да изпълнява ефективно дейността си. Щатът беше увеличен от 10 на 25 служители. Екипът е сформиран от добре квалифицирани, с опит в работата с европейски средства служители, които имат и отлични познания по чужд език. За оптимизиране работата на Дирекцията, със заповед на Директора на дирекцията е определен екип от служители на Дирекция АФКОС, които ще работят изцяло по СКФ. При изпълнението на настоящата дейност, е предвидено закупуване на техника и офис оборудване за осигуряване работата на включените в заповедта служители.
В допълнение, значително повишения административен капацитет подпомогна създаването на ефективна организация на работата на дирекцията по отношение взаимодействието и сътрудничеството с правоприлагащите органи и националните звена с отговорности по противодействие на нередностите и измамите със средства на ЕС, от една страна и от друга, да се подобрят механизмите за оперативна комуникация с ОЛАФ.
Много важен и значим фактор за доброто взаимодействие и ефективна работа между дирекцията и Специализираното звено за противодействие на измамите със средства от ЕС към Върховната касационна прокуратура (ВКП) е ситуирането им в обща сграда. Това създаде уникална възможност за взаимодействие в оперативен порядък между структурите, но също така се създадоха и изключително добри работни отношения.
Значително е повишен обемът на информационния обмен, свързан с искания за съдействие за предоставяне на информация и документация по проекти по Оперативните програми по повод на провеждани в ОЛАФ разследвания, както и информация за корупционни практики, контрабанда и други неправомерни действия. Утвърди се практика експертите на дирекция АФКОС да си сътрудничат със своите колеги от ОЛАФ директно по телефона или чрез електронната поща при решаване на различни казуси и случаи, свързани с измами с евросредства.
Проверките на ОЛАФ се провеждат на територията на цялата страна, като по инициатива на Дирекцията започнаха да се сформират екипи, придружаващи и оказващи съдействие на инспекторите от ОЛАФ. Проверките се извършват съвместно с представители на дирекция АФКОС – МВР, представители на Управляващия орган и служители на териториалните дирекции на МВР с цел да се създадат необходимите условия за нормално и безпрепятствено протичане на проверките.
Поради изброените по-горе мерки за засилване и укрепване на административния капацитет с цел дирекция АФКОС да изпълнява ефективно дейността си, е необходимо за служителите, работещи по СКФ, определени със Заповед на Директора на дирекцията да бъде закупено адекватно оборудване и модерни комуникационни и информационни технологии. Следва да се вземе предвид и осигурения достъп на служителите, както до информационните и справочни системи на МВР, така и до системите на Европейската Комисия и ОЛАФ.
Понастоящем Дирекцията разполага само с един мрежови принтер, който се използва от всички служители на дирекцията и факс апарат, който е морално остарял, от типа с ролково подаване на хартията за печатане. Дирекция АФКОС не разполага с мултифункционален копирен център, който да съчетава функциите "копиране, принтиране, сканиране и факс", както и не разполага с шредер за унищожаване на документи. В допълнение, с оглед на функциите на Дирекция АФКОС по приемане, обобщаване и адресиране на сигналите за нередности до ОЛАФ, както и цялостното опериране със специализираната, централизирана система за докладване на нередности IMS, работата на Дирекцията и осъществяването на основните й функции пряко зависи от коректната работа на всички технически средства (компютри, софтуерни приложения и периферни компютърни устройства).
Персоналните компютърни конфигурации и монитори, които са на разположение на служителите на дирекцията, които работят по СКФ, са амортизирани. Имайки предвид бързото развитие на информационните технологии през последното десетилетие, всеки персонален компютър на повече от две години, може да се счита за остарял. Поради спецификата на новите компютърни приложения (софтуер), както и специализираните такива, използвани в работата на експертите от Дирекцията, изпълняващи задължения и отговорности по СКФ, използваните в момента компютри са трудно приложими. Те забавят работата на експертите, а в някои случаи могат да доведат до загуба на важна информация. В следствие на негативните ефекти на финансово - икономическата криза у нас и липсата на достатъчен финансов ресурс за капиталови инвестиции, подновяването на така описаната стара техника би било невъзможно. Именно поради тази причина, за допълнително повишаване на ефективността в работата на Дирекция АФКОС и за гарантирането както на сигурността на обработваната информация, така и обезпечаването работата на системата IMS, с реализирането на Дейност 3 се предвижда закупуване на 10 бр. нови компютърни конфигурации, 3 бр. принтери и 1 бр. съвременен мултифункционален копирен център, който да има сканираща функция, модул "ФАКС", копиращи функции и да работи като мрежови принтер. Със закупуването и инсталирането на така описаните машини, Дирекцията ще обезпечи технически работата си, ще се гарантира сигурността на информацията и ще се гарантира обезпечаването на коректното функциониране на централизираната система за докладване на нередности IMS. В допълнение, ще бъдат закупени 3 бр. шредери за унищожаване на документи.
В бюджета на МВР за 2012 г. не са заложени финансови средства за закупуване на консумативи за доставената по проекта, техника. С оглед дълготрайното й и ефективно използване е необходимо да се осигурят допълнителни консумативи.
Разходите за консумативи, необходими за закупената по проекта техника са допустими съгласно Насоки за кандидатстване по ОПТП, версия 4, февруари 2011 г. Финансовото обезпечение на исканите изменения са за сметка на неусвоени средства по проекта. Консумативите ще се закупуват съгласно чл. 14, ал. 4, т. 2 и ал. 5 от ЗОП.
Дейност 4: Създаване на интернет страница на Дирекция АФКОС Описание на дейността: В изпълнение на задълженията си и подпомагайки дейността си в съответствие с дейности 1 и 2 от настоящия проект Дирекция АФКОС отчита нуждата от разработване на индивидуална интернет страница. В съответствие на това в рамките на проекта е заложено изпълнението на дейност 4, която се състои в разработване и управление на интернет страница с вътрешна страница и база-данни, които ще се ползват изцяло за нуждите на Дирекцията и УО/МЗ/ЦКЗ/Бенефициентите.
Предвижда се интернет страница да съдържа база-данни от нормативни документи, работни документи и други специфични характеристики от дейноста на Дирекцията. По този начин интернет страницата ще е достъпна за структурите, сътрудничещи на АФКОС и ще позволява изтегляне на необходимата им информация. На страницата ще бъде представена обобщена информация за дейността на Дирекция АФКОС, която да отговаря както на нуждите на УО/МЗ/ЦКЗ/Бенефициентите и в същото време да е достъпна за всички заинтересовани лица от обществеността, за да се повиши информираноста за работата на дирекцията. Интернет страницата, също така ще има отделен модул, който ще представя проекта – цели, дейности и постигнати резултати. От този модул свободни за достъп ще са всички информационни материали, протоколи и материали с предложения, разработени за и по време на събитията по проекта. Към интернет страницата ще има създадена вътрешна страница, достъпна само за служителите на Дирекцията, работещи по СКФ. Вътрешната страница ще позволява служителят да има достъп до основни формуляри, информация и други типове документи при извършване на работата си извън офиса. Освен чисто пасивната форма на предоставяне на информация за изпълнявания от Дирекция АФКОС проект по ОП "ТП", интернет страница ще дава възможност за последващи дебати и обсъждания от страна на участниците в провежданите работни срещи, кръгли маси и годишни срещи чрез модула "Форум". Достъпът отново ще е свободен.
Обосновка: Дирекцията понастоящем не разполага със самостоятелна интернет страница по проекта, на която да бъде публикувана както обща информация за дейността си, настоящия проект, така и конкретни материали и информация от провежданите различни събития на европейско и национално ниво. За поддържането на добро сътрудничество с останалите структури, работещи по СКФ и имащи отговорности по борбата с правонарушенията и защита на интереса на ЕС е необходимо създаването на пространство, което да позволява свободен достъп до публичната информация във връзка с дейността на дирекция АФКОС. В допълнение достъпните материали, като протоколи от срещи, становища и предложения ще осигурят на всички участници в процеса по защита на интересите на ЕС да вземат добре обосновани и мотивирани решения. В допълнение на подпомагане на експертите от дирекцията, работещи по СКФ и на тези от съдействащите им институции, ще се създаде модул "Форум”. Този модул от една страна ще гарантира устойчивостта на изпълняваните по проекта дейности, а от друга, ще даде възможност на представители от всички административни звена, пряко участващи в процеса по защита на финансовите интереси, да разполагат с още едно, допълнително пространство за дебат и намиране на конструктивни решения по актуални въпроси, свързани изцяло с нуждите на УО/МЗ/ЦКЗ/Бенефициентите.
Във връзка с повишаване на информираността на обществеността относно дирекция АФКОС ще бъде разработен и поддържан допълнителен модул към интернет страница, който ще описва дейностите по проекта, тъй като те са също част от изпълнението на основните задължения на дирекция АФКОС.
Дейност 5: Осигуряване на информираност и публичност Описание на дейността: Дейност 5 се състои в доставка на информационни и визуализационни материали. Успоредно с това се предвижда провеждане на информационни кампании, свързани с измами, както и повишаване информираността на обществото, изцяло свързани със Структурните фондове и Кохезионния фонд.
В рамките на тази дейност се предвиждат мерки за информиране и визуализация, които имат за цел да популяризират настоящия проект и да представят приноса на ЕС за защита на финансовите интереси на Общността, чрез финансирането му. Тези мерки от своя страна, пряко адресират императивните текстове на чл. 69, Регламент на Съвета (ЕО) 1083/2006, регламентиращи задължителното осигуряване на информираност и публичност на дейности, финансирани с помощта на Европейските фондове. Дейността се състои в провеждането на 3 информационни събития свързани с измами, както и повишаване информираността на обществото, изцяло свързани със Структурните фондове и Кохезионния фонд (прес-конференции), които да представят на представители на печатни и електронни медии информация за проекта, като цели и постигнати резултати. Предвижда се доставка на информационни материали, които ще бъдат предоставени на всички участници и на всяко събитие, включено в дейностите по проекта и описано в Дейност 1 (поддейност 1.1. и 1.2.) и настоящата Дейност 5. В съответствие с изискванията на ЕС за осигуряване на информация и визуализация ще бъдат разработени стандартните визуализационни материали.
Всички информационни материали, както и всеки един продукт създаден по проекта ще носи логото на програмата, Европейския фонд за регионално развитие и всички останали изисквани реквизити съгласно Указанията за прилагане на мерки за информация и публичност и в съответствие с разпоредбите на Регламент № 1828/2006 г.
Обосновка: Дейностите по осигуряване на информираност и публичност се обуславят от нуждата за осигуряване на равен и свободен достъп до резултатите по проекта и повишаване на информираността на обществеността относно подкрепата и приноса на ЕС за постигането на заложените резултати. Ето защо в рамките на проекта ще се изготвят и подготвят различни информационни и визуализационни материали, свързани с измами, както и повишаване информираността на обществото, изцяло свързани със Структурните фондове и Кохезионния фонд. В допълнение ще се проведат няколко информационни събития, които имат за цел да популяризират настоящия проект и да представят приноса на ЕС за защита на финансовите интереси на Общността, чрез финансирането му. Тези мерки от своя страна, пряко адресират императивните текстове на чл. 69, Регламент на Съвета (ЕО) 1083/2006, регламентиращи задължителното осигуряване на информираност и публичност на дейности, финансирани с помощта на Европейските фондове. Дейността се състои в провеждането на 3 информационни събития (прес-конференции), които да представят на представители на печатни и електронни медии информация за проекта, като цели и постигнати резултати. Предвижда се доставка на информационни материали, които ще бъдат предоставени на всички участници и на всяко събитие, включено в дейностите по проекта и описано в Дейност 1 (поддейност 1.1. и 1.2.) и Дейност 5. В съответствие с изискванията на ЕС за осигуряване на информация и визуализация ще бъдат разработени стандартните визуализационни материали.
Всички информационни материали, както и всеки един продукт създаден по проекта, ще носят логото на програмата, Европейския фонд за регионално развитие и всички останали изисквани реквизити съгласно Указанията за прилагане на мерки за информация и публичност и в съответствие с разпоредбите на Регламент № 1828/2006 г.
Дейност 5 се състои от три самостоятелни поддейности, описани по-долу:
Поддейност 5.1.: Изпълнение на мерки за визуализация по проекта
Описание на дейността: Поддейността се състои в разработване на банер с информация за проекта; изработване на стикери, за обозначаване на приноса по ОП "ТП" за всички материални активи (техника и оборудване) закупени по проекта: Поддейност 5.1. предвижда разработването и доставка на информационни материали за осигуряване на информираност и публичност:
1 бр. информационен банер;
2 бр. винили със стойки
200 бр. информационни стикери - за всички материални активи по проекта - по 2 бр. на актив, за гарантиране на информираност, в случай, че единият стикер се износи/ повреди.
Информационният банер, винилите със стойки и подвижните информационни табла ще се използват за осигуряване на информация по всички събития описани в поддейности 1.1., 1.2. и 5.3.
Обосновка: Информационният банер, винилите със стойки и подвижните информационни табла ще се използват за осигуряване на информация по всички събития описани в поддейности 1.1. и 1.2. Потребността от реализирането на тази поддейност е както нормативно регламентирана, така и продиктувана от функциите и дейностите на Дирекция АФКОС вменени от законодателя. Ще бъде много полезно да се представи в кратък вид, систематизирана информация относно изпълнявания от Дирекция АФКОС проект и основните функции на Дирекцията по СКФ.
Поддейност 5.2.: Изработване на информационни материали
Описание на дейността: Поддейността се състои в разработване на папки с информация за борба с измамите и самият проект, химикалки, флаш памет, тефтери, прес съобщение и радио послание за изпълнявания проект и дейността на Дирекция АФКОС: Поддейност 5.2. се състои в изработване на информационни материали, които ще се предоставят по време на информационните и работни събития осъществявани при изпълнението на проекта на Дирекция АФКОС
800 бр. Папки;
800 бр. химикали;
800 бр. Флаш памети с информация за всяко конкретно събитие;
800 бр. Тефтери
Така описаните информационни материали ще се предоставят за осигуряване на информация по всички събития описани в поддейности 1.1., 1.2. и 5.3.
Обосновка: Така описаните информационни материали ще се предоставят за осигуряване на информация по всички събития описани в поддейности 1.1., 1.2. и 5.3. Необходимостта от тези материали произтича и от потребността на всяко от събитията по поддейности 1.1., 1.2. и 5.3. да се предоставят на участниците работни и информационни материали за активното им участие в срещите.
Поддейност 5.3.:Провеждане на информационни събития
Описание на дейността: Поддейност 5.3. се състои в провеждане на информационни кампании, свързани с измами, както и повишаване информираността на обществото, изцяло свързани със Структурните фондове и Кохезионния фонд, а именно 3 бр. Информационни конференции предназначени за срещи с медиите (една в началото на проекта, една в средата и една в края на проекта). За осигуряване на информираност по проекта, както и за отчитане на неговото изпълнение, по Поддейност 5.3. са предвидени 3 бр. информационни събития. Целта на информационни кампании, свързани с измами, както и повишаване информираността на обществото, изцяло свързани със Структурните фондове и Кохезионния фонд ще бъде и да запознаят ръководството на отделни звена от администрацията пряко свързани с работа по СКФ на ЕС, така и ресорни журналисти от национално представени медии, относно изпълнението на проекта през отчетната година. По този начин не само ще се популяризира подкрепата на Общността и ще се предостави информация на широката общественост за изпълнявания от Дирекцията проект, но и ще се повиши отчетността в работата на Дирекция АФКОС, МВР като цяло, както и на действията на национално ниво за защита финансовите интереси на ЕС. Събитията ще се провеждат в хотели, които разполагат с изцяло оборудвани конферентни зали.
В допълнение, за информиране на обществеността за популяризиране на проекта и постигнатите резултати, както и за предоставяне на информация относно работата на дирекцията е предвидено разработване на информационно ТВ послание (репортаж), който ще се излъчи непосредствено след провеждането на заключителното информационно събития по проекта на Дирекция АФКОС.
Обосновка: Целта на предвидените информационни събития ще бъде да запознаят както ръководството на отделни звена от администрацията, пряко свързани с работа по СКФ на ЕС, така и ресорни журналисти от национално представени медии, относно изпълнението на проекта през отчетната година. По този начин не само ще се популяризира подкрепата на Общността и ще се предостави информация на широката общественост за изпълнявания от Дирекцията проект, но и ще се повиши отчетността в работата на Дирекция АФКОС, МВР като цяло, както и на действията на национално ниво за защита финансовите интереси на ЕС, свързани със Структурните фондове и Кохезионния фонд. С използването на медийно послание чрез излъчване по една от националните телевизии и то в най-гледаното време, допълнително ще се спомогне за информирането на обществеността и осигуряването на равен достъп на заинтересованите лица до публичната информация. По този начин ще се позволи широката телевизионна аудитория да бъде информирана, както за това какво е извършено от националните институции, така и приноса на ЕС, в защита на интересите на общността при превенция и борбата с измамите и корупцията.
Дейност 6: Разработване и изпълнение на проект "ПОВИШАВАНЕ НА ЕФЕКТИВНОСТТА В РАБОТАТА НА ДИРЕКЦИЯ „Координация на борбата с измамите със средствата на ЕС (АФКОС)” В МВР" Описание на дейността: Дейността се състои в анализиране на потребностите на Дирекция АФКОС, възможностите за финансиране на дефинираните потребности със средства по ОП "ТП", цялостното управление и отчитане на проекта на Дирекцията. Дирекция АФКОС в МВР е конкретен бенефициент по ОП "ТП". Въпреки наличието на амбициозен и мотивиран екип, както и високата степен на специализация на екипа на Дирекцията, някои от дейностите по разработването на проекта и неговото изпълнение не са по силите на служителите. Поради тази причина Дирекцията е предприела интегриран подход за разработване, управление и отчитане на проекта, като част от дейностите ще бъдат осъществявани от екипа на Дирекцията, а друга част ще се възлагат на външни изпълнители. Само по този начин ще се гарантира успешното разработване, управление и отчитане на всички дейности по проекта на Дирекция АФКОС по ОП "ТП". Дейност 6 се подразделя на три самостоятелни поддейности - поддейност 6.1.: Разработване на проектното предложение на Дирекция АФКОС по ОП "ТП", поддейност 6.2.: Разработване на документация за провеждане на тръжни процедури за реализиране на услуги и доставки по проектното предложение на Дирекция АФКОС по ОП "ТП" и поддейност 6.3.: управление на проекта със създаването на екип по управление на проекта.
Обосновка: Необходимостта от тази дейност произтича от това, че за постигането на желаните резултати е необходимо първо разработването на добро проектно предложение и второ формирането на екип, който да има достатъчно опит и квалификации да управлява дейностите по проекта, да извършва вътрешна и външна оценка на изпълнението на проекта, както и да отчита рисковете и заплахите, свързани с непостигането на целите. В тази връзка, членове от екипа по проекта ще бъдат командировани по местата за провеждане на събитията по поддейности 1.1. и 1.2. Въпреки наличието на амбициозен и мотивиран екип, както и високата степен на специализация на екипа на Дирекцията, някои от дейностите по разработването на проекта и неговото изпълнение не са по силите на служителите. Поради тази причина Дирекцията е предприела интегриран подход за разработване, управление и отчитане на проекта, като част от дейностите ще бъдат осъществявани от екипа на Дирекцията, а друга част ще се възлагат на външни изпълнители. Само по този начин ще се гарантира успешното разработване, управление и отчитане на всички дейности по проекта на Дирекция АФКОС по ОП "Техническа помощ".
Разработването на проект по Оперативните програми – поддейност 6.1 – е сложен и всеобхватен процес. Синтезирането на основната необходима информация, дефинирането на проблеми, цели, резултати и индикатори за тяхното измерване, несъмнено е процес който изисква опит. Екипът на Дирекция АФКОСе амбициозен и мотивиран, несъмнено с високата степен на специализация и познаване на процеса по защита на финансовите интереси на ЕС по СКФ. Въпреки това процеса по разработване на проект е коренно различен, поради което Дирекция АФКОСангажира за осъществяване на Поддейност 6.1. външна фирма.
Съответно поддейностите 6.2 също ще се възложи на външен изпълнител с оглед на това да се изработят качествени технически задания и тръжна документация от външен експерт с дългогодишен опит и квалификации в тази сфера.
Съгласно чл. 25, ал. 2 от ЗОП, ще се публикува решение за обявяване на обществена поръчка с предмет „Организиране на работни срещи и кръгли маси – логистика”.
За организация и провеждане на обществена поръчка по реда на ЗОП с предмет „Организиране на работни срещи и кръгли маси – логистика”, съгласно чл. 34, ал. 3 и ал. 7 в комисията за разглеждане, оценка и класиране на офертите, като член, ще бъде привлечен външен експерт.”
Изборът на екипа се основава на идентифицираните нужди за обезпечаване на правилното и успешно изпълнение на проекта.
Дейност 7 Закупуване на обзавеждане за работните помещения и заседателната зала на дирекция АФКОС – МВР. Описание на дейността: Настоящата Дейност 7 предвижда подновяване на старото и амортизирано обзавеждане в работните помещения на служителите на дирекция АФКОС, определени със заповед на директора на дирекцията за работа по СКФ. Дейността е насочена към закупуване, доставка и монтаж на ново обзавеждане. В рамките на тази дейност, за нуждите на служителите, изпълняващи функции по контрол при управление на помощите от ЕС, финансирани по СКФ се предвижда закупуване на нови стационарни апарати. Дейност 7 включва и закупуване на озвучително, медийно и техническо оборудване за заседателна зала
Обосновка: Към настоящия момент обзавеждането в дирекцията е амортизирано. С оглед на това да се осигури по-добра и удобна работна среда на служителите, изпълняващи функции по контрол при управление на помощите от ЕС, финансирани по СКФ, е необходимо закупуването на нова мебелировка, която да подмени старата.
Телефонните апарати в дирекцията са морално остарели, като повечето от тях не са пригодени за цифрови централи. В тази връзка е наложително да се закупят нови и модерни телефонни апарати, отговарящи на съвременните технически изисквания.
Дирекция АФКОС провежда обучения, регулярни срещи, заседания и работни групи с всички заинтересовани структури, работещи в областта на планирането, усвояването и защитата на финансовите интереси на ЕС. Към момента дирекцията не разполага с обособена и оборудвана заседателна зала. Мястото, където се помещава дирекцията, позволява обособяването на 2 отделни зони за заседания. За изграждане на тези зони е необходимо да бъде закупено озвучително, мултимедийно и техническо оборудване.
Дейност 7 се състои от три самостоятелни поддейности, описани по-долу:
Поддейност 7.1.: „Закупуване и доставка на обзавеждане за работни помещения и заседателна зала в дирекция АФКОС – МВР”.
Описание на дейността: Поддейност 7.1. предвижда закупуване, доставка и монтаж на нова мебелировка за работните помещения на служителите в дирекция АФКОС, изпълняващи функции по контрол при управление на помощите от ЕС, финансирани по СКФ и за заседателната зала. В рамките на тази поддейност ще бъдат закупени, доставени и монтирани:
10 бр. Офис бюра;
10 бр. Контейнери за офис бюро;
10 бр. Стол – тип „работен”;
30 бр. Стол – тип „посетителски”;
10 бр. Етажерка за офис помещение с рафтове – висока;
10 бр. Шкаф за офис помещение с рафтове – висок;
10 бр. Шкаф за офис помещение с рафтове – нисък;
11 бр. Гардероб – голям;
12 бр. Закачалка;
1 бр. Мека мебел – комплект (2 дивана – триместни, 2 фотьойла, 1 маса);
1 бр. Маса заседателна овална – голяма;
10 бр. Помощна маса;
12 бр. Кошче за боклук – метал;
10 бр. Работна лампа;
10 бр. Метален сейф;
10 бр. Стол – кожа;
1 бр. Заседателна маса овал – малка;
2 бр. Шкаф за техника в заседателна зала.
Обосновка: Към настоящия момент обзавеждането в дирекцията е амортизирано. С оглед на това да се осигури по-добра и удобна работна среда на служителите, изпълняващи функции по контрол при управление на помощите от ЕС, финансирани по СКФ, е необходимо закупуването на нова мебелировка, която да подмени старата. Подмяната на амортизираната мебелировка ще допринесе за създаване на благоприятна среда за работа и подобряване на нейната ефективност, което пряко ще спомогне за засилване капацитета на служителите, работещи по СКФ.
Дирекция АФКОС провежда обучения, регулярни срещи, заседания и работни групи с всички заинтересовани структури, работещи в областта на планирането, усвояването и защитата на финансовите интереси на ЕС, в това число и по СКФ. Към момента дирекцията не разполага с обособена и оборудвана заседателна зала. Мястото, където се помещава АФКОС, позволява обособяване на 2 отделни зони за заседания. За изграждане на тези зони е необходимо да бъде закупена нова мебелировка. В рамките на тази поддейност се предвижда да се разположат две зали за провеждане на обучения, регулярни срещи, заседания, работни групи и др. Залите ще са с различен капацитет (за малки и по-големи мероприятия), където ще бъдат разположени 1 бр. голяма заседателна маса, 30 бр. стол – тип „посетителски”, 1 бр. гардероб, 2 бр. закачалки, 1 комплект мека мебел, включващ маса, дивани и фотйьойли; 2 бр. кошчета за боклук, 2 бр. шкафове за техника, 1 бр. малка заседателна маса, 10 бр. кожени стола.
Изграждането на заседателните зали ще допринесе за устойчивостта на проекта, като цяло. Провеждането на кръглите маси и работните срещи по проекта се утвърдиха, като изключително полезни в съвместената работа на всички заинтересовани структури. Дирекция АФКОС – МВР счита за целесъобразно да продължи създадената добра практика при изпълнение на поддейност 1.1. и 1.2.
Поддейност 7.2: „Закупуване на стационарни апарати за служители на дирекция АФКОС – МВР, работещи по СКФ”.
Описание на дейността: Поддейност 7.2. предвижда закупуването на стационарни телефонни апарати. Обосновка: Телефонните апарати в дирекцията са морално остарели, като повечето от тях не са пригодени за цифрови централи. В тази връзка е наложително да се закупят нови и модерни телефонни апарати, отговарящи на съвременните технически изисквания.
Поддейност 7.3: „Закупуване и доставка на озвучително, мултимедийно и техническо оборудване на заседателна зала”.
Описание на дейността: Поддейност 7.3. предвижда закупуване и монтаж на озвучително, мултимедийно и техническо оборудване за заседателните зали. В рамките на тази поддейност ще бъдат закупени, доставени и монтирани:
1 бр. Мултимедиен проектор;
1 бр. Електрически видео екран;
1 бр. Стойка за монтаж на видео проектор;
1 бр. Универсално дистанционно за мултимедиен проектор;
1 бр. Монитор – LED/плазмен/LCD;
1 бр. Комплект свързващи кабели и конектори;
2 бр. Озвучителни тела със стойки;
1 бр. Комплект от студийни активни монитори със стойки за монтаж;
1 бр. Смесителен пулт;
3 бр. Безжични микрофони;
1 бр. Комплект кабели за микрофони и колони.
|