|
Дейности:
|
Дейност 1.Създаване на организационна структура за изпълнение и управление на проекта и осъществяване на дейности за избор на изпълнители За нуждите на организация и изпълнение на дейностите се предвижда сформиране на екип по проекта. Функционално екипът по проекта се предвижда се състои от ръководител, координатор и счетоводител. Така определената численост и длъжности са оптимално подбрани за гарантиране на ефективност при разходване на средставата по проекта и същевременно ресурсно обезпечаване на всички аспекти на изпълнението. Екипът по проекта ще бъде отговорен и за осъществяване на дейностите по техническо и финансово отчитане на проекта. Екипът за управление на проекта ще подготвя и подава своевременно необходимите за целите на отчитането технически и финансови отчети, окомплектовани със съответната приложима документация, ще осъществява необходимата комуникация с УО на ОПАК. Дейността включва следните основни компоненти:
• Разработване на подробен план за работа и разпределение на задачите в екипа.
• Създаване на подробни длъжностни характеристики.
• Уточняване на комуникационни канали и правила.
• Разработване на процедури във връзка с документооборота и изразходването на финансовите средства.
• Детайлизиране на система за мониторинг и контрол на изпълнението.
• Изготвяне на документация за провеждане на процедури по ЗОП за избор на изпълнители за осъществяване на основните дейности по проект, с оглед спазване правилата на програмата и приложимата нормативна уредба при сключване на договори за услуги и доставки в рамките на проекта.
Дейност 2. Извършване на функционален анализ чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Външен изпълнител избран по реда на ЗОП ще следва да осъществи функционален анализ на Общинската администрация на община Дупница с цел идентифициране на области и формулиране на препоръки за подобрение организацията и дейността, в това число за:
– премахване на излишни и дублиращи се функции, закриване и/или преструктуриране на звена, по-добро разпределение на функциите между звената, по-прецизно дефиниране на функциите на звената, извеждане при необходимост извън администрацията на нетипични функции;
- препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията – подобряване формулировката на целите на администрацията и на нейните звена с оглед спазването на изискванията за конкретност, измеримост, съгласуваност, постижимост и определеност във времето, подобряване степента на изпълнение на целите на общинската администрация;
- препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността – чрез идентифициране и прецизиране на показатели за измерване на постигнатите резултати, използваните ресурси и съотношенията между тях, определяне на възможности за по-икономично използване на ресурсите (финансови и човешки) и за подобряване на резултатите от дейността.
Функционалният анализ ще бъдат извършени в съответствие с Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и ще се състои от следните компоненти:
Детайлен анализ на нормативната база, въз основа на която се осъществяват функциите на общинската администрация.
Анализ на релевантността - идентифициране на областите на политиката, за които отговарят кметовете на община Дупница; идентифициране, групиране и анализ на правомощията на кметае и на функциите на общинската администрация; анализ на релевантността на функциите на звената (дирекции, отдели и сектори) на общинската администрация, спрямо областите на политиката, за които отговаря кмета, установяване на нетипични функции, които могат да бъдат изведени от администрацията; анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената на общинската администрация с оглед спазване изискванията на нормативните актове, наличието на изцяло или частично дублиращи се функции, наличие на вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани.
Анализ на ефективността - Описание и анализ на процеса на планиране и отчитане в администрацията на община Дупница; описание и анализ на мисията и на целите на общинската администрация; анализ на степента на осигуреност на мисията и целите на общинската администрация с функциите на основните им звена.
Анализ на ефикасността - анализ на постигнатите резултати в дейността на общината и използваните финансови ресурси; анализ на резултати, разходи, обезпеченост с ресурси и натоварване в общинската администрация и отделните звена.
Разработване на план включващ идентифицираните области за подобрение и конкретни препоръки за тяхното подобрение.
В рамките на дейността ще се проведе и информационни кампании за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ. Конкретните мерки за информиране на служителите следва да бъдат предложени от избрания изпълнител, като минимума от събития и действия, които следва да бъдат изпълнение включва изготвянето и разпространението на печатни материали (брошура) и един работен семинар за всички служители.
Дейност 3. Оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси в администрацията на община Дупница Изготвените като резултат от функционалният анализ план на действие ще бъде приложен, чрез разработване на необходимата стратегия за организационно развитие, устройствен правилник, вътрешни правила, инструкции и наръчници, методики и т.н. В зависимост от резултатите на функционалните анализи могат да бъдат разработени вътрешни правила за предоставяне на общински услуги, правила за аутсорсинг на несвойствени дейности и ПЧП, организационни и функционални диаграми и правилници, методики за измерване постигането на целите, методики за измерването степента на усвояване на използваните ресурси, методики за управление на човешките ресурси и т.н. Също така, ако в резултат от функционалните анализи бъде установено, че се налага изготвянето на изменения в съществуващи нормативни актове, регулиращи дейността на общинската администрация, ще бъдат разработени конкретни предложения за изменения и допълнения на съответните актове.
Дейност 4 Провеждане на обучение на административния капацитет на служителите на общинската администрация Ще бъде разработено и проведено обучение с продължителност между три дни, чрез което ще се постигне по-висока ефективността на изпълнението на функциите на общинските служители. В рамките на обучението ще бъдат разработени и представени следните модули:
Слабости и области на подобрение в организацията и функциите на общинската администрация;
Конкретни мерки за преодоляване на слабостите и за осъществяване на подобрения;
Представяне, дискутиране и изучаване на нововъведените вътрешни правила, актове, наръчници и т.н.
Дейност 5. Дейности за информация и публичност относно конкретните цели, дейности и резултати на проекта При реализирането на дейностите за информация и публичност трябва да бъдат спазени всички изисквания за информация и публичност на ЕС и Управляващия орган на Оперативна програма “Административен капацитет”. При изпълнение на проекта ще бъдат спазени всички изисквания за визуализиране на финансовата подкрепа, съгласно Регламент на Европейската Комисия № 1828/2006.
На всички информационни материали – покани, програми, банери, постери, брошури, химикалки, тефтери, присъствени списъци и др. ще бъдат поставяни:
• флага на ЕС, в съответствие с Регламент на Европейската Комисия № 1828/2006;
• логото и слогана на ЕСФ “Европейски социален фонд Инвестиции в хората”;
• логото и слогана на Оперативна програма “Административен капацитет” – “ОПАК. Експерти в действие”;
• във всички подходящи документи, събития, интервюта или всякакъв вид публични прояви, свързани с реализирания проект, ще се оповестява, че: “Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма “Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд”.
За популяризиране на проекта ще се организират и проведат 2 (две) конференции – встъпителна и заключителна, в началото и в края на проекта с 50 участници, ще се подготвят и предоставят необходимите информационни материали на участниците в двете конференции, ще бъде организирано медийното отразяване на конференциите (в най-малко две печатни медии).
Дейността включва още и изработване и поставяне по време на събитията по проекта на винил със стойка, осъществяване на 4 публикации в регионални медии, изработване на рекламни материали, които ще се разпространяват и използват по време на събитията по проекта:
300 бр. джоб с копче РР материал, формат А 4, подходящ за обем около 30 листа, формат: А4; 300 бр. химикалка с надпис (цвят на мастилото син или черен) - На химикалката следва да присъства логото на ЕС, логото на ОПАК, логото на ЕСФ.; 300 бр. бележник-тефтер (тип „блокнот”) формат А5, в кочан по 30 л. с редове.
Целта на дейността е повишаване на информираността на всички заинтересовани страни относно целите и изпълнението на проекта, както и гарантиране на мултипликационния ефект на проекта.
|