|
Дейности:
|
Дейност 1. Изършване на функционални анализи, базирани на Единна методология в Община Кюстендил и Община Невестино Предвижда се извършването на два функционални анализа. Провеждането им ще стане съгласно „Единна методология за функционален анализ на административните структури“. В процеса на работа ще бъде използван „Наръчник за прилагане на Единната методология“ . Екипът, провеждащ анализа ще се запознае с практическите резултати от проведените вече анализи в една от трите общински администрации.
Процесът на изследване и оценка на дейностите на всяка една от включените в проекта общински администрации ще премине през следните четири етапа, формирани като поддейности:
Поддейност1.1. Планиране и подготовка на функционалния анализ - сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите , комуникация и гарантиране на ангажираност;
Поддейност 1.2. Провеждане на функционалния анализ, включващ анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение;
Поддейност 1.3. Приключване на функционалния анализ - приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.
Поддейност 1.4. Мониторинг – разработване на план график за непрекъснат контрол и оценка; наблюдения за изпълнението на плана за действие и изготвяне на доклади през определен период на действие. Тази дейност е различна от мониторинга за изпълнение на проекта.
Изпълнението на планирането, подготовката, провеждането и приключването на функционалните анализи в Община Кюстендил и Община Невестино (поддейности от 1 до 3 вкл.), се предвижда да бъде изцяло възложено чрез открита пороцедура по ЗОП на външен изпълнител. Външният изпълнител, по силата на договор ще бъде задължен да подготви и организира процедурата по мониторинг – поддейност 4. Той ще разработи план график с дейности, определени срокове, очаквани резултати, както и ще предложи отговорници за всяко действие. Външният изпълнител ще формулира и задълженията на лицата от общинската администрация, провеждащи мониторинга.
Кандидатът по тази процедура ще определи лицата, които ще изпълняват планираните действия по мониторинга в Община Кюстендил, а партньорът ще определи лицата за Община Невестино. Така формираните групи за мониторинг ще извършват редовното наблюдение и преглед на напредъка по изпълнение на плана за действие, ще информират всички заитересовани страни за изпълнението на препоръките, като това ще отразяват в доклад, достъпен за обществеността.
Дейност 2. Оптимизиране на структурите, подобряване на организацията, работните процеси и кординацията в рамките на общинските администрации Кюстендил и Невестино Изпълнението на тази дейност е в логическа последователност от резултатите на проведените функционални анализи в двете общини. Реализацията на тази дейност се основава на разработените вече Планове за действие за оптимизиране на функциите и организационното преструктуриране на двете общински администрации и ще включва елиминиране на дублиращи се функции, премахване на нетипични функции и дейности, обединяване на звена и пр.
От гл. точка конкретната реализация, дейността ще бъде разделена на две поддейности, от които ще произтечат конкретни резултати:
Поддейност 2.1. Усъвършенстване на организационната структура и преработване на Устройствените правилници на Общинска администрация Кюстендил и Общинска администрация Невестино.
Ще бъде извършена оптимизация на функции на вътрешните звена, чрез:
изнасяне на досегашни правомощия и/или функции на вътрешни звена извън административната структура –чрез аутсорсинг или публично-частно партньорство;
въвеждане на дейностти, които са били извън структурата на администрацията;
преразпределяне на функцииите в тяхното вертикално и хоризонтално разположение между отделните вътрешни звена.
Изпълнението на дейността ще представлява:
разработване/ преработване на организационните структури на двете администрации;
праработване на Устройствените правилници на двете администрации, съобразено с тяхните правомощия.
Поддейност 2.1. ще бъде възложена за изпълнение на външния изпълнител, провел функционалния анализ, чрез една обща обществена поръчка по ЗОП.
Поддейност 2.2. Преработване на вътрешните правила, съобразно резултатите от Поддейност 2.1. За Общинска администрация Кюстендил, разработването ще се извърши изцяло от кандидата, а за Общинска администация Невестино – от партньора по настоящия проект.
Преработването на вътрешните правила ще включва всички раздели на документа, както в тях ще бъдат нанесени кокнретните промени. Функциите на отделните звена ще бъдат описани разбираемо, като правомощията на звената ще бъдат обезпечени с ясни и непрепокриващи се функции.
Дейност 3. Провеждане на семинари, работни срещи и обучения Поддейност 3.1. Провеждане на семинар
Запознаването на представители от заинтересованите страни - примерните стандартни групи в Наръчника за прилагане на Единната методология - ще се извърши на Семинар „Планиране, подготовка и провеждане на функционалния анализ“. На този семинар участниците ще бъдат запознати с Единната методика, както и с начина по който ще тя ще се прилага. Ще бъдат формулирани и обосновани целите на тази процедура, както и ползите от нейното реализиране. В края на семинара ще бъде направено анкетно проучване на базата на предварително разработени въпросници. Елементът на обучение, за това как ще се приложи Функционалния анализ ще бъде добре изразен по време на семинара.
На този семинар ще бъдат поканени да присъстват представители от двете общински администрации, представители на строителния контрол, на Регионалния инспекторат по образование, както и представители от схеми за публично-частно партньорство – общо 150 участника.
Поддейност 3.2. Провеждане на работни групи
Прилагането на метода на Фокус групите за обмяна на информация и мнения ще се извършва на еднородна група участници, като темите на дискусиите изложени в този Формуляр, ще бъдат детайлизирани с цел по-задълбоченото им разглеждане. Предвижда се провеждането на пет работни групи, всяка с по 10 представители, формирани на принципа на възраст:
- Първа Фокус група на тема „Подобряване на прилагането на принципите на добро управление в работата на общинските администрации.“
- Втора и трета Фокус групи на тема „ Дублиращи се функции и несвойствени дейности“ на съответната общинска структура.
- Четвърта и пета Фокус групи „Дългосрочни цели и визия за бъдещо развитие“ на съответната общинска структура.
Темите могат да бъдат променени с други, така че да се обменят качествена и актуална информация и мнения.
Поддейност 3.3. Провеждане на Работна среща
Провеждането на Работна среща има за цел да обсъди проекта на доклада за проведения Функционален анализ.
В тази среща ще участват лицата, които носят отговорност за изпълненеито на функциите и дейностите на админстратовната структура и познават спецификата на дейностите. Ще участват и лицата, които ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие.
Преди провеждането на срещата, всеки от участниците ще получи копие от предварителния доклад и ще бъде поканен да изрази в писмен или устен вид мнението си за основните констатации по доклада, областите и предложенията за подобрения, както за плана за действие.
В работната среща ще вземат участие минимум 60 служители.
Поддейност 3.4. Провеждане на обучение
Извършва се обучение на всички служители, за дейностите, при които има промяна във функционалността, както и за нововъведените дейности в общинската администрация.
Обучението ще се проведе в рамките на два дни, за двете общини.
Реализацията на Дейност 3 ще бъде възложена за изпълнение на външния изпълнител, провел функционалния анализ, чрез една обща обществена поръчка по ЗОП.
Дейност 4. Управление на проект Управленските дейности на проекта са изложени най-общо по следния начин :
Кандидатстване по схема за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ – попълване на Формуляр, Бюджет на проекта и съпътстващата ги документация за кандидатстване, съгласно изискванията на процедурата;
Подготовка на работата – конктретизиране на екипа за управление на проекта и екипа за изпълнение на определени дейности по проекта, определяне на основите, ефективността и техниката на работа в екип.
Управление провеждане процедурите по ЗОП;
Изпълнение и вътрешен мониторинг на проекта
- детайлно ръководство при подготовката, изпълнението и приключването на проекта;
- управление на ресурсите – финансов (бюджет, фанансова документация, финансов контрол, финансова отчетност) и човешки ресурс;
- управление на системата за контрол и мониторинг;
- управление на информацията и комуникацията;
- управление на риска - определяне на дейности, с които проектът не би могъл да се справи поради високата степен на риск; използване на резултата от анализа на риска с цел усъвършенстване на планирането на дейностите по проекта; избор на инструментариум за постоянно наблюдение и отчитане на рисковите фактори.
Оценка на изпълнението на проекта
- анализ на резултатите и приключване на проекта;
- подготовка на процедура по окончателно разплащане по проекта – изготвяне на окончателен финансов отчет със съпътстващите го разходооправдателните документи; искане за окончателно плащане, както други доклади и документи, представляващи основания за окончателно плащане.
Дейност 5 . Подготовка, съгласуване и провеждане на процедури по ЗОП, свързани с проекта Подготовката на документация за възлагане на обществени поръчки, влючва решения, обявления, указания за участие, технически спецификаци, методика за определяне на оценката, договори и други документи , по-голяма част от тях, подлежащи на съгласуване.
Подготовката на документацията и провеждането на процедурите по ЗОП ще бъде извършена от кандидата - Община Кюстендил. Изпълнители на дейността се явават представители от отдела разработващ документацията за обществени поръчки, включени в работата на екипа за изпълненеие на проекта.
Ще бъдат възложени обществени поръчки, чрез провеждане на:
1. Открита процедура по ЗОП с няколко обособени позиции за Провеждане на функционален анализ; Оптимизиране на структурите , подобряване на организацията, работните процеси в общински админисстрации; провеждане на семинари, работни срещи и обучения.
2. Публична покана за доставка на материали и консумативи за изпълнение и управление на проекта, услуги за наем на зали, техника за провеждане на меропиятия по разпространение на инфромация и публичност; кетъринг и др. услуги.
Дейност 6. Дейност за информация и публичност Дейностите за осигуряване на информация и публичност за проекта ще се извършват по време на реалното му изпълнение и ще включват дейности за подготовка, публикуване и разпространение на материали, популяризиращи приноса на Европейския съюз за проекта.
В рамките на проекта са предвидени дейности за публичност, които ще се предвидят от кандидата и партньора и включват:
Провеждане на две пресконференции – първата ще се проведе след подписване на договара за изпълнение на проекта и втората - при приключване на проекта и оповестяване на резултатите от него;
Плакат - 2 бр.
Материали за презентации – брошури 150 бр., банери – 3 броя.
Публикации в местна преса – 2 бр.- на черно-бяла и на цветна страница
Комплект рекламни материали с цел публичност на самия проект и неговото финансиране – 150 комплекта, включващи органайзер, тениска и химикалка с лого.
Табелки по програмата – 2 бр., които ще бъдат поставени пред всяка една община;
Платени излъчвания по местни електронни медии - 3 бр.
Върху всички информационни и рекламни материали, свързани с проекта ще бъде изобразен флага на ЕС и логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”
|