|
Дейности:
|
Дейност 2. Изготвяне на документация и провеждане на процедури по ЗОП. За целите на фактическата реализация на проектното предложение следва да бъдат подготвени тръжни документи за избор на:
1) Консултант за извършване на функционалния анализ на администрациите на МОСВ и ИАОС . Същият консултант следва да разработи пакет документация за оптимизация на структурата и функциите на МОСВ и ИАОС, механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административните структури на МОСВ и ИАОС и да проведе и изнесено обучение със специалистите и длъжностите лица, отговорни за изпълнението на мерките от функционалния анализи, съобразно плана за действие.
2) Изпълнител на дейности за информация и публичност.
3) Независим одитор
Съставянето на необходимата документация за сключване на договор с избран консултант за подготовка на тръжни документации за възлагане на проектни дейности на външни изпълнители е ангажимент на екипа за управление на проекта. Избраният консултант ще подготви документацията за останалите две поръчки за реализация на проекта.
При провеждане на тръжната процедура ще бъдат взети предвид нормативните предписания и срокове, определени в ЗОП. От страна на Възложителя ще бъде сформирана комисия за разглеждане, оценка и класиране на подадените оферти. Нейният състав ще бъде най-малко 3-членен. Документациите ще бъдат съобразени с актуалните и функциониращи правила и вътрешен ред за възлагане на обществени поръчки на МОСВ.
Технологията на провеждане на избора на изпълнители ще преминава през следните етапи: (1) подготовка на тръжната документация; (2) провеждане на тръжна процедура и избор на изпълнител съгласно нормативните предписания и срокове и (3) сключване на договори с избраните изпълнители.
При подготовката на тръжни документи ще се спазват изискванията на Закона за обществени поръчки (ЗОП), подзаконовите актове за неговото прилагане и указанията на Управляващия орган на ОПАК.
Дейност 4 Оптимизиране на процедурите и документите за работа на администрациите на МОСВ и ИАОС На база на изводите и препоръките от функционалния анализ ще бъдат променени или новоразработени вътрешни правила и процедури за работа на администрациите на МОСВ и ИАОС, ще бъде създаден пакет от инструкции и наръчници за осъществяване на определените функции, за управление и развитие на организацията, методологии на работните процеси. Особено важно за правилното вземане на управленски решения е да се създаде механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административните структури, който чрез набор от индикатори да измерва качеството/количеството на изпълнението на функциите на институцията.
Дейност 1: Организация и управление на проекта Дейността предвижда сформиране на Екип за управление на проекта (ЕУП).
ЕУП осъществява планиране, управление, координация на проектните дейности и целият проект и последващ мониторинг, контрол и отчитане на неговото изпълнение, предлагайки конкретни решения относно формата и начина на изпълнение на проектните дейности. В екипа за управление на проекта ще бъдат включени следните позиции:
- Ръководител на проекта;
- Счетоводител;
- Координатор от страна на кандидата
- Координатор от страна на партньора
- Технически сътрудник
Екипът за управление на проекта ще провежда редовни работни срещи. По време на тези срещи ще се съставят протоколи за мониторинг и контрол на дейностите, човешките ресурси и бюджета и ще се поставят конкретни задачи, срокове, роли и задължения на проектния екип. По време на работните срещи ще бъдат подготвяни становища и предложения до Екипа за провеждане на функционалния анализ (ЕПФА). На тяхна база ЕПФА ще взема решения за промяна, изменение и допълнение на предварително планираните дейности и методология. Ръководителят на проекта ще бъде отговорен за конкретното разпределение на отговорностите и задачите на отделните членове на екипа и възприемането на ефективна система за комуникация между тях. Той ще определи отговорници за изпълнението на всяка от заложените в проекта дейности. Счетоводителят ще следи за отчетността на дейностите и ще завежда и съхранява всички разходооправдателни документи. Координаторите от партньорите по проекта ще подпомагат за организирането и провеждането на всички дейности по проекта, ще поддържат архив на документацията. Координаторът от страна на партньора ще води кореспонденцията с Управляващия орган, институции, изпълнители и други заинтересовани страни. Екипът по проекта ще изготвя и предоставя на Управляващия орган по програмата междинни и финални доклади за техническо и финансово изпълнение. ЕУП ще осъществява текущо наблюдение и контрол както над проектните дейности, така и над финансовите ресурси. Подготовката на междинните и финалните отчети за изпълнението на проекта ще се извърши съгласно Ръководството за изпълнение на проекти по ОПАК и изискванията на Управляващия орган. Сред основните задачи на ЕУП ще бъде осъществяването на текущ контрол над изпълнението на проекта за гарантиране, че изпълнението на проекта в съответствие с изискванията на договора по ОПАК. Дейността на ЕУП ще обхване целия период на изпълнение на проекта.
Дейност 7 Информация и публичност Мерките за осигуряване на информираност и публичност по време на изпълнението на проекта ще се реализират през целия период на неговия жизнен цикъл и ще включват:
1) Организация и провеждане на откриваща пресконференция с минимум 30 участници
2) Организация и провеждане на закриваща пресконференция за мин. 30 души – представители на заинтересованите страни, гражданите и медиите с наемане на зала, оборудване и кафе пауза;
3) Подготовка и отпечатване на 200 бр. брошури с информационни материали за проекта;
4) Публикуване на информация в официалния сайт на МОСВ и на ИАОС за дейностите по проекта – на всеки три месеца;
5) Изработване на 100 комплекта материали – бележници, конферентни папки и химикали за участниците в кръглата маса, обучението и закриващата конференция
6) 3 бр. публикации в пресата.
Всички информационни и рекламни материали, изработени и разпространени в рамките на изпълнението на проекта, ще съдържат логото на финансиращата програма и информация за финансовата помощ, предоставена от ОПАК
Дейност 5 Обучение на служителите на администрациите на МОСВ и ИАОС В рамките на планираното съпътстващо обучение, служителите на двете администрации ще бъдат информирани за резултатите от проведения функционален анализ. Обучението на служителите ще бъде двудневно, изнесено. В него ще вземат участие 30 служители на двете администрации. Избраният външен изпълнител, следва да изготви план за обучение на служителите, който да бъде одобрен от Ръководителя на проекта. На обучението трябва да бъдат представени резултатите от двата извършени анализа, направените препоръки и планове за подобряване на ефективността и ефикасността от дейността на двете администрации, както и да бъдат представена изготвените ата стратегия за организационно развитие на администрацията. Обучението ще има както теоретична, така и практическа насоченост. Изпълнението на тази дейност е предвидено в края на изпълнение на проекта.
Дейност 6 Одит на проекта Дейност „Одит на проекта“ включва осъществяването на експертна подкрепа по отношение на финансовото управление на проекта. Дейността има следните основни направления:
• Документална проверка и текущи становища по отношение на разходването на средства по проекта – разплащания с външни изпълнители, разходи за организация и управление и други;
• Извършване на цялостен одит на проектната документация след приключване на основните дейности по проекта и изготвяне на одитен доклад.
Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител – регистриран одитор или одиторска организация, чрез провеждане на съответна процедура съгласно нормативната уредба на Р България.
Дейност 3 Извършване на функционален анализ съгласно Единната методология за функционален анализ. Дейността предвижда извършване на функционален анализ на администрациите на МОСВ и ИАОС чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ на административните структури.
В рамките на функционалния анализ ще бъде извършено изследване и оценка на релевантността на функциите, организационното структуриране, ефективността и ефикасността от дейността на двете администрации чрез използването на различни методи: проучване, събиране и анализ на информация и документи, анкетни проучвания, наблюдения, сравнения, интервюта, фокус групи и експертни оценки.
Функционалният анализ ще се извърши на 4 етапа:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ
На този етап ще се сформира екип, който ще извърши функционалния анализ и ще включва ръководители и служители от двете администрации и външни експерти (осигурени от изпълнител на обществена поръчка, избран по реда на ЗОП), които да осигурят външна експертиза, обективна и независима гледна точка при анализа.
Предвижда се в рамките на планирането и подготовката на функционалния анализ да бъдат дефинирани заинтересованите страни; уточнен акцентът на анализа с оглед на неговите конкретни цели и очакваните резултати; изготвен времеви график и разпределени отговорностите между членовете на екипа в зависимост от техните компетентности; определени начините за комуникация и гарантиране на ангажираност на служителите и всички заинтересовани страни. Ще бъде изготвен комуникационен план, чрез който да се поддържа информираността на заинтересованите страни на всеки един етап от изпълнението на функционалния анализ. Комуникационния план и ефективното му прилагане са от ключово значение за успешното провеждане на функционалния анализ, защото предполагат правилно комуникиране на целта на анализа е целевите групи и заинтересовани страни и съответно активното им включване в дейностите.
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ
По време на този етап ще бъдат извършени три групи взаимосвързани дейности:
• анализ на текущото състояние на всяка една административната структура по отношение на релевантността на функциите, на ефективността и на ефикасността от дейността;
• идентифициране на области за подобрения въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние, както и визията за бъдещото развитие на двете администрации;
• формулиране на конкретни предложения/препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области.
Методите, които ще се използват включват: събиране, проучване и анализ на документи и информация, попълване на въпросници, провеждане на интервюта, фокус групи.
Етап 3: Приключване на функционалния анализ
Изпълнението на етап 3 ще се базира на резултатите от етап 2 и ще включва следните дейности: приоритизиране на областите и предложенията за подобрение въз основа на оценка от гледна точка на тяхната значимост, ресурсите, които са необходими и определените акценти на функционалния анализ; изготвяне на План за действие, който ще определи начина, по който ще бъдат изпълнявани препоръките, кой ще отговаря за изпълнението на дадена препоръка, какво ще бъда направено, за да се осъществи препоръката, как и кога ще бъде извършено всяко действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане на проекта на доклада с представители на Възложителя. Преди официалното оповестяване на извършения функционален анализ ще бъде организирана кръгла маса за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ за оповестяване на резултатите от него. След провеждане на кръглата маса ще бъде изготвен окончателен доклад за всяка администрация; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението
На този етап длъжностните лица, определени от министъра на околната среда и водите и от Изпълнителния директор на ИАОС ще извършват наблюдение и преглед на напредъка по изпълнение на Плана за действие и на всеки 6 месеца ще представят на ръководството доклади за изпълнение на препоръките, които ще са достъпни за заинтересованите страни и обществеността. По този начин ще се осигури публичност на резултатите от функционалния анализ и ще се постигне интегриране на Плана за действие от функционалния анализ в регулярната система за управление на изпълнението в администрацията, което е гаранция за устойчивост на постигнатите резултати.
|