|
Дейности:
|
Дейност 1 “Организация и управление на проекта“ Със стартирането на проекта ще се сформира екип от квалифицирани експерти, притежаващи практически опит и необходимата квалификация, свързани със спецификата на проекта.
Екипът ще включва четирима членове: ръководител на проекта, координатор на проекта, счетоводител и технически сътрудник.
В рамките на тази дейност ясно ще се разпределят задълженията и отговорностите между членовете на екипа. Това ще гарантира равномерност при разпределение на задачите, правилно разпределение на времето и липса на дублиране при извършваните дейности.
Ще бъдат утвърдени правила за работа и ще се осъществява мониторинг на изпълнението на проектните дейности.
Ще се провеждат регулярни работни срещи за проследяване на напредъка и изпълнението на времевия план-график на проекта.
Ще бъде подготвена документация за провеждане на избор на изпълнител за изготвяне на документации за възлагане на по реда на ЗОП. Това ще се осъществи съвместно между екипа за управление на проекта и експертите от сектор „Логистика и обществени поръчки„ при ГДИН.
Дейност 2 „Изготвяне на документация и провеждане на процедура по ЗОП“ В рамките на дейността ще бъде изготвена документация за избор на изпълнител за реализиране на дейност 4;
При провеждане на тръжната процедура ще бъдат взети предвид нормативните предписания и срокове, определени в ЗОП. От страна на Възложителя ще бъде сформирана комисия за разглеждане, оценка и класиране на подадените оферти. Нейният състав ще бъде най-малко 5-членен. Документациите ще бъдат съобразени с актуалните и функциониращи правила и вътрешен ред за възлагане на обществени поръчки на ГДИН. Технологията на провеждане на избора на изпълнители ще преминава през следните етапи: (1) подготовка на конкурсната документация; (2) фактическо провеждане на избора съгласно нормативните предписания и срокове и (3) сключване на договори с избраните изпълнители. При подготовката на тръжни документи ще се спазват изискванията на Закона за обществени поръчки (ЗОП), подзаконовите актове за неговото прилагане и указанията на Управляващия орган на ОПАК.
Дейност 3 „Провеждане на двудневен семинар за информиране и дискутиране на организацията и структурата на ГДИН служители с ръководни функции, съвместно с външния изпълнител“ В рамките на дейността ще бъде проведен двудневен изнесен семинар с участието на ръководния състав на ГДИН и определени експерти от избрания изпълнител на дейност 4 по проекта. Ще бъдат включени 25 служители с ръководни функции от администрацията на ГДИН. Организацията на семинара ще се осъществява от членовете на екипа за управление.
На семинара всеки ръководител ще представи структурата, организацията и специфичните дейности и документацията на съответното направление пред експертите на изпълнителя.
Дейност 4 „Планиране и подготовка на функционалния анализ“ 1. Подготвителната фаза ще започне с дейност по сформиране на екип за провеждане на функционалния анализ. Екипът ще е съставен от ръководител-служител с ръководни функции в ГДИН и експерти с необходимите компетентности в областта на правото, човешки ресурси, финанси и обучение и експерти от страна на външния изпълнител. Ще бъде поканен и експерт от друга партньорска организация, който да представи обективна и независима гледна точка при изготвяне на анализа. Няма да бъде сключван граждански договор, тъй като има подписани споразумения за сътрудничество на ГДИН с университети, които включват подпомагане при реализиране на проекти.
Ролята на представителите на ГДИН ще е да осъществяват, координацията, контрола и информиране за напредъка по изготвянето на анализа. Те ще получат еднодневно обучение от експерти на изпълнителя по единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация.
2. Вторият етап ще е свързан с разпознаване на заинтересованите страни, с оглед по-доброто планиране и изпълнение на функционалния анализ. Основните видове заинтересовани страни, които е необходимо да бъдат идентифицирани и анализирани при етапа на планиране на функционалния анализ са:
• Външни заинтересовани страни и
• Вътрешни заинтересовани страни.
3. Следващият етап при извършване на анализа се свежда до уточняване на акцента. Фокусът на работа, в зависимост от извършената преценка, ще падне върху едно от следните направления:
• Релевантността на функциите и организационното структуриране на административната структура, когато конкретната цел е оценка и евентуално промяна в организационната структура и функциите на вътрешните звена;
• Ефективността от дейността на административната структура, когато конкретната цел на анализа е насочена преди всичко към подобряване на стратегическото планиране, дефинирането на цели и изграждане на специфично „дърво” на целите
• Ефикасността от дейността на административната структура, когато конкретната цел на анализа е свързана с оценка на използваните ресурси и на постигнатите резултати.
4. След определяне на акцента на анализа, екипът ще пристъпи към изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите. Графикът ще съдържа: дейностите, тяхната продължителност и последователност, обхват на разглежданите документи и документация, ролята, задачите и отговорностите, времето за провеждане на анкетно проучване. На тази стъпка ще бъдат уточнени входните и изходните документи от анализа. Времевият график ще бъде утвърден и съгласуван от главния директор на ГДИН.
5. Комуникация - служителите на ГДИН ще бъдат информирани за провеждането на функционалния анализ, неговите цели и предстоящи инициативи, чрез публикувана информация на електронната страница на ГДИН. Ще бъде изготвен и комуникационен план, чрез който да се поддържа информираността на заинтересованите страни за всеки един етап от изготвянето на функционалния анализ.
Дейност 5 „Провеждане на функционален анализ чрез прилагане на единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация“ Тази дейност представлява втория етап от функционалния анализ, реализацията на който ще премине през три основни стъпки:
1. Анализ на текущото състояние на административната структура, което включва: анализ на релевантността на функциите, на ефективността и ефикасността от дейността на административната структура, както и връзката между трите дейности за формулиране на констатации и изводи за съответните силни и слаби страни.
Детайлно и внимателно анализиране на релевантността на функциите на ГДИН, тяхното разпределение, ресурсното осигуряване както по отношение на човешки и финансови, така и на материални ресурси (сграден фонд, техники и други), с цел изготвяне на предложения за промяна на съответните нормативни документи и вътрешни актове;
Анализира се създадената организация за изпълнението на целите и задачите между отделните звена, механизмите за координация при възлагане и контрол по изпълнение на целите, както и се анализира подхода за управление на рисковете за постигането на целите;
Идентифицират се и евентуални дублиращи се функции и дейности на направленията в ГДИН.
Извършва се анализ на вертикалните и хоризонтални нива на разпределение на функциите в ГДИН, като се проучат и анализират:
● Функциите на звената от всички нива в ГДИН;
● Равномерността на разпределение на функциите, като се съобрази с нивото на вземане на решения и обема задачи, възложени на съответните направления на дейност;
● Координацията между централното управление, териториалните служби и тяхната ефективност при съществуващия модел;
● Взаимодействието на ГДИН с други държавни институции на централно и териториално ниво, органи на местното самоуправление и местната администрация.
2. Идентифициране на области за подобрение:
Въз основа на направените констатации и изводи за сегашното състояние на административната структурата на ГДИН по отношение на релевантността на функциите, ефективността, ефикасността и икономичността на дейността, се очертават основните области за подобрения (направления в управлението на административната структура) на изпълнението на функциите на агенцията.
Идентифицират се области за подобрение въз основа на констатациите и изводи от анализа за текущото състояние, визията за бъдещото развитие на административната структура и прилагането на добри практики.
3. Формулиране на предложения за подобрения:
Препоръките за подобрение ще бъдат формулирани като конкретни възможности, насочени към подобряване на изпълнението на функциите, организационното структуриране, ефективността, ефикасността и икономичността.
Дейността ще включва проучване на документи и извършване на анкетно проучване, което ще обхване извадка от представители на ГДИН – ръководители и служители от всеки тип длъжности и функционално ниво
На този етап ще бъдат направени конкретни предложения по отношение:
- организационната структура ;
- отпадане, допълване или преформулиране на функции на отдели и сектори;
- прилагане процедури (правила) за отчитане на извършената работа;
- извършването на организационни промени, които да подобрят използването на човешките ресурси чрез оптимизиране на работните процеси и намаляване на излишните разходи на работно време;
- подобряване на компетентностите и мотивацията на служителите;
- разработването на измерими показатели за постигнатите резултати въз основа на конкретна методология;
Дейност 6 „Приключване на функционалния анализ и изготвяне на план за действие“. Изпълнението на тази дейност се базира на резултатите от предходната дейност и включва взаимосвързани стъпки, изразяващи се в следното:
Приоритизиране на областите и предложенията за подобрения – на тази стъпка идентифицираните области и предложения за подобрения ще бъдат оценени от гледна точка на тяхната значимост и необходимите ресурси за тяхната реализация и ще се определят тези от тях с най-висок приоритет, които да бъдат включени в плана за действие. Предложенията за подобрения ще бъдат направени в следените насоки – препоръки за преструктуриране на администрацията, оптимизиране на функциите, организационното структуриране и работните процеси на администрация в ГДИН, препоръки за подобряване на ефективността от дейността на администрацията и препоръки за подобряване на ефикасността и икономичността.
Изготвяне на план за действие – планът ще съдържа препоръките за подобряване на дейността, начина, по който ще бъдат изпълнявани, очакваните резултати, индикаторите за изпълнение, отговорници, срокове за изпълнение и необходимите ресурси. Планът за действие ще съдържа мерки за подобрения в описаните насоки – мерки за преструктуриране администрацията, за оптимизиране на функциите, организационното структуриране и работните процеси, мерки за подобряване на ефективността, мерки за подобряване на ефикасността и икономичността от дейността.
Изготвяне на проект на доклад за извършения функционален анализ – въз основа на извършената до този етап работа ще се изготви проект на доклад за извършения функционален анализ. Обсъждане на проекта на доклад на работна среща с ръководители и ключови служители от администрацията на ГДИН – подготвеният проект на доклад ще бъде представен и ръководството и ключови служители от администрацията на ГДИН.
Изготвяне на окончателен доклад – след отразяване на мненията и препоръките от проведената работна среща и получените мнения ще бъде изготвен окончателен доклад за извършения функционален анализ, включващ план за действие. Окончателният доклад ще бъде представен за приемане отглавния директор на ГДИН.
Разпространяване на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни – окончателният доклад ще бъде публикуван на електронната страница на ГДИН за запознаване на всички заинтересовани страни. Служителите на администрацията на дирекцията и териториалните служби ще бъдат запознати с доклада и плана за действие чрез вътрешния електронен бюлетин.
Дейност 7 „Мониторинг и преглед на изпълнението на мерките за подобрение“ Дейността стартира непосредствено след приемането на окончателния доклад от функционалния анализ от главния директор на ГДИН и включва следните стъпки, същността на които се определя от конкретните мерки заложени в плана за действие:
Изготвяне на План за управление на промяната, с цел минимизиране и управляване на неизбежната съпротива срещу промените от страна на служителите в администрацията на ГДИН и териториалните служби.
Разработване на Проект за нова организационна структура, съответстващ на препоръките за подобрения заложени в доклада.
Във връзка с оптимизацията на структурата и на функциите ще бъде извършена актуализация на съществуващите вътрешни правила. В съответствие с препоръките за подобрение ще бъде изработен проект на вътрешните правила на ГДИН, описващи процесите на изпълнение на оперативните и управленските дейности.
Усъвършенстване на индикаторите и механизмите за измерване на резултатите от дейността на администрацията и напредъка по изпълнение на целите.
Мониторингът и прегледът на изпълнението на мерките за подобрение, заложени в плана за действие, ще бъде осъществяван от длъжностни лица, определени от главния директор на ГДИН. Това трябва да бъдат служителите, които са включени в работната група по функционален анализ и са обучени по прилагане на единната методология. Тези служители ще имат задължението периодично да изготвят доклади за статуса на изпълнение на плана за действие, които да се публикуват на електронната страницата на ГДИН.
Дейност 8 „Провеждане на двудневен семинар със служители отговорни за изпълнение на мерките от функционалния анализ“ Ще бъде проведен двудневен семинар с участието на главния директор и цялото ръководство на ГДИН; определени служители от териториалните служби (общо 50 участника) за запознаване с окончателния доклад от функционалния анализ и осъществяване на координация и контрол при реализацията и внедряване на функциите при новата организация на дейността. Семинарът ще бъде воден от определени експерти на изпълнителя, изготвил функционалния анализ и членовете на екипа от ГДИН, участвали в подготовката на анализа ( Дейност 4)
Организацията и логистиката на семинара ще се осъществи от екипа за управление на проекта.
Дейност 9 „Дейности за информация и публичност“ Дейността предвижда реализиране на мерки за информация и публичност, съгласно изискванията на Регламент на ЕК No 1828/2006. Всички информационни материали ще съдържат реквизитите съгласно изискванията на мерките за информация и публичност по Приложение 13 към Насоките за кандидатстване по настоящия проект.
Дейността ще включва извършване на следното:
- Провеждане на две пресконференции (при стартиране и в края на проекта). Началната пресконференция ще представи целите и дейностите на проекта, а финалната ще обобщи постигнатите резултати от проекта. В пресконференциите ще участват минимум 100 представители на ГДИН, заинтересованите страни и медии.
-Ще бъдат изработени 1 брой банер, 700 броя брошури, съответно 500 на български език и 200 на английски език, USB 80 бр., 80бр. баджове и 80 бр. промоционални пакети; публикации в електронната страница на ГДИН .
- Като комуникационен канал за разпространение на информация за дейностите и резултатите от проекта ще бъде използвана и интернет страницата на ГДИН, на която ще се качва периодично информация за напредъка по реализиране на дейностите и семинарите по проекта.
|