|
Дейности:
|
Дейност 1. Организация и управление на проекта. В рамките на дейността ще бъде сформиран екип от 7 експерта с оглед на спецификата на дейностите по проекта. Екипът ще включва ръководител, координатор, експерт по проекта, експерт по консулски услуги, експерт по информационни технологии и счетоводител.
Екипът на проекта ще стартира работата по изпълнението на проекта с провеждане на първа работна среща. В периода на изпълнението на проекта ще се провеждат регулярни срещи и ще се следи за стриктното съблюдаване на проектното предложение и пълноценното изпълнение на проекта.
Ръководителят на проекта, заедно с координатора и експерта по проекта, ще изготви подробен план за действие. Екипът ще създаде и поддържа система за вътрешна комуникация.
Екипът ще отговаря за подготовката, комуникацията и координацията на всички необходими документи и доклади, изисквани от УО на ОПАК. Екипът изготвя техническите доклади по проекта – междинен и окончателен, заедно с подкрепящите документи, удостоверяващи реализацията на проекта.
Настоящата дейност ще се реализира в рамките на целия период на срока на договора за безвъзмездна финансова помощ (БФП).
Дейност 2. Подготовка и провеждане на тръжни процедури за избор на изпълнители по Закона за обществени поръчки. В рамките на дейност 2 ще бъдат разработени тръжните документи и избрани изпълнителите за реализиране на дейностите 3, 4, 5, 6, 7 и 8.
Дейност 2 ще включва следните етапи: подготовка на документация за избор на изпълнители; провеждане на процедурата за избора съгласно нормативните изисквания на ЗОП и сключване на договори с избраните изпълнители.
В процеса на подготовка и провеждане на процедурите за избор на изпълнители ще се спазват изискванията на Закона за обществени поръчки (ЗОП), ПМС № 69 от 2013 г. и указанията на ОПАК.
При провеждане на избора на изпълнители ще бъдат спазени принципите на публичност и прозрачност, свободна и лоялна конкуренция, равнопоставеност и недопускане на дискриминация.
Дейност 3. Анализ на нормативната уредба и практика в дирекция „Консулски отношения” по управление на качеството и информационните процеси на дейностите, свързани с административното обслужване на граждани и бизнес и предоставянето на електронни услу Дейността ще бъде осъществена от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Анализът ще включва прегледа на нормативната уредба и практика в ДКО. Той ще обхваща качество и информационните процеси на дейности по административно обслужване на граждани и бизнес, както и предоставянето на електронни услуги.
При разработването на анализа ще се следват принципите за всеобхватност, полезност и практичност.
Разработеният анализ ще бъде представен на дирекция „Консулски отношения” във връзка с последващото развитие на административното обслужване. Анализът ще бъде основа за последващите дейности по проекта.
Дейност 4. Разработване и внедряване на интегрирана система за управление на качеството съгласно международните стандарти ISO 9001:2008 и ISO 20000-1:2011 в Дирекция “Консулски отношения” на МВнР. Дейността ще бъде осъществена от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Стандартът ISO 9001:2008 е основата на „системите за управление” и е доказан успешен инструмент за осигуряване на ефективен процес на предоставяне на услуги. Фокусът е върху управлението на качеството на предлаганите от дирекция „Консулски отношения” административни услуги за гражданите и бизнеса.
Стандартът ISO 20000-1:2011 поставя изискванията за системите за управление на информационни услуги. Той е приложим за организациите, които предоставят и управляват електронни услуги и които искат да установят високо качество на съществуващото ниво на услугата.
Дейността ще премине през няколко основни стъпки, включващи:
1. Преглед на текущото състояние – налични управленски процеси и установяване на съответствие на процеси и системи с изискванията на стандартите;
2. Подготовка за внедряване на интегрирана система за управление на качеството – изготвяне на план за изграждане и внедряване, обхват на системата, основна политика за управление на качеството, определяне на процеси, роли и отговорности, идентифициране на ресурси;
3. Внедряване на интегрираната система – разработване на необходимата съпътстваща документация (ръководства, правила, заповеди и т. н.), контрол на риска, методика за измерване на ефикасността, план за управление на риска и др.;
4. Внедряване на приложен софтуер за управление на качеството за подобряване на отчетността по обслужването по въведените стандарти и автоматизиране и ускоряване на процесите.
5. Контрол на интегрираната система за управление на качеството – провеждане на вътрешни одити за покриване на изискванията по двата стандарта, отстраняване на евентуални несъответствия, оценка на готовността за провеждане на сертификационен одит.
Дейност 5. Сертифициране на интегрирана система за управление на качеството съгласно международните стандарти ISO 9001:2008 и ISO 20000-1:2011 в Дирекция “Консулски отношения” на МВнР. Дейността ще бъде осъществена от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Сертифицирането ще се извърши от акредитиран орган за сертифициране по двата стандарта за управление на качеството.
Основните етапи от процеса на оценка и сертификация на Системите за управление на информационните услуги, базирани на ISO 9001 и 20000-1 или т. н. сертификационен процес включва минимум две посещения на място във организацията, преди одобрението да бъде препоръчано.
Тези посещения включват следните основни стъпки:
1. Преглед на документацията и планиране. Целта е:
• установяване дали изискваните от стандарта процеси и документация на системата за управление са налице и внедрени, така че да е възможно извършването на стойностен първоначален одит;
• събиране на информация относно организацията, процесите и съставяне на план за протичането на сертифицирането;
• уточняване на обхвата и изискванията на одитиращия екип.
На този етап се установяват евентуалните слабости или пропуски в системата, които трябва да бъдат отстранени преди следващия етап на сертификационния одит.
2. Първоначална оценка
По време на извършването на оценката се дават констатации за предприетите мерки, обхвата за сертификация, ефективността на системата за управление по отношение осъществяването на политиката на организацията, включително стремеж към непрекъснато подобрение и удовлетвореност на клиентите, внедряването на мерките за управление на процесите за реализация на услугите, напредъка в постигането на целите, заложени в управленската програма, внедряването на методите, изисквани от системата за управление и поддържане на съответните записи, внедряването на мерките за наблюдение и измерване, участието и ангажираността на ръководството към системата за управление и ефективността на вътрешните одити, коригиращите и превантивни действия и процесите на преглед от ръководството.
След като сертификатът бъде издаден, следва да се извършват рутинни надзорни посещения за поддържане на одобрението. Целта им е да се потвърди, че одобрената система продължава да се поддържа, функционира и осигурява непрекъснати подобрения.
Дейност 6. Провеждане на съпътстващо обучение съгласно изискванията на внедрените системи за управление на качеството в дирекция „Консулски отношения”. Дейността ще бъде осъществена от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Обучението е съпътстващо предишните две дейности от настоящия проект. Обучението ще включва:
• Обучение на 60 служители;
• Обучение на 3 вътрешни одитори;
• Разработване и отпечатване на учебни материали.
Основен акцент в учебна програма ще бъде поставен върху следните теми:
• Същност и изисквания на стандарти ISO 9001:2008 и ISO 20000-1:2011, в т. ч.: термини и определения по качеството, стандарти за Системи за управление, въведение към системите за управление на качеството (СУК) и Системи за управление на услугите в информационните технологии (СУУИТ), основни принципи на управление, изисквания на стандартите, модел на СУК и СУУИТ, основан на процесите, процеси от СУК и СУУИТ;
• Разясняване на задачите по изграждане на СУК и СУУИТ, в т. ч. етапи по реалното изграждане на СУК и СУУИТ, задачи по етапи;
• Провеждане на анализ за състоянието по качество в организацията, в т. ч. цел на диагностичния одит, оценка за съответствие със стандартите, първоначален преглед на състоянието, етапи и практики по реалното изграждане на СУК и СУУИТ.
Дейност 7. Информация и публичност на проекта. Дейността ще бъде осъществена от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Дейност 7 включва мерки за информация и публичност във връзка с популяризиране на проекта, неговите цели и резултати. Дейностите за информация и публичността са съобразени с Приложение 13 към Насоките за кандидатстване.
В рамките на дейност 7 ще бъде реализирано следното:
1. Провеждане на встъпителна и заключителна пресконференции – 2 бр.
2. Публикации в пресата и електронните медии – 4 бр.
3. Публикувани плакати за популяризиране на проекта – 800 бр.
4. Публикувани дипляни за популяризиране на проекта – 2000 бр.
5. Изработени банер-фиксове за популяризиране на проекта – 7 бр.
6. Рекламни материали – торбички, тефтери, химикали, USB флаш памет – 800 бр.
7. Поставяне на информация за дейностите, целите и резултатите от проекта на интернет страницата на МВнР.
Дейност 8. Одит на проекта. Дейността ще бъде осъществена от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Изборът на одитор ще бъде направен при стартирането на проекта. Одиторът ще извършва междинни проверки с цел своевременно отстраняване на евентуални пропуски при изпълнението на проекта и спестяване на време за извършването на окончателния одит.
След извършването на независимия финансов одит, заключенията на одитора ще бъдат отразени в одитен доклад.
|