|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление Ще се сформира екип за управление, който ще се състои от следните позиции: ръководител, координатор, и счетоводител. Екипът ще следи за целесъобразното и законосъобразно провеждане на проектните дейности като комуникира с външните изпълнители и дава насоки и препоръки с оглед правилно реализиране на проекта. Екипът ще провежда регулярни срещи, на които ще се проследява напредъка на проекта и ще се вземат мерки за подобряване на работата, ако е необходимо. Членовете на екипа ще изготвят работен график за изпълнение на дейностите с цел оптималното постигане на заложените цели и резултати.
Също така екипът за управление ще има задачата да докладва пред УО на ОПАК напредъка на проекта като съставя Междинни и окончателни технически доклади. Наред с това е важна функцията за вътрешен мониторинг, който екипа за управление ще изпълнява.
Дейност 2: Изготвяне на функционален анализ на администрацията на община Ракитово По тази дейност ще бъде проведен функционален анализ на администрацията на община Ракитово в съответствие с изискванията, залегнали в Насоките за кандидатстване по настоящата процедура, който ще се базира върху Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени по проекта на МДААР по подприоритет 1.1.
Функционалният анализ ще направи обективна оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на общинската администрация чрез използването на различни методи като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение , експертни оценки и др. При провеждането на функционален анализ ще се дефинират конкретни цели с оглед съществуващата структура на администрацията и свързаните процеси, идентифицираните проблемни области, търсените промени и въздействие. Като цяло могат да бъдат дефинирани няколко основни цели на функционалния анализ:
• Подобряване на обслужването и удовлетвореността на клиентите (т.е. потребителите на услугите на конкретната администрация);
• Идентифициране на начини за намаляване на разходите;
• Намаляване на размера и обхвата на структурите на публична администрация;
• Идентифициране на функции и услуги, които могат да бъдат децентрализирани или премахнати;
• Осигуряване на по-висока ефикасност на дейността на администрацията.
Основните етапи за провеждане на функционален анализ, които са описани в методологията и които се предвиждат в проекта по настоящата процедура, включват:
• Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност);
• Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение);
• Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни);
• Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ). Този последен етап също е задължителен за бенефициентите с цел гарантиране на устойчивост, която се следи от УО на ОПАК и след приключване на изпълнението на проектите.
Резултатите, които очакваме да постигнем след провеждането на функционалния анализ, са:
• Препоръки и план за оптимизиране на функциите и организационното структуриране на администрацията
• Препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията
• Препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността
Дейност 3: Провеждане на информационна кампания за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ Дейността предвижда провеждане на две кръгли маси като форуми за обществено обсъждане. Първата ще информира целевата група за предстоящия функционален анализ, а втората ще комуникира резултатите от анализа със заинтересованите страни. В събитията ще вземат участие по 20 участника, за които ще бъдат предвидени работни материали и кафе-паузи.
Дейност 4: Предложения за промени в нормативни документи на общината Дейността ще бъде част от процеса на оптимизирането на структурата на общинската администрация. Промените в нормативни документи на общината са естествено продължение на препоръките и мерките, изведени в проведения функционален анализ. В този смисъл ще бъдат разработени предложения за актуализация на някои вътрешни актове на общината. Тези документи са устройствен правилник, заповеди, инструкции, наредби и вътрешни правила. Проектите на документи, които ще бъдат разработени, ще послужат за да бъдат приложени на практика формулираните в анализа стъпки за оптимизиране на функциите и организационното структуриране по Дейност 2.
В рамките на дейността ще се изготвят цялостни проекти на вътрешни нормативни актове на община Ракитово, които ще бъдат съгласувани с нейното ръководство. Ще бъде заложено като изискване към изпълнителите на дейността да се имплементират мерките, идентифицирани по дейност 2, като използват адекватни правно-технически методи, които отразяват динамиката в работните процеси, а не са механични и декларативни правила, които нямат логическа връзка и механизми за контрол. Специално внимание ще се обърне на проекта за устройствен правилник на общината, които следва да бъде подложен за гласуване от Общинския съвет.
Дейност 5: Разработване и въвеждане на стратегия за организационно развитие Стратегията е базисен документ, който ще бъде прилаган като инструмент при организационното развитие на администрацията с максимална ефективност и въздействие. Оптимизирането и подобряването на работните процеси не е еднократен акт, а дългосрочен процес, който се нуждае от планов документ с ясно заложени цели и мисия. Документът ще формулира конкретни, постижими и измерими цели и ще опише стъпките за действие и необходимите за изпълнение ресурси.
Стратегия ще бъде изготвена в съответствие с Методологията за стратегическо планиране, одобрена на заседанието на Съвета за административната реформа, проведено на 28 април 2010 г. Стратегията ще е краткосрочен документ за срок от 1 до 3 години. Чрез въвеждането на стратегията ще бъде поет ангажимент от общинското ръководство и от общинския съвет за изпълнение на плана за действие, изготвен в рамките на функционалния анализ по Дейност 2. Преди да бъде въведена стратегията ще бъде публикувана за обществено обсъждане в Портала за обществени консултации www.strategy.bg). Документът ще бъде структуриран по следния начин:
- Анализ на текущото състояние;
- Визия за развитието на администрацията;
- Водещи принципи при изпълнение на стратегията;
- Стратегически цели на администрацията;
- Дейности за постигане на целите, необходими ресурси и индикатори за изпълнение;
- Очаквани резултати от изпълнението на предвидените дейности;
След въвеждането на Стратегията за организационно развитие ще бъде приложен механизъм за наблюдението и отчитането на нейното изпълнение. Този механизъм ше има за цел да проследи постигането на индикаторите, а също така и дали използването на отпуснатите финансови средства е било адекватно на постигнатия напредък в посока към очакваните резултати. Чрез този етап ще се даде оценка каква промяна е настъпила спрямо базисните условия преди въвеждането на стратегията.
Дейности 6: Дейности по информация и публичност Дейността има за цел да популяризира и представи целите и дейностите по проекта сред широк кръг лица и медии. Дейността ще стартира с процедура за избор на изпълнител. Дейността включва подготовка и реализация на следните мероприятия и материали:
- Откриваща пресконференция за запознаване на всички заинтересовани страни с целите и планираните дейности по проекта
- Рекламни брошури
- Рекламни дипляни
- Публикации в регионалната преса
- Закриваща пресконференция за запознаване на всички заинтересовани страни с резултатите и ефекта по проекта
Заедно с посочените по-горе мерки за информираност, ще осигурим и достъп до навременна и пълна информация за хода на проекта, достъпна на нашата интернет страницата. При провеждането на дейностите за информация и публичност ще бъдат спазени всички изисквания на Приложение 13 „Технически характеристики на мерките за информация и публичност” от Насоките за кандидатстване.
|