|
Дейности:
|
Дейност №1 „Изготвяне на тръжна документация и провеждане на процедури по реда на ЗОП” Община Попово ще възложи на външна фирма-изпълнител, разработването на тръжни документации за процедури, които ще се проведат по реда на Закона за обществените поръчки (ЗОП). Външната фирма-изпълнител ще подготви документация, ще бъдат обявявани и проведени процедурите за изпълнители на дейностите по извършване на Функционален анализ и разработването и/или актуализацията на вътрешните документи и обученията на служителите от администрацията.
Дейност №2 „Извършване на функционален анализ, чрез прилагане Единната методология за провеждане на функционален анализ” Ще бъде извършен функционален анализ от екип включващ – външни експерти, като експерти от администрацията и кмета на Общината ще осъществяват контрол върху изпълнението на цялата дейност.
Функционалният анализ ще се разработи на база Единната методология за провеждане на функционален анализ.
Същността на предвидения функционален анализ е да се извърши оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на общинската администрация чрез използването на различни методи като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки.
Основните етапи при провеждането на функционалния анализ са:
1. Планиране и подготовка на функционалния анализ – сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност;
2. Провеждане на функционалния анализ – анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране на области за подобрение, формулиране на предложения за подобрение;
3. Приключване на функционалния анализ – приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие, изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни;
4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението – анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност за резултатите от проведения функционален анализ;
За провеждането на функционалния анализ ще бъдат използвани следните методи:
-Проучване на документи и информация;
-Анкетни проучвания;
-Интервюта с ръководители и служители от администрацията;
-Провеждане на фокус групи. Фокус групите ще бъдат две – от представители на ръководния състав и от служители. Те ще се състоят от по 10 човека. Фокус групите ще обсъдят работния вариант на направения анализ и получените резултати, след което изпълнителят ще пристъпи към окончателното им изготвяне;
-Експертна оценка, използвана на всеки етап от анализа.
Дейност №3 „Провеждане на кръгли маси за дискусия след приключване на функционалния анализ” Провеждане на кръгла маса за дискусии и оценка на направените препоръки в Доклада от разработения функционален анализ и запознаване с Общия план за действие, изготвен от екипа в Дейност №2 „Извършване на функционален анализ, чрез прилагане Единната методология за провеждане на функционален анализ”
След приключването на функционалния анализ ще бъде проведена кръгла маса за дискусии с всички заинтересовани страни:
1.Вътрешни – вътрешните експерти в администрацията, директорите на дирекциите, ръководителите на отделите и звената, кмета на Община Попово, главния секретар.
2.Външни - представители на други функционално свързани администрации; експерти, участвали в изготвянето на функионалния анализ.
На обсъждането, ще представят основните констатации, областите и предложенията за подобрение, както и плана за действие за тяхното изпълнение. Подготвеният доклад ще бъде предоставен за мнение на лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на администрацията, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие.
Във връзка с това ще бъдат разпечатани 30 копия от Окончателния доклад и разработения План за действие, предназначени за участниците в кръглата маса.
Целта на проведената кръгла маса е да бъдат представени резултатите от доклада за извършения функционален анализ на Общината, както и да бъдат дискутирани направените предложения за промени във функциите на администрацията и всички и стратегически и нормативни документи.
Идентифицираните области и предложенията за подобрения трябва да бъдат оценени от гледна точка на тяхната значимост, ресурсите, които са необходими, определените акценти на функционалния анализ, за да се изпълнят и очакваните резултати. Въз основа на направената оценка следва да се определят областите и предложенията с най-голям приоритет, към които следва да насочи вниманието си администрацията при изпълнението на направените препоръки, включени в окончателния доклад от извършения анализ.
Дейност №4 „Разработване и/или актуализация на нормативни, стратегически и други документи, методологии, вътрешни правила и процедури” Въз осонова на резултатите от финкционалния анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, както и взетите решения от проведените дискусии, дейността ще включва две поддейности:
4.1 Разработване и актуализация на вътрешни правила в Общинска администрация – гр. Попово
4.2 Актуализация в съответствие с националната и европейската нормативна база на вътрешните, нормативни и стратегически документи
Новоразработените и актуализираните документи ще бъдат разпечатани и разпространени в съответните дирекции, отдели и звена.
Дейност №5 „Провеждане на съпътстващи обучения на служителите в администрацията” След направения функционален анализ, взетите решения, актуализирането и разработването на вътрешните документи ще бъде проведено еднодневно обучение на 40 служители в администрацията, които са пряко заинтересовани от направените промени във вътрешните документи.
Ще се представят подробно промените във вътрешните документи и разработените нови вътрешни правила. В рамките на дейността служителите от общинската администрация ще бъдат обучени да прилагат актуализираните и новоразработени документи. Обучението ще се състои в зала на Община – Попово, ще бъде осигурена, необходимата мултимедийна техника. Ще бъдат подготвени обучителни материали, за провеждане на обучението:
- Папка с логото и информация за проекта;
- Химикалки
- Кетъринг
- 2 кафе паузи
- флаш памет, с всички промени във вътрешните документи на администрацията
- бележници с логото и информация за проекта
- значки за участниците в обучението, с логото на ОПАК и надпис „Аз съм ефективен”.
Дейност №6 „Информация и публичност” Разгласяване на проекта, обхвата на услугите и дейностите, чрез провеждането на информационна кампания и разпространението на информационни материали, в т.ч.:
- Провеждане на две пресконференции, една по повод стартирането на проекта и една за оповестяване резултатите от реализацията му;
Тази фаза се състои в организиране на пресконференцията, а именно подготвяне на списък с участници, зала, организиране на кафе пауза, подготвяне и изпращане на покани, подготвяне на мултимедийни презентации, покана до медиите. Потенциален брой на участници – 30.
- Подготовка на 60 комплекта материали (папки, химикалки, CD, USB флаш памет, бележници) за участниците в пресконференциите
- Изработване и поставяне на информационна табела в сградата на Общинска администрация - Попово.
- Отпечатване и разпространение на информационни брошури за целите и дейностите по проекта – 500 бр.
- публикуване на 5 съобщения в регионално печатно издание:
- излъчване на видеорепортаж в местната кабелна телевизия при приключване дейностите на проекта.
- публикуване на информация за проекта на интернет страницата на Община Попово.
- Изработване и поставяне на информационни плакати- 50 бр;, съдържащ името на проекта, както основната и специфичните цели. Плакатите ще бъдат разпространени на публични места, както и в залите за провеждане на кръглата маса и в залата за провеждане на съпътстващото обучение на служителите;
- Изработване на 50 мъжки вратовръзки и 50 дамски шала за служителите от общинската администрация в цветовете и с логото на Оперативната програма;
- Изработване на 100 броя подложки за мишки /mousepads/ с отпечатани: името на проекта,както и логото и слогана на Оперативната програма „Административен капацитет”, които ще бъдат раздадени на служителите.”
|