|
Дейности:
|
Дейност 1: Управление на проекта Ще бъде сформиран екип за управление на проекта, който ще се състои от Ръководител, Kоординатор и Счетоводител, които разполагат с опит и квалификация, отговарящи на нуждите на проекта.
В рамките на тази дейност ще бъдат организирани и проведени срещи на екипа за управление, за разпределяне на конкретните задачи и отговорности, както и за разработване на детайлизиран план за изпълнение на проекта.
По време на изпълнението на проекта ще бъде провеждан ежемесечен мониторинг, като при констатация на отклонение от предварително планираните параметри, ще се извършва своевременно проучване на причините за него и ще се вземат мерки за отстраняването му.
Част от задълженията на екипа за управление на проекта включват изготвянето на междинни технически доклади и финансови отчети за напредъка по проекта и финален технически доклад и финансов отчет след приключване на дейностите по проекта.
С особено внимание ще се следи правилното попълване и поддържане на Досието на проекта.
Дейност 2: Подготовка и провеждане на процедури за избор на изпълнители за дейности по проекта В рамките на тази дейност ще се осъществи подготовката и провеждането на необходимите процедури за възлагане на обществени поръчки. Дейността ще бъде възложена на външeн изпълнител.
Изпълнителите ще се избират при спазване на принципите публичност и прозрачност; свободна и лоялна конкуренция; равнопоставеност и недопускане на дискриминация. Видът на всяка конкретна процедура ще бъде съобразен с изискванията на Закона за обществени поръчки /ЗОП/ и стойност за съответната дейност, предвидена в бюджета на проекта.
За постигане целите на проекта ще бъдат проведени следните процедури за възлагане на обществени поръчки по реда на ЗОП за избор на външни изпълнители за:
1) Подготовка и провеждане на предвидените тръжни процедури.
2) Извършване на функционален анализ на Община Искър по Единната методология, разработване на административни и организационни мерки за подобряване на работните процеси и административната ефективност и провеждане на съпътстващо обучение;
3) Осъществяване на мерките за визуализация и публичност по проекта;
С избраните изпълнители ще бъдат подписани съответните договори. След сключване на договорите ще се пристъпи към изпълнение на дейностите, предвидени в проекта.
Дейност 3: Извършване на функционален анализ Дейността предвижда извършване на функционален анализ на Община Искър чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ на административните структури.
В рамките на функционалния анализ ще бъде извършено изследване и оценка на релевантността на функциите, организационното структуриране, ефективността и ефикасността от дейността на общинската администрация чрез използването на различни методи: проучване, събиране и анализ на информация и документи, анкетни проучвания, наблюдения, сравнения, интервюта, фокус групи и експертни оценки.
Функционалният анализ ще се извърши на 4 етапа:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ.
На този етап ще се сформира екип, който ще извърши функционалния анализ и ще включва ръководители и служители от местната администрация и външни експерти (осигурени от изпълнител на обществена поръчка, избран по реда на ЗОП), които да осигурят външна експертиза, обективна и независима гледна точка при анализа. Предвижда се в рамките на планирането и подготовката на
функционалния анализ да бъдат дефинирани заинтересова-ните страни; уточнен акцентът на анализа с оглед на неговите конкретни цели и очакваните резултати; изготвен времеви график и разпределени отговорностите между членовете на екипа в зависимост от техните компетентности; определени начините за комуникация и гарантиране на ангажираност на служителите и всички заинтересовани страни. Ще бъде изготвен комуникационен план, чрез който да се поддържа информираността на заинтересованите страни на всеки един етап от изпълнението на функционалния анализ. Комуникационния план и ефективното му прилагане са от ключово значение за успешното провеждане на функционалния анализ, защото предполагат правилно комуникиране на целта на анализа с целевите групи и заинтересовани страни и съответно активното им включване в дейностите.
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ
По време на този етап ще бъдат извършени три групи взаимосвързани дейности:
• анализ на текущото състояние на административната структура по отношение на релевантността на функциите, на ефективността и на ефикасността от дейността;
• идентифициране на области за подобрения въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние, както и визията за бъдещото развитие на общинската администрация;
• формулиране на конкретни предложения/препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области.
Методите, които ще се използват включват: събиране, проучване и анализ на документи и информация, попълване на въпросници, провеждане на интервюта, фокус групи.
Етап 3: Приключване на функционалния анализ
Изпълнението на етап 3 ще се базира на резултатите от етап 2 и ще включва следните дейности: приоритизиране на областите и предложенията за подобрение въз основа на оцененка от гледна точка на тяхната значимост, ресурсите, които са необходими и определените акценти на функционалния анализ; изготвяне на План за действие, който ще определи начина, по който ще бъдат изпълнявани препоръките, кой ще отговаря за изпълнението на дадена препоръка, какво ще бъда направено, за да се осъществи препоръката, как и кога ще бъде извършено всяко действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане на проекта на доклада с представители на Възложителя, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението
На този етап длъжностните лица, определени от Кмета на общината ще извършват наблюдение и преглед на напредъка по изпълнение на Плана за действие и на шестият месец ще представят на ръководството доклади за изпълнение на препоръките, които ще са достъпни за заинтересованите страни и обществеността. По този начин ще се осигури публичност на резултатите от функционалния анализ и ще се постигне интегриране на Плана за действие от функционалния анализ в регулярната система за управление на изпълнението в администрацията, което е гаранция за устойчивост на постигнатите резултати.
Дейност 4 Подобряване на организацията на работа в общинска администрация Искър В рамките на тази дейност се предвижда да бъдат разработени конкретните административни и организационни мерки за подобряване на работните процеси и административната ефективност като въз основа на препоръките, залегнали в Плана за действие и когато мярката го изисква ще се изготвят, променят и актуализират документи.
Процесът по подготовка на внедряването на тези мерки в дейността на Община Искър ще се осъществява по реда на техния приоритет, така както са определени от екипа, провел анализа.
В зависимост от идентифицираните проблемни области и въз основа на направените предложения ще бъдат предприети съответните действия в посока на:
• Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствения правилник на администрацията;
• Оптимизиране на структурата и преразпределяне на функции и дейности между отделните звена с цел избягване на дублиране и постигане на по-висока ефективност, ефикасно и икономичност;
• Подобряване на организацията, работните процеси и координацията чрез разработване на методологии, вътрешни правила и процедури; инструкции и наръчници за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на организацията; стратегии за организационно развитие, модели за управление на промените; механизми за оценка на ефикасността и ефективността на общинската администрация; индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението.
Във връзка с изготвянето и актуализацията на различните документи, регламентиращи и осигуряващи методически и организационно дейността на общинската администрация ще бъдат сформирани необходимите работни групи и проведени работни срещи.
Процесът по извършване на мониторинг и преглед на напредъка по изпълнение на Плана за действие ще се осъществява в рамките на Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението от Дейност 3 на проекта.
След като бъдат определени мерките за подобрение и изготвени и актуализирани спрямо това съответните документи на общината (нормативни документи, системи за управление, правила, процедури, ръководства и други инструменти) и преди да се пристъпи към тяхното внедряване ще се проведе запознаване /обучение/ на служителите от общинската администрация с нововъведените документи.
За да се осигури процесът на внедряване и поддържане на системите за управление и организационно усъвършенстване в Община Искър, служителите на общинската администрация ще преминат съпътстващо обучение, по време на което ще придобият необходимите знания и практически умения за използване и прилагане на разработените документи за управление и развитие на организацията. Обучението ще допринесе за постигане на адекватно на съвременните стандарти ниво на местния административен капацитет.
Предвижда се провеждането на 2 еднодневни обучения, които ще се проведът от експертите, участвали в анализа.
Обученията ще се проведат по предварително разработена програма и график за провеждане, като служителите ще бъдат разделени на групи.
По този начин, посредством проведените обучения по проекта, ще се повиши административния капацитет на местната администрация в посока създаване на организационна култура за използване на иновативни механизми за повишаване на ефективността и ефикасността на административната дейност.
За нуждите на оценката на ефективността на проведеното обучение ще се използват въпросници за оценка на придобитите знания и за оценяване степента на удовлетвореност на първоначалните очаквания и обучението като цяло. По отношение на участниците в обученията ще бъде прилаган принципа на равните възможности.
Дейност 5: Информация и публичност по проекта В рамките на проекта се предвижда провеждане на 2 конференции в гр. Искър пред обществеността за представяне на проекта (в началото) и за популяризиране на резултатите от проекта (в края на проекта). На конференциите ще бъде оповестено, че проектът се финансира от ОПАК и ще бъдат спазени изискванията за визуална идентификация.
За популяризиране на проекта ще бъдат изготвени следните информационни материали:
• Информационна брошура
Брошурата ще бъде издадена в началото на проекта в тираж 100 бр. – за представяне на целите, дейностите, очакваните резултати от проекта и безвъзмездната финансова помощ от ЕС и в тираж 100 бр. в края на проекта за представяне на постигнатите резултати. Тя ще бъде разпространена сред заинтересованите страни и ще бъде оформена в съответствие с изискванията за визуална идентификация на ЕС.
• Информационна табела – 1 бр. Табелата ще бъде поставена на видно място в сградата на общинската администрация. Ще предоставя информация за наименованието на проекта, финансовия принос на Общността, както и периода на изпълнение на проекта и др.
• Банери – 2 бр.;
• 100 папки;
• 100 химикалки.
Всички информационни материали ще съдържат текст указващ, че проектът се изпълнява с подкрепата на Европейския съюз и Националния бюджет на Република България. Те ще включват също флага на ЕС, названието “Европейски съюз”, логото и слогана на ЕСФ – “Европейски социален фонд. Инвестиции в хората”, името на Оперативна програма “Административен капацитет”, логото и слогана на ОПАК – “ОПАК. Експерти в действие”.
|