|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация, изпълнение и управление на проекта – спомагателни дейности Спомагателните дейности ще осигурят изпълнението на поставените цели, планирано протичане на дейностите, подходящ контрол и успешно финализиране на проекта.
1.1. Мобилизация на екипа
В рамките на тази поддейност ще се назначи Екип за организация, изпълнение и управление на проекта (наричан по-долу „ЕОИУП”), който ще бъде отговорен за качествено и законосъобразно изпълнение на заложените в проекта дейности и реализация на конкретните цели.
В изпълнение на 1.1. „Мобилизация на екипа” ЕОИУП ще се изготви:
- Ефективна система за вътрешен мониторинг, контрол и докладване, която ще включва методи, регламенти, правила, процедури, техники, функционални характеристики на участниците и други по управление на проекта. Ще се осъществява вътрешна оценка периодично по време на изпълнението на всяка дейност, както и след приключване на проекта. На различни етапи от реализацията на проектните дейности ще се използват различни методи за оценка на степента на изпълнение на проекта - осъществяване на оперативни (ежедневни и месечни) и периодични (тримесечни) процедури: постигани резултати, планираните цели, проведени наблюдения и оценки за хода на проекта, формуляри за обратна връзка от участници и др., медийно отразяване, одити и др. инструменти за “мониторинг”, “анализ“ и “контрол“, които очертават зоната на “разумно - допустимият риск”, в която ще се движи изпълнението на проекта, за да се гарантират неговата предвидимост и устойчивост;
- Делегирани индивидуални правомощия и отговорности по изпълнение на проекта (специално формирана управленска и изпълнителска структура – Екип за организация, изпълнение и управление на проекта (ЕОИУП): Ръководител – 1 бр., Координатор – 1 бр., Счетоводител – 1 бр., Технически сътрудник – 1 бр.). ЕОИУП е описан подробно в т.4, буква „в” от Формуляра;
- Предложение за представители от общинска администрация и общински съвет – град Мадан, както и от структури на гражданското общество на територията на община Мадан, които да бъдат включени в персоналния състав на Консултативна група (наричана по-долу „КГ”) по проекта. Предложението за членове на КГ, ще бъде разработено на база изготвения Анализ на заинтересованите страни (Дейност 2;2.1). Съгласно идентифицираните заинтересовани страни, ще бъдат излъчени горецитираните представители, които ще вземат участие в актуализирането на действащи планови документи и разработването на нови такива;
- Актуализация на предвиденото в условията на подписания договор за безвъзмездна финансова помощ и изготвяне на корекционен времеви план – график за реализацията на дейностите по проекта и план за разходване на средствата, съгласно одобрения бюджет от Договарящия орган.
В рамките на първия месец ЕОИУП ще съдейства при организирането и провеждането на Встъпителна пресконференция по стартирането на проекта, финансиран по ОПАК 2007-2013 г., съфинансиран от ЕС чрез Европейския социален фонд. На пресконференцията ще бъдат поканени представители на всички заинтересовани страни. Ще бъде изготвено прессъобщение за представянето на проекта, което да бъде публикувано в различни медии и ще бъдат спазени всички изисквания за осигуряване на информация и публичност.
1.2. Отчитане на проекта
Дейността е стандартна за изпълнението и финализирането на всеки проект. Сформирането на екип от специалисти с подходяща квалификация и опит, и подходящо разпределение на функциите между тях ще създаде предпоставки за успешното изпълнение на проекта, което ще гарантира постигането на заложените специфични цели. В съответствие с изискванията на Договарящия орган ЕОИУП ще изготвя и представя регулярно Технически доклади и Финансови отчети.
По време на последния месец от осъществяване на проекта ЕОИУП ще осъществи всички отчетни дейности, свързани с неговото приключване, които включват:
Изготвяне на окончателния доклад в съответствие с Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, окомплектован с всички съпътстващи документи;
Архивиране на материалите по проекта по начин, гарантиращ спазване на изискванията за последващ контрол и мониторинг на изпълнението на проекта от отговорните институции;
Адаптиране на изготвените модели, свързани с финансово икономическите анализи за целите на планирането и разработването на последващи проекти.
Включването в графика за изпълнение на проекта на дейностите по приключване на проекта позволява предварителното планиране и точно спазване на изискванията за архивиране и съхранение на информацията в двата ясно разграничими етапа:
изпълнение на проекта;
съхранение на изготвените разработки по начин, позволяващ тяхното последващо използване, мониторинг и контрол.
Тази дейност се явява заключителна и същата гарантира устойчивост на създадените предпоставки за успешно прилагане на изготвените правила и методики за мониторинг, контрол и последваща оценка при изпълнението на конкретните политики от ОбА – Мадан.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 1.1. и 1.2.: края на 9-ти месец от началото на проекта.
1.3. Сключване на договор с външен изпълнител с предмет: „Разработване на документации, включително проект на договори за възлагане на поръчки на външни изпълнители в съответствие със ЗОП”
Още през първия месец ЕОИУП ще подготви техническо задание, вкл. проект на договор. След съгласуването им ще сключи договор с Изпълнител с предмет: „Разработване на документации, включително проект на договори за възлагане на поръчки на външни изпълнители в съответствие със ЗОП”, както следва:
Извършване на услуга с предмет: „Проучвания, изследвания, анализи и разработване на общински планови документи”. Предвижда се това да се извърши чрез публична покана съгласно чл. 14, ал. 4 от ЗОП. Поръчката ще обхваща две обособени позиции;
Извършване на услуга с предмет: „Извършване на независими оценки на действащи и нови общински планови документи”. Предвижда се това да се извърши чрез директно сключване на договор за услуга съгласно чл. 14, ал. 5 от ЗОП;
Извършване на услуга с предмет: „Въвеждане на механизми за мониторинг и контрол на изпълнението на общински политики”.Предвижда се това да се извърши чрез директно сключване на договор за услуга съгласно чл. 14, ал. 5 от ЗОП;
Извършване на услуга с предмет: „Информация и публичност за конкретните цели, дейности и резултати по проекта”. Предвижда се това да се извърши чрез директно сключване на договор за услуга съгласно чл. 14, ал. 5 от ЗОП;
ЕОИУП ще подпомага работата на Изпълнителя като съгласува предварително включените в тръжните документации - обхват на работа, предлагани срокове, плащания, права и задължения към бъдещите изпълнители на обществените поръчки, съобразно предвидените в проекта дейности, план-график, индикатори и бюджетна рамка. ЕОИУП ще разгледа изготвените тръжни документации, ще ги съгласува с правно-обслужващия общината и ще предложи на кмета на община Мадан да одобри разработените тръжни документи и да заплати работата на изпълнителя съгласно договорните условия. След одобрението им ще се изготви приемателно-предавателен протокол.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 1.2.: 1- ви и 2-ри месец след началото на проекта.
1.4. Избор на Изпълнители и сключване на договори по възлагане на поръчки на външни изпълнители в съответствие със ЗОП
Дейността ще се извърши от Кандидатстващата организация/ЕОИУП след приемане на разработките по дейност 1.3.
Кандидатстващата организация/ЕОИУП провежда процедурите за избор на Изпълнители и сключва следните договори:
А. За Изпълнител по договора за услуга с предмет: „Проучвания, изследвания, анализи и разработване на общински планови документи”:
Обособена позиция 1: „Планиране и консултиране на действащи общински планови документи – подготвителни дейности”:
Изготвяне на Анализ на заинтересованите страни;
Набиране на информация за периода 2007-2012 г. за целите на актуализацията/ разработването на Общинския план за развитие;
Провеждане на проучване чрез въпросници сред населението в община Мадан за набиране на информация за оценка на План за развитие на община Мадан за периода 2007 – 2013 г. и за идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети;
Организиране и провеждане на обществена дискусия/форум сесии, водена от професионален Модератор, относно изпълнението на действащия план за развитие и за идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети.
Обособена позиция 2: ”Разработване и приемане на нови общински планови документи, които ще действат през следващия програмен период 2014 – 2020 година”:
Изготвяне на анализите, необходими за разработване на План за развитие на община Мадан за периода 2014-2020 г., вкл. SWOT анализ, визия, приоритети и цели;
Организиране и провеждане на обществена дискусия/форум сесии, водена от професионален Модератор, относно изготвена предварителна оценка на общинския план и разработените аналитични документи;
Разработване на окончателен вариант на План за развитие на община Мадан за периода 2014-2020 г., включително мерки и дейности, индикативна финансова таблица, индикатори за наблюдение и оценка на ОПР и Програма за реализация на плана;
Организиране и провеждане на обществена дискусия/форум сесии, водена от професионален модератор с участието на всички заинтересовани страни в община Мадан.
Б. За Изпълнител по договор за услуга с предмет: „Извършване на независими оценки на действащи и нови общински планови документи”:
Извършване на независима оценка на изпълнявания План за развитие на община Мадан за периода 2007-2013 година;
Извършване на независима предварителна оценка на План за развитие на община Мадан за периода 2014-2020 г.
В. За Изпълнител по договор за услуга с предмет: „Въвеждане на механизми за мониторинг и контрол на изпълнението на общински политики”:
Разработване на правила и методики за мониторинг, контрол и последваща оценка при изпълнението на конкретните политики от общинска администрация – Мадан;
Организиране и провеждане на обучение по „Прилагане на въведените правила и методики за мониторинг, контрол и последваща оценка при изпълнението на конкретните политики от общинска администрация – Мадан” за двадесет участника с продължителност три (3) дни.
Г. За Изпълнител по договор за услуга с предмет: „Информация и публичност за конкретните цели, дейности и резултати по проекта”:
Организиране и провеждане на Встъпителна и Заключителна пресконференция по проекта – 2 броя;
Предпечатна подготовка и печат на информационни брошури - 1 000 броя / при стартиране на проекта и при приключване на проекта по 500 бр./;
Изработване на банер - 1 бр., който съдържа флага на ЕС и думите Европейски съюз; логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”; логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората” и името на проекта.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 1.3.: 1-ви и 2-ри месец след началото на проекта.
Дейност 2. Планиране и консултиране на действащи общински планови документи – подготвителни дейности Активното участие на ЕОИУП/Бенефициента в реализацията на обществените поръчки е от ключово значение, тъй като създава предпоставки за успешно изпълнение на дейността и постигане на поставените цели.
По отделни задачи функциите на Изпълнителя на обществената поръчка от една страна и на ЕОИУП и Консултативната група от друга, са както следва:
2.1. Изготвяне на анализ на заинтересованите страни.
За по-ефективно включване на гражданите и всички заинтересованите страни в процеса на планиране и за успешно прилагане на принципа на партньорство ще се изготви Анализ на заинтересованите страни. Привличането на вниманието на заинтересованите страни и гражданското общество е важен етап за формиране на позитивни обществени нагласи и активна гражданска позиция относно участието им в процеса на планиране и осигуряване на обществена подкрепа за реализацията на настоящото проектно предложение.
След изготвянето на анализа, ще бъдат излъчени поименно представители на различните идентифицирани групи на територията на общината, които са преминали обучението в дейност 4 и ще участват в Консултативната група. Кметът на община Мадан ще издаде нарочна Заповед, която ще официализира специалната Консултативна група, наричана по-долу за краткост „КГ”.
Изпълнител: Изготвяне на анализ на заинтересованите страни, който да включва идентифициране на всички заинтересовани субекти и изясняване на тяхното отношение и възможно влияние върху разработването и прилагането на политики на общинско ниво.
ЕОИУП: Оказване на съдействие при идентифициране на заинтересованите страни и тяхното влияние. Одобряване на изготвения анализ – технологията за одобрение на изготвен документ за всички дейности е еднаква и включва предаване на изготвения вариант от Изпълнителя на ръководителя на ЕОИУП. Ръководителят представя изготвения документ на останалите членове на ЕОИУП за получаване на становища и коментари. Следва приемането на изготвения материал.
КГ: Ще се официализира със Заповед на Кмета на община Мадан. Същата ще взема активно участие в реализация на дейностите по проекта.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 2.1.: от 2-ри месец до края на 4-ти месец от началото на проекта.
2.2. Набиране на информация за периода 2007-2012 г. за целите на актуализацията/ разработването на Общинския план за развитие.
Изпълнител: Набиране на информация за периода 2007-2012 г. в следните области (примерен, неизчерпателен списък): икономическо развитие, техническа инфраструктура, демографско развитие, доходи, пазар на труда, образование, здравеопазване, социални услуги, опазване на околната среда, местни финанси и бюджет, институционален капацитет, външна среда и др. Освен статистическа информация, изпълнителят ще проучи максимално широк набор от документални източници – проекти, стратегически и политически документи, доклади, анализи и др., които имат отношение към предмета на обществената поръчка. Анализ на количеството и качеството на набраната информация. Ако по време на анализа се установи, че не е възможно да се съберат данни за даден(и) показатели(и) или такава не е налична, изпълнителят трябва да предложи на Възложителя релевантна методика за извършване на съответния анализ.
ЕОИУП: Оказване на съдействие за набиране на необходимата информация. Одобряване на изготвените документи.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 2.2.: от 2-ри месец до края на 4-ти месец от началото на проекта.
2.3. Провеждане на проучване чрез въпросници сред населението в община Мадан за набиране на информация за оценка на План за развитие на община Мадан за периода 2007 – 2013 г. и за идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети.
Изпълнител: Изготвяне на въпросниците и представителна извадка, включваща обработване и анализ на получените резултати. Чрез това проучване трябва да се набере информация за състоянието на местните услуги, удовлетвореност и информираност за тях; идентифициране на проблемите в общината и тяхната приоритизация; проучване на общественото мнение за адекватността на направените изводи в SWOT анализа на действащия общински план; оценка на населението за адекватността на формулираните цели в действащия план за развитие на община Мадан и тяхната приоретизация, съществуващи проблеми и потребности/очаквания/намерения на населението и др. Предвидено е проучването да се извърши на основата на изготвен въпросник, който ще бъде попълнен от индикативно 500 души.
ЕОИУП: Приемане на съдържанието на въпросника. Съдействие при набиране на информацията. Одобрение на представените материали, свързани с обработката и анализа на получените анализи.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 2.3.: от 3-ти месец до края на 4-ти месец..
2.4. Организиране и провеждане на обществена дискусия/форум сесии, водена от професионален модератор, относно изпълнението на действащия план за развитие и за идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети.
Изпълнител: Организиране и провеждане на обществена дискусия/форум сесии, водена от професионален Модератор с представители на бизнеса, структури на гражданското общество, общинската администрация и общински съвет и др. Изготвяне на представителна извадка, обработване и анализ на получените резултати. Планирано е участие в организираното мероприятие да вземат общо около 30 души.
ЕОИУП: Съдействие при организацията, приемане и одобрение на представените материали, свързани с провеждане на дейността.
КГ: Участва пряко в дейността, дава експертни становища.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 2.4.: от 4-ти месец до края на 5-ти месец от началото на проекта.
2.5. Извършване на независима оценка на изпълнявания План за развитие на община Мадан за периода 2007-2013 година на базата на набраната информация в предходните дейности.
Изпълнител: Оценката „междинна” на изпълнявания Общински план, ще бъде изготвена въз основа на получената количествена и качествена информация, набрана в резултат от изпълнението на предходните дейности.
ЕОИУП: Предоставя всички налични материали на Изпълнителя и приема представената разработка.
КГ: Участва в обсъждането и даването на становища.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 2.5.: от 4-ти месец до края на 5-ти месец от началото на проекта.
Дейност 4. Въвеждане и прилагане на механизми за мониторинг и контрол на изпълнението на общински политики Реализирането на настоящата дейност ще спомогне за създаването на административна култура и методи, ориентирани към резултатите, както и за стройна система за мониторинг и контрол на изпълнението на общинските политики. Разработените и въведени механизми за провеждане на мониторинг и контрол при прилагането на законодателството и политиките ще допринесат не само за оценка на нуждата от подобряване им, но и за по-добър контрол върху процеса на тяхното изпълнение и участие на представители от широката общественост.
По отделни задачи функциите на Изпълнителя на обществената поръчка от една страна и на екипа по проекта и консултативната група са както следва:
4.1. Разработване на правила и методики за мониторинг, контрол и последваща оценка при изпълнението на конкретните политики от общинска администрация – Мадан.
Изпълнител: Правилата и методиките за мониторинг, контрол и последваща оценка при изпълнението на конкретните политики ще бъдат изготвени под формата на „рамков” документ, който съдържа приложения за мониторинг на следните секторни политики: икономическа, социална, екологична и бюджетна.
ЕОИУП: Предоставяне на вътрешна за общината информация, необходима за изготвяне на правилата. Предоставяне на правилата за мониторинг, контрол и последваща оценка при изпълнението на конкретни политики на Кмета на община Мадан. Одобрение на изготвения материал.
4.2. Въвеждане на правила и методики за мониторинг, контрол и последваща оценка при изпълнението на конкретните политики от общинска администрация – Мадан.
Изпълнител: Ще бъдат разработени указания и процедури за въвеждане на правила и методики за мониторинг, контрол и последваща оценка на политики от общинската администрация.
ЕОИУП: Одобрение на изготвените указания и процедури. Предоставяне на указания и процедури за въвеждане на правила и методики за мониторинг, контрол и последваща оценка на вниманието на Кмета на община Мадан и Председателя на ОбС - Мадан. Въвеждането на правилата и методиките ще се извърши с Решение на ОбС – гр. Мадан. Определяне от ОбС на общински съветници, които да преминат обучението по т. 4.3. Уведомяване на представителите на широката общественост /КГ - заинтересовани страни/ и ключови експерти от ОбА за запознаване с приетите Правила и Методики и участието им в обучението по т. 4.3.
4.3. Организиране и провеждане на обучение, свързано с прилагане въведените правила и методики за мониторинг, контрол и последваща оценка при изпълнението на конкретните политики от общинска администрация – Мадан.
Изпълнител: Разработване на обучителните материали, логистично организиране и провеждане на обучението. Предвижда се обучението да бъде тридневно (3 дни) с участието на 20 души – представители на общинска администрация, общински съвет и КГ- местни заинтересовани лица.
ЕОИУП: Одобряване на учебното съдържание, подпомагане на процеса на привличане на участници в обучението и физическо присъствие по време на обучителния процес.
КГ: Участие в обучителния процес.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 4.: от 1-ви месец до края на 3-ти месец от началото на проекта.
Дейност 5. Информация и публичност за конкретните цели, дейности и резултати по проекта Дейностите за информация и публичност са насочени към осигуряване популяризирането на проекта, на неговите цели и резултатите от него и финансирането му по ОПАК от ЕСФ.
Изпълнител: Задълженията на изпълнителя са стриктно спазване на минимално изискуемите и заложени параметри за постигане – очаквани резултати, посочени по-долу за дейността:
5.1. Организиране и провеждане на Встъпителна и Заключителна пресконференция по проекта;
5.5. Изготвяне и разпространение на информационни брошури;
5.3. Изработване на банер, който съдържа флага на ЕС и думите Европейски съюз; логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”; логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората” и името на проекта.
ЕОИУП: Участва в обсъждането на дизайна и съдържанието на всички информационни материали и събития. Той също ще следи дали другите изпълнители на обществени поръчки спазват изискванията за информация и публичност, описани в Приложение 13.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 5.: от 2-ри месец до края на 9-ти месец от началото на проекта.
Дейност 3. Разработване и приемане на нови общински планови документи, които ще действат през следващия програмен период 2014 – 2020 година Изпълнението на следната група от дейности, визираща разработване на планови документи на местно ниво е от ключово значение за успешно прилагане на европейски политики в следващия програмен период 2014 – 2020 г.
По отделни задачи функциите на Изпълнителя на обществената поръчка от една страна и на екипа по проекта и консултативната група са както следва:
3.1. Изготвяне на анализите, необходими за разработване на План за развитие на община Мадан за периода 2014-2020 година, вкл. SWOT анализ, визия, приоритети и цели.
Изпълнител: Анализите ще бъдат изготвени въз основа на получената количествена и качествена информация, набрана в резултат на изпълнението на предходните дейности.
ЕОИУП: Подпомага работата на Изпълнителя, като съгласува изготвените разработки и ги предлага за одобрение от Кмета на община Мадан.
КГ: Участва в обсъждането и даването на становища.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 3.1.: от 5-ти месец до края на 7-ми месец от началото на проекта.
3.2. Извършване на независима предварителна оценка на План за развитие на община Мадан за периода 2014-2020 година.
Изпълнител: Оценката „предварителна” ще бъде изготвена въз основа на получената количествена и качествена информация, набрана в резултат от изпълнението на предходните дейности.
ЕОИУП: Предоставя всички налични материали на Изпълнителя и приема представената разработка.
КГ: Участва в обсъждането и даването на становища.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 3.2.: от 6-ти месец до края на 7-ми месец от началото на проекта.
3.3. Организиране и провеждане на обществена дискусия/форум сесии, водена от професионален Модератор, относно изготвена предварителна оценка на общинския план и разработените аналитични документи.
Изпълнител: Ще се организира обществен форум и дискусии със заинтересованите страни. Получените становища ще бъдат анализирани и обсъдени с екипа на проекта и, където е подходящо, инкорпорирани в разработените документи. Индикативно по проекта е предвидено около 30 души да вземат участие в събитието.
ЕОИУП: Участие в обществения форум и дискусии със заинтересованите страни, обсъждане с Изпълнителя на получените становища. Одобрение на окончателна версия на разработените документи.
КГ: Участие в обществения форум и даването на становища.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 3.3.: от 6-ти месец до края на 7-ми месец от началото на проекта.
3.4. Разработване на окончателен вариант на План за развитие на община Мадан за периода 2014 – 2020 г., включително мерки и дейности, индикативна финансова таблица, индикатори за наблюдение и оценка на ОПР и Програма за реализация на плана.
Изпълнител: Ще се организира процеса по разработването на окончателния вариант на ОПР. Получените становища ще бъдат анализирани и обсъдени с екипа на проекта и, където е подходящо, инкорпорирани в разработените документи.
ЕОИУП: Подпомага работата на Изпълнителя, като съгласува изготвените разработки и ги предлага за одобрение от Кмета на община Мадан.
КГ: Участва в обсъждането и даването на становища.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 3.4.: от 7-ми месец до края на 8-ми месец от началото на проекта.
3.5. Организиране и провеждане на Заключителна обществена дискусия/форум сесии, водена от професионален Модератор с участието на всички заинтересовани страни в община Мадан.
Изпълнител: Ще се организира и проведе заключителна обществена дискусия/форум сесии, водена от професионален модератор с участието на всички заинтересовани страни в община Мадан. Получените становища ще бъдат анализирани и обсъдени с екипа на проекта и, където е подходящо, инкорпорирани в разработените документи (общо около 50 участника).
ЕОИУП: Участие в обществена дискусия/форум сесии със заинтересованите страни, обсъждане с Изпълнителя на получените становища. Одобрение на окончателна версия на разработените документи.
КГ: Участие в обществена дискусия/форум сесии и даването на становища.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 3.5.: от 7-ми месец до края на 8-ми месец от началото на проекта.
3.6. Представяне на разработения План за развитие на община Мадан за периода 2014 – 2020 г. за разглеждане и приемане от Общински съвет – гр. Мадан.
Водеща организация/ЕОИУП, Изпълнител и КГ: Представяне на заседание на Общински съвет – гр.Мадан за обсъждане и приемане на разработения по проекта План за развитие на община Мадан за периода 2014 – 2020 г.
Срок за подготовка и изпълнение на дейност 3.6.: до края на 8-ми месец от началото на проекта.
|