|
Дейности:
|
Дейност 1 „Организация и управление” В рамките на тази дейност ще се сформира екипа за управление на проекта. Той ще включва ръководител, счетоводител и технически сътрудник. Всеки един представител на екипа за изпълнение на проекта ще получи копие от изпълнявания проект, ще се проведе първоначална среща на екипа и ще бъдат разпределени съответните права, задължения и отговорности. Дейностите по управление, отчетност, мониторинг, контрол продължават през целия период на изпълнение на проекта. Те ще се изпълняват съобразно изискванията в Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОПАК със съответните Общи и Специални условия и действащата нормативна уредба. Ролята на проектния екип е да прилага и следи ежедневно за спазването на процедурите и изискванията на Договарящия орган (ДО), съгласно клаузите на Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по настоящата схема и приложенията към него, да упражнява постоянен мониторинг и контрол по отношение на фирмите – изпълнители и по отношение на проектните дейности в тяхната технологична последователност и не на последно място, да информира широката общественост за проекта.
Дейност 2 „Подготовка и провеждане на процедури за избор на изпълнители” Дейността е необходима, за да бъдат разработени всички необходими документи, съгласно законовите разпоредби и със задължителните технически спецификации, на които следва да отговаря изпълнението на заложените дейности
Дейност 3 „Изготвяне на функционален анализ на общинска администрация Исперих чрез прилагане на Единна методология за провеждане на функционален анализ» Ще бъде извършен функционален анализ от екип включващ – външни експерти, като експерти от администрацията и кмета на Общината ще осъществяват контрол върху изпълнението на цялата дейност.
Функционалният анализ ще се разработи на база Единната методология за провеждане на функционален анализ.
Същността на предвидения функционален анализ е да се извърши оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на общинската администрация чрез използването на различни методи като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки.
Основните етапи при провеждането на функционалния анализ са:
1. Планиране и подготовка на функционалния анализ – сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност;
2. Провеждане на функционалния анализ – анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране на области за подобрение, формулиране на предложения за подобрение;
3. Приключване на функционалния анализ – приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие, изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни;
4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението – анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност за резултатите от проведения функционален анализ;
За провеждането на функционалния анализ ще бъдат използвани следните методи:
-Проучване на документи и информация;
-Анкетни проучвания;
-Интервюта с ръководители и служители от администрацията;
- Работни срещи;
-Експертна оценка, използвана на всеки етап от анализа.
Дейност 4 „Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствения правилник на общината» На базата на направените констатации и изводи от функционалния анализ на текущото състояние на административната структура на община Исперих и идентифицираните области за подобрение, експертите ще направят предложения за подобрение по отношение на релевантността на функциите, ефективността на дейностите и ефикасността и икономичността от дейността. За целта ще бъде разработен доклад със систематизирани предложения за конкретни промени или създаване на някои нови допълнения в съществуващата нормативна база и в устройствения правилник на общинска администрация Исперих. Изготвените функционален анализ и план за действие, заедно с доклада с предложения за конкретни промени в съществуващата нормативна база и в устройствения правилник ще бъдат обсъдени на работна среща с всички заинтересовани страни:
1.Вътрешни – кмета на общината,. заместник-кметовете, секретаря, директорите на дирекциите, ръководителите на отделите и звената и др. вътрешни експерти в администрацията
2.Външни - експерти, участвали в изготвянето на функционалния анализ.
На срещата ще се представят основните констатации, областите и предложенията за подобрение, както и плана за действие за тяхното изпълнение. Подготвеният доклад ще бъде предоставен предварително за мнение на лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на администрацията, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие.
Във връзка с това ще бъдат разпечатани 40 копия от Окончателния доклад и разработения План за действие, предназначени за участниците в работната среща.
Дейност 5 „Актуализация или изготвяне на Вътрешни правила за работа на общинската администрация за подобряване на организацията на работните процеси и координацията между звената» В рамките на тази дейност ще бъдат актуализирани/изготвени вътрешни правила и процедури за работа на общинската администрация, които ще включват:
Общи правила за работа в администрацията
Процедури за работа на отделните административни звена (напр.процедура за стратегическо планиране, мониторинг на изпълнението, одобряване и извършване на разходи и др.
Контролни листи за проследяване и проверка на изпълнението на съответните дейности, в т.ч. различни нива на контрол
Дейност 6 „Провеждане на две съпътстващи обучения за прилагане на новите правила»
След направения функционален анализ, взетите решения, актуализирането и разработването на вътрешните документи ще бъдат проведени две съпътстващи обучения – едно за ръководния състав и едно за служителите на общинска администрация Исперих /общо 92 души/, които са пряко заинтересовани от направените промени във вътрешните документи.
Обученията имат за цел да обучат служителите как да прилагат мерките за оптимизация на работните процеси. Те ще се запознаят с предимствата на новите методи на работа, описани във вътрешните правила, ще бъдат обучени как да прилагат разработените процедури за работа на отделните административни звена и как да попълват контролните листи за проследяване и проверка на изпълнението на съответните дейности.
В рамките на дейността експертите ще представят „добра практика” от въведената нова организация на работните процеси в някоя от пилотните общини по проект „Разработване и прилагане на Единна методология за функционален анализ на административните структури” - Сливен или Костенец.
Планът, програмата и учебните материали ще бъдат подготвени от лекторите и одобрени от ръководителя на проекта
Обучението ще се проведе в зала на Община Исперих, ще бъде осигурена необходимата мултимедийна техника. На всички участници ще бъдат раздадени и допълнителни материали с отличителните знаци на ОПАК: USB, бележници, органайзери за бюро, визитници
Дейност 7 „Информация и публичност” Задължителните мерки за информация и публичност в рамките на тази дейност ще бъдат организирани по следния начин:
В началото и края на проекта ще бъдат организирани и проведени две пресконференции - една по повод стартирането на проекта и една за оповестяване резултатите от реализацията му. На първата ще бъде представена мултимедийна презентация за запознаване на медиите и заинтересованите страни с основната и специфичните цели на проекта, както и с предвидените за изпълнение дейности.
На втората (финална) конференция ще бъдат оповестени постигнатите резултати след изпълнението на дейностите.
За всички участници в двете събития ще бъдат подготвени комплекти с материали, включващи папка, химикал, информационна брошура и презентация по проекта, съобразно етапа, на който се намира.
Потенциален брой участници на всяка от пресконференциите – 50, в т.ч представители на медиите и целевата група.
По проекта:
- ще бъдат изработени и поставени две информационни табели – за двете сгради на Общинска администрация - Исперих.
- ще бъдат изработени и разпространени информационни плакати – 50 броя (на територията на общинския център и 23 кметства на общината);
- ще бъде изработен банер – 1 бр., който ще бъде използван по време на двете пресконференции, а през останалото време ще бъде изложен в централната сграда на общината, за да информира гражданите за осъществяваните дейности
- ще бъдат отпечатани и разпространени информационни брошури за целите и дейностите по проекта – 500 бр.
Три прессъобщения с информация за проекта ще бъдат публикувани в регионални медии, както и на интернет страницата на Община Исперих.
На участниците в двете съпътстващи обучения, както и на ръководителите на структурните звена към Общинска администрация ще бъдат раздадени рекламни материали с логото и отличителните знаци на ОПАК:
- USB – 150 бр.
- бележници – 150 бр.
- органайзери за бюро – 150 бр.
- визитници – 150 бр.
|