|
Дейности:
|
Дейност 1 Организиция и управление на проекта Дейността е насочена към осигуравянето на добра организация и управление на проекта от служители на община Макреш, определени да формират екипа по проекта.
Дейността ще включва сключване на договори с членовете на екипа, дефиниране на техните задължения и отговорности, разпределение на задачите, периодичен преглед и в случай на необходимост актуализиране на план-графика на проекта и следене за спазването на сроковете за съответните дейности, осигуряване на отчетност за всички дейности чрез изготвяне на необходимите технически и финансови отчети и доклади, провеждане на процедури за избор на външни изпълнители, мониторинг на изпълнението на дейности от страна на външните изпълнители.
В екипа по проекта са включени Ръкодовител, технически сътрудник и счетоводител. Ролята и отговорностите на всеки един от тях са описани в т. 4 настоящия формуляр за кандидатстване
Дейност 2 Провеждане на обществени поръчки за избор на външни изпълнители Дейността ще бъде възложена на външен консултант, който ще има ангажимента да подготви цялата необходима документация за избор на изпълнители по дейностите на проекта, които са предмет на възлагане по реда на ЗОП.
Избраният външен консултант ще подготви технически спесификации, както и ще дефинира изискванията по отношение на икономическо и техническо състояния на потенциални кандитати, изискванията за екипите на външните изпълнители, да разработи проекти на договори с изпълнителите. Външният консултант ще трябва да съобрази всички задължителни изисквания, поставени както от законодателството на страната, така и изисквания от страна на УО на ОПАК и насоките за кандидатстване по настоящата схема.
Дейност 3 Извършване на функционален анализ в общинска администрация Макреш Дейност 3 е същината на настоящото проектно предложение. Тя ще бъде изпълнена при спазване на изискването за стриктно прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ на държавната администрация. Това изискване ще бъде заложено и в техническото задание по обществената поръчка за избор на изпълнител на дейност 3.
В рамките на дейността ще бъдат изпълнени всички етапи, които Методологията дефинира, а именно:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност);
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение);
Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни);
Етап 4 Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ)
В рамките на дейност 2 и като част от анализа ще бъдат изведени и предложения за промени в методологиите, процедурите, вътрешните правила и работните процеси.
Тук се включват и дейностите по изготвяне на проекти и/или актуализацията на вътрешните правила, правилници, наръчници и заповеди за подобряване на работните процеси в общинска администрация.
При извършването на функционалния анализ и изготвянето на окончателния доклад от него и на база на направените препоръки и план за оптимизиране на функциите и организационното структуриране на общинската администрация, ако анализът покаже необходимост, ще се извърши:
• Прецизиране на функциите в отделните звена на общинската администрация;
• „Изваждане” на фукции на звена чрез аутсорсинг или публично-частно партньорство;
• Преструктуриране на отдели или дирекции – сливане или разделяне.
При изпълнението на функционалния анализ ще бъде обхванато и разработването и въвеждането на правила за мониторинг и контрол по внедряването и изпълнението на новите правила.
Дейност 4 Организиране на дискусия за обсъждане на функционалния анализ и провеждане на обучение за служители на общинска администрация Макреш Провеждането на дискусия е свързано с приемането на окончателния доклад от функционалния анализ и план за действия и ще бъде проведена след извършването на функционалния анализ. По време на дискусията ще бъдат обсъдени:
- Проект на окончателен доклад от функционалния анализ и
- План за действия за изпълнение на препоръките от функционалния анализ.
След тяхното широко обсъждане, направените предложения и изказани мнения, изпълнителя ще оформи окончателния доклад и план за действия от функционалния анализ.
Дейността предвижда и провеждане на обучение за ръководните длъжности от служителите на общинска администрация – Макреш, които да бъдат подробно запознати с направените анализи и препоръки и последващите промени в разработените нови вътрешни правила и методологии за работа.
Обучението ще се извърши след окончателното приемане на доклада от функционалния анализ и плана за действия и ще включва 11 човека. Дейността ще се извърши от външния изпълнител, който изпълнява и дейност 3. Изпълнителят ще има задължението да осигури свои експерти, извършили анализа и участвали в дискусиите, които да представят в детайли всеки един етап от анализа, направените предложения за промени в документи, реорганизация на процеси и т.н.
Дейност 5 Информация и публичност Дейността пдвижда осигураване на информация на обществеността за финансовия принос на ЕСФ и ОПАК за реализирането на проекта. Чрез дейността ще бъдат популяризирани целите, предвидените дейности и очакваните резултати.
Дейността ще бъде изпълнявана при спазване на изискванията на УО на ОПАК по отношение на задължителните реквизити за визуализация на проекти, финансирани чрез ЕСФ и ОПАК.
Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител за част от предвидените поддейности, а една част ще бъде реализирана от екипа на проекта.
За постигане на информираност и публичност по проекта се предвижда:
- Организиране на две пресконференции – една при старта на проекта и една при приключването на проекта
- Отпечатване на 500 брошури – А4, пълна цветност, съдържащи информация за целите, дейностите и резултатите по проекта
- Публикации на интернет-страницата на община Макреш и на интернет-страницата на областна администрация Видин. Публикациите ще съдържат информация за основните етапи на проекта и съответно функционалния анализ, документи, които са реализирани/приключили, дати за предстоящи събития – пресконференции, дискусия.
- Осигуряване на публикации в местни и регионални печатни и он-лайн издания
|