|
Дейности:
|
Дейност 1. Организация и управление на проекта Основните дейности по управление на проекта ще бъдат следните:
o подготовка на документация за кандадатстване по настоящия проект и подаване на проектното предложение;
o контрол за изпълнение на целите и директна насоченост към резултатите на проекта;
o управление на финансите по проекта - материален и времеви бюджет;
o координация в работата между екипите на кандидата и на външния изпълнител;
o подготовка, създаване и архивиране на на проектна документация;
o мониторинг, контрол и оценяване напредъка на проекта;
o отчитане и минимизиране на рисковите фактори и трудностите;
o администриране и регулиране на проекта;
o изграждане на специфична организационна структура;
Изпълнението на дейността ще се извършва от Екип за организация и управление на проекта от кандидата.
Дейност 2. Изготвяне на документация по реда на ЗОП Подготовка и провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки.
Документациите за възлагане на обществените поръчки ще бъдат разработени от служителите на бенефициента.
Дейност 3. Провеждане на функционален анализ Провеждането на Функционални анализи в община Априлци ще се извърши по Единна методология за функционален анализ на административните структури и Наредбата за нейното прилагане. Изпълнението ще обхване четири етапа, поддейности, със следното съдържание:
Поддейност 3.1. Етап първи - Подготовка. Работата по този етап започва с организационни дейности, свързани с планиране и подготовка на функционалния анализ, сформиране на екип от служители на общинската администрация на Априлци, които ще участват в провеждането на функционалния анализ; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви графици; разпределяне на отговорностите и пр.
По времето на този етап, със заитересованите страни, ще бъде проведен семинар на тема: „Механизми за подобряване на организацията и работните процеси в община Априлци“ с приблизително 50 участника. Провеждането на Семинар е продиктувано от необходимостта всички страни по проекта да бъдат запознати с целите, начина на изпълнение и очакваните резултати. Основното предназначение на този семинар обаче, ще бъде обучение с подробно запознаване с методите на изследване и анализ, в които на практика всички ще вземат участие, поднесено по начин, който би провокирал тяхните интереси и би ги направил съпричастни към реализация на целите.
Поддейност 3.2. Етап втори – Провеждане. Провеждането на всеки един функционален анализ ще започне с анализ на текущото състояние на административната структура по отношение на релевантността на функциите, на ефективността и на ефикасността от дейностите. От проведения анализ ще се направят констатации и изводи за силните и слаби страни. Въз основа на тях ще бъдат идентифицирани области за подобрение и ще се формулират предложения за подобрение на идентифицираните области.
По време на етап втори от функционалния анализ ще се проведе анкетното проучване с извадка от представители на общинската администрация. Въпросниците ще бъдат ралични – за ръководители на вътрешни звена и за служители, на база задължения и компетентности, както и ще бъдат съобразени с указанията, изложени в раздел 4.2.1. и 4.2.2. на Наръчника за прилагане на Единната методология.
По време на етапа ще се проведат и две фокус групи, всяка с по 8 участника, които ще проведат обсъждане по предварително избрани теми. Точното наименование на темите на фокус групите ще бъде определено след провеждане на анализа на текущото състояние на административната структура по отношение на релевантността на функциите, на ефективността и ефикасността.
Това е сравнително дълъг и трудоемък аналитичен процес от който логично следва третия етап.
Поддейност 3.3. Етап трети – Приключване. На този етап ще бъдат приоритизирани областите и изготвени предложения за подобрение, от гледна точка на тяхната значимост и необходими ресурси. Ще бъде изготвен План за действие, обвързващ препоръките за подобряване на дейността, начина по който те ще бъдат изпълнявани и сроковете за това. Изготвеният проект на доклад ще бъде обсъден с представителите на съответните административни структури и в закючение на прегледа и оценката на резултатите ще бъде изготвен окончателен доклад. Изпълнението на етап трети ще завърши с комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.
Основните резултати от проведения функционален анализ, изложени в доклад ще бъдат обсъдени на кръгла маса.
Това е важна работна среща, участниците в която ще бъдат предварително запознати с проекта на доклада за извършената работа по функционалния анализ. На обсъждането, екипът, провел анализа, ще представи основните констатации, областите и предложенията за подобрение, както и плана за действие за тяхното изпълнение. В дискусията ще вземат участие представителите на ръководни длъжности в общината, екипа за организация и управление на проекта и други отговорни служители. Приблизителен брой на участници – 20 бр.
Поддейност 3.4. Етап четвърти - Мониторинг
Четвъртият етап от Функционалнияя анализ - Мониторинг вклщчва следните основни дейности:
1. Включване в оперативния план на общината препоръките за подобрение отразени в Плана за действие, с конкретни срокове, очаквани резултати и поименни отговорници. По този начин ще се осигури редовно наблюдение на Плана за действие.
2. Изготвяне и представяне на доклад за статуса на изпълнение на Плана за действие. Такъв доклад ще се изготва през период от 6 месеца и с него ще бъдат запознавани всички заинтересовани страни.
Дейностите от етапите, изложени до тук ще бъдат възложени за изпълнение на външен екип чрез обществена поръчка по ЗОП. По този начин ще отпаднат елементите на субективизъм в анализите и тяхните резултати, както и трудоемката работа за дълъг период от време, изискваща ангажираността на голям брой експерти от общинските администрации
Дейност 4. Оптимизиране на структурата, подобряване на организацията, работните процеси и координацията в рамките на общинска администрация Априлци Изпълнението на тази дейност е в логическа последователност от резултатите на проведения функционален анализ в общината. Реализацията на тази дейност се основава на разработеният вече План за действие за оптимизиране на функциите и организационното преструктуриране на общинската администрация. Дейността ще включва преструктуриране и преразпределение на функции и дейности, елиминиране на дублиращи се функции, премахване на нетипични функции и дейности, обединяване на звена и пр.
Реализацията ще се извърши в четири поддейности, както следва:
Поддейност 4.1. Предложение за нова организационна структура и за преработване на устройствения правилник.
Ще бъде извършена оптимизация на функции на вътрешните звена, чрез:
изнасяне на досегашни правомощия и/или функции на вътрешни звена извън административната структура – чрез аутсорсинг или публично-частно партньорство;
въвеждане на дейностти, които са били извън структурата на администрацията;
преразпределяне на функцииите в тяхното вертикално и хоризонтално разположение между отделните вътрешни звена.
От това ще бъдат изготвени предложения за:
разработване на нова организационна структура на общинската администрация;
преработване на Устройствения правилник, съобразено с правомощията.
Поддейност 4.2. Актуализиране на съществуващите и изготвяне на нови вътрешни правила и нормативни документи
По тази поддейност се предвижда актуализация/ разработване на минимум 5 броя документи. Тази поддейност ще бъде възложена на външен изпълнител, като резултатите от нея, преди окончтелното им приемане, ще бъдат разгледани/оценени от служителите на общината, които ще работят с тях.
Ще бъдат изготвени предложения за актуализация/ разработване на следните вътрешни правила:
Вътрешни правила за организация на административното обслужване;
Вътрешни правила за провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки в Община Априлци;
Вътрешни правила за управление на човешките ресурси;
Вътрешни правила за предоставяне на достъп до обществена информация;
Вътрешни правила за работната заплата.
Поддейност 4.3. Актуализиране на съществуващите и изготвяне на нови вътрешни административни документи
Служителите на общинска администрация Априлци работят с множество вътрешни документи, по административната си дейност. По-голяма част от тези документи могат да бъдат унифицирани, без да бъдат усложнявани, като се разработят нови образци и формуляри. В зависимост от резултатите от анализа се предвижда разработването минимум на 8 образци и формуляри.
Тази поддейност ще се изпълнява от бенефициента.
Поддейност 4.4. Провеждане на обучение
Извършва се обучение на всички служители, за дейностите, при които има промяна във функционалността, както и за нововъведените дейности в общинската администрация.
Обучението ще се проведе в рамките на един ден.
Реализацията на тази поддейност ще бъде възложена за изпълнение на външния изпълнител, провел функционалния анализ, чрез една обща обществена поръчка по ЗОП.
Дейност 5. Информация и публичност Дейностите за осигуряване на информация и публичност за проекта ще се извършват по време на реалното му изпълнение и ще включват дейности за подготовка, публикуване и разпространение на материали, популяризиращи приноса на Европейския съюз за проекта.
В рамките на проекта са предвидени дейности за публичност, които ще се предвидят от кандидата и включват:
Провеждане на две пресконференции – първата ще се проведе след подписване на договара за изпълнение на проекта и втората - при приключване на проекта и оповестяване на резултатите от него;
Изработване и разпространение на два бюлетина за функционалния анализ в община Априлци в тираж от 100бр. всеки;
Платени публикации в регионалната преса за напредъка по проекта - 2 бр.
Изработване на интернет банери - . 2 бр.-
Рекламни материали с цел публичност на самия проект и неговото финансиране – 50 бр. органайзери.
Върху всички информационни и рекламни материали, свързани с проекта ще бъде изобразен флага на ЕС и логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”.
|