|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление на дейностите по проекта Управлението на проекта ще бъде осъществено от екип, който се състои от ръководител и счетоводител. Всеки един от тях има определени задължения и отговорности, които ще осигурят успешно изпълнение на проекта и постигане на поставените цели. Управлението обхваща:
- планиране;
- реализиране на проектните дейности;
- анализ на вътрешните и външните фактори, имащи отношение към изпълнението на проекта;
- мониторинг и контрол.
Екипът ще отговаря за изпълнението на дейностите от стартирането, до приключването на проекта. Екипът по управление ще е отговорен и за процеса на избор на изпълнител/и. Документацията за тръжните процедури ще бъде изготвена от външен изпълнител.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ в община Мирково чрез прилагане на Единна методология за функционален анализ Извършването на функционалния анализ (ФА) в община Мирково ще се осъществи посредством прилагането на Единна методология за провеждане на ФА и Наръчника към нея във всички структури на общината. Самото извършване на ФА ще бъде възложено на външен изпълнител, спазвайки предписанията на ЗОП.
Изпълнението му ще премине през няколко основни етапа:
1. Планиране и подготовка на ФА – през този етап ще се оформи екипа за провеждането му, ще се поставят основните акценти и ще се направи времеви график за неговото изпълнение и разпределяне на отговорностите.
2. Провеждане на ФА – етапът, по времето на който ще се направи анализ на състоянието на Община Мирково, ще се търсят области за нейното подобрение и на база на разработения анализ, ще се създадат предложения за подобрение на необходимите структури в общината.
3. Приключване на ФА – по време на провеждането на този етап ще се приоритизират областите и ще се дадат предложения за подобрение, ще се изготви план за действие, ще се състави проект на доклада, ще се проведе обсъждане, след което ще се състави окончателен доклад.
4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението - анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ; този последен етап гарантира устойчивост на резултатите и след приключване на изпълнението на проектите.
Предвидените етапи стоят в основата на ФА и са включени в Единната методология за неговото провеждане. Те ще бъдат извършени в посочения ред и ще бъдат съобразени с графика на изпълнението на дейностите по проекта.
Основен акцент на ФА в Община Мирково ще бъде свързан с анализа на релевантността на функциите, който да доведе до оптимизацията на дейността на общината. На база това основните методи, които ще бъдат използвани по време на прилагането му ще включват:
- Събиране, проучване и анализ на необходими документи и информация – посредством този метод ще бъдат идентифицирани необходимите за анализа документи и информация, като получената информация ще бъде обработена и проучена от съответните специалисти. Документите, които ще бъдат подложени на проучване са: устройствения правилник, етичния кодекс, хартата на клиента, вътрешните правила за финансово управление и контрол, нормативните актове, стратегическите и вътрешните документи, докладите на общината, актуалния бюджет, както и доклада към него и към програмния бюджет и други съотносими документи.
- Извършване на анкетни проучвания – Целта на този метод е, на базата на разработени въпросници, да се получи такава информация, която да бъде достоверна и представителна за всички отдели и звена на Община Мирково. Въпросниците ще бъдат попълнени, както от ръководителите на звената, така и от служителите, заемащи длъжности от всеки тип. На база Наръчника за прилагане на единната методология за провеждане на ФА ще бъдат изготвени два въпросника, съответно един за ръководителите, и един за служителите на общината.
- Наблюдение и експертни оценки
ФА ще бъде изготвен на базата на посочените приложения, включени в Наръчника за прилагане на единната методология за провеждане на ФА.
Дейност 3: Мерки за оптимизиране на процедури и прилагане на /усъвършенствани правила и общински документи за работа на служителите в администрацията Мерките за оптимизиране на процедури, промяната на наличните, както и прилагането на нови/усъвършенствани вътрешни правила за работа на администрацията ще се осъществи, на база на получените резултати от проведения ФА. Направените предложения за промени ще бъдат приложени и изпълнени в рамките на тази дейност.
В рамките на тази дейност ще бъде разработен стратегически документ, с които се цели оптимално подобряване организацията и дейността, която осъществява общинската администрация на Мирково - разработване на стратегия за организационно развитие. Дейността ще се осъществи от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Дейност 4: Провеждане на информационна кампания за заинтересованите страни, свързани с извършвания ФА - организиране на кръгла маса Дейността за провеждането на информационна кампания със заинтересованите страни е във връзка с извършването на ФА. С представители на общинската администрация на Мирково и обществеността, медиите и заинтересованите ще бъде организирана и проведена кръгла маса – дискусия на тема: „Ефективна и ефикасна общинска администрация Мирково”. Подготвеният доклад от ФА ще бъде комуникиран с лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на административните структури, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие. Дейността ще се осъществи от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Подготовката и организацията на кръглата маса – дискусия ще включва: изпращане на покани до участниците и гостите; осигуряване на технически оборудвани помещения (зала); определяне на модератор и панелите на дискусионния форум; провеждането на кръглата маса – дискусия.
Предвидено е в събитието да участват минимум 20 човека, което не ограничава участниците до тази бройка.
Дейност 5: Провеждане на обучителен семинар за служителите на Община Мирково, свързано с ФА Предвидено е, в рамките на изпълнението на проекта да се проведат обучителни семинарни на част от служителите в общината. Самото обучение ще се осъществи от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Тъй като ФА обхваща всички общински структури, на предвидените обучения ще присъстват служители от всички отдели, които са част от структурата на Община Мирково. Общият брой на служителите, които ще присъстват на семинара е 29 души, които са както следва:
9-ма представители от дирекция „Финансово-административна дейност”;
13 представители от дирекция „Специализирана администрация”;
7 представители от „Общински дейности”.
В провеждането на семинара (обучението) ще участва екипа, провел ФА.
Дейностите по подготовката и организирането на семинара ще се осъществят от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Дейност 6: Информираност и публичност на резултатите по проекта В процеса на изпълнение на проекта ще бъдат реализирани редица мерки за популяризиране и визуализация на безвъзмездната помощ, предоставена от Оперативна програма „Административен капацитет” 2007-2013, финансирана от Европейския социален фонд.
Планирани са 2 пресконференции, за отбелязване на резултатите от ключовите етапи на проекта: 1 пресконференция след подписване на договора за предоставяне на безвъзмездната помощ и 1 пресконференция в края на проекта, за популяризиране на постигнатите цели и резултати. Предвидени са 2 публикации в местни печатни или онлайн издания за популяризиране на проекта, неговите цели и резултати. Също така ще бъдат разработени рекламни брошури за получената безвъзмездна помощ и извършването на ФА в община Мирково. Още от стартирането на проекта в сградата на общината на видимо място ще бъде поставена постоянна информационна табела, съгласно изискванията за визуализация на получената финансова подкрепа. Чрез наличния сайт на община Мирково ще бъде оповестена актуална информация за проекта и резултатите от него, която ще бъде достъпна по всяко време за цялата общественост.
Всички информационни материали ще бъдат изготвени съгласно Приложение № 13 „Задължения на бенефициентите за осигуряване на информация и публичност” и ще съдържат логата на ЕСФ и ОПАК; името на проекта и на оперативната програма; флагът на ЕС и българският национален флаг. Ще бъдат спазени Регламент на Съвета (ЕО) № 1083/2006 и Регламент на Комисията (ЕО) № 1828/2006.
На всички документи и материали ще бъде поставено изречението „Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд.”
|