|
Дейности:
|
Дейност 1 – Организация и управление на проекта Дейността по организация и управление на проекта ще бъде изпълнена посредством реализацията на 2 под-дейности, съответно за сформиране на екип за управление на проекта и за подготовка на документации и провеждане на процедури за избор на външни изпълнители на дейностите по проекта.
Под-дейност 1.1: Сформиране на екип и дейности по организация и управление на проекта
Под-дейността включа сформирането на екип за управление на проекта (ЕУП), който ще включва 3 длъжности: ръководител, координатор и счетоводител на проекта. Екипът ще е отговорен за изпълнението на проекта, в съответствие с изискванията на ОПАК. Екипът ще е отговорен за изпълнението на проекта, в съответствие с изискванията на ОПАК, в частност посредством съставяне на технически доклади за изпълнение, финансови отчети, искания за плащане и други документи. Екипът ще е отговорен за мониторинга върху изпълнението на проекта и за неговото отчитане.
Екипът за управление на проекта ще бъде назначен със заповед на кмета на община Мъглиж, като с членовете на екипа ще бъдат сключени договори при изпълнение на изискванията на ПМС 330/ 05.12.2011 г. за приемане на правила за допустимост на разходите по оперативните програми, както и разясненията към методиката, приета с постановлението на МС.
Екипът за управление на проекта ще провежда заседания при необходимост, като съответно ще води протоколи от своите заседания.
Работата на членовете на екипа ще се отчита посредством попълването на месечни отчети за извършената работа, основно при спазване на разпоредбите на ПМС 330/ 05.12.2011 г. за приемане на правила за допустимост на разходите по оперативните програми, както и разясненията към методиката, приета с постановлението на МС.
Под-дейност 1.2: Подготовка на документации и провеждане на процедури за избор на външни изпълнители на дейностите по проекта
В рамките на дейността ще се извършат дейностите по подготовка, организация и провеждане на процедурите по ЗОП за избор на изпълнители на дейностите по проекта. Предвижда се всички изпълнители да бъдат избрани в началото на проекта, като в договорите ще се предвидят съответните клаузи и механизми за започване на изпълнението на дейностите на различни етапи от проекта. По този начин ще се елиминира рискът от забавяне в процеса на изпълнение на проекта, влошаване качеството на дейностите поради забавяне на предходни дейности, чиито резултати надграждат, и ще се осигури стабилност на изпълнението и ангажираност на изпълнителите в целия период на изпълнение на проекта.
Дейността по разработване на документации за провеждане на процедури за обществени поръчки ще бъде възложена за изпълнение от външен изпълнител, при стриктно спазване на ЗОП и правилника за неговото прилагане.
Дейност 2 – Провеждане на функционален анализ на общинска администрация Мъглиж Дейността включва разработването на функционален анализ на общинска администрация Мъглиж чрез стриктно прилагане на Единна методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация (наричана по-долу „единната методология”), както и провеждане на съпътстващо обучение за служители на общинска администрация Мъглиж, свързано с проведения функционален анализ.
Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител чрез провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка при спазване на разпоредбите на ЗОП.
Дейността е разделена на 2 под-дейности: извършване на функционален анализ и обучение на служителите във връзка с извършения функционален анализ, които са взаимосвързани.
Под-дейност 2.1: Извършване на функционален анализ в общинска администрация Мъглиж
Изпълнението на дейността ще се реализира чрез провеждането на следните етапи, определени в единната методология:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ
В етапа на планиране и подготовка на функционалния анализ ще бъде сформиран екипът, отговорен за неговото провеждане.
Дейностите, които следва да реализира сформираният екип в етапа на подготовка и планиране на функционалния анализ са следните:
• Дефиниране на заинтересованите страни;
• Уточняване на акцента на анализа;
• Изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите между членовете на екипа;
• Определяне на средствата за комуникация между екипа и заинтересованите страни.
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ
Провеждането на функционалния анализ ще включва три групи взаимосвързани дейности:
1. Анализ на текущото състояние на административните структури на общинска администрация Мъглиж, по отношение на релевантността на функциите, ефикасността и ефективността от дейността им, в т.ч.:
Анализ на релевантността на функциите – ще се извърши анализ и преглед на общинската структура и функции, за да се открие наличието или липсата на припокриване или дублиране на функции на отделните звена в структурата на общинската администрация;
Анализ на ефективността – определяне на степента на постигане на предварително поставените краткосрочни и дългосрочни цели на общинската администрация;
Анализ на ефикасността от дейността на общинската администрация.
2. Идентифициране на области за подобрения въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние на административната структура, както и визията му за бъдещото й развитие;
3. Формулиране на конкретни препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области.
Етап 3: Приключване на функционалния анализ
В рамките на този етап ще се извърши:
приоритизиране на областите и предложенията за промени;
изготвяне на план за действия;
изготвяне на проект на доклада;
обсъждане на проекта на доклада с представители на общинска администрация Мъглиж;
изготвяне на окончателен доклад от проведения анализ;
представяне на резултатите от функционалния анализ на заинтересованите страни.
Окончателният доклад и план за действие ще бъдат приети след обсъждането им на организираната дискусия с лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на административните структури на общината, тъй като те ще бъдат пряко ангажирани с реализирането на плана за действие (например ръководителя на администрацията, неговите заместници, главния секретар на общината, директори на дирекции и други).
Изразените мнения и отправените препоръки по време на дискусията ще бъдат взети под внимание при изготвяне на окончателният вариант на доклада за проведения функционален анализ.
Етапът на представяне на резултатите от функционалния анализ на заинтересованите страни предвижда провеждане на обществена дискусия, на която да присъстват заинтересованите лица от община Мъглиж. Дискусията следва да се проведе след изготвяне на окончателния вариант на доклада за проведения функционален анализ. Целта на дискусията е да запознае заинтересованите страни с резултатите от проведения функционален анализ на общинска администрация Мъглиж. На заинтересованите страни следва да бъдат предоставени информационни материали за извършените дейности по време на провеждането на функционалния анализ и постигнатите резултати, както и въпросник/анкетна карта за получаване на обратна връзка от присъстващите. Екипът, провел анализа, следва да представи мултимедийна презентация с всички извършени дейности и резултати от функционалния анализ.
При приключване на всеки един от етапи 1, 2 и 3 от дейност 2, изпълнителят следва да инициира и организира дискусии с екипа за управление на проекта, както и с други служители от община Мъглиж (кмет, заместник-кметове, директори на дирекции, началници на отдели и други релевантни длъжности) за обсъждане на резултатите от всеки етап. Предвижда се организирането на срещи (най-малко 3), на които да се обсъдят:
идентифицираните заинтересовани страни, времевия график за изпълнение, средствата за комуникация между екипа и заинтересованите страни и други (в рамките на етап 1);
анализ на релевантността на функциите, анализ на ефективността и анализ на ефикасността (в рамките на етап 2);
план за действие и проект на доклада за извършения функционален анализ (в рамките на етап 3).
Освен това се предвижда и организирането на работни панели с представители на идентифицираните заинтересованите страни, като изпълнителят на функционалния анализ следва да ги организира. Срещите със заинтересованите страни следва да бъдат най-малко 3:
• Начален работен панел – след идентифициране на заинтересованите страни, на която следва да се обсъдят етапите и процесите, свързани с подготовката на функционалния анализ, както и идентифицирани проблеми, свързани с функционирането на общинска администрация Мъглиж.
• Междинен работен панел – след изпълнение на етап 2, съответно изготвяне на анализ на релевантността на функциите, анализ на ефективността и анализ на ефикасността.
• Заключителен работен панел – обществена дискусия –представяне на резултатите от функционалния анализ, която следва да се проведе след изготвяне на окончателния вариант на доклада за проведения функционален анализ.
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението
Наблюдението и прегледите на изпълнението на изготвения план за действие е логично продължение на дейността по изготвяне на функционален анализ и съответно представлява гаранция за устойчивост на постигнатите резултати.
Етап 4 от функционалния анализ следва да бъде изпълняват от община Мъглиж след приключване на дейностите по проекта.
Избраният изпълнител за разработване на функционален анализ следва да изготви указания и програма за мониторинг, преглед и публичност на изпълнението на препоръките за подобрение (плана за действие) на анализа. Програмата следва да включва мерки, насочени към:
• Наблюдение на изпълнението на плана за действие;
• Информиране на заинтересованите страни за изпълнението на плана за действие и препоръките на анализа;
• Публичност на резултатите от изпълнението на плана за действие и препоръките на анализа.
Под-дейност 2.2: Провеждане на съпътстващо обучение, свързано с функционалния анализ на общинска администрация Мъглиж
В рамките на тази под-дейност ще бъде организирано обучение на служители на общинска администрация Мъглиж във връзка с разработения функционален анализ. Обучението ще бъде организирано от изпълнителя, извършил функционалния анализ.
Обучението е насочено към служители на ръководни длъжности в администрацията (кмет, заместник-кметове, кметове на кметства и кметски наместници, секретар на община и главни експерти в общинската администрация), които да бъдат подробно запознати с направените анализи и препоръки и последващите промени в разработените нови вътрешни правила и методологии за работа. При извършването на функционалния анализ се прави преглед на всички структури в общината, с оглед на което следва кметът, заместник-кметовете, директори на дирекциите и началници на отдели да бъдат подробно запознати с констатираните резултати и отправените препоръки във функционалния анализ.
Обучението следва да бъде проведено след, като анализът е вече изготвен. На обучението ще бъдат представени резултатите от извършения функционален анализ, като ще се обърне специално внимание на препоръките на анализа и плана за действие, както и мерките за тяхното изпълнение. Освен това, на обучението ще бъдат представени последващите промени в разработените нови вътрешни правила и методологии за работа, ако такива бъдат отчетени като необходими от доклада за извършения функционален анализ. На обучението ще бъдат разяснени и начините за провеждане на мониторинг и публичност на изпълнението на плана за действие, като ще бъдат представени указания и програма за мониторинг, преглед и публичност на изпълнението на плана за реализация и ще бъде разяснено кои са най-подходящите длъжности в общинската администрация, които могат да осъществяват периодичния мониторинг след изпълнението на проекта.
Обучението ще се извърши след приемането на доклада от функционалния анализ и плана за действие, като ще се проведе за 1 ден в сградата на Община Мъглиж за 20 общински служители на ръководни позиции.
Дейност 3 - Подобряване на организацията, работните процеси и координацията в общинска администрация Мъглиж Дейността предполага изпълнението на мерки и конкретни стъпки в резултат от изводите и препоръките от функционалния анализ.
Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител чрез провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка според ЗОП.
Дейността включва изпълнението на следните под-дейности:
Под-дейност 3.1 Изготвяне на предложения за промени в методологии, процедури, вътрешни правила и работни процеси в община Мъглиж
В тази дейност се предвижда изготвяне на предложения за промени в следните видове документи:
нормативни, стратегически и други документи и в устройствените правилници на общинска администрация Мъглиж;
Освен това, в дейността се включват и дейностите по разработване/усъвършенстване на следните видове документи:
методологии, вътрешни правила, процедури, инструкции и наръчници, индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението, заповеди и други документи за подобряване на работните процеси в общинска администрация.
Тази под-дейност следва да бъде изпълнена след, като отделните анализи, изводите и препоръките на функционалния анализ покажат необходимост. Изготвянето на предложения за промени в посочените видове документи ще се извърши, ако анализът покаже необходимост, съответно след направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и икономичността.
Под-дейност 3.2 Дейности с цел избягване на дублиращи функции, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност от дейността
След прегледа на общинските структури, които ще се извърши по време на провеждането на функционалния анализ и изготвянето на окончателния доклад от функционалния анализ, и по-конкретно анализа на релевантността на функциите, и направените препоръки и план за оптимизиране на функциите и организационното структуриране на общинската администрация, ако анализът покаже необходимост, ще се извърши:
• Прецизиране на функциите в отделните звена на общинската администрация;
• „Изваждане” на функции на звена чрез аутсорсинг или публично-частно партньорство;
• Преструктуриране на отдели или дирекции – сливане или разделяне.
Тази дейност ще бъде извършена от Община Мъглиж, чрез заповеди на изпълнителната власт на общината, съгласно предложените промени от външния изпълнител в окончателния доклад от функционалния анализ.
Дейност 4 – Дейности за информация и публичност В тази дейност се предвижда предоставяне на информация на широката общественост и осигуряване на публичност на проекта, неговите цели и резултати, като се използват подходящи комуникационни средства.
В рамките на дейността ще бъдат изпълнени следните мерки за информиране на обществеността:
• Провеждане на 2 пресконференции – една при стартирането на проекта и една при приключването му;
• Брошури – 300 бр., пълноцветен печат, формат А4;
• Информационен банер (транспарант) – 1бр., с размери 2/1 м.;
• Информационна табела – 1бр., с размери 75/50 см.;
• Папки – 100 бр. – картон;
• Тефтери – 100 бр., размер А5;
• Химикалки – 100 бр.
|