|
Дейности:
|
Дейност 1: Дейност 1: Организация и управление на проекта Основните дейности по управление на проекта ще бъдат следните:
Обсъждане и приемане на подробен план за изпълнението на проекта с адаптиране на приложения график към реални дати и ясно разпределение на конкретните задачи на всеки член на екипа във времето;
контрол за изпълнение на целите и директна насоченост към резултатите на проекта;
управление на финансите по проекта - материален и времеви бюджет;
подготовка, създаване и архивиране на проектна документация;
мониторинг, контрол и оценяване напредъка на проекта;
осъществяване на оперативен контрол върху изпълнението на дейности, възложени на външни изпълнители;
отчитане и минимизиране на рисковите фактори и трудностите;
администриране и регулиране на проекта;
изграждане на специфична организационна структура;
Изпълнението на дейността ще се извършва от Екип за управление на проекта от кандидата.
Дейност 2: Изготвяне на документация за избор на изпълнители на дейностите по проекта по реда на ЗОП Ще бъдат проведени процедури за възлагане на обществени поръчки.
Документациите за възлагане на обществените поръчки ще бъдат разработени от служителите на бенефициента.
Дейност 3: Планиране и подготовка на провеждането на Функционален анализ Провеждането на Функционален анализ в Община Кнежа ще се извърши по Единна методология за функционален анализ на административните структури и Наредбата за нейното прилагане.
Работата по първия етап на Функционалния анализ включва организационни дейности, свързани с:
планиране и подготовка на функционалния анализ,
сформиране на екипи за провеждане на функционалния анализ и постигане на тяхната ангажираност и ангажираността на висшето ръководство на административната структура;
дефиниране на заинтересованите страни;
уточняване на акцента на анализа;
изготвяне на времеви графици;
разпределяне на отговорностите;
създаване на система за комуникация между екипи, ръководство и заитересовани страни.
Дейност 4: Провеждане на Функционален анализ на административната структура Провеждането на Функционален анализ на административната структура на Община Кнежа ще включи следните взаимообвързани дейности:
Анализ на текущото състояние на административната структура по отношение на релевантността на функциите, на ефективността и на ефикасността от дейността;
Идентифициране на области за подобрения въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние, както и визията за бъдещото развитие на административната структура;
Формулиране на конкретни препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области.
Дейност 5: Приключване на Функционалния анализ и изготвяне на Доклад и План за действие Третият етап от Функционалния анализ започва с извършване на оценка на идентифицираните области, от гл.т. тяхната значимост. Въз основа на нея ще се определят области и предложения, подредени по приоритет, като вниманието на администрацията ще се насочи към тези с най-голям приоритет.
Разработването на план за действие, който да отразява препоръките за подобряване на дейността, начина по който ще бъдат изпълнявани препоръките, обвързани със съответните срокове - това е последващото действие в този етап на Функционалния анализ.
Въз основа на проведения Функционален анализ ще бъде изготвен доклад, който преди окончателното му представяне за одобрение и приемане от Община Кнежа ще бъде подробно обсъден с представители на общинската администрация.
С резултатите от проведения функционален анализ на административната структура на Община Кнежа ще бъдат запознати всички идентифицирани по проекта заинтересовани страни.
Дейност 6: Мониторинг на изпълнението на одобрените препоръки и Плана за действие Четвъртият етап от Функционалния анализ - Мониторинг включващ следните основни дейности:
1. Включване в оперативния план на общината препоръките за подобрение отразени в Плана за действие, с конкретни срокове, очаквани резултати и поименни отговорници. По този начин ще се осигури редовно наблюдение на Плана за действие.
2. Изготвяне и представяне на доклад за статуса на изпълнение на Плана за действие. Такъв доклад ще се изготва през период от 6 месеца и с него ще бъдат запознавани всички заинтересовани страни.
Дейност 7: Оптимизиране на структурата, подобряване на организацията, работните процеси и координацията в рамките на общинска администрация Кнежа Изпълнението на тази дейност е в логическа последователност от резултатите на проведения функционален анализ в общината. Реализацията на тази дейност се основава на разработените вече Планове за действие за оптимизиране на функциите и организационното преструктуриране на общинската администрация и ще включва преструктуриране и преразпределение на функции и дейности, елиминиране на дублиращи се функции, премахване на нетипични функции и дейности, обединяване на звена и пр.
От гл.точка конкретната реализация, дейността ще бъде разделена на три поддейности, от които ще произтечат конкретни резултати:
Поддейност 7.1. Изготвяне на проект за нова организационна структура и преработване на устройствения правилник.
Ще бъде извършена оптимизация на функции на вътрешните звена, чрез:
изнасяне на досегашни правомощия и/или функции на вътрешни звена извън административната структура – чрез аутсорсинг или публично-частно партньорство;
въвеждане на дейности, които са били извън структурата на администрацията;
преразпределяне на функцииите в тяхното вертикално и хоризонтално разположение между отделните вътрешни звена.
Изпълнението на дейността ще представлява:
разработване/оптимизиране на организационната структура на общинската администрация;
преработване на Устройствения правилник, съобразено с правомощията.
Поддейност 7.2. Актуализиране на съществуващите и изготвяне на нови вътрешни правила и нормативни документи
Преработването на вътрешните правила ще включва всички раздели на документа, като в тях ще бъдат нанесени кокнретните промени. Функциите на отделните звена ще бъдат описани разбираемо, като правомощията на звената ще бъдат обезпечени с ясни и неприпокриващи се функции.
По тази поддейност се предвижда актуализация/ разработване на минимум 5 броя документи. Тази поддейност ще бъде възложена на външен изпълнител, като резултатите от нея, преди окончтелното им приемане, ще бъдат разгледани/оценени от служителите на общината, които ще работят с тях.
Поддейност 7.3. Актуализиране на съществуващите и изготвяне на нови вътрешни административни документи
Служителите на общинска администрация Кнежа работят с множество вътрешни документи по административната си дейност. По-голяма част от тези документи могат да бъдат унифицирани, без да бъдат усложнявани, като се разработят нови образци и формуляри. Тази дейност ще се изпълнява от бенефициента. В зависимост от резултатите от анализа се предвижда разработването минимум на 10 образци и формуляри.
Дейност 8: Провеждане на мероприятия - семинар, фокус групи, кръгла маса и обучение. Изпълнението на тази дейност включва:
Поддейност 8.1. Провеждане на семинар: „Подобряване на организацията и работните процеси в общинска администрация Кнежа“. Семинарът ще се проведе в рамките на един ден, като се предвижда присъствие на 60 участника – представители на заинтересовани страни.
Провеждането на този семинар е важно за вътрешните и външни заинтересовани страни, представители на които ще вземат участие в него. Целта на семинара е не само запознаване на присъстващите с различните етапи на изпълнение на анализа, но и с ролята на общинските служители като негови участници, за постигане на ангажираност и желание за подкрепа на проекта. Семинарът ще има характер и на обучение по провеждане на анализа, както и по методите, които ще се прилагат. Разработването на документите и материалите за Семинара, както и на самото му провеждане ще бъде задължение на външния изпълнител, провеждащ анализа. Семинарът ще изпълни ролята и на обучение на служителите на общинската администрация за прилагане на Единната методология.
Поддейност 8.2. Провеждане на анкетно проучване
Анкетното проучване ще се проведе с извадка от представители на общинската администрация. Въпросниците ще бъдат различни – за ръководители на вътрешни звена и за служители, на база задължения и компетентности.
Въпросниците ще бъдат съобразени с указанията, изложени в раздел 4.2.1. и 4.2.2. на Наръчника за прилагане на Единната методология.
Поддейност 8.3. Провеждане на две Фокус групи.
Всяка група ще се състои от 8-10 служители на общината, които ще проведат обсъждане по предварително избрани теми. Точното наименование на темите на фокус групите ще бъде определено след провеждане на анализа на текущото състояние на административната структура по отношение на релевантността на функциите, на ефективността и ефикасността.
Поддейност 8.4. Провеждане на Кръгла маса за обсъждане на препоръките за подобряване на дейността и на Плана за действие.
Това е важна работна среща, участниците в която ще бъдат предварително запознати с проекта на доклада за извършената работа по функционалния анализ. На обсъждането, екипът, провел анализа, ще представи основните констатации, областите и предложенията за подобрение, както и плана за действие за тяхното изпълнение. В дискусията ще вземат участие представителите на ръководни длъжности в общината, екипа за управление на проекта и други отговорни служители. Приблизителен брой на участници – 30 бр.
Поддейност 8.5. Провеждане на Обучение по променени и нови дейности.
В това обучение ще бъде включен персонала на почти цялата администрация на общината, независимо от това дали промените по функционалността касаят пряко обучаваните лица. Целта е всички служители не само да бъдат информирани, но и да оценят въздействието на промените, свързани с дейността на структурата, в която те работят.
Обучението ще се проведе в рамките на половин ден.
Дейност 9: Информация и публичност Дейностите за осигуряване на информация и публичност за проекта ще се извършват по време на реалното му изпълнение и ще включват дейности за подготовка, публикуване и разпространение на материали, популяризиращи приноса на Европейския съюз за проекта. Дейността ще включва:
Провеждане на две пресконференции – първата ще се проведе след подписване на договора за изпълнение на проекта и втората - при приключване на проекта и оповестяване на резултатите от него;
Изработени интернет банери - 2 бр;
Платени публикации в регионална медия – 2 бр. ;
Изготвяне и разпространение на рекламни материали с цел публичност на самия проект и неговото финансиране – 40 бр. органайзери и 80 бр. рекламни химикалки.
Върху всички информационни и рекламни материали, свързани с проекта ще бъде изобразен флага на ЕС и логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”.
|