|
Дейности:
|
Дейност 1 „Управление на проекта, изготвяне на тръжна документация и провеждане на процедури за избор на изпълнители по реда на ЗОП” В рамките на дейността ще бъде сформиран екипът за управление на проекта. Ще бъдат разработени правилата за работа на екипа, контрол, мониторинг и отчетност на проектните дейности. Общински експерти с необходимите опит и компетентност ще изготвят тръжна документация за избор на външни изпълнители на дейностите по по проекта, ще бъдат проведени законоворегламентираните процедури и ще бъдат сключени договори с избраните външни изпълнители.
Дейност 2 „Извършване на функционален анализ, чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ” Функционалният анализ ще бъде извършен от екип, включващ външни експерти. Експерти от Общинска администрация и кметът на Общината ще сътрудничат на изпълнителите и ще осъществяват контрол върху изпълнението на дейността.
Функционалният анализ ще бъде разработен на база Единната методология за провеждане на функционален анализ.
Целта на предвидения функционален анализ е да се изготви оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на Общинската администрация чрез използването на различни методи като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки.
Основните етапи при провеждането на функционалния анализ са:
Планиране и подготовка на функционалния анализ: сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцентите на анализа; изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност.
Провеждане на функционалния анализ: анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране на области за подобрение, формулиране на предложения за подобрение.
Приключване на функционалния анализ: приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на План за действие, изготвяне на проект на доклад, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.
Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението: анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност за резултатите от проведения функционален анализ.
Дейност 3 „Провеждане на кръгла маса след приключване на функционалния анализ” Дейността предвижда провеждане на кръгла маса за дискусии и оценка на направените препоръки в Доклада от разработения функционален анализ, предложенията за промени и плана за действие, изготвен от екипа в Дейност № 2 „Извършване на функционален анализ, чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ”.
След приключване на функционалния анализ, ще бъде проведена кръгла маса за дискусии с всички заинтересова страни:
Вътрешни: експерти от администрацията, ръководители на звената, кмет, зам.-кмет на Общината, главен секретар.
Външни: представители на други функционално свързани администрации; експерти, участвали в изготвянето на функионалния анализ.
Участниците в кръглата маса ще се запознаят с основните изводи от проведения функционален анализ, предложените мерки за преодоляване на констатираните проблеми, както и с плана за действие за тяхното изпълнение. Подготвеният доклад ще бъде подложен на дискусия и предоставен за мнение на ръководството и служителите на общината, които носят отговорността за изпълнението на функциите на администрацията, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие.
Ще бъдат разпечатани 30 копия от окончателния Доклад и разработения план за действие, предназначени за участниците в кръглата маса.
Дейност 4 „Разработване и/или актуализация на нормативни, стратегически и други документи, методологии, вътрешни правила и процедури” Въз осонова на резултатите от функционалния анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността и ефективността и за оптимизиране на функциите и организационната структура, както и на база решенията след проведените дискусии, дейността предвижда:
Разработване и актуализация на вътрешни правила в Общинската администрация;
Актуализация, в съответствие с националната и европейската нормативна база, на вътрешни, нормативни и стратегически документи.
Новоразработените и актуализираните документи ще бъдат разпечатани и предоставени на съответните звена.
Дейност 5 „Провеждане на съпътстващи обучения на служителите в администрацията” След проведения функционален анализ, приетите решения, актуализирането на действащи и разработването на нови документи, ще бъде проведено еднодневно обучение на 30 служители в администрацията, пряко заинтересовани от направените промени във вътрешните документи и отговорни за тяхното прилагане.
Ще бъдат подробно представени промените във вътрешните документи и разработените нови вътрешни правила. В рамките на дейността, служителите на Общинската администрация ще бъдат обучени да прилагат актуализираните и новоразработени документи. Обучението ще се проведе в зала на общината. За участниците в обучението ще бъдат осигурени:
- папка с логото и информация за проекта;
- химикалки;
- флаш памет, с всички променени и новоразработени вътрешни административни документи;
- тефтери с логото и информация за проекта.
/рекламните материали ще бъдат осигурени от фирмата-изпълнител на Дейност 6 “Информация и публичност“/
Дейност 6 „Информация и публичност” Дейността предвижда популяризиране на целите, дейностите и резултатите на проекта, както и на финансовата подкрепа, с която се реализира той, чрез провеждане на информационна кампания и разпространение на информационни материали:
Провеждане на две пресконференции-начална и заключителна;
Подготовка на 80 комплекта материали за участниците в пресконференциите, кръглата маса и обученията (папки, химикалки, флаш памет, тефтери);
Изработване и поставяне на информационна табела в сградата на Общинската администрация;
Отпечатване и разпространение на информационни брошури за целите и дейностите по проекта –200 броя;
3 публикации в регионални печатни издания;
Излъчване на видеорепортаж в местна кабелна телевизия при приключване дейностите по проекта;
Публикуване на информация за проекта на интернет страницата на Общината;
Отпечатване и разпространение на информационен плакат за проекта в тираж 50 броя.
Плакатите ще бъдат разпространени на публични места, както и в залите за провеждане на кръглата маса и обучението на служителите;
|