|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление на дейностите по проекта Управлението на проекта ще бъде осъществено от екип, който се състои от ръководител, координатор и счетоводител. Всеки един от тях има определени задължения и отговорности, които ще осигурят успешно изпълнение на проекта и постигане на поставените цели. Управлението се състои от планиране, мониторинг, реализирането на проектните дейности, контрол на финансите, анализ на вътрешните и външните фактори, имащи отношение към изпълнението на проекта. Екипът ще отговаря за изпълнението на дейностите от стартирането до приключването на проекта.
В процеса на управление участие се предвижда и на членове
на две оценителни комисии по ЗОП, служители на общинската администрация, които ще бъдат определени със Заповед на кмета на общината.
Дейност 2. Подготовка и провеждане на тръжни процедури за избор на изпълнители Дейност 2 Подготовка и провеждане на тръжни процедури за избор на изпълнители ще премине през следните етапи : (1) подготовка на тръжната документация; (2) фактическо провеждане на избора съгласно нормативните изисквания и срокове и (3) сключване на договори с избраните изпълнители.
При подготовката на тръжни документи ще се спазват изискванията на Закона за обществени поръчки (ЗОП) и указанията на ОПАК. Подготовката на тръжната документация ще се осъществи от външен изпълнител, избран съгласно разпоредбите на ЗОП. При провеждане на избора на изпълнителите общината ще спазва принципите на публичност и прозрачност, свободна и лоялна конкуренция, равнопоставеност и недопускане на дискриминация.
Дейност 3. Извършване на Функционален анализ в община Бобошево чрез прилагане на Единна методология за функционален анализ Извършването на функционалния анализ (ФА) в община Бобошево ще се осъществи посредством прилагането на Единна методология за провеждане на ФА във всички структури на общината. Дейността по извършване на ФА ще бъде възложено на външен изпълнител, спазвайки предписанията на ЗОП. Изпълнението му ще премине през няколко основни етапа:
1. Планиране и подготовка на ФА – През този етап ще се оформи екипа за провеждането му, ще се поставят основните акценти и ще се направи времеви график за неговото изпълнение. В подготвителната фаза ще бъдат ангажирани ръководството и администрацията на общината, като важна предпоставка за създаване на подходяща среда. Последното е важно за установяване на добра комуникация, и оттам – получаване на точна и навременна информация. На следващо място ще бъдат идентифицирани всички заинтересовани страни. Акцентът на анализа ще бъде уточнен върху релевантността на функциите и организационното структуриране, ефективността и ефикасността на администрацията.
При определяне състава на екипа ще се спазват изискванията на раздел III на ПМС 330 от 05.12.2011 г. в допълнение на ПМС 62 от 2007 г. за приемане на национални правила за допустимост на разходите по оперативните програми. След сформирането, екипът извършва следващите дейности в рамките на този етап – дефиниране на заинтересованите страни, уточняване на акцентите на анализа, изготвяне и съгласуване с „Възложителя” на времевия график, разпределение на ролите и отговорностите между членовете на екипа и осъществяване на необходимите комуникации.
2. Провеждане на ФА – Това е етапът, по времето на който ще се направи анализ на състоянието на община Бобошево, ще се търсят области за нейното подобрение и на база на разработения анализ, ще се създадат предложения за подобрение на необходимите структури в общината. . Провеждането на анализа ще се състои от: Анализ на текущото състояние; Преглед на законодателството, регламентиращо структурата и дейността на общината; Идентифициране на областите на политика, за които отговаря общината; Идентифициране, групиране и анализ на правомощията на структурите на общината; Изготвяне на препоръки и план за организационното структуриране на администрацията; Изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията; Изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността; Преглед на организационно-управленския модел на общината; Идентифициране на препоръки за извеждане извън администрацията на нетипични функции, премахване на излишни и дублиращи се функции.
3. Приключване на ФА – По време на провеждането на този етап ще се създаде план за действие и ще се състави проект на доклада, обсъждане и съставяне на окончателен доклад. Анализ на данните и приключване на функционалния анализ: Дефиниране на приоритетни области и предложения за подобрение; Изготвяне на план за действие; Изготвяне на доклад за извършения функционален анализ, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни
4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението на ФА – През този етап се предвижда съставяне на анализ за изпълнението на предложените препоръки, предоставяне на информация на заинтересованите страни, относно тяхното изпълнение и осигуряване на публичност, относно резултатите от проведения ФА. Наблюдението и прегледите на изпълнението на изготвения план за действие е логичното продължение на функционалния анализ и представлява гаранция за устойчивост на постигнатите резултати. Този последен етап е задължителен за бенефициентите с цел гарантиране на устойчивост, която се следи от УО на ОПАК и след приключване на изпълнението на проектите. Наблюдението на изпълнението на плана за действие ще се извършва от длъжностни лица, определени от кмета на общината, които ще бъдат задължени да му представят доклади.
Предвидените етапи стоят в основата на ФА и са включени в Единната методология за неговото провеждане. Те ще бъдат извършени в посочения ред и ще бъдат съобразени с графика на изпълнението на дейностите по проекта.
Основен акцент на ФА в община Бобошево ще бъде свързан с анализа на релевантността на функциите, който да доведе до оптимизацията на дейността на общината. На база на това основните методи, които ще бъдат използвани по време на прилагането му ще включват:
• Събиране и проучване на необходимите документи и информация – посредством този метод ще бъдат идентифицирани необходимите за анализа документи и информация, като получената информация ще бъде обработена и проучена от съответните специалисти, служители в общината. Документите, които ще бъдат подложени на проучване са: устройствения правилник, етичния кодекс, хартата на клиента, вътрешните правила за финансово управление и контрол, нормативните актове, стратегическите и вътрешните документи, докладите на общината, актуалния бюджет, както и докладът към него и към програмния бюджет и други съотносими документи.
• Извършване на анкетни проучвания – Целта на този метод е, на базата на разработените въпросници, да се получи такава информация, която да бъде достоверна и представителна за всички отдели и звена на община Бобошево. Въпросниците ще бъдат попълнени, както от ръководителите на звената, така и от служителите, заемащи длъжности от всеки тип. На база Наръчника за прилагане на единната методология за провеждане на ФА ще бъдат изготвени два въпросника, съответно един за ръководителите, и един за служителите на общината.
ФА ще бъде изготвен на базата на посочените приложения, включени в Наръчника за прилагане на единната методология за провеждане на ФА и ще служи в помощ на външния изпълнител, който ще извърши ФА в административната структура на община Бобошево.
Дейност 4. Оптимизиране на структурите за постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност, подобряване на организацията, работните процеси и координацията в администрацията Промяната на наличните, както и прилагането на нови правила за работа на администрацията ще се осъществи на база на получените резултати от проведения ФА. Направените предложения за промени ще бъдат приложени и изпълнени в рамките на тази дейност.
В рамките на настоящата дейност се предвижда изготвяне на предложения за промени в методологиите, процедурите, вътрешните правила и работните процеси. Тук се включват и дейностите по изготвяне на проекти и/или актуализацията на вътрешните правила, правилници, наръчници и заповеди за подобряване на работните процеси в общинска администрация.
Дейността, в зависимост от направения ФА ще включи следното:
• Разработване/усъвършенстване на методологии, вътрешни правила, и процедури за администрацията;
• Разработване на инструкции и наръчници за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на администрацията, включително разработване и въвеждане на механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административната структура, на базата на разработени индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението.
• Разработване и въвеждане на стратегия за организационно развитие. Разработването на Стратегията за организационно развитие ще осигури устойчивостта на резултатите на проекта.
Дейност 5. Провеждане на съпътстващо обучение В рамките на проекта ще се проведе едно обучение за ръководители и служителите от общината. Обучението ще се осъществи от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Тъй като ФА обхваща всички общински структури, на предвидените обучения ще присъстват служители от всички отдели, според установените взаимовръзки на функциониране в структурата на община Бобошево. Общият брой на служителите, които ще присъстват на обучението е 15 души. Обучението на тема е предназначено за представителите на целевите групи.
Обучението ще се реализира непосредствено след приключване на дейностите по мониторинг на изпълнението на резултатите от ФА. Предвидено е то да бъде в рамките на 2 дни на база на предварително разработена програма, изготвена въз връзка с направените изводи от Функционалния анализ и необходимостта от въвеждане на нови правила и процедури и прилогането им в структурата на общинската администрация. Ще бъдат представени съвременните тенденции в развитието на администрацията в ЕС.
Обучението ще бъде изнесено, извън територията на община Бобошево. Дейността ще се извърши от външен изпълнител.
Дейност 6. Информация и публичност по проекта В процеса на изпълнение на проекта ще бъдат реализирани редица мерки за популяризиране и визуализация на безвъзмездната помощ, предоставена от Оперативна програма „Административен капацитет” 2007-2013, финансирана от Европейския социален фонд.
Планирани са 2 пресконференции, за отбелязване на резултатите от ключовите етапи на проекта: встъпителна и заключителна пресконференция в края на проекта, за популяризиране на постигнатите цели и резултати. Предвидени са и 2 публикации в пресата, с които да се популяризират реализираните дейности и резултати от проекта. Ще бъдат разработени 400 брошури за промотиране на получената, дейностите, целите и резултатите от настоящия проект. В официалния сайт на общината ще бъде вписвана актуална информация за изпълнението на дейностите и резултатите по проекта, която ще бъде достъпна по всяко време до цялата общественост. Ще бъдат изготвени два банера с информация за проекта, които ще бъдат използвани по време на двете пресконференции, при провеждане на обучението и др. събития по проекта. В сградата на общината ще бъде поставена информационна табела, която ще бъде изготвена в рамките на настоящия проект. Също така в процеса на реализиране надейност 6 ще бъдат разработени 2 банера, които ще бъдат използвани по време на обучението и пресконферециите, които ще се проведат в рамките на настоящия проект.
Всички информационни материали ще бъдат изготвени съгласно Приложение № 13 „Задължения на бенефициентите за осигуряване на информация и публичност” и ще съдържат логата на ЕСФ и ОПАК; името на проекта и на оперативната програма; флагът на ЕС и българският национален флаг. Ще бъдат спазени Регламент на Съвета (ЕО) № 1083/2006 и Регламент на Комисията (ЕО) № 1828/2006.
|