|
Дейности:
|
Дейност 1: Дейности по организация и управление на проекта Дейността е необходима за успешната реализация на дейностите по проекта и за постигане на заложените цели. Екипът по управление на проекта носи отговорност за качественото и своевременното изпълнение на заложените индикатори.
Етапи на изпълнение на дейността:
• Формиране на екип за управление дейностите по проекта
След подписване на договор с УО на ОПАК в рамките на една седмица ще се възложат на членове на екипа съответните отговорности и задължения. Служителите определени чрез заповед на кмета за екип по управление ще отговарят за изпълнението и отчитането пред Управляващия орган и другите одитни институции. Екипът ще се състои от: ръководител на проекта, счетоводител и координатор.
• Изготвяне график на срещите на екипа и разпределяне на отоговорностите
За по-ефективното управление на проекта ще се изготви План за действие, в който ще се заложат срокове за изпълнение и лица, които са отговорни за всяка дейност.
Екипът ще се събира на работни срещи всеки месец.
• Подготвяне на Вътрешни правила за управление на проекта
Правилата за управление ще се подготвят с цел:
- Координиране на изпълнението и осъществяване на контрол по отношение на изпълнителите;
- Координация, взаимодествие и сътрудничество с Управляващия орган по ОПАК;
- Разпределяне на отговорностите по отчитане на проекта;
- Осигуряване на прозрачност при провеждането на тръжните процедури.
• Провеждане на тръжни процедури за избор на външни изпълнители за дейностите по проекта
Участие на екипа за управление на проекта при подготовката и провеждането на тръжни процедури за избор на изпълнител/и и осъществяване на контрол по отношение на изпълнителите.
• Изготвяне на междини и окончателни доклади къмУО на ОПАК и проведждане на заключителна среща
Целта е разпределяне на отговорности по подготовка на междините и финалния отчет към УО на ОПАК и организиране и съхранение за архив на документацията по проекта.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ на общинска администрация Малко Търново Дейността включва основните етапи за провеждане на функционалния анализ съгласно Единната методология за функционален анализ:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип, дефиниране на заинтересованите страни, уточняване на акцента на анализа, изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите, комуникация и разпределяне а задачите);
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ, чрез:
• Детайлен анализ на нормативната база, въз основа на която се осъществяват функциите на общинската администрация;
• Анализ на релевантността - идентифициране, групиране и анализ на правомощията на кмета и на функциите на общинската администрация; анализ на релевантността на функциите на звената (дирекции и отдели) на администрацията, спрямо областите на политиката, за която отговаря кмета и зам. кметовете, установяване на нетипични функции, анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената на администрацията, наличието на изцяло или частично дублиращи се функции, наличие на вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани;
• Анализ на ефективността - описание и анализ на процеса на планиране и отчитане в администрацията на община Малко Търново; описание и анализ на целите на общинската администрация; анализ на степента на осигуреност на общинската администрация за постигане на целите с функциите на основните и звена.
• Анализ на ефикасността - анализ на постигнатите резултати в дейността на общината и разходване на финансови ресурси; анализ на резултати, разходи, обезпеченост с ресурси и натоварване в общинската администрация и отделните звена;
• Разработване на план включващ идентифицираните области за подобрение и конкретни препоръки за тяхното подобрение.
Етап 3: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението с цел гарантиране на устойчивост. Информиране на заинтересованите страни за резултатите от анализа, мерки за изпълнението на препоръките, както и осигуряване на публичност на резултатите от функционалния анализ.
Наблюдението на изпълнението на анализа ще бъде възложено на длъжностни лица за проследяване на изпълнението, както и изготвяне на доклади за изпълнението в процеса на последващ мониторинг.
Дейност 3: Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствения правилник на администрацията. Дейността ще се извърши на база извършения в изпълнение на дейност 2 от настоящето проектно предложение функционален анализ.
След изготвяне на анализа ще се извърши и оценка на съществуващата нормативна база и вътрешни правила на община Малко Търново, касаещи структурата на общинската администрация и организацията на работата.
В рамките на тази дейност ще се изготвят предложения за промени в нормативната база на община Малко Търново и ще се извъши промяна на вътрешно – нормативни и стратегически документи при необходимост.
Дейност 4: Подобряване на организацията и работните процеси в общината Един от резултатите от функционалните анализи е изготвяне на планове на действие, които са част от него. В рамките на тази дейност ще се разработят необходимите стратегии за организационно развитие, вътрешни правила, инструкции и наръчници, методики и т.н. В зависимост от резултата на функционалният анализ ще бъдат разработени и въведени:
• Изготвяне на стратегия за организационно развитие;
• Разработване на механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на администрацията;
• Разработване на система за измерване и управление на изпълнението и индикатори;
• Изготвяне на наръчници, методики, инструкции и др.
Дейност 5: Провеждане на съпътстващо обучение Тази дейност е се явява последният етап от внедряването на резултатите от функционалния анализ. За целта ще се проведе подготвителна среща на екипа на проекта с изпълнителите, ще се планира логистична подготовка, програма и методи на работа по повод на обучението.
Същинското обучение ще се проведе в рамките на 2 дни с участието на общо 20 представители на общинската администрация и експерти, изготвяли функционалния анализ и предложенията за промени в нормативните и стратегически документи.
Обучението ще има минимум два модула: теоретичен и практически.
Дейност 6: Популяризиране на проекта Кампанията по популяризиране на дейностите, които ще бъдат реализирани в рамките на проекта, сред целевите групи и заинтересованите страни ще съпътства цялото изпълнение на проекта и ще включва:
• Провеждане на две пресконференции – начална пресконференция и финална за отчитане резултатите от изпълнение на дейностите по проекта;
• Изготвяне на 3 прессъобщения за отразяване напредъка по изпълнението на дейностите по проекта и предоставянето им на медиите;
• Осигуряване на своевременна информация за напредъка по изпълнението на проекта чрез публикации на сайта на общината;
• Изработване на 60 комплекта рекламни материали - тефтери, конферентни папки, конферентни чанти, химикали и др.
• Изработване на един банер отговарят на правилата за визуализация на финансирането от ОПАК и ЕСФ.
|