|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация, управление и мониторинг на проекта Процеса по организация и управлението на дейностите по проекта ще се реализира от назначен със Заповед на Кмета на община Лесичово, Екип за управление на проекта (ЕУП), който ще се състои от ръководител, координатор и счетоводител. Екипът ще бъде структуриран съобразно предвидените в проекта дейности, като в състава му влизат експерти от професионални сфери, отговарящи на етапите, които проекта обхваща – управление и координация на процесите, постоянен контакт с всички заинтересовани страни и изпълнители, публичност на дейностите, техническа и финансова отчетност и пр. За цялостната организация, управление и разпределяне на задачите в Екипа ще отговаря Ръководителят на проекта. Всеки един от членовете ще има определени задължения и отговорности, които ще осигурят успешно изпълнение на проекта и постигане на поставените цели. Екипът ще отговаря за изпълнението на дейностите от стартирането до приключването на проекта, чрез координация, мониторинг и оценка на изпълнението и постигнатите резултати. Вътрешният мониторинг ще се осъществява на всички етапи от изпълнение на проекта, като специално внимание ще се отделя на дейностите, възложени на външни изпълнители. С осъществяването на вътрешния мониторинг ще бъдат ангажирани всички членовете на Екипа за управление на проекта, в зависимост от задълженията им по отношение на различните дейности.
Разходът за изпълнение на тази дейност е заложен в т. 13 на Бюджета на проекта.
Дейност 2: Подготовка на тръжни документации и провеждане на процедури по ЗОП за избор на изпълнители За изпълнението на тази дейности се предвижда да бъде назначен външен експерт (Експерт „Тъжни процедури“), който да подготви, организира и проведе тръжните процедури в рамките на проекта. Той ще има задължението да подготви график за планираните обществени поръчки, който ще бъде представен за одобрение пред ДО в установените срокове. След получаване на одобрението му ще се пристъпи към подготовка и провеждането на следните тръжни документации и процедури, в съответствие с изискванията на Закона за обществените поръчки /ЗОП/, за избор на изпълнител за:
1) Извършване на функционален анализ на общинска администрация Лесичово (в това число и на информационен форум);
2) Актуализация на Устройствен правилник и на релевантни нормативни актове на общинска администрация Лесичово;
3) Разработване и актуализация на методологии, вътрешни правила и процедури в общинска администрация Лесичово;
4) Изпълнение на мерки за информираност и публичност;
При провеждането на процедурите ще бъдат съблюдавани основните принципи по публичност и прозрачност, свободна и лоялна конкуренция и равнопоставеност и недопускане на дискриминация.
С оглед реалистичното определяне на заложения в бюджета разходи за изпълнение на тази дейност, към настоящото проектното предложение са приложени следните индикативни оферти:
а) Оферта от адвокат Йоника Спасова – член на САК, с приложена автобиография;
б) Оферта от адвокатство дружество „Друмева и партньори“;
Разходът за изпълнение на тази дейност е заложен в т. 1 и 2 на Бюджета на проекта, като е взета предвид по-ниската оферирана цена.
Дейност 3: Извършване на функционален анализ на общинска администрация Лесичово чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Функционалният анализ представлява процес на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на отделна административна структура чрез използването на различни методи като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки.
Настоящата дейност предвижда извършването на функционален анализ на общинска администрация Лесичово, чрез стриктно прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация, включително:
- Анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; формулиране на препоръки за подобрение и план за действие за оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на администрациите, за подобряване на ефективността, ефикасността и икономичността от дейността на администрациите;
- Провеждане на информационни кампании за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ.
Етапите, които ще включва извършването на функционален анализ са обособени в следните под-дейности:
Под-дейност 3.1. Планиране и подготовка на функционалния анализ
В етапа на планиране и подготовка на функционалния анализ ще бъде сформиран екипът, отговорен за неговото провеждане. Дейностите, които ще трябва да реализира сформираният екип в етапа на подготовка и планиране на функционалния анализ са:
Дефиниране на заинтересованите страни;
Уточняване на акцента на анализа;
Изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите между членовете на екипа;
Определяне на средствата за комуникация между екипа и заинтересованите страни.
Под-дейност 3.2. Провеждане на функционалния анализ
Провеждането на функционалния анализ ще включва три групи взаимосвързани дейности:
А) Анализ на текущото състояние на административните структури на общинска администрация Лесичово, по отношение на релевантността на функциите, ефикасността и ефективността от дейността им:
Анализ на релевантността на функциите – ще се извърши анализ и преглед на общинската структура и функции, за да се открие наличието или липсата на припокриване или дублиране на функции на отделните звена в структурата на общинската администрация;
Анализ на ефективността – определяне на степента на постигане на предварително поставените краткосрочни и дългосрочни цели на общинската администрация;
Анализ на ефикасността от дейността на общинската администрация.
Б) Идентифициране на области за подобрения въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние на административната структура, както и визията му за бедещото и развитие;
В) Формулиране на конкретни препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области;
Под-дейност 3.3. Приключване на функционалния анализ
В рамките на тази дейност ще се извърши приоритизиране на областите и предложенията за промени, изготвяне на план за действия и изготвяне на окончателен доклад от проведения анализ. Окончателният доклад и план за действие ще бъдат приети след обсъждането им на организираната дискусия с лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на административните структури на общината, тъй като те ще бъдат пряко ангажирани с реализирането на плана за действие.
Под-дейност 3.4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението, информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност на резултатите от проведения функционален анализ
Мониторингът върху изпълнението на дейностите, които включва функционалният анализ ще се осъществява от ЕУП. Предвидените работни срещи в настоящия проект ще гарантират контролът върху провеждането на анализа при всеки от неговите етапи.
Публичността на изпълнението представлява провеждане на информационна кампания за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ, като нейната цел е да запознае заинтересованите страни с резултатите от функционалния анализ. Идентифицирането им ще се извърши по време на провеждането на функционалния анализ.
Дейността предвижда провеждане на информационен форум под формата на конференция, на която да присъстват представители на всички заинтересовани страни. Форумът трябва да се проведе след извършването на функционалния анализ и преди приемането на окончателния доклад и плана за действие. На заинтересованите страни трябва да бъдат предоставени информационни материали за извършените дейности, по време на провеждането на функционалния анализ и постигнатите резултати. Екипът, провел анализа трябва да представи мултимедийна презентация с всички извършени дейности и резултати от функционалния анализ.
Функционалният анализ ще включва преглед на всички общински структури и функции.
Извършването на функционалния анализ ще бъде възложено на външен изпълнител по реда на ЗОП, които ще бъдат отговорни за цялостното провеждане на анализа.
С оглед реалистично определяне на заложения в бюджета разход за изпълнение на тази дейност, към настоящото проектното предложение са приложени следните индикативни оферти:
а) Оферта от „Гецов и партньори консултантс“ ЕООД;
б) Оферта от „Изи консулт“ ЕООД;
Разходът за изпълнение на тази дейност е заложен в т. 5.5 на Бюджета на проекта, като е взета предвид по-ниската оферирана цена.
Дейност 4: Провеждане на информационен форум В рамките на проекта се предвижда организиране и провеждане на едно информационно събитие – конференция, във връзка с осигуряването на публичност на резултатите от функционалния анализ и информиране на заинтересованите страни. Целта е всички заинтересовани страни – външни (гражданите и бизнеса от съответните общини) и вътрешни (ръководството и служителите в общинските администрации) да се запознаят с резултатите от функционалния анализ.. Конференцията ще се проведе в периода след извършване на функционалния анализ и преди приемането на окончателния доклад и плана за действия. На заинтересованите страни ще бъдат предоставени информационни материали за извършените дейности, по време на провеждането на функционалния анализ и постигнатите резултати. Екипът, провел анализа ще представи мултимедийна презентация с всички извършени дейности и резултати от функционалния анализ.
След приключване на събитието, направените предложения и изказани мнения, изпълнителя ще оформи окончателния доклад и план за действия от функционалния анализ.
Конференцията ще се организира от външният изпълнител, извършващ и дейността по изготвяне на функционален анализ.
Разходът за изпълнение на тази дейност е заложен в т. 5.3 на Бюджета на проекта.
Дейност 5: Актуализация на Устройственият правилник и релевантните нормативни актове на общинска администрация Лесичово В резултат на извършеният функционален анализ на административната структура и по-конкретно след изготвен анализ на релевантността (под-дейност 3.2 на дейност 3) и изготвени препоръки ще се инициират предложения за промени и актуализация на действащия устройственият правилник и релевантни нормативни документи (правилници за документооборота, счетоводната отчетност, възнагражденията на служителите и др.) на общинска администрация Лесичово.
Извършването на тази дейност ще бъде възложено на външен изпълнител по реда на ЗОП.
С оглед реалистично определяне на заложения в бюджета разход за изпълнение на тази дейност, към настоящото проектното предложение са приложени следните индикативни оферти:
а) Оферта от „Гецов и партньори консултантс“ ЕООД;
б) Оферта от „Изи консулт“ ЕООД;
Разходът за изпълнение на тази дейност е заложен в т. 5.5 на Бюджета на проекта, като е взета предвид по-ниската оферирана цена.
Дейност 6: Повишаване ефективността на работните процеси в общинска администрация Лесичово чрез усъвършенстване на методологии, вътрешни правила и процедури В рамките на тази дейност се предвижда изготвяне на предложения за промени в методологиите, вътрешните правила и процедурите, в посока тяхното усъвършенстване за да се гарантира ефективната дейност на административната структура. Тук се включват мерки по изготвяне на проекти и/или актуализацията на вътрешните правила, правилници, наръчници, процедурни правила, заповеди и други, насочени към подобряване на работните процеси в общинска администрация Лесичово. В тази връзка общината е идентифицирала и конкретна необходимостта от разработване на вътрешни правила за финансово управление и контрол (ФУК) чрез които да се създадат организационни условия за по-ефективно управление и контролиране на процесите по планиране, управление и отчитане на бюджетните парични средства / от държавния бюджет, от общинските средства и средства по фондове и програми от Европейския съюз/ , както и разпореждането с финансови, материални и нематериални активи при спазване на принципите за законосъобразност, добро финансово управление и прозрачност.
Извършването на тази дейност ще бъде възложено на външен изпълнител по реда на ЗОП.
С оглед реалистично определяне на заложения в бюджета разход за изпълнение на тази дейност, към настоящото проектното предложение са приложени следните индикативни оферти:
а) Оферта от „Гецов и партньори консултантс“ ЕООД;
б) Оферта от „Изи консулт“ ЕООД;
Разходът за изпълнение на тази дейност е заложен в т. 5.5 на Бюджета на проекта, проекта, като е взета предвид по-ниската оферирана цена.
Дейност 7: Мерки по информация и публичност на проекта Дейностите по информираност и публичност ще се изпълняват в съответствие със Задължения на бенефициентите за осигуряване на информация и публичност (Приложение 13 към Насоките за кандидатстване), като община Лесичово, в качеството и на бенефициент, ще информира широката общественост, целевата група и заинтересованите от изпълнението на проекта страни, че същият ще се изпълнява по ОПАК, и ще бъде съфинансиран от Европейски социален фонд.
Предвижда се изпълнението на следните мерки:
1. Организиране на два броя пресконференции – за старт и за край на изпълнение на проекта;
2. Поставяне на една информационни табла (винил с пълноцветен печат, размер 120х80 см), която ще бъде поставена на административната сграда на общинска администрация;
3. Изработване на 1000 броя информационни брошури (пълноцветен печат, формат А4, двустранно) - брошурите ще съдържат информация относно целите, дейностите и резултатите от проекта;
4. Изработване на един информационен банер (винил с пълноцветен печат, размер 80х200 см. мобилен) - ще бъде използван като визуализиращо средство по време на провеждане на предвидената конференция;
5. Изработване на 100 броя папки (картон, гланц, пълноцветен печат, формат А4, с двойна сгъвка) – ще бъдат използвани от посетителите на организираната конференция;
6. Три броя публикации в печатни издания – отразяващи напредъка в изпълнението на проекта;
7. Периодична информация на интернет страницата на община Лесичово – отразяваща отделните етапи в изпълнението на проекта;
Извършването на тази дейност ще бъде възложено на външен изпълнител по реда на ЗОП.
С оглед реалистичното определяне на заложения в бюджета разход за изпълнение на тази дейност, към настоящото проектното предложение са приложени следните индикативни оферти:
а) Оферта от „Стратегика Вижън“ ЕООД;
б) Оферта от „Бул адвартайзинг груп“ ЕООД;
Разходът за изпълнение на тази дейност е заложен в т. 5.1 на Бюджета на проекта, като е взета предвид по-ниската оферирана цена.
|