|
Дейности:
|
Дейност 1 – Организация и управление на проекта Под-дейност 1.1 – Мобилизиране на Екипа за управление на проекта.
Управлението на проекта е дейност, която ще се извършва през целия период на изпълнение, като в рамките на тази дейност ще се мобилизира екипът за управление на проекта, състоящ се от ръководител на проекта, координатор и счетоводител. Той ще отговаря за цялостното управление, планиране и контрол при изпълнение на предвидените дейности, планиране и контрол на дейностите по подготовка на тръжна документация за възлагане изпълнение на дейности на външни изпълнители, наблюдение и контрол на изпълнението на дейностите, подготовка на изискваните доклади за изпълнението, наблюдение на планираните разплащания и други управленски дейности. Екипът ще състави работен план за изпълнението на проекта, в т.ч. график за мониторинг на изпълнението на договорните отношения с външните изпълнителите. Планът за изпълнение на проекта ще включва разпределение на отговорностите, координиране изпълнението на дейностите и сроковете за тяхното изпълнение. Екипът ще провежда месечни работни срещи, ще изготвя периодични отчети за напредъка по изпълнението на проекта и ще следи за изпълнението на договорните отношения с външните изпълнители.
Под-дейност 1.2 Разработване на тръжна документация
В рамките на тази под-дейност ще бъде разработена необходимата документация за възлагане на обществени поръчки, проведени при условията и по реда на Закона за обществените поръчки. Планира се процедурите да бъдат следните: 1) процедура за основните дейности по проекта – 2, 6 и 7; и 2) процедура за провеждане на дейностите, свързани с организиране на събития и изпълнение на мерки за информация и публичност – Дейности 3 и 9.
Дейност 2 – Извършване на функционален анализ в администрацията на община Созопол съгласно Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация В съответствие с Единната методология за изготвяне на функционален анализ, външен консултант в координация с общината ще изготви функционален анализ на общинската администрация (вкл. второстепенни звена), в т.ч.:
Под-дейност 1.1 - Планиране и подготовка на функционалния анализ (І етап от Единната методология) – първият етап се явява подготвителна фаза, в която ще бъдат ангажирани както ръководството и администрацията на общината, така и външните консултанти. На този етап ще бъдат уточнени акцента на анализа и идентифицирани заинтересованите страни, както и ще се изготви на времеви график за реализирането на анализа.
Под-дейност 1.2 - Провеждане на функционалния анализ (ІІ етап от Единната методология) – вторият етап ще включва анализ на текущото състояние, преглед на законодателството, регламентиращо структурата и дейността на общината, преглед на организационно-управленския модел на администрацията, идентифициране на области за подобрение.
Под-дейност 1.3 - Приключване (ІІІ етап от Единната методология) – третият етап включва дефиниране на приоритетни области и предложения за подобрение и изготвяне на план за действие. Накрая ще бъде изготвен и доклад за извършения функционален анализ, който преди окончателното му представяне ще бъде обсъден с общинската администрация.
Дейност 3 – Провеждане на кръгла маса със заинтересованите страни за представяне и обществено обсъждане на резултатите от функционалния анализ В рамките на тази дейност ще се проведе еднодневна кръгла маса, с цел да бъдат запознати заинтересованите страни с резултатите от проведения функционален анализ в община Созопол. Освен резултатите от анализа ще бъдат представени препоръките за подобряване на работата на администрацията и ще бъдат обсъдени последващите дейности, които ще доведат до по-добро местно управление и мерките за последваща комуникация със социално-икономическите партньори.
В събитието ще вземат участие поне 30 участника – служители на общинската администрация, представители на гражданите и бизнеса, за които ще бъдат предвидени информационни материали и кафе-пауза.
Дейност 4 - Изготвяне на процедура за наблюдение и публичност на изпълнението на плана за действие След изготвяне на окончателния доклад от функционалния анализ, екип от 3 експерти (2 от общинската администрация и 1 външен) ще изготви и предложи на ръководството на общината процедура за наблюдение и публичност на изпълнението на плана за действие, която да гарантира постигането на предвидените резултати. Процедурата ще бъде съгласувана с ръководството на общината и накрая утвърдена от кмета.
Дейност 5 – Изпълнение на мерки за оптимизиране на структурата в община Созопол Въз основа на предложенията, изготвени в резултат от извършването на функционалния анализ, ще бъдат изпълнени следни под-дейности:
• Под-дейност 5.1. – Изготвяне на проект за промяна на Устройствения правилник на община Созопол - 2 експерти от общинската администрация и 1 външен експерт ще изготвят проект за изменение и допълнение на Устройствения правилник на общината, който ще бъде обсъден с ръководството на общинската администрация и представители на Общинския съвет. След финализиране на проекта за изменение и допълнение на Устройствения правилник (УП), той ще бъде внесен за разглеждане и приемане от страна на Общинския съвет.
• Под-дейност 5.2. – Изготвяне на предложение за вътрешни правила за работа на общинската администрация, в съответствие с предложенията за нова организационна структура на община Созопол, което ще бъде направено от външен изпълнител. След съгласуване с отделните административни звена в рамките на общинската администрация, правилата ще бъдат представени на кмета на общината за утвърждаване.
Дейност 6 – Изготвяне на Стратегия за организационно развитие На база на предложената нова структура на общината, ще бъде възложено на външен консултант да разработи Стратегия за организационното развитие на община Созопол за следващите 5 години. Логиката на стратегията ще следва следните измерения и елементи на организационното развитие:
• управление
• управленска практика
• човешки ресурси
• финансови ресурси
• технически и други ресурси
• предоставяне на услуги.
Стратегията ще бъде обсъдена със служителите на общината и след нейното финализиране ще бъде утвърдена от кмета на общината.
Дейност 7 – Провеждане на специализирани обучения за общинската администрация По тази дейност се предвижда предоставяне на две специализирани обучения за служителите на общинската администрация – първото ще е за прилагане на новите вътрешни процедури и правила за работа, а второто ще запознае общинските служители с принципите на организационното развитие и стратегическото планиране.
Всяко обучение ще се проведе в рамките на 2 дни с участието на 20 представители на общинската администрация.
Обученията ще бъдат за служители, заемащи както ръководни, така и експертни длъжности.
Обученията ще имат теоретически и практически аспекти. За теоретичната част ще бъдат изготвени материали, а за практическата част ще се разработят казуси, които ще дадат възможност на общинските служители да приложат на практика придобитите знания.
Дейност 8 – Анализ на изпълнението на плана за действие След изпълнението на дейности от 2 до 7 на проекта, ще бъде сформирана работна група от 3 общински служители, които на база утвърдената процедура за наблюдение и публичност на изпълнението на плана за действие, ще извършат анализ на постигнатите резултати, ще направят оценка на изпълнението на плана за действие и ще набележат последващи мерки, ако такива са необходими.
Резултатите от работата на работната група ще бъдат обсъдени с ръководството на общината и ще бъде изготвен аналитичен доклад.
Дейност 9 – Мерки за информация и публичност Мерките за осигуряване на информираност и публичност по време на изпълнението на проекта ще се реализират през целия период на неговия жизнен цикъл и ще включват:
• Организация и провеждане на откриваща пресконференция с минимум 20 представители на регионалните и местни медии и социално-икономическите партньори
• Организация и провеждане на еднодневна закриваща конференция за мин. 30 души – представители на заинтересованите страни, гражданите и медиите с наемане на зала, оборудване и кафе пауза;
• Изработване на 1 бр. информационна табела за проекта;
• Подготовка и отпечатване на 200 бр. брошури с информационни материали за проекта;
• Публикуване на информация в официалния сайт на общината за дейностите по проекта – на всеки три месеца;
• Изработване на 100 комплекта материали – бележници, конферентни папки и химикали за участниците в кръглата маса, обученията и закриващата конференция
• 3 бр. публикации в пресата.
Всички информационни и рекламни материали, изработени и разпространени в рамките на изпълнението на проекта, ще съдържат логото на финансиращата програма и информация за финансовата помощ, предоставена от ОПАК.
|