|
Дейности:
|
Дейност 12. Финансов одит на проекта Ще бъде извършен независим финансов одит в съответствие с международните одиторски стандарти. Одитът ще включва проследяване на ефективното прилагане на националното законодателство и правото на ЕС при изпълнение и отчитане на проекта от страна на Министерство на правосъдието.
Извършванета на одита от лицензиран експерт-счетоводител ще стане преди подаването на окончателния доклад по проекта до УО на ОПАК. Дейността предвижда одиторът да бъде избран съгласно процедура по ЗОП. Извършването на одита по проекта да бъде от независим сертифициран одитор, който ще има за задача да подготви одитен доклад, който ще бъде приложен към окончателния финансов отчет на проекта.
Дейност 2 Подготовка и провеждане на тръжна процедура съгласно ЗОП за избор на изпълнители за разработване и внедряване на електронни регистри в дирекциите “Българско гражданство” и “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания” Подготовката на провеждане на тръжна процедура по възлагане на обществена поръчка за избор на изпълнители за Разработване и внедряване на електронни регистри в дирекциите “Българско гражданство” и “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания” включва изготвяне на цялата необходима документация, както следва:
- решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка;
- обявление за обществената поръчка;
- пълното описание на обекта на поръчката, включително на обособените позиции, ако има такива;
- пълна техническа документация за предвидения за изграждане и внедряване портал;
- образец на офертата и указание за попълването й;
- методика за оценка и относителна тежест на критериите за оценка на постъпилите оферти;
- проект на договора, който ще бъде сключен с избрания изпълнител за разработване и внедряване на електронните регистри;
След като бъдат подготвени всички необходими документи ще се пристъпи към провеждане на самата процедура. На база определените критерии за оценка, назначената комисия ще разгледа постъпилите оферти и ще избере изпълнител. С печелившата фирма ще бъде сключен договор.
Дейност 9. Сертификация на Система за Управление на Качеството съгласно международния стандарт ISO 9001:2008 Сертификация на Системата за управление на качеството съгласно международния стандарт ISO 9001:2008: Сертификацията включва:
Етап 1: Определяне на обхват на одита и човекодни: Този етап се извършва от избраната сертифицираща организация, която определя броя дни, за които ще се извърши одита.
Етап 2: Определяне на екипа специалисти от сертифициращата организация: Екипът трябва да бъде избран от подходящо обучени и компетентни хора от организацията по критерии: опит, квалификация и образование. Той се състои от водещ на екипа, член на екипа, технически експерт, правен експерт.
Етап 3: Изготвяне на план за одита.
Етап 4: Документален преглед: Този етап включва преглед на документите за съответствие с изискванията на стандарта, обиколка на работните пространства с цел определяне на съответствията с нормативните изисквания.
Етап 5: Същински одит: Включва проверка за съответствие между документацията и практиката в предприятието.
Етап 6: Изготвяне на доклад: Описват се искания за коригиращи действия, забележки и т.н.
Етап 7: Издаване на сертификат: преминава след положителна препоръка от одиторите и се състои в регистрация и изготвяне на график на сертификацията, т.е. до кога е валиден сертификатът и кога ще се извършат надзорните одити.
За изпълнението на тази дейност ще бъде избрана, Сертифицираща организация съгласно ЗОП .
Дейност 5. Разработване и внедряване на електронен регистър към дирекция „Българско гражданство” За разработването и внедряването на регистъра ще се погрижи избраната след поведената тръжна процедура по ЗОП фирма.
Предвидената дейност включва няколко етапа:
Етап 1: Проектиране на трислойна системна архитектура – клиентска част, приложен сървър и база данни.
Етап 2: Разработване на софтуерната архитектура осигуряваща пълната функционалност на регистъра. Тя ще осигури автоматизирането на комплекса от взаимосвързани процеси при техническото осигуряване на административното обслужване в МП, както следва:
1. Възможност за извършване на информационен обмен с други ИКТ системи с различни характеристики, технологии и нива на развитие.
2. Средства за проследяване и управление на административния процес.
3. Средства за пълнотекстово търсене.
4. Средства за наблюдение (мониторинг) на състоянието и производителността на регистъра.
5. Автоматична проверка на подадените от потребителя данни, като по този начин се свежда до минимум възможността за човешки грешки
6. При възникване на грешка в един от компонентите на системата, не бива да се нарушава цялостната й функционалност.
7. Средства за онлайн предоставяне на информация на потребителите на административни услуги относно статуса на техните преписки.
8. Средства за идентификация на потребителите и възможност за описание на права и роли, възможности за управление на правата на достъп.
9. Функционалност за създаване на нужните справки и отчети.
10. Многоезичен интерфейс.
11. Експортиране на информация в подходящ за визуализация формат.
12. Журнал (log), в който се отчитат всички извършени операции от отделните потребители.
Етап 3: Изграждане на криптирана VPN връзка между базата данни на дирекция “Българско гражданство” към МП и базата данни на МВнР.
Гражданите в чужбина ще могат да подават своите документи в дипломатическите представителства в чужбина (консулствата). Тъй като МВнР разполага със система за връзка с тях е необходимо да се изгради връзка между МВнР и МП в частност дирекция “Българско гражданство”. Подадените в консулски служби документи ще се сканират и при пълнота системата ще може да генерира номер на преписка в АИС и дирекция „Българско гражданство“. До разглеждането на преписката от Съвета по гражданство тя трябва да постъпи в оригинал в МП, като дотогава всички действия по съгласувания с МВР и ДАНС се правят въз основа на документите, изпратени по електронен път.
Етап 4: Изграждане на криптирана VPN връзка между базата данни на дирекция „Българско гражданство“ към МП и базата данни на ГД ГРАО при МРРБ.
Изграждането и пускането в употреба на VPN връзка между базата данни на дирекция „Българско гражданство“ към МП и базата данни на ГД ГРАО би спомогнала за автоматична проверка в реално време относно сверяване на данните на кандидатите за българско гражданство, което значително би улеснило служителите и би съкратило времето за уведомяване при изпълнение на указа.
Етап 5: Изграждане на криптирана VPN връзка между базата данни на дирекция „Българско гражданство“ към МП и базата данни на МВР: с цел значително съкращаване на времето на издаване и получаване на лични документи за български гражданин – лична карта и/или международен паспорт. Дирекция «Българско гражданство» ще може да извършва действията по уведомяване на дирекция «БДС» при МВР за промяната на гражданството на лицата по електронен път, което ще доведе до значително подобряване обслужването на гражданите. Подаването на информация по електронен път ще гарантира автентичността на данните и ще пресече възможността за манипулиране на информацията, съдържаща се в уведомленията. Към момента този процес отнема най-малко 30 дни, а при наличие на електронни уведомления това ще бъде възможно да се случи в рамките на 10 дни. Това ще доведе до изключително облекчаване на процедурите, в услуга на гражданите.
Етап 6: Тестване на функционалността на системата и отстраняване на експлоатационни грешки.
При разработването на нов продукт е наложително неговото тестване преди да се пристъпи към внедряване. Тук активно ще участват потребителите на услугите предлагани от МП. Те ще дадат обратна връзка как разработеният регистър функционира и при необходимост ще се направят нужните корекции.
Етап 7: Внедряване на регистъра в Дирекция “Българско гражданство”.
Инсталиране и конфигуриране на регистъра, миграция на цялата полезна информация от съществуващите приложения и информационни източници.
Дейността ще бъде извършена от външен изпълнител, избран по реда на ЗОП.
В допълнение, външен експерт по ИТ ще бъде ангажиран при организирането, контрола на качеството при изпълнението на дейността, пряко свързана с разработването, тестването, вндеряването и документацията на регистъра.
Дейност 1. Сформиране на екип по проекта За успешното управление на проекта ръководството в МП ще сформира екип, включващ:
- ръководител
- координатор
- технически секретар
- счетоводител
- експерт обществени поръчки
Те ще гарантират за последващия контрол и ефективно изпълнение на дейностите.
Всеки член на екипа има ясно определени задачи:
Ръководителят:
- ръководи цялостното изпълнение на проекта и отговаря за неговото успешно приключване и отчитане;
- дефинира отговорностите на членовете на екипа по проекта чрез разработване на длъжностни характеристики на всеки един член от екипа;
- отговаря за изготвянето на Процедури и вътрешни правила за работата по проекта;
- ръководи работата на екипа през всички етапи на изпълнение на проекта;
- наблюдава подготовката и контролира изпълнението на дейностите, както и обратната връзка и информация;
- отговаря за правилното разходване на финансовите средства;
- контролира спазването на сроковете и изпълнението на работния план на проекта;
- контролира изготвянето и представянето на детайлните доклади за напредъка по Проекта и всички останали доклади и отчети, предвидени в Договора по проекта в съответствие с приетите индикатори;
- провежда ежемесечни срещи на екипа по проекта, а при нужда и по-често;
- поддържа връзките с обществеността и отговаря за публичността и връзките с обществеността.
Координаторът:
- отговаря за координация на дейностите по проекта и осигурява административна подкрепа в съответствие с точно разпределените задачи по проекта;
- координира, наблюдава и контролира подготовката и изпълнението на отделните дейности, мероприятия, задачи и поети ангажименти и следи за тяхното съответствие с одобрените по проекта критерии, количествени и качествени индикатори, времеви и финансови рамки;
- подпомага работата на Ръководителя на проекта по мониторинг, оценка и вътрешен контрол на дейностите и процесите;
- участва в подготовката на тръжните документации и процедури;
- възлага задачи, съгласувано с Ръководителя на проекта, на експертите и техническите сътрудници по отделните компоненти и следи за тяхното изпълнение;
Техническият секретар:
- подпомага пряко и изцяло дейностите на Ръководителя на проекта;
- следи изпълнението на графиците и сроковете и своевременно уведомява Ръководителя на проекта за тях;
- отговаря за надлежното водене на входящата и изходяща кореспонденция, документ оборота и съхранението на документите;
- участва в подготовката на всички официални документи, доклади и отчети и следи за тяхното надлежно предоставяне на съответните адресати;
- поддържа връзка с експертите и всички заинтересовани страни на експертно равнище;
- поддържа контактите с под-доставчиците и външните експерти;
Счетоводителят:
- извършва счетоводното отчитане на дейностите по проекта;
- подготвя финансови документи и следи за своевременното одобрение и по-нататъшна обработка от отговорните лица;
- докладва за възникнали проблеми на Ръководителя по проекта;
- отговаря за правилното осчетоводяване и отчитане на разходите, поддържане на съответната документация и информация в счетоводния софтуер;
- отговаря за банковите разпращания с изпълнителите, изплащане на заплати на експерти и служители по проекта;
- участва в изготвянето на финансовите отчети по проекта;
Експерт “Обществени поръчки”:
- отговаря за подготовката на тръжните документации, провеждането на тръжните процедури и сключването на договори с под-доставчици;
- следи и за законосъобразността при подписване на договорите с подизпълнителите.;
- докладва пряко на Ръководителя на проекта за изпълнението на задачите и дейности, свързани с изпълнението на договорите и поетите ангажименти;
Дейност 7. Закупуване на хардуер, необходим за функционирането на разработените и внедрени регистри към дирекция „Българско гражданство” и дирекция “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания” С внедряването на новите регистри се налага закупуване на нов хардуер. Той е необходим за тяхното правилното функциониране и включва:
I.За регистъра към дирекция “Българско гражданство”
1. Сървър, монтиращ се в шкаф - 2 броя със следните минимални технически характеристики:
Шаси Тип за монтаж в комуникационен шкаф, възможност за монтаж на минимум 4 броя твърди дискове общо
Процесор 1 брой минимум шестядрен
Оперативна памет Минимум 8 GB, възможност за разширение
Твърд диск Минимум 3 броя тип 300GB 15K RPM SAS 6Gbps с възможност за подмяна по време на работа; възможност за разширение до 12 ТВ
Захранване Минимум 2 броя захранващи модули
Аксесоари Включени в комплектацията всички необходими аксесоари за монтаж в комуникационен шкаф
2. Скенер - 3 броя с минимални технически характеристики, както следва:
Тип скенер Настолен тип
Сканиращ елемент CCD минимум 6-линеен
Резолюция, оптична Минимум 4800 x 9600 dpi
Скорост на сканиране Минимум 15 msec/line (4800dpi) цветно и черно-бяло
3. Непрекъсваемо токозахранващо устройство (UPS) - 1 брой;
4. 48 -портов суич – 1 брой;
II. За регистъра към дирекция “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания”
1. Сървъри, монтиращи се в шкаф - 2 броя със следните минимални технически характеристики:
Шаси Тип за монтаж в комуникационен шкаф,
Процесор 1 брой минимум шестядрен
Оперативна памет Минимум 8 GB, възможност за разширение
Твърд диск Минимум 3 броя тип 300GB 15K RPM SAS 6Gbps с възможност за подмяна по време на работа; възможност за разширение
Оптично устройство Външно DVD-ROM
Управление Отделен порт за отдалечено управление, поддържащ виртуална конзола и виртуална медия
Мрежов адаптер/портове Минимум 2 броя
Разширителни слотове Минимум 1 брой
Захранване Минимум 2 броя захранващи модули с мощност минимум 350W, с възможност за подмяна по време на работа
Аксесоари Включени в комплектацията всички необходими аксесоари за монтаж в комуникационен шкаф
2. Скенер – 3 броя с минимални технически характеристики, както следва:
Тип скенер Настолен тип
Сканиращ елемент CCD минимум 6-линеен
Резолюция, оптична Минимум 4800 x 9600 dpi
Скорост на сканиране Минимум 15 msec/line (4800dpi) цветно и черно-бяло
3. Непрекъсваемо токозахранващо устройство (UPS) -1 брой;
4. 48 -портов суич – 1 брой;
Закупеният хардуер ще бъде доставен и монтиран в сроковете, посочени в тръжната процедура.
Доставчикът на хардуера ще бъде избран след проведена тръжна процедура съгласно изискванията на Закона за обществени поръчки.
Дейност 8. Разработване и внедряване на Система за Управление на Качеството (СУК) съгласно международен стандарт ISO 9001:2008 Разработване и внедряване на Система за управление на качеството съгласно международен стандарт ISO 9001:2008, обхващаща дейностите в дирекция “Българско гражданство” и дирекция “ Международна правна закрила на детето и международни осиновявания” към МП ще се възложи на предварително избрана съгласно изискванията на ЗОП консултанска организация. Дейността включва професионални съвети и консултации по предварителен анализ, подготовка и изграждане и въвеждане на система за управление, отговаряща на изискванията на международния стандарт за управление на качеството ISO 9001:2008.
Етап 1 ще бъде възложен за изпълнение на консултантска фирма и той включва:
Събиране на входяща информация и посещение на място: При първото посещение в съответната дирекция се извършва т.н. гап-анализ. Той има за цел да се прегледа начинът на управление на всички нива, като се прави анализ съгласно изискванията на стандарта ISO 9001:2008.
Гап-анализът се извършва чрез интервюиране на ръководството и представители на различните звена.
Етап 2: Помощ при разработване на документацията на системата: На този етап ръководството на дирекциите с помощта на консултанта разработва документацията, въз основа на която ще действа системата за управление.
Етап 3: Преглед и одобряване на документацията от директора и консултанта: На този етап се преглежда създаденият първоначален вариант на документацията. Ангажираността на ръководството е от голямо значение. Консултантът и ръководството обсъждат документите и нуждата от промени. Ролята на консултанта е да одобри измененията съглосно изискванията на стандарта, а ръководството - съгласно ситуацията и възможностите на дирекцията.
Етап 4: Внедряване на системата
При този етап консултантът или представителят на ръководството запознава персонала с разработената документация.
Етап 5: Вътрешен одит Извършва се от обучен одитор от консултантската организация, който не е участвал в разработването на системата. Неговата цел е да определи степента на ефективност на внедрената система и нейната цялост.
Етап 6: Отстраняване на несъответствията, констатирани в резултат от вътрешния одит: Коригиращите действия от несъответствията се определят от ръководството със съдействието на консултанта. Целта е да се предотврати повторна поява на несъответствието.
Документите за доказателство на посочените етапи са:
На първи етап това е доклад за първоначално посещение;
На втори етап – Първоначална версия на наръчника по качество и процедурите;
На трети етап – Краен вариант на документацията;
На четвърти етап – Заповед за внедряване;
На пети етап – Доклад от Вътрешен одит;
На шести етап – Копие от несъответствията;
След преминаване на всички етапи МП е готово да пристъпи към сертификация на внедрената система за управление на качеството.
Дейност 11. Дейности за информация и публичност В изпълнение изискванията на финансиращия орган МП ще проведе широка информационна политика. Тя обхваща провеждане на пресконференции, както и отпечатване на рекламни материали, популяризиращи целите, дейностите и очакваните резултати по проекта.
Пресконференциите ще се проведат в наета за целта зала, където представители на регионалните и национални медии ще бъдат запознати с целите и дейностите по проекта. Планира се провеждането на две пресконференции в началото и края на проекта с цел запознаване обществеността с предстоящите дейности и постигнатите в края резултати. Ще се оповести финансовият принос и ролята на ЕСФ и ОПАК.
В залата ще бъдат поставени банери, а в печатните и електронни медии ще се помести прессъобщение, популяризиращо проекта и неговите цели.
Другата част от информационната политика са печатните рекламни издания, които включват:
- Изработени брошури, популяризиращи дейностите по проекта и очакваните резултати
- Изработена презентация на проектното предложение, която ще бъде поместена на интернет страницата на министерството.
- Изработен банер;
- Изработени рекламно-презентационни материали.
Всички рекламни материали ще бъдат разпространени в местата, където ползвателите на услугите на Министерството влизат във взаимодействие с администрацията.
На всички материали, изработени и свързани с популяризирането на проекта, ще бъдат изготвени в съответствие с Регламент на Комисията (EО) № 1828/2006 и ще съдържат изречението: „Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европеийския съюз чрез Европеийския социален фонд.”
Дейност 4. Подготовка и сертификация на технически задания за електронни регистри към дирекция „Българско гражданство” и дирекция “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания” Дейността предвижда избрана от ръководството на МП фирма да подготви технически задания за разработване на електронни регистри към дирекция “Българско гражданство” и съответно към дирекция “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания.
Тези технически задания подлежат на сертификация за оперативна съвместимост и информационна сигурност от фирмата изпълнител.
Дейност 6. Разработване и внедряване на електронен регистър към дирекция “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания” За разработването и внедряването на публичен Регистър на акредитираните организации за посредничество при международните осиновявания ще се погрижи фирмата, спечелила процедурата по ЗОП.
Основно нейната дейност ще премине през няколко етапа:
Етап 1: Проектиране на двуслойна системна архитектура – клиентска част, приложен сървър и база данни.
Етап 2: Етап 2: Разработване на регистъра чрез изграждане на софтуерната архитектура, осигуряваща автоматизирането на комплекса от взаимосвързани процеси при техническото осигуряване на административното обслужване в МП, както следва:
1. Средства за проследяване и управление на административния процес.
2. Средства за пълнотекстово търсене.
3. Автоматична проверка на подадените от потребителя данни, като по този начин се свежда до минимум възможността за човешки грешки.
4. При възникване на грешка в един от компонентите на системата не бива да се нарушава цялостната й функционалност.
5. Средства за идентификация на акредитираните организации и възможност за описание на права и роли, възможности за управление на правата на достъп
6. Многоезичен интерфейс.
7. Експортиране на информация в подходящ за визуализация формат.
8. Журнал (log), в който се отчитат всички извършени операции от вътрешни потребители.
Етап 3: Тестване на функционалността на системата и отстраняване на експлоатационни грешки.
При разработването на нов продукт е наложително неговото тестване преди да се пристъпи към внедряване. За целта потребителите на услуги ще се включат активно в изпълнението на този етап. Те ще дадат обратна връзка как разработеният регистър функционира и при необходимост ще се направят нужните корекции.
Етап 4: Внедряване на регистъра.
1. Инсталиране и конфигуриране на регистъра, миграция на цялата база данни от съществуващите приложения и информационни източници.
Дейността ще бъде извършена от външен изпълнител, избран по реда на ЗОП.
В допълнение външен експерт по ИТ ще бъде ангажиран при организирането, контрола на качеството при изпълнението на дейността, пряко свързана с разработването, тестването, вндеряването и документацията на регистъра.
Дейност 10. Съпътстващи обучения за работа с новите информационни системи и СУК Предвижда се провеждане на съпътстващи обучения на част от служители от МП в частност дирекциите “Българско Гражданство” и “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания”.
Дейността включва провеждането на четири обучения:
I. Съпътстващо обучение на служители от МП за работа и обслужване на нововъведения регистър към дирекция “Българско гражданство”
В дирекцията ще бъдат избрани определени служители, които ще преминат обучение за работа с регистъра.
Двама от тях ще бъдат обучени за системни администратори, а други 8 ще бъдат обучени за оператори, така че да могат да работят със системата.
II. Съпътстващо обучение на служители от МП за работа и обслужване на нововъдения регистър към дирекция “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания”
В дирекцията ще бъдат избрани служители с подходяща квалификация и образование, които ще преминат обучение за работа с регистъра.
Двама от тях ще бъдат обучени за системни администратори, а други 5 човека ще бъдат обучени за оператори, така че да могат да работят със системата.
III. Съпътсващо обучение на служители от МП във връзка с мерките за информационна сигурност
При работа с различни данни от регистрите е необходимо служителите в двете дирекции да бъдат запознати с мерките за информационна сигурност.
Петима ще бъдат запознати с основните правила за работа с публични регистри, така че да се гарантира сигурността при работа с личните данни.
IV. Съпътсващо обучение на служители от МП по СУК за вътрешни одитори съгласно международен стандарт ISO 9001:2008
Във връзка с правилното функциониране на системата консултантската фирма ще извърши съпътстващо обучение за вътрешен одитор на 10-ма служители общо от двете дирекции за работа с въведената система за управление на качеството съгласно ISO 9001:2008.
Дейност 3. Анализ и проучване на наличните информационни системи в дирекциите “Българско гражданство” и “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания” към МП Дейността обхваща:
I. Анализ на състоянието в дирекция “Българско гражданство”.
Той включва няколко етапа:
Етап 1: Изследване и анализ на съществуващите информационни системи и и бази данни, с които разполага дирекция “Българско гражданство” към МП, имащи отношение към предоставяните услуги на граждани, кандидатстващи за българско гражданство.
Етап 2: Ревизиране на съществуващите функционалности и специфициране на изискванията за промени и разработване на нови функции.
Етап 3: Анализ на възможностите, имащи отношение към подаване на заявление за българско гражданство по електронен път от консулските служби в чужбина или чрез връзки с МВнР; връзки със служба ГРАО относно сверяване на данните на вече подалите заявления за българско гражданство;
II. Анализ на състоянието в дирекция “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания”
Той обхваща същите етапи, а именно:
Етап 1: Изследване и анализ на съществуващите информационни системи и и бази данни, с които разполага дирекция “Международна правна закрила на детето и международни осиновявания” към МП, имащи отношение към предоставяните услуги на акредитираните организации за посредничество при междунароните осиновявания.
Етап 2: Ревизиране на съществуващите функционалности и специфициране на изискванията за промени и разработване на нови функции към наличните информационни системи и бази данни.
Етап 3: Анализ на възможностите, имащи отношение към предоставяне на данни на гражданите за акредитираните организации за посредничество при международни осиновявания и на самите акредитирани организации.
Тази дейност ще бъде възложена на подизпълнител, избран по реда на ЗОП.
|