|
Дейности:
|
Дейност 1 „Организация и управление на проекта“ Дейността предвижда поредица от действия, които следва да гарантират качественото и в съответствие с изискванията на ОПАК и с относимото законодателство изпълнение на проекта:
• Сформиране на екип за управление на проекта;
• Сключване на договори с членовете на екипа;
• Разпределение на задълженията и отговорностите;
• Утвърждаване на правила за работа и контрол на дейността на проектния екип;
• Утвърждаване на график за изпълнение на проектните дейности;
Мониторинг, контрол и отчетност на изпълнението на проектните дейности;
Дейност 2 „Изготвяне на тръжна документация и избор на изпълнители на дейностите по реда на ЗОП“ Обществените поръчки представляват правно регламентиран способ за разходване на публични средства и гарантират правата на възложители и изпълнители. Чрез обществените поръчки община Петрич ще постигне ефективност, прозрачност и контрол на публичните разходи при възлагане на договори на изпълнители. Процедурите ще бъдат подготвени и проведени от Община Петрич, като конкретен бенефициент по настоящата програма.
Основна цел на Дейност 2 е законосъобразният избор на компетентен изпълнител на следващите основни дейности по проекта. Документациите за избор на изпълнители ще бъдат разработени от общински експерти с необходимите опит и компетенции. В рамките на дейността се предвижда:
• Разработване на документацията за провеждане на процедури за избор на изпълнители на Дейности 3, 4, 5 и 6 по проекта.
• Обявяване и провеждане на процедурите.
• Избор на изпълнители и сключване на договори с избраните изпълнители.
Дейност 3 „Провеждане на функционален анализ на общинска администрация Петрич“ Функционалният анализ е ключова дейност по проекта и ще бъде проведен от екип, включващ външни експерти. Експерти от Общинска администрация и кметът на Общината ще сътрудничат на екипа и ще осъществяват контрол върху изпълнението на дейността.
Функционалният анализ ще бъде разработен на база Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и приложния Наръчник за нейното изпълнение.
При оценката на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността на дейността на Общинската администрация ще бъдат използвани различни методи: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки.
Основните етапи при провеждането на функционалния анализ са:
• Планиране и подготовка на функционалния анализ: сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцентите на анализа; изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност.
Екипът от страна на общинска администрация Петрич ще бъде натоварен с извършването на организационно-административна дейност, свързана с оказване на логистична подкрепа на екипа от външни експерти, провеждащ функционалния анализ.
Времевият график ще бъде обсъден и утвърден от кмета на общината като възложител. Въз основа на идентифицираните заинтересовани страни екипът ще изготви комуникационен план за информираност на всеки един етап от изпълнението.
• Провеждане на функционалния анализ: анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране на области за подобрение, формулиране на предложения за подобрение.
В рамките на този етап, ще бъде направен цялостен анализ на функциите и структурата на общинската администрация. Анализът на текущото състояние обхваща три взаимообвързани нива на анализ: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността. Събраната информация ще бъде анализирана в контекста на актуалните предизвикателства за икономическо и социално развитие на страната и общите европейски политики. Анализът ще бъде насочен към: а) Оценка на състоянието на системата – в организационен, функционален и нормативен аспект, включително оценка на ефективността на използване на наличните ресурси; б) Възможности за оптимизиране и усъвършенстване на функциите и организационното структуриране.
Анализът на текущото състояние ще започва с проучване на документи и информация и извършване на анкетно проучване. Анкетното проучване ще обхване извадка от представители на общинската администрация – ръководители и служители от всеки тип длъжност и функционално звено. Интервютата (структурирани и полуструктурирани) ще обхванат извадка от ръководители и ключови служители на администрацията, чието мнение ще подпомогне изясняването на важни въпроси на дейността и взаимовръзките между звената и структурите. Ще бъдат проведени 2 фокус групи с цел идентифициране на проблемни области и за формулиране на области за подобрения – една с до 10 участника от общинската администрация и една с до 10 участника от външните заинтересовани страни.
Анализът на релевантността на функциите обхваща: идентифициране на областите на политиката, за които отговаря кметът на общината, като орган на изпълнителната власт на териториално ниво, идентифициране, групиране и анализ на правомощията; идентифициране и групиране на функциите на вътрешните звена; анализ на релевантността на функциите на звената спрямо областите на политиката и правомощията на органа на власт; анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената с оглед спазване изискванията на нормативните актове, наличието на дублиращи се функции и вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани; описание и анализ на работните процеси, с оглед опростяването им, премахване на отклонения и прекъсвания, които водят до забавяне на изпълнението им.
Анализът на ефективността ще премине през следните стъпки: идентифициране и анализ на мисията и визията на общината; идентифициране и анализ на дългосрочните и годишни цели на общината; идентифициране и анализ на дългосрочните и годишните цели на вътрешните звена; анализ на обезпечеността и обвързаността на мисията, дългосрочните и годишни цели на общината с функциите, дългосрочни и годишните цели на звената; анализ на изпълнението на целите на общината и на вътрешните звена. Анализът на ефикасността ще премине през следните основни стъпки: изясняване на показателите, които общинската администрация използва за измерване на резултатите от дейността, използваните ресурси и ефикасността, анализ на постигнатите резултати, направените разходи и съотношенията между тях.
Анализът на текущото състояние ще изведе систематизирани констатации и ще формулира силните страни (постижения) и слабите страни (слабости и/или неизползвани възможности по отношение на релевантността, ефективността, ефикасността и икономичността на дейността на общинска администрация Петрич. Въз основа на направените констатации в анализа на текущото състояние ще бъдат идентифицирани области за подобрение, при определянето на които ще бъдат взети пред вид визията за бъдещото развитие на администрацията, прилагането на добри практики от страната и отчитане мнението на вътрешните и външните заинтересовани страни
• Приключване на функционалния анализ: В този етап, въз основа на изготвените анализи на релевантността, ефективността и ефикасността на функциите на община Петрич и на идентифицираните приоритетни области за подобрение на изпълнението на функциите й, ще бъдат изведени препоръки за функционално и организационно развитие, които следва да бъдат отразени в нормативните и вътрешните актове на административната структура, Ще бъде изготвен План за действие за изпълнение на предложените мерки и План за управление на промяната. Ще се изготви проект на доклад, за чието обсъждане ще бъдат сформирани 4 работни групи от представителите на общинската администрация, които носят пряко отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на административната структура, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие. След приключване на функционалния анализ ще бъде проведена кръгла маса за дискусии с всички заинтересова страни:
• Вътрешни: експерти от администрацията, ръководители на отделите звената, кмет, зам.-кмет на Общината, главен секретар.
• Външни: представители на други функционално свързани администрации; експерти, участвали в изготвянето на функционалния анализ.
Участниците в кръглата маса ще се запознаят с основните констатации от проведения функционален анализ, предложените мерки за преодоляване на проблемите, както и с Плана за действие за тяхното изпълнение. Подготвеният доклад ще бъде подложен на дискусия и предоставен за мнение на общинските служители и ръководството, които носят отговорността за изпълнението на функциите на администрацията, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на Плана за действие.
• Този етап от проекта ще приключи с изготвен окончателен Доклад за извършен функционален анализ, съдържащ План за действие и конкретни мерки за подобрения. Ще се осъществи комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни. Окончателният доклад ще бъде публикуван на уеб-сайта на общината за запознаване на всички заинтересовани страни с резултатите от проведения функционален анализ.
Предвид времевото ограничение за изпълнение проекта, както и логическото и технологично изискване за прилагане на планираните мерки, в изготвения План за действие ще бъдат предвидени конкретни инструменти и измерими показатели за провеждане на Мониторинг на изпълнението и преглед на напредъка по изпълнението на Плана за действие, анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност за резултатите от проведения функционален анализ, които следва да се превърнат в обичайна част от дейностите за управление на изпълнението в община Петрич.
Дейност 4 „Разработване и/или актуализация на нормативни, стратегически и други вътрешни документи в съответствие с изведените във функционалния анализ препоръки и План за действие“ Въз основа на резултатите от функционалния анализ, препоръките за подобряване на ефикасността, ефективността и организационната структура, и приетите решения след проведените дискусии, дейността предвижда разработване/ усъвършенстване на методологии, вътрешни правила, правилници, инструкции, процедури и други документи, свързани с подобряването на работните процеси, намаляване на бюрокрацията и по-добра координация. Ще се разработи предложение за промени в устройствения правилник на общинска администрация Петрич с цел оптимизиране на общинската административна структура по отношение на преразпределяне на функции и дейности с цел избягване на дублиране, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност от дейността. В резултат от проведения функционален анализ и предложената нова организационна структура на общинска администрация Петрич ще бъдат разработени и внедрени Стратегия за организационно развитие и модел за управление на организационната промяна, които ще бъдат обсъдени със служителите на община Петрич и утвърдени от кмета на общината.
Актуализираните и новоразработените документи ще бъдат утвърдени, разпечатани и разпространени в съответните общински звена.
Дейност 5 „Обучение на служителите от общинската администрация във връзка с проведения функционален анализ” След проведения функционален анализ, приетите решения, изготвените предложения промени в устройствения правилник и административната структура, актуализирането на действащи и разработването на нови документи и проекта за оптимизирана структура на администрацията, ще бъде проведено еднодневно обучение на 40 служители, пряко заинтересовани от направените промени във вътрешните документи и отговорни за тяхното прилагане в ежедневната дейност на администрацията.
Ще бъдат подробно представени промените във вътрешните документи и разработените нови вътрешни правила. В рамките на дейността служителите от Общинската администрация ще бъдат обучени да прилагат актуализираните и новоразработени документи. Обучението ще се проведе в зала на Общината. Ще бъде осигурена необходимата мултимедийна техника. На участниците в обучението ще бъдат предоставени материали, (брандирани с логата и слоганите на ЕС, ЕСФ и ОПАК):
• папка;
• тефтер;
• химикалка;
• флаш памет, с всички променени и новоразработени вътрешни административни документи;
/материалите ще бъдат осигурени от фирмата-изпълнител на Дейност 6 „Информация и публичност“/
Дейност 6 „Информация и публичност” В рамките на дейността са предвидени:
• Провеждане на встъпителна и заключителна пресконференции;
• Публикации в регионални медии ;
• Публикуване на информация за проекта на сайта на Общината;
• Изработване на дипляна с информация за целите на проекта и очакваните резултати;
• Изработване на тефтери, папки, химикалки, флаш памет (брандирани с логата и слоганите на ЕС, ЕСФ и ОПАК);
Изработените рекламни и информационни материали ще бъдат използвани по време на обученията, кръглата маса и публичните представяния по проекта;
Изработване и поставяне на информационна табела в сградата на Общината;
|