|
Дейности:
|
Дейност 1: Управление на проекта Управлението на проекта е дейност, която ще се извършва през целия период на изпълнение. Дейността включва:
- сформирането на екип за управление, включващ ръководител, координатор и счетоводител;
- разработване и прилагане на механизми за вътрешна работа на членовете на екипа, механизми за осъществяване на текущ мониторинг и оценка на изпълняваните дейности;
- подготовката и провеждането на процедури за избор на външен изпълнител/и в рамките на проекта съгласно приложимото законодателство (ЗОП);
- отчетността по проекта според изискванията на УО;
- доброто финансово управление на проекта и координация на дейностите;
- изготвянето и съхранението на архив на проектната
документация;
- всички други дейности, произтичащи от ангажиментите на кандидата по ОПАК и свързани с административно-техническото обезпечаване на проектните дейности.
Предвиждат се разходи за режийни и консумативи -хартия, тонер, пощенски разходи и куриерски услуги за експресни пратки към УО и др.
Дейност 2: Провеждане на функционален анализ Дейност 2 е основна за проектното изпълнение. Тя се състои в извършване на подробен функционален анализ на отговорностите и капацитета, оценка на дейностите и работните процеси, числеността на служителите спрямо функциите и дейностите, които изпълнява административната структура, чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация.
Екипът, който ще извърши анализът, ще бъде избран чрез външна поръчка. Той ще извърши анализът, използвайки единната методология и наръчника, като си взаимодейства с администрацията. Дейността ще бъде координирана съвместно чрез екипа на управление на проекта и съдействието на ресорния зам.- кмет.
Кандидатът ще проведе съответната тръжна процедура за избор на изпълнител на анализа съгласно приложимото законодателство по ЗОП. Предвиждат се разходи за възлагане на подготовката на тръжната документация във връзка с тръжните процедури съгласно приложимите законови изисквания.
Екипът на Изпълнителя трябва да работи съвместно с Екипа от общинската администрация, като съгласува действията си с Ръководителя на екипа по проекта.
Процесът на изследване и оценка на дейностите на всяка една от включените в проекта общински администрации ще премине през следните четири етапа:
• Планиране и подготовка на функционалния анализ - сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност.
• Провеждане на функционалния анализ - анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране на области за подобрение, формулиране на предложения за подобрение.
• Приключване на функционалния анализ - приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на индикативен план за действие, изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни;
• Мониторинг и преглед на изпълнението на резултатите от функционалния анализ - анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ
Изпълнението на тази дейност се основава на резултатите, получени от провеждането на функционалния анализ и ще включи следните взаимосвързани дейности: приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане на проекта и изготвяне на окончателен доклад.
Планът за действие, трябва да отразява препоръките за подобряване на дейността, начина по който ще бъдат изпълнявани препоръките, обвързани със съответните срокове и отговорности.
Проект на доклада за извършения функционален анализ за Общинската администрация, трябва да е обсъден с представители на съответната административна структура, като Изпълнителят трябва да представи основните констатации.
Въз основа на преглед и оценка на резултатите от проведеното обсъждане - изразените мнения и направени препоръки към проектите, Изпълнителят изготвя и предава окончателният вариант на Доклада за проведения функционален анализ на Община Долна Баня.
Дейност 3: Организационно развитие и оптимизиране на функции и процеси. Система за мониторинг и оценка. На базата на функционалния анализ ще се изработи и приеме План за действие, съдържащ областите и предложенията за подобрение, включително необходимите мерки за:
- подобряване на организацията, работните процеси и координацията чрез картографиране на процесите и разработване на инструкции и процедури за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на организацията;
- оптимизиране на структурите и преразпределяне на функции и дейности с цел избягване на дублиране, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност на дейността;
- промени в нормативните, стратегически и други документи и в устройствените правилници;
- въвеждане на стратегии за организационно развитие, модели за управление на промените;
- механизми за оценка на ефикасността и ефективността на процесите и структурите;
- разработване на индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението на предложените в наръчника механизми;
Всички тези предложения ще бъдат предоставени за обсъждане в рамките на следващата дейност и впоследствие приети от общинската администрация с цел оптимизиране на структурите и процесите.
Дейността ще бъде възложена на външен консултант, като кандидатът ще проведе съответната тръжна процедура за избор на изпълнител съгласно приложимото законодателство.
Дейност 4: Съпътстващо обучение и работни групи. Дейност 4 обхваща две основни поддейности:
Създаване на работна група за съвместна работа по преглед на анализа по дейност 2 и приложимостта на наръчника с документи по дейност 3. Работната група ще включва експерти от общината и общ.структури -максимално 20 служители. В разширен състав работната група ще провежда срещи с представители на заинтересованите страни (местна общност, образователни, здравни заведения, други администрации, местен бизнес и граждански сдружения);
Обучение за представителите на работната група относно ефективните методи за прилагане на правилата разработени на базата на Единната методология за функционален анализ, представяне на добри практики в областта на административното управление, изводи и препоръки, принципи на доброто административно управление и практически проблеми в малките административни структури;
За дейността на работната група са предвидени следните съвместни срещи:
Първото съвместно заседание ще бъде проведено в Община Долна Баня с цел разглеждане на резултатите от анализа и приложението на наръчника.
Две заседания ще бъдат проведени в Община Долна Баня с участието на представители на заинтерсованите страни.
Предвиденото двудневно обучение ще се проведе в Община Долна Баня, като следва да бъде възложено на външен изпълнител, който да организира лектори и материали за провеждането му. Участници ще бъдат членовете на работната група - макс. 20 души.
Дейност 5 Дейности за информация и публичност Мерките за осигуряване на информираност и публичност на изпълнението на проекта ще се реализират през целия период на изпълнение на проекта и включват:
- Разработване на план за публично представяне на дейностите по проекта;
- Организация на откриваща и закриваща конференция и пресконференция, с наемане на зала, оборудване и кафе паузи;
- Изработване на 1 бр. информационна табела за проекта;
- Подготовка и отпечатване на 500 бр. брошури с информационни материали за проекта;
- Публикуване на информация по проекта в официалния сайт на общината за дейностите по проекта;
- 3 бр. публикации в пресата;
Всички информационни и рекламни материали, изработени и разпространени в рамките на изпълнението на проекта, ще съдържат логото на финансиращата програма и информация за финансовата помощ, предоставена от ОПАК.
|