|
Дейности:
|
1) Управление на проекта и провеждане на процедури за избор на изпълнители Тази дейност съпътства цялостната реализация на проекта и е гаранция за ефективно изпълнение. Тя се състои от всички основни стъпки, необходими за качественото провеждане и отчитане на проекта.
1.1. Сформиране на екипа за управление на проекта.
Екипът се състои от трима души – ръководител, координатор и счетоводител. Видно от приложените автобиографии, това са специалисти, които разполагат с необходимия опит и качества за да могат успешно да управляват проекта. Конкретните им задължения са разписани в Методиката за изпълнение на проекта (т.4).
Екипът на своята първа среща ще приеме детайлен план за изпълнението на проекта и ще следи и контролира всеки един етап, за да се минимизира риска от забавяне или неизпълнение на дейности. Той ще събира и отчита информацията за индикаторите и резултатите и ще подготвя и изпраща необходимите отчети до Управляващия орган.
Друга важна негова задача е да осигури активното включване на заинтересованите страни с цел успеха на планираната оптимизация, както и да контролира качествената работа на изпълнителите, които ще бъдат избрани по реда ЗОП.
1.2. Подготовка на тръжна документация и избор на външни изпълнители
Ще бъдат подготвени тръжни документации и ще бъдат избрани изпълнители за основните дейности. Предвижда се Дейности 2, 3, 4, 5, включително логистичното осигуряване на всички планирани мероприятия и обучения, както и дейностите за информация и публичност, да бъдат възложени на изпълнители.
2) Провеждане на функционален анализ на администрацията на Община Поморие чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Дейността се състои в провеждането на функционален анализ на Общинска администрация Поморие, като в анализа, с оглед максимален ефект и пълнота, ще бъдат включени всички общински структури и кметствата. Анализът ще бъде проведен чрез прилагането на Единната методология за функционален анализ в държавната администрация при спазването на всички необходими етапи.
Анализът ще даде оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на общинската администрация, като ще премине през:
• Планиране и подготовка на функционалния анализ
• Провеждане на анализа
• Приключване на анализа
• Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението
Планирането и подготовката на анализа ще започне със сформирането на екип и дефинирането на всички заинтересовани страни. Ще бъде осигурена ангажираността на ръководството на Общината, за да може резултатите от анализа да бъдат припознати и да се гарантира изпълнението на препоръките. По време на този етап ще бъде уточнен акцентът на анализа от гледна точка на:
- Релевантност на функциите и организационното структуриране с оглед извеждане на слабости и евентуална промяна в организационната структура и функциите
- Ефективност от дейността
- Ефикасност от дейността от гледна точка на оценка на съотношението между влаганите ресурси и постигнатите резултати
Ще бъде изготвен времевия график за провеждането на анализа и ще бъдат разпределени конкретните отговорности, както и ще бъде осигурена комуникацията със служителите.
Вторият етап е същинското провеждане на анализа. Той се състои от анализ на текущото състояние – анализ на законодателството, на програмни и стратегически документи, идентифициране на областите на политика, анализ на целите на администрацията и на тяхното постигане, обезпеченост на функциите, постигнати резултати и използвани ресурси. В резултат на анализа ще се достигне до обобщени констатации и изводи, които дефинират идентифицираните слабости. На базата на това ще се набележат областите за подобрение и ще се формулират конкретните предложения за подобрение.
Приключването на функционалния анализ е свързано с:
- Разработване и съгласуване на доклад от анализа
- Изготвяне на План за действие за изпълнение на препоръките
- Комуникиране със заинтересованите страни.
Последният етап е мониторинг на изпълненито на Плана за действие, реализиране на мерките от него, което ще доведе до изълнението на основната цел на проекта за постигане на по-добро функциониране на администрацията на Община Поморие за по-ефективно използване на бюджетните ресурси и по-качествено обслужване на гражданите и бизнеса на територията на Общината
3) Подготовка на необходими промени във вътрешни процедури, правила, правилници и други документи, регламентиращи структурата, функциите и работните процеси в Общината Дейността представлява изпълнение на мерките от Плана за действие, подготвен в резултат на функционалния анализ по Дейност 2.
В зависимост от резултатите и изводите от анализа относно идентифицираните слабости, при необходимост ще се извършат промени в съответните:
- Устройствения правилник на Общината
- Вътрешни правила и процедури за организация на дейността
- Длъжностно разписание и длъжностни характеристики на служителите
- Правилници и наредби
- Органиграма
- Заповеди и други документи.
Промените ще бъдат подготвени от консултанта, извършил функционалния анализ, с активното съдействие и участие на съответните служители на общината.
4) Провеждане на информационна кампания за активно ангажиране на заинтересованите страни Четвъртият етап от функционалния анализ е мониторинг, преглед и публичност на резултатите. Необходимото участие на целевите групи във формулирането и изпълнението на препоръките и мерките от анализа обаче следва да се осигури не само в края на процеса, но по време на цялостното му протичане.
Разбира се, целевите групи на проекта ще бъдат активно консултирани в хода на провеждането на функционалния анализ чрез включването им във фокус групи, провеждането на интервюта и др. но е необходима целенасочена кампания за публично обсъждане на предлаганите промени и на мерките от Плана за действие.
Затова тази дейност включва:
- Провеждане на една кръгла маса за представяне и обсъждане на предварителния доклад от анализа за 50 участника
- Провеждане на една кръгла маса за обсъждане на внедряването на мерките в резултат от анализа за 50 участника.
Кръглите маси ще са с широко участие и ще се проведат на територията на общината като ще бъдат логистично осигурени.
5) Провеждане на съпътстващо обучение за служителите за прилагане на новите процедури и правила След приемането на промените в съответните документи, процедури и правила като част от изпълнението на мерките от Плана за действие в резултат от функционален анализ (в зависимост от резултатите от анализа - вътрешни правила и процедури за организация на дейността, длъжностно разписание и длъжностни характеристики на служителите, правилници и наредби, заповеди и други документи), съответните служители следва да се запознаят с тях, за да могат успешно да ги прилагат.
Ще бъде проведено едно изнесено двудневно съпътстващо обучение за тази цел, на което служителите, чиято работа е най-повлияна от новите правила и процедури, ще бъдат запознати със същността на промените и как да ги прилагат.
Обучението ще обхване 20 служители и ще осигури устойчивостта на резултатите по дейност 3.
6) Дейности за информация и публичност Ще бъдат организирани 2 пресконференции за местните медии:
- 1 в началото на проекта за представянето му пред обществеността
- 1 в края на проекта за оповестяване на резултатите от него
Ще бъдат отпечатани и разпространени 300 брошури и 300 листовки, описващи проекта.
Ще бъдат изработени 180 комплекта рекламни материали, които ще бъдат раздадени по време на кръглите маси и пресконференциите. Комплектът ще съдържа папка, химикалка, USB с качени съответните материали и презетации и блокнот.
По дейността също така ще бъдат извършени 3 публикации в медиите
Всички материали ще бъдат брандирани с логата на ЕС, на Европейския социален фонд и на ОПАК. На всички материали и публикации по проекта ще бъде поставяна информацията, че проектът се реализира с финансовата подкрепа на ЕС чрез ОПАК, съфинансиран от Европейския социален фонд.
|