|
Дейности:
|
Дейност 1 „Извършване на функционален анализ на община Котел” В рамките на дейността ще бъде извършен функционален анализ на община Котел, чрез стриктно прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация. Описанието на дейността съответства напълно с изискванията на Единната методология, като я отразява в нейната цялост.
Функционалният анализ представлява процес на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на отделна административна структура чрез използването на различни методи като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки. Функционалните анализи са много обхватен метод за цялостен или частичен анализ на административните структури, за оптимизиране на дейността на администрацията и въвеждане на ефективни методи за управление. При провеждането на функционален анализ се дефинират конкретни цели с оглед съществуващата структура на администрацията и свързаните процеси, идентифицираните проблемни области, търсените промени и въздействие.
Функционалният анализ включва следните етапи, обособени като поддейности:
Поддейност 1.1 Планиране и подготовка на функционалния анализ.
В рамките на тази поддейност ще бъде сформиран екип за осъществяване на функционалния анализ. С оглед изискването вътрешните и външните експерти да бъдат обучени за провеждане на функционален анализ, ще бъде проведено еднодневно обучение за запознаване на експертите с Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и наръчника за нейното прилагане. Следваща стъпка е дефиниране на заинтересованите страни – вътрешни и външни за общинската администрация. Ще бъде уточнен акцентът на анализа. Други дейности от този подготвителен етап се изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите, разработване на комуникационен план и гарантиране на ангажираност чрез работна среща с ръководителите и служителите, които ще бъдат пряко ангажирани с отделни инициативи (попълване на въпросници, участие във фокус групи, интервюта и др.) за очакваните от тях дейности.
Поддейност 1.2 Провеждане на функционалния анализ.
В рамките на тази поддейност ще бъде извършен анализ на текущото състояние на администрацията чрез анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността. Изготвеният анализ ще съдържа систематизирани, обобщени констатации и изводи относно силните страни по отношение на релевантността, ефективността, ефикасността и икономичността, които да се представят във взаимна връзка, и слабите страни, (недостатъци и/или неизползвани възможности), свързани с релевантността на функциите, ефективността, ефикасността и икономичността. Като резултат ще бъдат идентифицирани области за подобрение и ще се формулират предложения за подобрение.
Поддейност 1.3 Приключване на функционалния анализ.
В рамките на тази поддейност ще бъде извършено приоритизиране на областите и предложения за подобрение. Ще бъдат изготвени план за действие и проект на доклад. Ще бъдат проведени обсъждания в рамките на работна среща с лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите. След отразяване на получените коментари ще бъде изготвен окончателен доклад. Резултатите от проведения функционален анализ ще бъдат комуникирани със заинтересованите страни чрез местни и/или регионални медии, интернет страницата на общината.
Поддейност 1.4 Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението.
В рамките на тази поддейност се извършва нормативно обезпечаване на промяна на:
• структурата и организацията на вътрешните звена с оглед прецизиране на функциите и премахване на дублиращи се функции;
• подобряване на работните процеси и координацията в рамките на администрацията;
• създаване на липсващи процедури, създаване на вътрешни правила, методологии и др. за осъществяване на оперативните дейности, както и усъвършенстване на съществуващите;
• Изграждане на вътрешен управленски и административен капацитет за ефективно прилагане и управление на изпълнението на новата организация на работа.
Съществена част от тази поддейност е и анализ на изпълнението на препоръките, информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките. Неразделна част от този етап е публичността на резултатите от мерките за адресиране на констатациите на функционалния анализ. Ще бъдат организирани две обучения за служителите на администрацията (поради обективна невъзможност за организиране на едно обучение за всички служители, те ще бъдат разделени на две групи) за запознаване с новата организационна структура, подобреното функционално разпределение и усъвършенствани съществуващи или създадени нови вътрешни нормативни, административни документи, процедури, наръчници и др. Ще бъдат обучени общо 30 служителя.
Ще бъдат разработени План за управление на промяната и Методика за текущ преглед на състоянието на администрацията за идентифициране на нуждите от последваща оптимизация (напр. при въвеждане на ново законодателство или качествена промяна на използваните ресурси или технологии).
В рамките на функционалния анализ ще бъде извършен преглед на всички общински структури и функции.
Методите на изпълнение на всяка една от поддейностите са детайлно разписани в т. 4 Методика на Формуляра за кандидатстване, отново в пълно съответствие с изискванията на Единната методология.
При възможност ще бъдат използвани добри практики, идентифицирани в рамките на изпълнявани по ОПАК проекти за общини по подприоритет 1.1., след приключване на съответните проекти.
Дейност 2 „Информация и публичност за проекта” Съгласно изискванията на приложимите актове, дейностите по информация и публичност следва да осигурят информиране на широката общественост за финансовото подпомагане и резултатите от реализирането на проекта. При изпълнение на дейността стриктно ще бъдат спазвани изискванията на Приложение 13 „Задължение на бенефициентите за осигуряване на информация и публичност” към Насоките за кандидатстване.
Предвидените дейности не дублират дейности по обществено консултиране или обсъждания, популяризиране и др., а са свързани с проекта като инициатива, финансирана на база договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. Дейностите за информация и публичност, които съответстват напълно като обем и разпределение на основната дейност на проекта, са, както следва:
1. Провеждане на 2 пресконференции – в началото и края на проекта. Основната цел на въвеждащата пресконференция е да запознае широката общественост посредством местни и регионални медии с общата и специфичните цели на проекта, планираните дейности, резултати, график за изпълнение на дейностите и източника на финансиране. Въвеждащата пресконференция ще бъде организирана непосредствено след сключване на договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, с оглед необходимото технологично време на избор на изпълнител за дейността „Информация и публичност”Основната цел на Заключителната пресконференция е да обобщи постигнатото в рамките на проекта, да сподели „научени уроци” и „добри практики”;
2. 2 публикации в медии/регионални печатни и/или електронни медии. Първата публикация ще информира за целите на проекта и източниците на финансиране. Втората публикация ще представи резултатите от реализирането на проекта. Публикациите са необходимо допълнение към провеждането на пресконференции, тъй като в рамките на публикациите общинската администрация ще може да контролира съдържанието на публикациите, включително с оглед на коректното представяне на източника на финансовата помощ и съответната визуализация, което е основно изискване за информация и публичност на проекта съгласно Приложение 13 към Насоките за кандидатстване. От друга страна публикациите дават възможност за насочване на конкретно съобщение към конкретна аудитория, дори и ако по независещи от Кандидата причини определена медия не отрази съществената информация в необходимия обем.
3. Предвидено е изработването на 1 банер за популяризиране на проекта, който ще бъде използван както в сградата на общината, така и по време на обучения или други публични мероприятия;
4. Временна информационна табела ще бъде поставена на видно място в сградата на общината, с необходимата визуализация.
5. Информационни брошури за проекта – 300 броя, предназначени за всички заинтересовани страни, с по-важна информация за реализирането на проекта, с индикативен график за изпълнение на всяка поддейност – за допълнително мобилизиране на вниманието на широката общественост.
6. Информация за проекта ще бъде публикувана на интернет страницата на общината при изпълнение на дейност, поддейност или етап от поддейност, като същата ще бъде изпращана и до местни/регионални медии под формата на прессъобщения. Като минимум ще бъдат публикувани 12 текущи новини/разпратени 12 прессъобщения за изпълнението на проекта, индикативно по една новина/едно прессъобщение в рамките на всеки месец от продължителността на проекта.
Стриктното спазване на изискванията за информация и публичност включва информиране на широката общественост и всички участници в проекта, че същият се изпълнява по Оперативна програма „Административен капацитет” и се съфинансира от ЕСФ.
По-конкретно, Кандидатът ще информира обществеността и участниците в проекта за предоставената безвъзмездна финансова помощ от Структурните фондове чрез поставяне върху всички информационни и рекламни материали, свързани с проекта, на флага на ЕС в съответствие с графичните стандарти и думите „Европейски съюз”, логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”, и логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората”.
Във всички подходящи документи по проекта ще бъде включено изречението: „Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд.”
Ще бъде осигурена максимална публичност на съответните проекти в медиите, с оглед спецификата на проекта и интереса на медиите и широката общественост.
|