|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление Управлението и отчитането на проекта се осъществява от Екип за управление на проекта определен със Заповед на Кмета. Екипът е отговорен за цялостната организация и управление на дейностите по проекта. При назначаване членовете на екипа ще се спазват разпоредбите на ПМС 330 от 5.12.2011г. Работата на членовете на екипа ще се установява с Отчетен доклад за извършена работа и Доклад за отработени часове. Офиса на проекта ще се помещава в сградата на общинска администрация Вълчи дол.
Екипа ще се състои от ръководител проект, счетоводител и технически сътрудник. Провеждане на първа работна среща за разпределение на отговорностите и задълженията на Екипа, изготвяне на План за действие и график за провеждане на процедури за избор на външни изпълнители. Организацията по екипната дейност се осъществява на ежемесечни работни срещи, на които ще се обсъжда напредъка на проекта, текущи задачи и възникнали проблеми. При възникване на проблеми или отклонение по дейностите от предвиденото в проекта, екипа ще взима управленски решения, които да осигурят максимално ефективно изпълнение на проекта. За всяка проведена работна среща на Екипа ще се изготвя протокол.
За предвидените дейности, които ще се извършват от външен изпълнител ще се прилагат разпоредбите на Закона за обществените поръчки, „Вътрешните правила за планиране, възлагане и мониторинг на обществени поръчки в Община Вълчи дол” и утвърдената Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община вълчи дол. Цялостната организация по подготовката и провеждане на тръжните документи ще се извърши от Екипа. Изборът на изпълнители ще се осъществи от комисия, съставена от представители на общината, вкл. един юрист. С избрания изпълнител на всяка обществена поръчка ще се сключи договор.
Дейностите ще се изпълняват съгласно сключения договор, като се придържа стриктно към дейностите, план-графика и бюджета, заложени в проектното предложение. Екипа извършва мониторинг и вътрешни проверки на изпълнението и редовно се отчита на УО на ОПАК чрез междинните технически доклади, финансовите отчети и исканията за плащане.
Екипа по проекта ще е ангажиран с публикуването на всички резултати от проекта на интернет страница на община Вълчи дол, което ще осигури свободен достъп до тях на всички заинтересовани лица и институции.
Екипа по проекта ще изготви Процедура наблюдение и контрол при прилагане резултатите от проекта. Като за тази цел със Заповед на Кмета ще се сформира Комисия от служители от администрацията и при необходимост привлечени външни експерти като изготвят годишни доклади за период от 3 години.
Екипа има ангажимент да изготви досие на проекта и да съхранява оригиналните документи свързани с управлението на проекти,поддържа актуален регистър, съдържащ информация за местонахождението на оригиналните документи по проекта.
Дейности 2: Извършване на функционален анализ на Общинска администрация Вълчи дол чрез прилагане на Единна методология за провеждане на функционален анализ. Изпълнението на тази дейност е в резултат на проведена тръжна процедура за избор на изпълнител. Екипа по проекта ще проведе среща с изпълнителя за разработване на План за организация и изпълнение на дейността. Предвижда се регулярно да се провеждат работни срещи, участие в които ще вземат експерти от екипа на консултанта и експерти от община Вълчи дол, влизащи в състава на екипа за функционалния анализ. Работните срещи ще имат за предмет обсъждане на конкретни теми и задълбочено разглеждане на определени въпроси, като предоставят същевременно и възможност за обмяна на идеи между участниците. Работните срещи ще се провеждат във формат на работни групи и ще имат индикативна продължителност от 3-4 работни часа всяка.
Екипа по проекта, както и експерти от администрацията и кмета на Общината ще подпомагат, чрез предоставяне на необходимата информация и документация на изпълнителя. Ръководителя на Екипа ще осъществява контрол върху изпълнението на цялата дейност.
Функционалният анализ ще се разработи на база Единната методология за провеждане на функционален анализ. Същността на предвидения функционален анализ е да се извърши оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на общинската администрация. По експертна оценка на изпълнителите ще се използват различни методи като проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки. При провеждане на функционалния анализ Ръководителя ще съблюдава за спазване на основните етапи при провеждането на функционалния анализ, а именно: 1. Планиране и подготовка на функционалния анализ; 2. Провеждане на функционалния анализ; 3. Приключване на функционалния анализ; 4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението.
Тази дейност приключва с обсъден и съгласуван Доклад и приет План за действие.
Дейност 3: Разработване на предложение за промени в нормативни, стратегически и други документи и в Устройствения правилник на Община Вълчи дол. Същността на дейността се състои в преглед и анализ на нормативни, стратегически и други документи, както и Устройствения правилник на общината, разработване на предложения за промени, съгласуване и приемане. В изпълнението на дейността ще участват всички заинтересовани страни. Процесът ще се осъществява от външен изпълнител избран от проведена процедура от дейност1. След направения анализ се предвижда да бъдат разработени предложения за промени на конкретни нормативни актове, които регламентират структурата, организацията и разпределението на функции в общината и общинските структури и предложения за промени на тези актове с оглед оптимизиране на функциите и организационно структуриране. Изготвените проекти за изменение и допълнение на Устройствения правилник, нормативни, стратегически и други документи на Общината, който ще бъдат обсъдени с ръководството на Общинската администрация и представители на Общински съвет, за които ще бъде съставен протокол от проведените работни срещи. След изготвянето на окончателните проекти за изменение и допълнение на Устройствен правилник нормативни, стратегически и други документи на Община Вълчи дол, ще бъдат внесени за разглеждане и приемане от страна на Общински съвет Вълчи дол. Разработените предложения за промяна ще са в съответствие с националната и европейската нормативна база на нормативните и стратегически документи.
Дейност 4: Актуализация/ изготвяне на вътрешни правила и процедури за работа на общинска администрация Вълчи дол за подобряване на организацията на работните процеси и координация между звената. След въведения нов Устройствен правилник и приетите нормативни, стратегически и други документи ще бъдат разработени вътрешни правила и процедури за работа на общинска администрация Вълчи дол. В разработването на правилата ще участват всички заинтересовани страни. Процесът ще се осъществява от външен изпълнител избран след проведена процедура от дейност1, но при непрекъснатото и активно участие на целевата група и Екипа за управление. В рамките на дейността ще се проведат 2 работни срещи с ръководството на администрацията за обсъждане, съгласуване и утвърждаване на новоизготвените вътрешни правила и процедури. Предвижда се една работна среща на която ще участват служители от администрацията на община Вълчи дол и представители на външния изпълнител. На тази среща със служителите ще бъдат обсъдени направените препоръки и предвижданите промени във вътрешните правила, касаещи работните процеси в общинска администрация Вълчи дол.
Дейност 5: Провеждане на обучения на служителите на общинска администрация Вълчи дол Предвидено е, в рамките на изпълнението на проекта да се проведат обучения на служителите в община Вълчи дол. Обученията ще се осъществят от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на Закон за обществените поръчки, проведена в Дейност 1. След направения функционален анализ, взетите решения, актуализираните и разработени вътрешните документи и процедури ще бъдат проведени две еднодневни обучения на 60 служители в администрацията, които са пряко заинтересовани от направените промени във вътрешните документи. Ще се представят подробно промените във вътрешните документи и разработените нови вътрешни правила и процедури. В рамките на дейността служителите от общинската администрация ще бъдат обучени да прилагат актуализираните и новоразработени документи. Обучението ще се състои на територията на Община – Вълчи дол, за техническото обезпечаване ще е необходима мултимедийна техника. Ще бъдат раздадени обучителни материали, за провеждане на обучението: Папки с логото и информация за проекта и обучителни материали, анкети за обратна връзка, новите вътрешните правила и процедури и указания към тях; химикалки; 1 кафе пауза. За нуждите на оценката на ефективността на проведеното обучение ще бъдат разработени и попълнение въпросници за оценка на придобитите знания. Дейността приключва с изготвен Доклад за проведените обучения.
Дейност 6. Дейности за информация и публичност Съгласно Регламент на Комисията (EО) № 1828/2006, предвидените дейности за информация и публичност са насочени към осигуряване на информация и публичност относно постигане на целите и резултатите на проекта и финансирането му по ОПАК от ЕСФ.
Ще бъдат проведени две пресконференции, една се проведе при стартирането на проекта за запознаване на заинтересованите лица с дейностите по проекта, втората ще се проведе след успешната реализация на проекта за представяне на постигнатите резултати. Ще бъдат представени две пресконференции и на видно място ще бъдат поставени банери.
Предвидени са изготвяне и разпространение на информационни материали под формата на брошури, химикалки с логото на финансиращата организация и папки. На сайта на Община Вълчи дол ще бъде изготвен и поставен интернет-банер. Предвидено е две публикации относно стартирането и приключване на проекта в регионални средства за масово осведомяване.
|