|
Дейности:
|
1. Стартиране на проекта С тази дейност се полага началото на проекта и ефективното й реализиране има важно значение за постигане на поставените цели, резултати и състояния. За осъществяването й ще бъдат предприети следните стъпки:
• Структуриране на екип за управление на проекта – За управлението на проектното предложение ще бъде формиран нарочен екип, който ще се състои от четирима експерти – Ръководител, Счетоводител, Експерт „Тръжни процедури” и Координатор.
• Административна подготовка – Същността й се изразява в създаване на административна организация за изпълнение на проекта; мобилизиране на ресурси (финансови, човешки и материални); организиране на счетоводната отчетност; изготвянето на процедури на проследяване и мониторинг, правила за документооборот и други.
• Провеждане на първа работна среща на екип за управление на проекта – На нея ще бъдат разпределени основните оперативни задачи между членовете на екипа, определени ролята, мястото и отговорностите на всеки един от тях. Ще бъде изготвен актуализиран график за изпълнение на проектните дейности. Уточнени ще бъдат възможните рискове, които биха довели до забавяне изпълнението на проекта и начините за тяхното преодоляване.
2. Избор на изпълнители на проектните дейности В рамките на тази дейност ще бъдат подготвени тръжните досиета за избор на изпълнители на проектните дейности и ще бъдат проведени съответните процедури за възлагане на изпълнението им на външни изпълнители. Цялата документация ще бъде изготвена в съответствие с изискванията на Закона за обществените поръчки (ЗОП). Предвижда се дейността да бъда осъществена в следната последователност:
• Подготовка на тръжните досиета от експерт „Тръжни процедури” – Документацията ще бъда в пълно съответствие със изискванията на ЗОП, параметрите на настоящото проектно предложение и изискванията на възложителя.
• Съгласуване и одобрение на тръжната документация от Управляващият орган на ОПАК – Тази процедура ще бъде осъществена в отговор на изискванията на Наредбата за осъществяване на предварителен контрол върху процедури за обществени поръчки, финансирани напълно или частично със средства от европейските фондове, приета с ПМС № 96 от 23.04.2009 г.
• Провеждане на процедурите за възлагане изпълнението на следните проектни дейности на външни изпълнители:
- Процедура 1: Провеждане на специализирани обучения на служителите на администрацията в Община Луковит.
- Процедура 2: Информираност и публичност на проекта
Същинското провеждане на процедурите за избор на изпълнители ще се осъществи от Община Луковит, съгласно изискванията на ЗОП.
3. Провеждане на четири обучения от каталога на ИПА В рамките на тази дейност ще бъдат проведени четири обучения на 35 служители на Община Луковит, включени в каталога за обучения на ИПА. Тяхната цел е да повишат квалификацията и компетенцията на служителите в общинската администрация в различни направления на работния процес, избрани на базата на идентифицирани потребности и изисквания сред служителите в администрацията.
Определянето на конкретните обучения се осъществи чрез провеждането на предпроектни проучвания, анкети и дискусии сред общинския персонал, които изведоха нуждите от повишаване и надграждане на знанията и уменията в няколко сфери.
Обученията обхващат следните курсове:
1. Делова етика – курсът е част от учебната програма „Управленски умения в администрацията”
1.1. Сигнатура – УА-7
1.2. Продължителност: 2 дни, 16 учебни часа.
1.3. Цел на обучението: Да се изградят знания и умения за етично делово общуване и прилагане на етичните стандарти при вземане на управленски решения.
1.4. Учебно съдържание:
• Делова етика.
• Анализ на факторите за неетичност в организацията. Етични стандарти и етика на отношенията.
• Стратегии за справяне с морални конфликти и етични дилеми.
• Делови етикет: история и психологически механизми на етикетните норми.
• Етикет и стил.
1.5. Включени служители: Ще бъдат обучени общо 35 човека от общинската администрация, с разбивка по отдели:
• Дирекция „Проекти, развитие и устройство на територията” – 15 служители;
• Дирекция „Обща администрация” – 13 служители;
• Дирекция „Местни данъци, такси и бюджет” – 6 служители;
• Финансов контрольор – 1 служител.
Изборът на този курс е продиктуван от необходимостта за подобряване качеството на управленските процеси и решаването на възникнали проблеми и конфликти в трите дирекции на общинската администрация и създаването на норми за етичност и ефективност на служителите в отделните екипи. Експертите, включени в обучението са служители с ръководни и експертни функции и осъществяването му ще допринесе за повишаването на качеството на работа на отделните дирекции. Деловата етика е неизменна част от работата на общинския персонал и задължително трябва да е на високо ниво, за да се гарантират добри резултати.
2. Управление на промяната, времето и стреса – курсът е част от учебната програма „Управление на човешките ресурси”
2.1. Сигнатура – ЧР-5
2.2. Продължителност: 3 дни, 24 учебни часа
2.3. Цел на обучението:
• да се разясни кога и при какви обстоятелства се налага управление на промяната;
• да се развият умения за предвиждане на ефектите от промяната върху организацията и служителите, и разбирането на ролята на комуникацията в условията на промяна;
• да се представят техники за управление на промяната и да се усвоят умения за ефективно управление на хората и процесите в условията на промяна;
• да се усвоят правила за определяне на приоритети и стандарти за управление на времето;
• да се разяснят основни принципи и техники за справяне със стреса на работното място.
2.4. Учебно съдържание:
• Вътрешни и външни причини за възникване на промяната. Въздействие на промяната върху организацията и служителите.
• Ключови фактори и стъпки за успешно управление на хора и процеси в условията на промяна. Техники за управление на промяната.
• Комуникация и консултации в условията на промяна. Справяне със съпротивата на служителите и преодоляването й. Откритост и прозрачност.
• Справяне със срокове, определяне на приоритети, бюджет на време, фактори за загуба на време, стандарти за управление на времето, делегиране на функции.
• Принципи за управление на стреса. Техники за справяне със стреса на работното място.
2.5. Включени служители: Курсът ще включва обучението на 6 служители:
• Заместник-кмет – 2;
• Секретар на Общината– 1;
• Директори - 3.
Изборът на този курс е продиктуван от необходимостта за повишаване качеството на управление и планиране на процесите и човешките ресурси в администрацията на Община Луковит. Обучението е насочено към ръководния персонал и цели подобряването на техните компетенции при изпълнението на професионалните им задължения в управление на времето, хората, стреса и промяната в организацията. Динамичността на съвременната работна среда изисква от служителите на ръководни постове да бъдат гъвкави и адаптивни при организацията и управлението на съответните им ресори.
3. Усъвършенстване на вътрешните комуникации – залог за ефективност на управленския процес и добър имидж в обществото – курсът е част от учебна програма „Ефективни комуникации на държавната администрация”
3.1. Сигнатура: ЕФ-2
3.2. Продължителност: 2 дни, 16 учебни часа
3.3. Цел на обучението:
• да формира умения за по-добра вътрешна комуникация;
• да се изградят стратегии за убеждаващо въздействие.
3.4. Учебно съдържание:
• Общуване: модел, етапи, видове.
• Изграждане на професионални качества: умения за активно слушане и ефективно говорене.
• Вътрешни комуникации: принципи, видове, идентичност и репутация, канали за комуникация, оценка.
• Успешно представяне пред публика; техники за управление на комуникативни ситуации и водене на преговори.
• Стратегии и фактори за убеждаващо въздействие.
3.5. Включени служители: Курсът ще включва обучението на 11 служители:
• Заместник-кмет -2;
• Секретар на общината – 1;
• Директори – 3;
• Началник отдел – 2;
• Одитори ISO – 2;
• PR – 1.
Изборът на този курс е продиктуван от необходимостта за подобряване вътрешната комуникацията и общуването между отделните дирекции в Община Луковит. Това е задължително условие за успешната комуникация и разбиране между отделните служители и респективно подобряване резултатите от тяхната работа. Обучението ще преминат ръководните кадри на общината, като това е директно свързано с тяхната дейност за управление на отделните звена и комункацията между тях.
4. Работа с електронно подписани документи
4.1. Сигнатура – ИТО-5
4.2. Продължителност: 1 ден, 8 учебни часа.
4.3. Цел на обучението:
• да се изградят знания и практически умения за работа с електронно подписани документи.
4.4. Учебно съдържание:
• Обработване на електронно подписани документи – получаване на документа, проверка валидността на подписа (верификация), отваряне на документа.
• Обработка: редакция, становище, затваряне на документа.
• Съхранение и изпращане на електронно подписан документ.
4.5. Включени служители: Курсът ще включва обучението на 35 служители от дирекции, чиято дейност е свързана с електронно подписани документи:
• Дирекция „Проекти, развитие и устройство на територията” – 15 служители;
• Дирекция „Обща администрация” – 13 служители;
• Дирекция „Местни данъци, такси и бюджет” – 6 служители;
• Финансов контрольор – 1 служител.
Изборът на този курс е продиктуван от необходимостта за усъвършенстване на процеси при работа с електронно подписани документи в Община Луковит. Изискванията на модерната администрация все по-широко налагат използването на такъв тип документи в ежедневната работа и служителите трябва да могат да отговорят на тези изисквания с умения и знания. По тези причини в настоящия курс са включени 35 служители от всички дирекции, на които трябва да бъдат повишени компетенции в тази област, тъй като това е пряко свързано с техните задължения и отговорности.
4. Провеждане на специализирани обучения за административните служители на Община Луковит Работата на общинския персонал е динамична и свързана с необходимостта от постоянно професионално развитие и подобряване на нивото на изпълняване на задълженията. В рамките на тази дейност ще бъдат проведени серия специализирани обучения на 35 служителите на администрацията в Община Луковит, разработени на базата на идентифицирани нужди. Те ще допринесат за реализирането на целите на проекта за подобряване на професионалните компетенции на администрацията и повишаване на качеството й на работа. Всяко едно от обученията ще подпомогне служителите в определена сфера, обхващаща пряко техните задължения и ще допълни техните знания и умения.
Чрез изпълнението на настоящата дейност се цели постигане на по-ефективно и ефикасно функциониране на общинската администрация и респективно повишаване на конкурентоспособността й и условията за трайно икономическо и социално развитие. Обученията са избрани на основата на предпроектни проучвания сред служителите и връзката, която те имат с функциите и отговорностите на служителите от целевите групи и необходимостта от повишаване на капацитета им в следните области:
1. Подобряване процеса на работа и обратна връзка с изпълнението.
Курсът ще се проведе в рамките на два дни, като в обучението ще вземат участие общо осем служители на общинската администрация от ръководния персонал:
• Заместник-кмет – 2;
• Секретар – 1;
• Директор дирекция – 3;
• Началник-отдел – 2.
Обучението има за цел да се повиши качеството на работа и изпълнение на задълженията чрез подобряване на процесите, връзките и координацията между отделните служители и структури в общината.
Курсът ще включва следните елементи:
• Повишаване качеството на управление на работните процеси;
• Проследяване и коригиране на изпълнението;
• Контрол и отчитане.
• Повишаване комуникацията и координацията между отделните административни структури.
• Повишаване комуникацията между администрацията, гражданите и бизнес структурите.
Обучението е в отговор на необходимостта за подобряване на вътрешните комуникации между структурите на общинската администрация и сред ръководния персонал, срещаш трудности при проследяване на изпълнението на задачите на персонала и обратната връзка между отделните дирекции. В тази връзка обучението ще подобри компетенциите на ръководителите на дирекции и отдели за управление и коригиране на дейностите на техните служители.
2. Лична ефективност.
Обучението ще е с продължителност три дни, като в курса ще се включат 35 служители от всички дирекции на администрацията.
Обучението цели да се развият умения в служителите за работа в екип и да се повиши личната ефективност в екипа.
Курсът се състои от теоретична част под формата на презентации и лекции; практическа част с разнообразни ролеви игри по групи, решаване на различни казуси и игри и дискусионна част, провеждана след всеки модул на семинара.
Обучението включва следните курсове:
• Изграждане и функциониране на екипи;
• Сътрудничество и работа в екип;
• Повишаване на личната ефективност в екипа;
• Лидерите в екипа.
• Повишаване на координацията и комуникацията между служителите в структурите на администрацията;
• Правила за реда и начина за координация и взаимодействие с други институции и администрации.
Настоящото обучение се провежда в отговор на необходимостта, идентифицирана сред общинските служители посредством анкетни карти, за подобряване на личната ефективност и компетентност на служителите и по този начин подобряването на ролята на всеки един от тях в процеса на общата работа. Курсът ще развие умения за работа в екип и синхрон между отделните служители и ще даде насоки за повишаване на качеството на изпълняваните професионални задължение в общата рамка.
Всяко обучение ще завърши с провеждане на тестове за оценка на придобитите знания. На тази база служителите, които успешно са преминали тестовете, ще получат сертификат, удостоверяващ успешното преминаването на обучението.
5. Дейности за информация и публичност В обхвата на тази дейност ще бъдат изпълнени мерки за представяне на настоящия проект, неговата същност, цели и очаквани резултати, както и за осигуряване на публичност и информиране на обществеността, относно финансовия принос на ЕС и ОП „Административен капацитет” за неговата реализацията. Тези мерки ще се прилагат съгласно правилата на Регламент (ЕО) № 1828/2006 на Комисията от 8 декември 2006 г. и Задълженията на бенефициентите за осигуряване на информация и публичност.
Дейностите за визуализация и популяризиране на проекта включват:
• Провеждане на две пресконференции - Първата пресконференция ще се проведе при стартирането на проекта. На нея ще бъде представен проекта, неговите цели и очаквани резултати, финансиращата програма и екипа за управление. На събитието ще присъстват представители на различни местни и регионални медии. След изпълнението на проектните дейности ще бъде организирана заключителна пресконференция, на която да бъдат оповестени крайните резултати и ефекти за гражданите и бизнеса от нововъведенията.
• Доставка и монтаж на временна информационна табела – Ще бъде поставена на мястото на изпълнение на проектните дейности. Ще информира обществеността за проекта, полученото финансиране и финансиращата организация, като ще присъстват съответните задължителни реквизити и символика.
• Доставка и монтаж на постоянна информационна табела- Ще бъде поставена на мястото на временната информационна табела шест месеца след приключването на проектните дейности и ще остане като постоянна визуализационна мярка. На нея ще присъстват задължителните атрибути- име на проекта, лого и наименование на финансиращата програма и схемата, по която е бил реализиран проекта.
• Представяне на проекта на официалната интернет страница на Община Луковит – Предвиждат се периодични публикации, съдържащи информация за хода на проекта, неговата същност, целите, начина и източника на финансиране, ролята на ОП „Административен Капацитет” за осъществяването на дейностите, постигнатите резултати и бъдещото въздействие и ефект върху развитие на организацията.
|