|
Дейности:
|
1. Анализ на настоящото състояние на основните и спомагателни процеси във ВУМК Дейността е пряко свързана с управлението на качеството, в неговия начален етап по планиране и ориентиране. Тя включва набор от елементи, които представят реалното състояние на процесите, информационния поток и документооборота, свързани с функционирането на институцията, предоставянето на образователни услуги и провеждането на научни изследвания.
1.1. Моментно заснемане на настоящото състояние – пряко наблюдение на място върху реализацията на основните процеси, осъществявани в хода на функциониране на висшето училище, с цел да се придобие обективна преценка относно текущото качество на предоставяните услуги и работни процеси във всички техни аспекти;
1.2 Анализ на силните и слабите страни в процесите по планиране, управление, администриране, информационно обслужване и др. – провеждане на срещи с ръководителите на съответните звена и дефиниране на основните проблеми при реализацията на дейността и визията им за развитие и подобряване на качеството.
1.3 Цялостен анализ на основните и спомагателните процеси във ВУМК въз основа на събраната информация и определяне на конкретни и измерими индикатори за поетапно подобряване на тяхната ефективност;
1.4. Изготвяне на доклад за областите и процесите, нуждаещи се от преки или индиректни корективни мерки и действия, както и препоръки за оптимизиране на ефективността на процесите чрез стандартизиране на изпълнението им и въвеждане на система от индикатори за проследимост и измеримост на ефективността на основните и спомагателните процеси;
1.5. Създаване на план за реализация и постигане на индикаторите за ефективност на управлението на ВУМК (краткосрочен, средносрочен, дългосрочен) със съпътстващ лист за проверка и обвързаност с индикаторите за измерване на ефективността на основните и спомагателните дейности;
1.6. Печат на доклада в 30 бр.
2. Усъвършенстване на системата за управление на качеството във ВУМК и адаптирането й в съответствие с изискванията на стандарт EN ISO 9001:2008 чрез създаване и апробиране на нови процедури, стандарти и индикатори за оценка на качеството на управле Това е същинска дейност по управление на качеството. Чрез разширяване, адаптиране и усъвършенстване на съществуващата Система за оценяване и поддържане на качеството на обучение и на академичния състав (СОПКО) - 2006 г. - ще се изгради всеобхватна система за управление на качеството, включваща процесите на административно управление, ефективно използване на материалните ресурси, развитие на човешките ресурси, механизми за обратна връзка от заинтересованите страни и др. Разширяването, адаптирането и усъвършенстването, както и включването на нови елементи на съществуващата система за качество е обусловено и от въвеждането на новите критерии за програмна и институционална акредитация на НАОА от 2011, а така също и предвид адаптирането на системата съгласно изискванията на стандарта EN ISO 9001:2008, по който впоследствие ще се сертифицира висшето училище. С цел да бъде създадена широкообхватна среда за въвеждане на устойчива "култура на качеството", както и за да се създаде цялостен ефективен контрол на качеството на ресурсите на входа на системата ще бъдат обхванати и процеси, които не са част от досегашната система за оценяване на качеството на обучение, но изключително необходими за устойчивост на качество на управлението. В тази връзка, настоящата проектна дейност създава и внедрява следните системи в рамките на комплексната система за качество на ВУМК:
2.1. Разработване на Система за управление на човешките ресурси, която включва елементи като развитие на ЧР, методология за оценка на труда, механизми за повишаване на мотивацията и ефективността, анализ и проектиране на длъжностите, обучение и оценяване и др. Вътрешната нормативна уредба, уреждаща системата за мотивиране, атестиране и оценяване труда на академичния състав ще бъде преведена и на английски език, за да бъде достъпна за чуждестранните преподаватели във ВУМК.
2.2. Усъвършенстване на Системата за финансово управление и контрол, което включва усъвършенстване на съществуващи и създаване на нови вътрешни нормативни документи - общо 10 документа х 10 стр. = 100 стр. Въпреки, че финансовото управление и финансовия контрол не са част от процесите, подлежащи на сертифициране по стандарта EN ISO 9001:2008 тяхното подобряване е от решаващо значение за финансовата устойчивост на ВУ.
2.3.Разработване на система за Управление на връзките със заинтересованите страни (бизнес, академични партньорства, алумни организация, гражданско общество и др.). Системата включва създаване на нови и актуализиране на съществуващи 12 вътрешни нормативни документа, регламентиращи тези дейности с общ обем 150 стр.
2.4. Разработване на система за Управление на ученето през целия живот. Тя включва Стратегия за УЦЖ; усъвършенстване на правилници; процедури по оценка и мониторинг на качеството на обучение; процедури по подбор, обучение и сертифициране на обучаемите; регламентиране на изпитни процедури и методология на оценка на теоретичното и практическо обучение и др. съгласно изискванията на стандарта EN ISO 9001:2008. Системата ще включва 20 вътрешни документа и процедури с общ обем 500 стр. и ще бъде отпечатана като отделен том в тираж 30 броя.
2.5. Усъвършенстване на системата за управление на научноизследователската дейност и приложните изследвания, съгласно новите критерии за оценка на тази дейност от НАОА. Системата за управление на НИД включва изготвянето на 1 стратегия, 3 правилника, 1 методология за събиране на информация, мониторинг и контрол и още 3 вътрешни нормативни документа, регламентиращи тези процеси. Общ обем на нормативните документи - 150 стр. Системата ще бъде отпечатана в отделен том с тираж 30 бр.
2.6. Адаптиране и разширяване на обхвата на съществуващата Система за оценка на качеството на обучение и на академичния състав, така че да обхваща всички процеси, протичащи в организацията, които подлежат на сертифициране по стандарта EN ISO 9001:2008. Това става чрез описание на основните и спомагателни процеси, разработване на допълнителни процедури и нормативна уредба съгласно изискванията на стандарта EN ISO 9001:2008 с цел последващо сертифициране на основните дейности на ВУМК.
3. Разработване на процедурни правила и образци на документи според усъвършенстваната система за управление на качеството във ВУМК Това е дейност по управление на качеството, която допълва дейност 2 и включва:
3.1. Разработване на Наръчник по качеството, който представя пред персонала и външни лица внедрената във ВУМК система за управление на качеството, протичащите процеси и тяхното взаимодействие. Той описва: Политиката по качеството и Отговорността на ръководството, Управлението на ресурсите, Създаването на продукта, Измерването, анализа и подобряването на продукта. Наръчникът ще бъде в обем 170 стр. и ще бъде отпечатан на български и на английски език с цел достъпност за чуждестранните академични партньори и други чуждестранни заинтересовани страни.
3.2. Усъвършенстване, разработване и адаптиране на съдържанието на документите, регламентиращи управлението на академичната общност в съответствие с изискванията на стандарта EN ISO 9001:2008 , които не са включени в системите, изброени в дейности 2.1-2.5. Това включва разработването на нови правилници и наредби, актуализиране съдържанието на съществуващите – общо 35 правилника, стандарти, наредби и образци на документи. Предвид на това, че част от преподаватели и студенти са чужденци и работният език във ВУ е английски, част от документите ще бъдат преведени на английски език.
3.3. Разработване на специфични документи по качеството съгласно изискванията на EN ISO 9001:2008, съответно разработване на следните процедури: Управление на документи и записи, Вътрешни одити, Управление на несъответстващи продукти, коригиращи и превантивни действия, методика за оценка на ефективността и степен на зрялост на процесите и др. Документи по качеството – общ брой разработени документи 15 броя с общ размер 250 стр. и общ тираж 30 бр.
4. Публично обсъждане и усъвършенстваната на политиката по качество на ВУМК Това е дейност за разработване и внедряване на механизми и процедури за обратна връзка от заинтересованите страни и използване на информацията за вземане на по-качествени управленски решения. Дейността включва следните елементи:
4.1. Разработване на резюме с основните елементи на политиката по качество на ВУМК и основните насоки в стратегията на ВУМК за осигуряване на високо качество на образователния процес и висока пригодност за заетост на завършващите студенти.
4.2. Публикуване на резюмето в Интернет страницата на ВУМК.
4.3. Публично представяне на политиката по качество и стратегията за осигуряване на качествено висше образование на ВУМК чрез електронна кореспонденция, социалните мрежи, публикации в медии и Интернет с цел студентите, преподавателите, представителите на бизнеса и гражданите да се запознаят с нея и да предложат мнения и препоръки за подобряването й.
4.4. Организиране на 3 публични обсъждания на политиката по качество под формата на 1-дневни дискусионни семинари, всеки с минимум 30 участници – мин. 15 представители на основните целеви групи на проекта - (1) студенти, (2) преподаватели, (3) административен състав - и мин. 15 представители на останалите заинтересовани страни – бизнес, медии, граждани, гражданско общество.
4.5. Актуализиране на политиката и системата за качество съобразно препоръките, получени в рамките на публичните обсъждания.
4.6. Въвеждане на политиката по качество съгласно системата за управление на качеството във ВУМК.
4.7. Обучение на 90 служители (постоянен административен и преподавателски състав на ВУМК) в рамките на 5 дни за работа съгласно политиката /системата за качество на ВУМК (обученията ще бъдат общо 6, като 4 от тях ще се проведат в Добрич, 1 - Варна, 1 - София)
5. Създаване на университетска информационна система за ефективно управление на процесите във ВУМК Това е дейност по управление на качеството, която спомага и за развитие и интегриране на информационните ресурси за повишаване качеството на управление във висшите училища. Чрез нея се осигурява възможност за динамична комуникационна връзка и интеграция на поддържаната информация в една обща система, позволяваща създаване на разнообразни справки в зависимост от нуждите на потребителя. Системата предвижда също създаване на опция за обратна връзка с настоящи и бивши студенти с оглед реална оценка качеството на образователния процес и пригодността за бъдещо професионално амплоа. Това позволява също възможност за ефективен контрол на качеството "на изхода" на образователния процес.
Тази информационна система оптимизира ползването на системата за управление на качество във ВУМК в реални условия, като взема предвид осемте водещи принципа за постигане целите на качество и обслужване на всички аспекти от учебната дейност. Тази дейност включва следните елементи:
5.1. Разработване на университетска информационна система на ВУМК по зададени критерии:
• достоверна информационна среда за отделните образователни степени;
• автоматизиране на основните академични звена и звената за управление на учебния процес – управление на студентското състояние, мониторинг на процеса на обучение, преструктуриране и обновяване на квалификационни характеристики, учебни планове и програми, създаване на електронен разпис на учебния процес, отчитане на заетостта на академичния състав, усъвършенстване движението на учебно-методичната документация;
• изготвяне на инструментариум и администриране на дейностите по събиране и анализиране на информацията, получена от обратна връзка с настоящи и бивши студенти;
• изготвяне на разнообразни динамични справки от базите данни;
• осъществяване на връзка между отделните звена на ВУМК, оценка и поддържане на качеството на основните академични дейности.
5.2. Инсталиране, подготовка и адаптиране на базата от данни, необходима за работа със системата.
5.3. Въвеждане на номенклатурните данни.
5.4. Оборудване на контролно - обслужващи терминални точки за контрол на системата в 10 офиса на ВУМК.
5.5. Обучение на персонала за работа със системата - 4 пилотни 3-дневни обучения по категории персонал (1) Администрация – 25 души; (2) Преподаватели – 2 групи по 20 души; (3) Учебен отдел и отдел кандидатстудентски прием – 10 души; (4) Финансово счетоводен отдел – 15 души.
5.6. Пилотно въвеждане на системата и тестване в реални условия.
5.7. Въвеждане на системата в експлоатация - този етап е свързан с разработване на своеобразен наръчник на потребителя, представящ най-важните стъпки за ползване на системата. Наръчникът ще бъде разработен под формата на електронна демо версия, която да улесни чисто технически използването й. На подходящо място ще бъде позициониран екран, който ще излъчва тази демо версия и ще дава насоки за използването на ИК технологията и системата. Екранът освен това играе ключова роля за промотиране на системата и ще цели да мотивира целевата група да я използва активно. В резултат на тази дейност ще бъдат създадени всички необходими предпоставки за ползване на системата от всички представители на целевите групи и ще бъде повишена тяхната мотивация да възприемат системата като най-ефективния начин за управление на процесите във ВУМК.
5.8. Създаване и оборудване на 10 терминала за достъп до системата от страна на студенти, кандидат-студенти и преподаватели (компютри, означени като „информационни киоски”) в общите части (фоайета и коридори) на базите на ВУМК в градовете Варна, Добрич и София. Информационните киоски дават достъп до личния статус, възможност за проверка на лично досие, възможности за кариерно развитие и т.н. на потребителите.
6. Създаване на Център за стратегически партньорства и въвеждане на система за устойчиво финансиране на учебната и научноизследователската дейност на ВУМК Това е дейност, която изгражда механизъм за адекватно управление чрез икономизиране и оценка на присъщите на ВУ дейности. Центърът за стратегически партньорства ще има за задача да поддържа диалог с всички заинтересовани страни относно качеството на образователния продукт на ВУ и да създаде устойчива система за финансиране на учебната и научноизследователската дейност, по-конкретно чрез идентифициране на алтернативни и устойчиви източници на финансиране (диверсифициране източниците на финансиране), развитие на приложните изследвания по поръчка на бизнеса и подобряване на връзките между ВУМК и завършилите студенти. Центърът ще има 3 контактни точки във всеки от корпусите на ВУ „Международен колеж”. Дейността включва:
6.1. Институционализиране на Център за стратегически партньорства (ЦСП) към ВУМК - разработване на структура, вътрешни правила, правилник за дейността, подлагане на гласуване в рамките на Висш академичен форум.
- Определяне на длъжностните и функционалните характеристики на координаторите на контактните точки на центъра в градовете Добрич, Варна и София. Тези длъжности и определените им функции се изпълняват от личности с дългогодишен професионален опит на ръководни позиции, което гарантира успешното и устойчиво развитие на контактните точки;
- Определяне на офиси (с по 2 работни места), оборудване на офиси (с по 1 лаптоп) и зали за презентации (с капацитет от 20 места) във всяка от контактните точки – 3 офиса с 3 зали за презентации.
6.2. Организиране на национално анкетно проучване от ЦСП за търсенето на образователния и научен продукт на ВУМК и оценка на този продукт от всички заинтересовани страни (студенти, родители, гражданско общество, бизнес). Проучването се организира чрез посещения на 4 експертни екипа от по 2ма експерти в 28 областни града в България и провеждане на двудневни сесии за интервюта.
6.3. Изготвяне и публикуване на доклад-анализ от проведеното национално проучване за търсенето на образователния продукт и формулиране на препоръки за оптимизиране на управлението на ВУ съгласно социалната заявка на бизнеса и обществото - 100 стр., тираж 300 бр.
6.4. Разработване и въвеждане на Дългосрочна стратегия за непрекъснато повишаване качеството на присъщите дейности във ВУМК и резултатите от тях – стратегията се разработва от ЦСП въз основа на доклада-анализ от дейност 6.3. В стратегията ще бъде изяснен и начинът за използване системата за управление на качеството във ВУМК при изпълнението на целите;
6.4. Разработване и въвеждане на Стратегия за развитие на приложните изследвания и диверсифициране на източниците за финансиране на образователните дейности на ВУМК;
6.5. Организиране на национална конференция на тема „Усъвършенстване на системите на управление – гаранция за модерно ВО в България” - 2 дни, 100 участници от целевата група (мин. 70, както и от бизнеса, медиите и гражданското общество (мин. 30), споделяне на добри практики и модели от България;
6.6. Поддържане на актуална база данни на завършилите студенти, която проследява тяхната реализация в бизнеса; осъществяване на контакти и обмен на информация със завършилите студенти.
7. Мониторинг на ефективността на системата за управление на ВУМК Това е дейност за развитие и управление на ВУМК чрез разработване и внедряване на механизми и процедури за обратна връзка от заинтересованите страни и използване на информацията за вземане на по-качествени управленски решения. Дейността включва набор от елементи, които оценяват подобренията в управлението на ВУМК след въвеждането на комплексната иновационна система за управление на качеството, като предоставят и възможност за обратна връзка и коментари:
7.1. Проверка на ефективността на системата чрез наблюдение на реализацията на основните процеси, осъществявани в хода на функциониране на висшето учебно заведение, провеждане на срещи с ръководителите на съответните звена и оценка на ефективност и подобрения съгласно процедурите в Наръчника по качеството.
7.2. Тестване на ефективността на системата чрез технологията „Таен клиент”
Технологията „Таен клиент” е един от най-ефективните методи за атестиране и проверка на качеството на обслужване и предоставянето на услуги от всякакъв характер чрез скрито наблюдение. Това изследване има следните предимства:
• Неочакваност и секретност на провежданото изследване (оценката на качеството и нивото на обслужването е анонимна, а тестуваният сътрудник няма и най-малка представа, че в момента се извършва проверка, а по-скоро го приема като стандартна ситуация от работния процес);
•Бързо получени данни за качеството на услугите, предоставяни в организацията.
За изпълнението на този етап 2-ма външни клиенти (експерти) в ролята на родители и кандидат-студенти ще преминат през всички отдели на ВУМК, за да проверят каква информация ще им бъде предоставена и как ще бъде извършено това, а след това ще представят резултатите от своята дейност в доклад за нивото на обслужване и предоставяне на информация. Докладът от проверката в рамките на 20 стр., ще се предостави на академичното и научното ръководство на ВУМК, с цел вземане на качествени управленски решения (ако е необходимо).
7.3. Разработване и отпечатване на книжки „Вашите права”, представящи кратко резюме за отношението, информацията и процеса на обслужване, които се предоставят в резултат на усъвършенстваната система за управление на качеството. По този начин всички заинтересовани лица ще имат предварителна информация за вида и съдържанието на обслужването, което трябва да получат, както и ще имат възможност да дадат обратна връзка от реалното състояние. Книжката ще се разпространява сред всички студенти, преподаватели и административни служители във ВУМК – 30 стр, тираж 600 бр. на български език и 200 бр. на английски език за чуждестранните студенти и преподаватели във ВУМК.
(16) Осигурена ефективност на усъвършенстваната система за управление на ВУМК;
- Книжка „Вашите права – 30 стр., тираж 500 бр. на български език и 200 бр. на английски език.
8. Публичност и управление на проекта Дейността произтича от най-добрите практики в областта на управлението на проекти, както и от необходимостта от администриране, отчитане и техническо обезпечаване на същинските проектни дейности. При реализацията на дейността се спазват указанията и изискванията на УО на ОПРЧР, както и нормативните разпоредби на законодателството на Р България. Тук са заложени следните поддейности:
8.1. Сформиране на екип за управление на проекта;
8.2. Техническо обезпечаване, администриране и отчетност на проекта, в т.ч. регулярни срещи на екипа
8.3. Осъществяване на контрол и мониторинг върху изпълнението на проекта, в т.ч. външен финансов одит от независим ДЕС;
8.4. Изпълнение на мерки за информация и публичност на проекта:
(8.4.1) Провеждане на начална и финална пресконференция - 2 еднодневни събития в град Добрич, през месеци 2 и 22, с участието на поне 20 представители на медиите във всяко от двете събития;
(8.4.2) Изработване и монтиране на пояснителни табели във всяка от базите на ВУМК - 3 бр.;
(8.4.3) Разработване на визуална и рекламна концепция на Центъра за стратегически партньорства - лого, цветова концепция, бланка, модели за визуална концепция на Интернет страница, прес-съобщения, презентация и др.
(8.4.4) Изработване на рекламна брошура на центъра за стратегически партньорства към ВУМК и усъвършенстваните процедури за качество - 2 варианта съответно на български и английски език, 6 стр., формат А5, пълноцветен печат, тираж 2 х 2000 бр.;
(8.4.5) Изготвяне и разпространение на прес-съобщения за напредъка на проектните дейности на всеки 3 месеца за оповестяване приноса на програмата и ЕС към проекта, както и предоставяне на информация за финансовата подкрепа във всеки удобен случай.
|