|
Дейности:
|
Дейност 1: Техническо осигуряване дейността на общините по подготовка, реализация и отчитане на проекти, съфинансирани от СКФ Обосновка:
През програмен период 2007 - 2013 общините натрупаха значителен опит в подготовката и управлението на европейски проекти. В момента общините изпълняват над 2200 проекта на обща стойност над 7 млрд.лв. Подготовката, реализацията и отчитането на общинските европроекти е свързано с огромен обем документация, която общините съхраняват на хартиен носител. Това поражда проблеми при съхранението на документацията, подготовката на справки (както в хода на изпълнени, така и при последващи проверки на контролните органи), опасност от загуба на документи при напускане на отговорните служители. През годините отделни общини са положили определени усилия за електронизация на дейността си по европейски проекти, но направеното е крайно недостатъчно поради силно ограничените финансови ресурси на местните власти. В контекста на приетите приоритети за безхартиено кандидатстване и отчитане, както и на националната политика за изграждане на електронно правителство, е наложително на общините да бъдат осигурени технически възможности за електронизация на цялостната им дейност по подготовка, изпълнение, отчитане, популяризиране и архивиране на европроектите им.
Описание:
Дейността ще бъде реализирана в следните основни етапи:проучване техническата осигуреност на общините – ще бъде обобщена информация за използваната от общините офис-техника и внедрения софтуер. По този начин ще бъде систематизирана информация за специфичните потребности, възможностите за надграждане върху съществуващи системи и необходимото техническо оборудване;конкретизиране броя на общините, които желаят да се включат в проекта – до общините ще бъде изпратена пълна информация за планираните по проекта дейности (функционални характеристики на системата и предвиденото за закупуване техническо оборудване). За включване в проекта, НСОРБ ще изисква декларация от кмет на общината, чрез която се заявява желание за включване в проекта, поемат се ангажименти за използване на осигурената техника и софтуер само за целите на проекта, декларира се липсата на двойно финансиране (за да се гарантира, че подобно оборудване и софтуер не са закупени в рамките на проект, финансиран от ЕФ), посочват се и конкретни служители, които ще работят със системата;подготовка на техническо задание за разработване на електронна система за управление на общински проекти – ще бъде използван външен изпълнител, който да разработи първоначален вариант на заданието (съгласно изискванията на НСОРБ за обхвата и функционалните характеристики на системата); да извърши съгласуване с общините (по електронен път чрез специално разработена анкетна карта) и да подготви окончателното техническо задание (след отчитане изискванията на общините). Примерният обхват на системата може да включва, следните модули:
Кандидатстване;
Изпълнение на проекти – статус на проекта, търгове, финансов модул, вътрешен мониторинг, постигнати резултати, включително и по целеви групи, публичност, архив, кореспонденция по проекта;
Плащания - интерфейс със СЕБРА - плащанията се отнасят автоматично по съответния проект;
Вътрешна oдитна пътека;
Публичен модул - достъпен за гражданите, за общинските съветници, с възможности за форуми, публикуване на съобщения, обяви, виртуални модели;
Интерфейс за връзка с НСОРБ, осигуряващ периодична информация за приложението на системата и за резултатите от проектите.
Чрез системата общините ще могат: да създадат база-данни и да използват типови документи, необходими в процеса на кандидатстване и управление на проектите (решения на общинските съвети, докладни записки, заповеди, комуникация с УО); да систематизират и да поддържат в електронен вид всички документи, генерирани по проекта (вкл. работни проекти, кадастрални и устройствени планове); да извършват обобщени справки за един или няколко проекта по зададени показатели (напр. за създадени нови работни места, за изградена инфраструктура и т.н.); да създадат електронен архив на изпълнените проекти; автомативно да прехвърлят данни към публичния модул и към централната система на общинския Ресурсно-координационен център. доставка на техниката, инсталиране на софтуера и обучение на общински експерти – избраните изпълнители ще доставят офис-техниката на място в съответните общини, ще инсталират електронната система и ще следва да обучат поне двама общински служители за работа с нея.
Дейност 2: Изграждане на ресурсно-координационен център за подкрепа на общините при подготовка и изпълнение на проекти, съфинансирани от СКФ. Идентифициране обхвата от дейности на центъра. На базата на предварителни проучвания на потребностите на общините, дейностите на Центъра могат да бъдат формулирани в три направления:
1.Представителство пред централната власт – обусловено от законовите правомощия на НСОРБ да представлява и защитава интересите на общините пред централната власт. В този контекст, Центърът ще осъществява:
подготовка на позиции за представителите на НСОРБ в Комитетите по наблюдение на ОП (чрез проучване мнението на общините);
съгласуване с общините на предложения за промени в процедури и мерки ( в рамките на писмените процедури);
координация на ежемесечните срещи между НСОРБ и УО на ОП (систематизиране на открити въпроси, организация и разпространение на резултатите сред общините);
подготовка на материали за форуми и работни срещи между общините, отговорните министри и УО на ОП;
разпространение до общините на информация от УО и подпомагане решаването на текущо възникнали проблеми, както и улесняване координацията между УО;
осигуряване на отговори от УО по поставени от общините конкретни казуси и въпроси;
2.Изграждане и поддържане на бази от ресурсни материали за подпомагане дейностите на общините по подготовка, управление и отчитане европейски проекти:
разработване на методология и типови документи за осъществяване на общински европроекти – включва всички вътрешни процедури по приемане от общинските съвети на решения за подготовка на проект, поемане на общински дълг, публични обсъждания и т.н.;
систематизиране на бази-данни с добри общински практики;
подготовка на ежемесечни справки за реално сключени чрез обществени поръчки договори с изпълнители – по видове доставки и услуги (за строителство, за различни видове услуги и т.н.);
поддържане на база-данни за наложени финансови корекции – констатирани нередности, анализ на причините и допуснатите пропуски довели до налагането на корекцията, размер на наложената корекция;
поддържане на база-данни и демонстрационен център за иновативни технологични решения (напр. за пречистване на отпадни и питейни води).
3.Експертна подкрепа за общините – подпомагане дейността на общините по европроекти чрез:
подпомагане на общините при подготовка на проектни предложения;
изпълнение на заявки за подготовка на тръжна документация, проверка на подготвена документация преди представянето й за предварителен контрол и т.н.;
предоставяне на консултации по телефон и електронна поща;
осигуряване на експертна помощ на място в общините.
За по-детайлното определяне на функциите на центъра ще бъде организирана работна среща на мрежата от общински експерти по европейски проекти.
Дейност 3: Разпространение на информация и публичност. Описание и обосновка:
През целия период на реализиране на проекта ще бъде поставен важен акцент върху необходимостта от осъществяване на дейности по публичност с цел още по-голямо популяризиране на резултатите от него и приноса на ЕФРР. По време на реализиране на проекта ще бъдат спазени всички изисквания на финансиращия орган за визуализиране на финансовата подкрепа. Тази дейност включва:
Информационни събития - национално информационно събитие (в рамките на Годишната среща на местните власти);
Изработване и монтаж на 2 постоянни информационни табели за проекта (пред офиса на НСОРБ и пред сградата на Ресурсно-координационния център), популяризиращи финансовия принос на Европейския фонд за регионално развитие;
Изготвяне на информационна брошура за целите, дейностите и реултатите от проекта и пакет презентационни материали (тениски, термочаши, USB-памет, чанти);
Разработване на тематичен раздел в Интернет-страницата на НСОРБ; представяне на проекта на институционални форуми на НСОРБ (Общо събрание, заседания на постоянни комисии); периодични публикации в изданията на НСОРБ.
Очаквани продукти/резултати от дейността:
Организирано национално информационно събитие;
Изработени и монтирани 2 постоянни обяснителни табели за проекта;
Изготвена и изработена информационна брошура и пакет презентационни материали- общо 1 400 броя;
Създаден и поддържан в актуалност тематичен раздел в Интернет-страницата на НСОРБ, периодични публикации в изданията на НСОРБ.
Времеви обхват:
Дейностите по публичност ще се осъществяват през целия период от изпълнението на проекта. Националното информационно събитие ще се организира през 10 месец.
Ресурс:
Разходи за провеждане на събитие, за изработване на постоянни обяснителни табели, информационна брошура и пакет
презентационни материали, за разработване и поддържане на тематичен раздел в Интернет-страницата на НСОРБ.
Дейност 4: Обучение в чужбина на общински евроексперти Описание и обосновка:
През първите 14 месеца от изпълнението, управлението ще се осъществява от екип на НСОРБ, съставен от 7 служители: ръководител проект, експерт "Европейски проекти", експерт "Административни системи", експерт "Обществени поръчки", IT експерт, счетоводител и технически асистент. За успешното изпълнение на дейностите е необходимо в екипа да бъдат включени 4 експертни позиции, чиято дейност ще бъде пряко свързана с основните проектни дейности, както следва: експерт "Европейски фондове" - ще отговаря за отчитане спецификата на общинските европроекти при разработването на електронната система (т.напр. необходимостта от спазване на вътрешни процедури, обсъждане на отделни аспекти от ОбС и т.н.); експерт "Административни системи" - ще следи постигнае съвместимост на разработената в рамките на проекта система с действащи общински системи (деловодство, регистри, архив); експерт "Обществени поръчки" - ще контролира работата на външните изпълнители, ангажирани с подготовката на документация, ще отговаря на въпроси на кандидати, ще организира работата по оценка и договаряне; IT експерт - ще контролира дейността на външните изпълнители, ангажирани с подготовката на технически задания за процедурите по ЗОП и изпълнението на договорите от външните изпълнители. От 15-я месец екипът на проекта ще бъде разширен с 3-ма нови членове, които ще поемат новата дейност - обучение в чужбина на общински евроексперти. Предвижда се ангажирането по трудов договор на: експерт "Обучения", координатор "Логистика на обучения" и финансов експерт (счетоводител). На тях ще бъдат възложени задачи, както следва: експерт "Обучения" - избор на подходящи обучения от календара на европейски обучителни центрове, подбор на участници от общините и сформиране на групи от обучаеми общински експерти; координатор "Логиситка на обучения" - организиране на пътуване и настаняване на участниците в обученията; финансов експерт / счетоводител - оформяне и съхранение на финансови документи от обученията.
|