|
Дейности:
|
Дейност 1 „Организация и управление на проекта“ • Разпределение на задълженията и отговорностите на екипа по управление;
• Утвърждаване на правила за работа и контрол на работата на проектния екип;
• Мониторинг и контрол на изпълнението на проектните дейности;
• Подготовка на документация за провеждане на избор на изпълнител за изготвяне на документации за възлагане на обществени поръчки по реда на ЗОП за изпълнение на Дейности 3, 4, 5, 6 и Дейност 7.
• Избор на изпълнител и сключване на договор с изпълнител за изготвяне на документации за възлагане на обществени поръчки по реда на ЗОП за изпълнение на Дейност 3-6 и Дейност 7 по проекта.
Дейност 2 „Изготвяне на документация и избор на изпълнители на дейностите по проекта по реда на ЗОП“ • Изготвяне на документации за избор на изпълнители за реализиране на Дейности от 3 до 6 и Дейност 7.
• Обявяване и провеждане на процедурите. Провеждането на процедурите ще се извършва от експерти с необходимите компетенции от Комисията, като при нужда ще се включат и външни експерти по реда на ЗОП.
• Избор на изпълнители и сключване на договори с избраните изпълнители.
Дейност 3 „Планиране и подготовка на функционалния анализ“ Тази дейност е първия етап от извършването на функционалния анализ и ще бъде реализирана в следните стъпки:
Сформиране на екип за провеждане на функционален анализ – екипът ще е съставен от експерти от страна на външния изпълнител и представители на Комисия за защита на личните данни (КЗЛД). Външните експерти ще са с компетенции в сферите на правото, организационното развитие, финанси и управлението на човешките ресурси. Методическото и техническото изпълнение на дейностите по функционалния анализ ще бъде извършено от експертите на външния изпълнител. Ролята на представителите на Комисията в екипа по ФА е да осъществяват координацията, контрола и вътрешното информиране по изпълнението на дейностите. Екипът ще провежда периодични и при нужда извънредни срещи за планиране и преглед на напредъка по анализа.
За представителите на КЗЛД в екипа по функционален анализ ще бъде подготвено и проведено еднодневно обучение за прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ.
Дефиниране на заинтересованите страни – с оглед планиране на изпълнението на функционалния анализ и на комуникационния план ще бъдат идентифицирани всички заинтересовани страни от анализа (вътрешни и външни). Вътрешните заинтересовани страни включват следните групи: ръководство, служители на общата и специализирана администрация. Външните заинтересовани страни са администратори на лични данни (държавна власт, местно самоуправление, бизнес), съгласно Закона за защита на личните данни, граждани.
Уточняване на акцента на анализа – акцентът на функционалния анализ е анализ на релевантността на функциите и оптимизиране на организационната структура и функции на Комисията за защита на личните данни. Другите два компонента на анализа са анализ на ефективността и анализ на ефикасността на дейността.
Изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите – екипът на функционалния анализ ще определи дейностите, тяхната продължителност, последователност и ролите, задачите и отговорниците за тях. На тази стъпка ще бъдат уточнени и входните и изходните документи от анализа. Времевият график ще бъде съгласуван и утвърден от Председателя на КЗЛД като възложител.
Комуникация – въз основа на идентифицираните заинтересовани страни екипът ще изготви комуникационен план за информираност на всеки един етап от изпълнението. Ръководителите и служителите на общата и специализираната администрация ще бъдат информирани за предстоящите инициативи, в които ще бъдат въвлечени, чрез провеждането на работни срещи, семинари и вътрешен електронен бюлетин. За информирането на служителите основен ангажимент ще имат представителите на Комисията в екипа на анализа. Външните заинтересовани страни ще бъдат информирани чрез публикуване на информация на електронната страница на КЗЛД, чрез предвидените по проекта информационни материали, пресконференции и публични събития.
Дейност 4 „Провеждане на функционалния анализ“ Тази дейност представлява вторият етап от функционалния анализ, реализацията на който ще премине през три основни стъпки:
Анализ на текущото състояние на административната структура, включващ три взаимообвързани нива на анализ – на релевантността на функциите, на ефективността и на ефикасността на дейността. Прегледът и анализът на текущото състояние ще включи всички административни структури и функции на КЗЛД.
Анализът на релевантността на функциите ще премине през следните стъпки: идентифициране на областите на политиката, за които отговаря органа на власт; идентифициране, групиране и анализ на правомощията; идентифициране и групиране на функциите на вътрешните звена; анализ на релевантността на функциите на звената спрямо областите на политиката и правомощията на органа на власт; анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената с оглед спазване изискванията на нормативните актове, наличието на дублиращи се функции и вътрешни звена, които могат да бъдат преструктурирани; описание и анализ на работните процеси, с оглед опростяването им, премахване на отклонения и прекъсвания, които водят до забавяне на изпълнението им.
Анализът на ефективността ще премине през следните стъпки: идентифициране и анализ на мисията и визията на Комисията; идентифициране и анализ на дългосрочните и годишни цели на КЗЛД; идентифициране и анализ на дългосрочните и годишните цели на вътрешните звена; анализ на обезпечеността и обвързаността на мисията, дългосрочните и годишни цели на Комисията с функциите, дългосрочни и годишните цели на звената; анализ на изпълнението на целите на Комисията и на вътрешните звена.
Анализът на ефикасността ще премине през следните основни стъпки: изясняване на показателите, които администрация на Комисията използва за измерване на резултатите от дейността, използваните ресурси и ефикасността; анализ на постигнатите резултати, направените разходи и съотношенията между тях.
В резултат на анализа на текущото състояние ще се формулират констатации и изводи за силните и слабите страни в структурирането и функционалното разпределение на административните структури в КЗЛД по отношение на областите на политиката, правомощията, релевантността на функциите, ефективността и ефикасността на дейността.
Идентифициране на области за подобрения по отношение на релевантността на функциите, ефективността, ефикасността и икономичността от дейността – идентифицирането на области за подобрения ще се направи въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние, както и визията за бъдещото развитие на администрацията, прилагането на добри практики от страната и отчитане мнението на вътрешните и външните заинтересовани страни.
Формулиране на препоръки за подобрение на идентифицираните области. Препоръките за подобрение ще бъдат формулирани като конкретни възможности, насочени към подобряване изпълнението на функциите, организационното структуриране, работните процеси, ефективността, ефикасността и икономичността.
Дейността ще започне с проучване на документи и информация и извършване на анкетно проучване. Въз основа на резултатите от анализа на документи и информация и от анкетното проучване ще бъдат дефинирани ключови въпроси и области, които ще бъдат изследвани допълнително въз основа на интервюта, фокус групи и наблюдения. Анкетното проучване ще обхване извадка от представители на КЗЛД – ръководители и служители от всеки тип длъжност и функционално звено. Интервютата ще обхванат извадка от ръководители и ключови служители на администрацията на КЗЛД и от администратори на лични данни (държавната, местната власт, бизнеса), чието мнение ще подпомогне изясняването на важни въпроси на дейността. Ще бъдат проведени фокус групи с цел идентифициране на проблемни области и за формулиране на области за подобрения – една с до 8 участника от ръководството на КЗЛД и една с до 8 участника от служители в администрацията на Комисията. Като допълнителен инструмент за идентифициране на проблемни области и за набиране на предложения за подобрения от вътрешните и външните заинтересовани страни в сградата на Комисията ще бъде поставена кутия за мнения и препоръки. Наблюдения ще бъдат извършвани с оглед събиране на информация, нужна за описанието и анализа на работните процеси.
Дейност 5 „Приключване на функционалния анализ“ Изпълнението на тази дейност се базира на резултатите от предходната дейност и включва взаимосвързани стъпки, изразяващи се в следното:
Приоритизиране на областите и предложенията за подобрения – на тази стъпка идентифицираните области и предложения за подобрения ще бъдат оценени от гледна точка на тяхната значимост и необходимите ресурси за тяхната реализация и ще се определят тези от тях с най-висок приоритет, които да бъдат включени в плана за действие. Предложенията за подобрения ще бъдат направени в следените насоки – препоръки за преструктуриране на администрацията, оптимизиране на функциите, организационното структуриране и работните процеси на администрация в КЗЛД, препоръки за подобряване на ефективността от дейността на администрацията и препоръки за подобряване на ефикасността и икономичността.
Изготвяне на план за действие – планът ще съдържа препоръките за подобряване на дейността, начина, по който ще бъдат изпълнявани, очакваните резултати, индикаторите за изпълнение, отговорници, срокове за изпълнение и необходимите ресурси. Планът за действие ще съдържа мерки за подобрения в описаните насоки – мерки за преструктуриране администрацията, за оптимизиране на функциите, организационното структуриране и работните процеси, мерки за подобряване на ефективността, мерки за подобряване на ефикасността и икономичността от дейността на администрацията на КЗЛД.
Изготвяне на проект на доклад за извършения функционален анализ – въз основа на извършената до този етап работа ще се изготви проект на доклад за извършения функционален анализ.
Обсъждане на проекта на доклад с представители на КЗЛД и външни заинтересовани страни – подготвеният проект на доклад ще бъде представен и обсъден на работна среща с ръководители и ключови служители от администрацията на КЗЛД, които ще бъдат въвлечени пряко в изпълнението на плана за действие. Изготвеният проект на доклад ще бъде представен за запознаване на външните заинтересовани страни, чрез публикуването му на електронната страница на КЗЛД с посочен електронен адрес за изпращане на коментари и предложения.
Изготвяне на окончателен доклад – след отразяване на мненията и препоръките от проведената работна среща и получените мнения на заинтересованите страни ще бъде изготвен окончателен доклад за извършения функционален анализ, включващ план за действие. Окончателният доклад ще бъде представен за приемане от Председателя на КЗЛД.
Комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни – окончателният доклад ще бъде публикуван на електронната страница на КЗЛД за запознаване на всички заинтересовани страни. Служителите на администрацията на Комисията ще бъдат запознати с доклада и плана за действие чрез вътрешния електронен бюлетин.
Дейност 6 „Осъществяване, мониторинг и преглед на изпълнението на мерките за подобрение“ Дейността стартира непосредствено след приемането на окончателния доклад от функционалния анализ от Председателя на КЗЛД и включва следните стъпки, същността на които се определя от конкретните мерки заложени в плана за действие:
Изготвяне на План за управление на промяната, с цел минимизиране и управляване на неизбежната съпротива срещу промените от страна на служителите в администрацията на КЗЛД.
Разработване на Проект за нова организационна структура, съответстващ на препоръките за подобрения заложени в доклада.
Във връзка с оптимизацията на структурата и на функциите ще бъде извършена актуализация на съществуващите вътрешните правила. В съответствие с препоръките за подобрение ще бъде изработен Проект на вътрешните правила на КЗЛД, описващи процесите на изпълнение на оперативните и управленските дейности.
Усъвършенстване на индикаторите и механизмите за измерване на резултатите от дейността на администрацията и напредъка по изпълнение на целите.
Актуализация или изготвяне на нови нормативни и административни документи – това са правилници, инструкции, наредби като например: Правилника за дейността на институцията, Инструкцията за контролната дейност и Наредба за минимални технически и организационни мерки за защита на личните данни.
Подготовка и провеждане на еднодневно обучение на ръководния състав на КЗЛД за осъществяване на координация и контрол при реализацията на функциите при новата организация на дейността. В обучението ще бъдат включени председателят на КЗЛД, членовете на Комисията, главният секретар и директорите на дирекции (11 участника).
Подготовка и провеждане на еднодневно обучение за служителите на администрацията на КЗЛД за изпълнение на функциите и работните процеси при новата организация на дейността. В обучението ще бъдат включени служителите от съответните дирекции, финансов контрольор, вътрешен одитор и служителя по информационна сигурност (23 участника).
Мониторингът и прегледът на изпълнението на мерките за подобрение, заложени в плана за действие, ще бъде осъществяван от длъжностни лица, определени от Председателя на КЗЛД. Най-логично е това да бъдат служителите, които са включени в работната група по функционален анализ и са обучени по прилагане на единната методология (описани в дейност 3). Тези служители ще имат задължението периодично да изготвят доклади за статуса на изпълнение на плана за действие, които да се публикуват на електронната страницата на КЗЛД.
В рамките на настоящия проект след приключване на посочените дейности ще бъде изготвен и публикуван за обществен достъп Доклад за статуса на изпълнение на плана за действие.
С цел споделяне опита и научените уроци от извършените дейности и постигнатите резултати от функционалния анализ ще бъде проведена кръгла маса с участието на представители на други държавни институции, натоварени с контролни функции.
Дейност 7 „Информация и публичност” • Провеждане на стартираща пресконференция с представители на медиите и заинтересованите страни (50 човека);
• Провеждане на пресконференция за приключване на проекта и представяне на резултатите от него с представители на медиите и заинтересованите страни (50 човека);
• Публикации в национални и регионални медии;
• Изработване на дипляна, описваща целите и очакваните резултати от проекта;
• Изработване на падове (размер А4, брандирани с логото на ЕС, ОПАК, ЕСФ, името на проекта); папки (размер: А4, двустранен ламинат картон, едностранен пълноцветен печат, с джоб, брандирани с флага на ЕС, логото и слогана на ЕСФ, логото и слогана на ОПАК, името на проекта); химикалки със ситопечат (брандирани с логата и слоганите на ЕС, ЕСФ и ОПАК). Изработените падове, папки и химикалки ще бъдат използвани за целите на обученията, фокус-групите и публичните представяния по проекта и т.н;
• Изработване и поставяне на разяснителна табела в сградата на Комисията за защита на личните данни;
• Изработване на Х Банер Стронг със сгъваема поставка за информиране на обществеността за проекта, финансиращите организации, стойността на проекта. Банерът ще е необходим при провеждане на събития за информация, публичност и обучение по проекта.
|