|
Дейности:
|
Дейност 1: Ораганизация и Управление Предвидената дейност се основава на необходимостта от изграждането на ефективен механизъм за вътрешен контрол и координация, който да осигурява успешното реализиране на проекта и ефективното разходване на средства.
Екипът на проекта ще осъществява комуникацията с УО на ОПАК и с други институции при необходимост. Също така тази дейност е предпоставка за правилното съхранение на документация и коректното отчитане и докладване постигнатите резултати.
Дейност 2: Подготовка на тръжна документация Съобразно действащата нормативна уредба, по проекта следва да се проведат 2 процедури за избор на изпълнител по реда на Закона за обществените поръчки. В рамките на тази дейност ще бъде избран външен изпълнител, който ще разработи тръжните документации по проекта.
Ще се проведат две процедури при спазване изискванията на ЗОП за избор на изпълнители. Първата процедура ще бъде за основните дейности по проекта – 3, 5, 6 и 7, а втората за дейност 4 и 8 – организирането на публичните мероприятия за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ и дейностите по информация и публичност.
Дейност 3: Изготвяне на функционален анализ на администрацията на ИАРА Дейността се състои от извършване на функционален анализ на администрацията на ИАРА чрез прилагане на Единната методология за функционален анализ. Анализът ще включва администрацията на агенцията, включително и нейните териториални звена. Съгласно Наръчника за прилагане на Единната методология, могат да бъдат дефинирани няколко основни цели на изследването:
• Подобряване на обслужването и удовлетвореността на потребителите на услуги;
• Идентифициране на начини за намаляване на разходите;
• Намаляване на размера и обхвата на структурите на публична администрация;
• Идентифициране на функции и услуги, които могат да бъдат прецизирани, децентрализирани или премахнати;
• Осигуряване на по-висока ефикасност на дейността на администрацията.
Функционалният анализ ще протече при спазване на последователности и логическа взаимосвързаност на следните етапи:
• Етап 1 (начална фаза) – определяне на настоящото състояние на администрацията, като база за сравнение (бенчмарк) с желаното ниво, което трябва да се постигне. Конкретни стъпки при изпълнението на този етап включват:
- Сформиране на екип;
- Дефиниране на заинтересованите страни;
- Уточняване на акцента на анализа;
- Изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите;
- Определяне на средства за комуникация с администрацията.
• Етап 2 - събиране на информация. Различни са методите за събиране и обобщаване на информация – разработване и разпространение на специализирани въпросници, провеждане на структурирани интервюта, провеждане на работни семинари със заинтересованите страни; провеждане на посещения на място в администрациите, проучване на законодателството и други свързани документи. Изпълнението на етап 2 изисква да извършите три групи взаимосвързани дейности:
- Анализ на текущото състояние на административната структура по отношение на релевантността на функциите, на ефективността и на ефикасността от дейността, въз основа на който се формулират констатации и изводи за съответните силни и слаби страни;
- Идентифициране на области за подобрения въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние, както и визията за бъдещото развитие на административната структура, добри практики от нашата и от други страни;
- Формулиране на конкретни препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области.
• Етап 3 - анализиране на обобщената информация като се използват различни инструменти за провеждане на анализа. При избора на конкретен инструмент ще бъдат съобразени спецификите на законодателството, структурата на администрацията, налична информация и др. Като резултати от този етап се предвидени:
- Дефиниране на приоритетни области и предложения за подобрение;
- Изготвяне на план за действие;
- Изготвяне на доклад за извършения функционален анализ;
- Комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.
• Етап 4 - Мониторинг на прилагане на препоръките, изведени от функционалния анализ. В рамките на този етап ще бъдат определи служители от администрацията, които ще следят изпълнение на препоръките и ще съставят периодични доклади до ръководството на агенцията. Този последен етап гарантира устойчивост, която се следи от УО на ОПАК и след приключване на изпълнението на проектите.
Дейност 4: Провеждане на публични мероприятия със заинтересованите страни във връзка с функционалния анализ на ИАРА За да бъде ефективен функционалния анализ, той трябва да е придружен от ефективни комуникационни механизми, чрез които да се поддържа информираността на заинтересованите страни на всеки един етап от изпълнението на анализа. Цялата информация, свързана с анализа трябва да бъде прозрачна и достъпна за всички заинтересовани страни, с изключение на тази, която се счита за конфиденциална, по решение на ръководството на административната структура. За резултатите от проведения функционален анализ на административната структура на ИАРА следва да се информират идентифицираните заинтересовани страни. Подготвеният доклад по анализа ще бъде комуникиран с лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на административната структура, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие. В резултат от тази дейност ще бъдат проведени две кръгли маси за обществено обсъждане при стартирането и при представяне на резултатите от извършвания функционален анализ със заинтересованите страни. Във всяко събитие ще вземат участие по 40 участника, за които ще бъдат осигурени работни материали и кафе-паузи.
Дейност 5: Изследване и разработване на мерки за оптимизация на работните процеси в ИАРА Изследването на работните процеси в ИАРА ще включва преглед и анализ на съществуващите методологии, процедури и вътрешни правила и текущото състояние на процесите в агенцията - нивото на организираност, ефикасност, дублирани вътрешни и външни операции, обмен на информация. Дейността предвижда специален акцент върху контролните и инспекционни функции на агенцията.
Процесите следва да бъдат категоризирани, най-вече по отношение на важността им за бизнеса с цел фокусиране на оперативната дейност върху важните дейности. За всеки процес ще се определи необходимото ниво на детайлност и очакваните резултати от всеки процес – какъв е резултатът, в каква форма, възможни изходи, правила за взимане на решения и т.н. Ще се определят алтернативи, когато резултатът не е постигнат в необходимото време и параметри - предварително дефинирани процедури, правила, и действия за известяване Ще се анализират взаимозависимостите на процесите в агенцията и потока на обмен на информация и данни.
Също така, във връзка с контролните функции на агенцията, ще се идентифицирани случаи на външно дублиращи се функции, частично припокриващи се функции или случаи, при които организационното обособяване на вътрешни звена (дирекции, отдели, сектори и други) разделя необосновано изпълнението на една функция. Анализът ще покаже наличие или липса на функции на вътрешни звена от общата администрация, които са типични за специализирана – и обратно. При контролната дейност на агенцията често се стига до препокриване на една и съща дейност от няколко институции – например общините, Изпълнителна агенция „Морска администрация”, Изпълнителната агенция по горите, Българската агенция по безопасност на храните и др. Резултатите от дейността ще включват конкретни предложения за прецизиране на отговорностите между институциите с оглед тяхното по-ефективно функциониране.
Дейност 6: Разработване и въвеждане на стратегия за организационно развитие Стратегията за организационно развитие ще бъде разработена като базисен документ, който да дава дългосрочна визия за структурата и работните процеси в ИАРА. Тя ще е инструмент, който предвижда насоки при организационното развитие на администрацията с максимална ефективност и въздействие. Стратегия ще бъде изготвена в съответствие с Методологията за стратегическо планиране, одобрена на заседанието на Съвета за административната реформа, проведено на 28 април 2010 г. Документът ще съдържа общи и оперативни цели, като се отчетат конкретните стъпки и необходимите ресурси за тяхното изпълнение. Затова и заложените цели ще бъдат конкретни, измерими, постижими и базирани във времето. По смисъла на Методологията за стратегическо планиране, стратегията ще е краткосрочен документ за срок от 1 до 3 години. Важно е да се подчертае, че чрез приемането на стратегията, ще се осигури устойчивост на резултатите, постигнати по другите основни дейности по проекта – функционалния анализ и мерките за оптимизация. Преди да бъде въведена стратегията ще бъде публикувана за обществено обсъждане в Портала за обществени консултации www.strategy.bg). Документът ще бъде структуриран по следния начин:
- Анализ на текущото състояние;
- Визия за развитието на администрацията;
- Водещи принципи при изпълнение на стратегията;
- Стратегически цели на администрацията;
- Дейности за постигане на целите, необходими ресурси и индикатори за изпълнение;
- Очаквани резултати от изпълнението на предвидените дейности;
За да намери реално приложение стратегията, необходимите ресурси за нейното изпълнение трябва да бъдат предвидени и отразени в бюджетната програма на агенцията. В бюджетната програма ще се посочват дейностите за реализиране на целите, организационните структури, участващи в програмата, отговорностите за изпълнение на програмата, както и външните фактори, които могат да окажат въздействие върху постигането на целите на програмата.
Въвеждането на стратегията не е еднократен акт, а дългосрочен процес, чийто финален етап е наблюдението и отчитането на нейното изпълнение. Една от основните цели на наблюдението ще бъде да се проследи използването на отпуснатите финансови средства и да се прецени дали е бил постигнат напредък в посока към очакваните резултати. Важно е да се проследи каква промяна е настъпила спрямо базисните условия преди въвеждането на стратегията. За тази цел ще се използват индикаторите, заложени в документа.
Дейност 7: Предложения за актуализиране на вътрешни актове на ИАРА За да бъдат приложени на практика, мерките и препоръките от анализа и стратегията, следва да бъдат обективирани в нормативната уреда на агенцията. Предходните дейности по проекта трябва да намерят своето адекватно нормативно отражение в правните актове, които регламентират структурата и работните процеси в ИАРА. В този смисъл ще бъдат разработени предложения за актуализация на някои вътрешни актове на агенцията. Тези документи са устройствен правилник, заповеди, инструкции, наредби и вътрешни правила.
В рамките на дейността ще се изготвят цялостни проекти на вътрешни актове на ИАРА, които ще бъдат съгласувани с нейното ръководство. От изпълнителите на дейността ще се очаква да използват съвременни правно-технически способи, които отразяват динамиката в работните процеси, а не механични и декларативни правила, които нямат логическа връзка и механизми за контрол. Специално внимание ще се обърне на проекта за устройствен правилник на ИАРА, които да отрази резултатите на изследванията по дейности 3, 5, и 6. Това е необходимо, защото съгласно Закона за администрацията, дейността, структурата, организацията на работа и съставът на изпълнителната агенция се определят с устройствен правилник, приет от Министерския съвет.
Актуализираните и нови нормативни документи ще бъдат представени пред служителите от централната администрация и териториалните звена, така че те да могат да прилагат адекватно новите актове. 50 служители от ИАРА и териториалните звена ще бъдат обучени за прилагане на новaтa нормативна уредба и процедурни правила.
Дейност 8: Дейности по информация и публичност Дейност се предвижда с цел популяризиране на заложените цели и постигнатите резултати по проекта сред широк кръг от заинтересовани лица. В детайли заложената дейност ще се състои от:
- Откриваща пресконференция за оповестяване на заложените цели и планираните дейности по проекта;
- Информационни брошури
- Информационни дипляни
- Информационни флайъри
- Публикации в пресата
- Закриваща пресконференция за представяне на резултатите и ефекта по проекта пред заинтересованите страни;
Също така дейността предвижда периодично публикуване на информация за напредъка по проекта на интернет страницата на сайта: http://iara.government.bg/. При провеждането на дейностите за информация и публичност ще бъдат спазени всички изисквания на Приложение 13 „Технически характеристики на мерките за информация и публичност” от Насоките за кандидатстване.
Дейност 9: Одит на проекта Преди приключването на проекта се извършва задължителен независим одит. В края на проекта ще бъде извършен одит на всички дейности, резултатите от който ще бъдат отразени във финалния доклад на проекта до УО на ОПАК.
|