|
Дейности:
|
Дейност 1 -Организация и управление на проекта В обхвата на Дейност 1 са включени всички дейности, свързани с организацията и управлението на проекта. Предвижда се тя да стартира непосредствено след сключването на договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ и да се изпълнява през целия период на действие на проекта.
В рамките на тази дейност се предвижда изпълнението на следните поддейности:
Сформиране на екипа по проекта – за изпълнението на проекта ще бъде определен екип от четирима експерта, а именно – Ръководител на проекта, Координатор на проект, Счетоводител на проекта и Технически сътрудник. В рамките на тази поддейност ще бъдат изготвени съответните вътрешни правила/заповеди за работата на екипа;
Провеждане на регулярни месечни срещи – в рамките на тази поддейност ще бъдат провеждани месечните срещи на екипа по проекта, на които ще бъдат обсъждани както физическия и финансов напредък по изпълнение на проекта, така и съответните бъдещи действия за гарантиране спазването на план-графика за изпълнение на дейностите по проекта;
Организиране и провеждане на процедури за избор на външни изпълнители – екипът по проекта ще изготви график за планираните за изпълнение от външни изпълнители дейности по проекта и ще организира и проведе обществените поръчки в съответствие със Закона за обществените поръчки и подзаконовите нормативни актове. В рамките на тази дейност ще бъде проведена процедура за избор на изпълнител за подготовката на документацията по планираните за възлагане на външни изпълнители дейности по проекта;
Организиране и изпълнение на задълженията за отчитане на напредъка по проекта – екипът за изпълнение на проекта ще подготвя и изпраща на Договарящия орган изискуемите по проекта отчети и доклади за отчитане на техническия и финансов напредък по проекта. В рамките на тази поддейност ще бъде осъществявана и цялата кореспонденция с Договарящия орган, свързана с изпълнението на проекта.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ на Агенцията по вписванията Дейност 2 е структурирана на база изискванията на Насоките за кандидатстване по процедура BG051PO002/12/1.1-05 на ОПАК, като функционалният анализ по настоящия проект ще бъде извършен чрез прилагането на Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени по проект „Разработване и прилагане на Единна методология за функционален анализ на административните структури” по процедура BG051PO002/07/1.1-01 на ОПАК.
1. Цели на функционалния анализ
Извършването на функционалния анализ на АВ си поставя за основна цел оптимизирането на организационната структура и на работните процеси в Агенцията, което ще доведе до повишаване на нейната ефективност.
2. Конкретните параметри на функционалния анализ на Агенцията по вписванията по проекта се предвижда да бъдат фокусирани върху:
анализиране на действащата в момента организационна структура на АВ и
анализ на изпълнението на отделните функции и организацията на работните процеси в Агенцията, свързани с изпълнението на функциите.
Функционалният анализ на дейността на АВ по настоящия проект ще е насочен преимуществено към идентифицирането на дублирани или неефективно действащи функции и звена в структурата на Агенцията от една страна и установяването на усложнени функционални взаимовръзки между структурните звена, както и „тромави” и неефективни работни процеси в отделните структурни звена и в Агенция по вписванията като цяло.
Анализът за всеки един от процесите ще обхваща анализ на релевантността, анализ на ефективността и анализ на ефикасността.
3. Приложими методи за изследване и оценка.
За извършването на функционалния анализ на АВ се предвижда да бъдат използвани комплекс от различни методи за изследване, а именно:
проучване и документален анализ;
анализ на административни данни;
анкетни проучвания;
интервюта с представители на заинтересованите страни и целевата група;
фокус групи, формирани по отделните ключови области на анализа;
Комплексът от методи за анализ и експертна оценка на данните от изследването, приложими при извършването на функционалния анализ по проекта са:
Статистически анализ;
Иконометрични модели;
Качествен анализ (качествени изследвания);
Анализ на разходите и ползите и на ефективността на разходите;
Интервенционален логически анализ;
Теоретично-обоснована оценка;
Бенчмаркинг.
4. Етапи за провеждане на функционалния анализ
Етап 1: Планиране и подготовка за извършване на функционалния анализ – в рамките на този етап се предвижда уточняване и конкретизиране на параметрите, целите и очакваните резултати на функционалния анализ, подготовката на документацията за провеждане на процедура за избор на изпълнител по ЗОП и провеждане на процедурата за избор;
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ – този етап се планира да бъде извършен от външен изпълнител, който да реализира функционалния анализ по зададените параметри, да идентифицира проблемните области и да формулира конкретни препоръки и план за действие за подобряване на ефикасността от дейността на Агенцията по вписванията. Резултатите от Етап 2 изпълнителят следва да представи на АВ в проект на доклад;
Етап 3: Одобрение на функционалния анализ – в рамките на този етап проектът на доклад по Етап 2 се планира да бъде разгледан и обсъден от екипа за изпълнение на проекта, създаден в рамките на АВ, комуникиран с външния изпълнител за отстраняване на евентуални неточности и забележки. Като краен резултат от Етап 3 се планира да бъде одобрен окончателен доклад от извършването на функционалния анализ на Агенцията по вписванията;
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението на мерките, планирани за изпълнение във функционалния анализ – този етап обхваща периода от одобрението на окончателния доклад от извършването на функционалния анализ по Етап 3 до края на изпълнение на проекта и е свързан с реалното изпълнение на предвидените във функционалния анализ мерки. Етап 4 практически съвпада по време с изпълнението на Дейности 3, 4, 5 и 6 от проекта.
Дейност 3: Разработване на предложения за промени в нормативни и стратегически документи и в Устройствения правилник на Агенцията по вписванията Дейност 3 се планира да стартира след одобрението на Доклада от извършването на функционалния анализ по Дейност 2 и е пряко следствие от резултатите от анализа.
В рамките на дейността ще бъдат разработени предложения за промяна във всички нормативни, стратегически документи, в които се налагат промени, свързани с одобрените от АВ препоръки и план за действие за оптимизация на организационната структура, функциите и работните процеси в АВ. На база на изготвения анализ по Дейност 2 ще се прецизира необходимостта от промяна и на Устройствения правилник на АВ.
Предложенията ще бъдат представени за обсъждане от всички заинтересовани страни и представители на целевата група по проекта, като резултатите от обсъжданията и постигнат консенсус по тях ще залегнат в окончателния вариант на предложените промени.
Дейност 4: Провеждане на обучение на служителите В рамките на тази дейност се планира организирането и провеждането на двудневно обучение на 80 служители на Агенция по вписванията. Обучението ще бъде насочено към резултатите от проведения функционален анализ и свързаните с него предложения за промени в организационната структура и промените в нормативните актове и вътрешните правила и процедури на АВ. Критерии при подбора на служителите, които ще участват в обучението ще бъде ролята им в изпълнението на ключови функции от дейността на АВ, като обучението се планира да обхване служители от всички структурни звена в Агенцията.
Дейност 5: Оптимизиране на организационната структура и преразпределяне на функции и дейности на структурните звена в Агенция по вписванията На база на функционалния анализ и разработените предложения за промяна в приложимите нормативни актове и други документи в рамките на тази дейност се планира разработване на промяна и оптимизация на организационната структура и функционалните характеристики на структурните звена в съответствие с приетите препоръки и план за оптимизация.
Дейност 6: Подобряване на организацията, работните процеси и координацията в Агенция по вписванията На база на функционалния анализ и разработените предложения за промяна в приложимите нормативни актове и други документи в рамките на тази дейност се планира усъвършенстването на всички вътрешни правила, наръчници и други вътрешни актове, касаещи работните процеси, организацията и координацията между отделни структурни звена в АВ.
В зависимост от резултатите от функционалния анализ ще бъдат разработени и въведени:
стратегия за организационно развитие;
механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административната структура;
индикатори и система за измерване и управление на изпълнението;
наръчници, методики, инструкции и др.
За целта ще бъдат сформирани работни групи от представители на отделните структурни звена в администрацията на АВ, отговорни за изпълнението на всяка от основните функции и външния изпълнител на дейността, на които ще бъдат обсъдени основните параметри на промените в съществуващите вътрешни правила, наръчници и други документи, както и ще бъде обсъдена необходимостта от разработването на нови такива.
Основен фокус на усъвършенстването на наличните вътрешни правила, наръчници и инструкции е съгласуваността между тях и адаптацията им към промените в действащите нормативни актове, касаещи функциите и дейността на Агенцията и предложенията за оптимизиране на организационната структурата и функционалните връзки и работни процеси в АВ.
Дейност 7: Одит на проекта В рамките на Дейността ще бъде извършен независим одит на проекта за получаване на разумна увереност, че:
Разходите са извършени съобразно Договора за безвъзмездна финансова помощ;
Разходите са извършени в съответствие с европейското и националното законодателство, включително съобразно правилата за избор на изпълнител (ЗОП, ПМС № 55/2007 г.);
Всички декларирани разходи са действително извършени и допустими, в съответствие с изискванията на регламентите на ЕС, ПМС № 62/2007, ПМС № 231/2007 г., ПМС 330/2011 г.;
Първичните счетоводни документи (фактури, протоколи и др.) и документите с еквивалентна доказателствена стойност са налични и валидни;
Декларациите за възстановяване на средства, подадени от бенефициентите са точни, пълни и са във формат, изискван от съответния УО;
Разходите са извършени в съответствие със счетоводните принципи. Поддържа се отделно аналитично отчитане на разходите в счетоводната система;
Разходите са извършени през периода, упоменат във финансовия/те отчет/и, за дейността по изпълнение на посочения по-горе договор;
Разходите са вписани в отчета на бенефициента (и в отчетите на партньорите в случай на финансов принос в полза на бенефициента от страна на партньорите);
Проверка на приходи от дейността;
Разходите не включват недопустими разходи съгласно чл.10 от ПМС 231/20.09.2007 г.;
Спазени са мерките за информация и публичност;
Спазени са изискванията съгласно ЗФУКПС по отношение на поддържането на адекватна одитна пътека;
Всички дейности по съответния проект са надлежно документирани като всички документи за разходите се съхраняват и са на разположение на националните и европейските контролни органи при поискване.
Дейност 8: Информация и публичност на проекта Кампанията по популяризиране на дейностите, които ще бъдат реализирани в рамките на проекта, сред целевите групи и заинтересованите страни ще съпътства цялото изпълнение на проекта и ще включва:
Спазване на правилата за визуализация при оформянето на всички документи по проекта;
Изработване и поставяне на информационен банер на мястото, където се изпълнява проекта;
Изготвяне на периодични прессъобщения за осъществяване на дейностите по проекта и предоставянето им на медиите;
Осигуряване на постоянна информация за напредъка по изпълнението на проекта чрез публикации на сайта на АВ;
Провеждане на две пресконференции – начална пресконференция и за отчитане резултатите от изпълнение на дейностите по проекта;
Отпечатване на информационна брошура, представяща работата на АВ по изпълнение на дейностите на проекта - 200 броя.
Рекламни материали - USB, тефтери и конферентни папки, конферентни чанти, химикали – 200 броя.
Всички дейности, свързани с осигуряването на необходимата информация и публичност по проекта ще бъдат съобразени с изискванията към бенефициентите по ОПАК, представени в Приложение 13 към Насоките за кандидатстване.
|