|
Дейности:
|
Дейност 1: Управление и организация на проекта Дейността ще се реализира чрез следните поддейности:
1.1. Сформиране на екип, разпределение на функциите.
1.2. Текущо управление на проекта.
o Разработка на план-график за изпълнението на проекта и провеждане на ежемесечни срещи на екипа
o Подготовка на правната документация за провеждане на възлагателни процедури за реализиране на проекта.
1.3. Текущи вътрешни срещи на екипа и провеждане на вътрешен мониторинг;
o Подготовка на технически и финансови отчети;
o Стриктно спазване на времевия график за подготовка и провеждане на планираните дейности.
o Вътрешен контрол, мониторинг и докладване пред ръководството на СО
Управлението на проекта насърчава равенство между половете и недискриминация във всички дейности при изпълненине на проекта.
Настоящата дейност ще подсигури методически изпълнението на проекта, посредством сформирането на екип, който да работи по проекта, план на действие с отговорности, конкретен времеви график и правилата за изпълнението му, провеждане на тръжни процедури, както и за избор на изпълнители по останалите проектни дейности, в съответствие с изискванията на закона. Тази дейност се явява необходимо начално условие за цялостното осъществяване на проекта, както и изискване за извършване на одит на проекта и удостоверяване за качеството на управление на проекта, съгласно изискванията на ОПАК.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ на общинска администрация София и представител на районна администрация - район Витоша Извършване на функционален анализ чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ, включително: Анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; формулиране на препоръки за подобрение и план за действие за оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на администрациите, за подобряване на ефективността, ефикасността и икономичността от дейността на администрациите.
Основни цели при провеждане на функционалния анализ ще бъдат: 1) Подобряване на обслужването и удовлетвореността на гражданите, като потребители на услуги в СО и РА Витоша; 2) Идентифициране на начини за намаляване на разходите.
Дейността ще бъде осъществена, съгласно препоръките в Единната методология за провеждане на функционален анализ в следните етапи:
• Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност); В екипа следва да бъдат включени представители на администрацията на Столична община и районна администрация Витоша, съгласно добра практика при провеждане на функционален анализ на община Пловдив.
• Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение);
• Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни);
• Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ). С цел устойчивост на проекта този последен етап ще бъде осъществяван от представители на администрацията на СО и РА Витоша, които са били включени в екипа по провеждане на функционален анализ и са придобили практически опит.
При изготвянето на функционалния анализ ще бъдат използвани следните методи и опита при провеждане на функционален анализ на Пловдив:
• Събиране, проучване и анализ на документи и информация, с цел установяване на правомощията на органа на власт, функциите на общинската администрация, функциите на районната администрация, поставените цели, постигнатите резултати и ресурси, които са използвани.
• Анкетни проучвания чрез предврително разработени въпросници за ръководители и служители. Въпросниците ще бъдат изпратени до предварително дефинирана извадка от
служители в общинска администрация София на ръководни длъжности (минимум 50%) и служители на експертни позиции (минимум 25%), от администрацията за СО и за район Витоша – минимум 80% служители на ръководни длъжности и минимум 40% служители на експертни позиции. При формиране на извадката ще се цели осигуряване на наличие на поне един попълващ служител от всяко длъжностно ниво от общата и специализирана администрация.
• Провеждане на интервюта със служителите от администрацията на община София и район Витоша. Интервютата ще бъдат структурирани с фокус събиране на допълнителна информация по въпроси, свързани с дейността на съответния служител, полагането на цели, отчитането на дейността и резултатите, натовареност на служителите, ресурсна обезпеченост на звеното и специфики на комуникацията и координацията с вътрешни и външни заинтересовани страни;
• Провеждане на фокус група с представителите на екипа за провеждане на функционален анализ от страна на общинска администрация София и РА Витоша. Темите, които ще бъдат дискутирани са проблемните области, които ще бъдат констатирани при документалния анализ и анализа на информацията, събрана чрез въпросниците и интервютата - функциите на звената и структурата на администрацията на община София и РА Витоша, извършването на процесите по целеполагане, отчетност, измерване на постигнатите резултати и използвани ресурси. По време на тези фокус групи ще бъдат обсъдени основните констатации, изведени от анализа и областите на подобрения, предложения и препоръки;
• Наблюдение и експертна оценка на резултатите от анкетните проучвания, интервютата и фокус групите.
Дейност 3: Дейности за прилагане и мултиплициране на резултатите от извършения функционален анализ. Дейността ще включва следните поддейности:
3.1. Формиране на експертен екип с представители от СО, РА Витоша, който да подготви необходимите документи (доклади, промени в нормативната уредба, устройствените правилници и др.), които са необходими за практическото прилагане на препоръките от функционалния анализ. Експертния екип ще подпомага работата на външните експерти при осъществяване на функционалния анализ.
3.2. Организиране на съпътстващо обучение за представители на ръководни позиции от администрацията на СО и РА Витоша.
Дейност 4: Дейности за информация и публичност През целия период на реализиране на проекта ще бъде поставен важен акцент върху необходимостта от осъществяване на публичност. Ще бъдат реализирани всички изисквания на финансиращия орган за визуализиране на финансовата подкрепа – на всички издания, покани, програми и материали за обучения, както и на всички останали печатни материали, и на интернет сайта да бъдат поставяни логото и текст, информиращ за подкрепата.
Специфичните поддейности включват:
- Организиране на 2 пресконференции при изготвяне на доклада с препоръките от функционалния анализ и при приключване на проекта и отчитане на постигнатите резултати.
- Периодични срещи с представители на медиите с цел разпространяване на информация за напредъка по проекта. Основен акцент ще бъде поставен върху общуването с ресорните репортери, отразяващи работата на Столична община, като информационен посредник. Оповеставяне стартирането на проекта планираме де стане на подобни срещи, а не на специална пресконференция, защото практиката показва, че пресконференция се свиква, когато има конкретна новина. По тази причина планираме двете пресконференции да се проведат на такъв етап от изпълнението на проекта, когато ще има възможност за предоставяне на конкретна информация.
- Изработване на два типа брошури: 1) при стартиране на проекта – основна цел ще бъде да представи целите и задачите на проекта, добри практики от други градове в България, които са вече са приложили Единната методология за провеждане на функционален анализ; 2) при приключване на проекта, чиято цел е да представи резултатите от проекта и преодолените предизвикателства.
- Изработване на брошура, която е предназначена само за целевите групи на проекта – администрация на СО и РА Витоша. Брошурата цели да направи съпричастна администрацията към провеждане на проекта, като ги прикани да участват в предстоящите проучвания с предоставяне на необходимата информация.
- Публикуване (дизайн и предпечат) на доклада с функционалния анализ в електронен вариант на страницата на СО и РА Витоша.
|