|
Дейности:
|
Дейност 1 Управление на проект Успешната реализация на тази дейност ще гарантира успешно и устойчивото изпълнение на проекта и добрата връзка на екипа по проекта с ръководството на общината и с останалите заинтере-совани страни. Ще се създаде Система за управление на проекта, като за целта ще се организират и проведат работни срещи, на които ще се:
- проведе структурирана дискусия за детайлизиране и конкре-тизиране на задачите и дейностите по проекта;
- предложи детайлно разпределение на задачите и отговор-ностите на членовете на екипа (изготвяне на длъжностни харак-теристики);
- прецизира работния (календарния) график на дейностите и за-дачите по проекта;
- идентифицират заинтересованите страни и предложат методи за тяхното привличане за целите на проекта и определят очакваните роли на всяка от тях.
Ще се подготвят и проведат процедури за всички дейности, които ще бъдат възложени на външни изпълнители.
При провеждането им ще се процедира по следния начин:
- Избор на вид процедура в зависимост от вида дейност и стойността и;
- Разработване на тръжно досие;
- идентифициране на подходящи фирми и изпращане на покани за оферти (в случаите, когато не се публикува поканата на сайта на Агенцията за обществени поръчки);
- Публикуване на поканата (когато това е задължително) и другите документи от тръжното досие;
- Създаване на Оценителна комисия, провеждане на процедурата и сключване на договор със спечелилия оферент.
2. Дейност за информация и публичност Дейността предвижда:
1. Първоначално оповестяване чрез местните (печатни и елек-тронни) медии за стартирането на проекта.
2. Организиране на встъпителна пресконференция (за 35 души) за официално откриване и представяне на проекта пред обществеността, целевата група, заинтересованите страни и медиите с помощта на мултимедийна презентация.
3. Изготвяне и разпространение два вида рекламно-инфор-мационни брошури:
- единия вид (250 бр.) при стартиране на проекта и ще включва информация за целите и дейностите на Оперативна програма „Административен капацитет”, като цяло и на проекта в частност (тяхното разпространение ще започне на встъпи-телната пресконференция);
- вторият вид (250 бр.) брошури ще отразяват постигнатите нап-редък и резултати от проекта и ще започнем разпростране-нието им на заключителната пресконференция.
4. Периодично ще се публикуват в печатните и електронни ме-дии съобщения за напредъка и дейностите на проекта.
5. Организиране на заключителна пресконференция за офи-циалното финализиране на проекта и отчитане на постигна-тите резултати.
3. Извършване на Функционален анализ на Общинска администрация – гр. Рудозем Избраната чрез тръжна процедура организация ще изготви пълен и подробен Функционален анализ на състоянието и организация- та на дейностите в Общинска администрация – гр. Рудозем, което освен задължителна дейност е и необходима основа за следващите дейности по проекта.
Функционалният анализ като процес на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на Общинска администрация – гр. Рудозем ще бъде из-готвен в съответствие с „Единна методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация” и съот-ветно Наръчника за прилагане на Единната методология за про-веждане на функционален анализ в държавната администрация
4. Провеждане на дискусии и разяснения относно резултати- те от извършения функционален анализ Провеждане на 6 броя дискусии с представители на различните звена и ръководството на Общинска администрация - гр.Рудозем, даващи разяснения и обобщения на резултатите от проведения функционален анализ в институцията.
Дискусиите ще се проведат както следва:
- с Дирекция „Финансово-стопански дейности и Бюджет”, Административно-правно и информационно обслужване;
- с отдел „Планиране и разработване на проекти”;
- с отдел „Строителство и благоустройство”
- със заетите в секторите „Образование” и „Здравеопазване и социални дейности”;
- със заетите в секторите „БКС”, „Сметоизвоз” и „Ав-тотранспорт”
- с ръководството на Община Рудозем (кмет на община, секретар на община, зам. кметове, кметове на кметства и общински съветници).
Всяко отделно звено ще има възможност, чрез дискусиите да конкретизира проблематиката и да генерира идеи и възможности за подобрения в полето на действие произтичащо от изпълня-ваните от него функции. Провеждането на дискусиите е фрагмен-тирано по звена тъй като работата не е еднородна и съответно проблемите са различни. Посредством дискусиите ще бъде получена и необходимата обратна информация която ще спомогне за вземането на правилни решения за повишаване на ефектив-ността в работата на Общинската администрация.
5. Програма за повишаване на капацитета на Община Рудо-зем за изготвяне, управление и изпълнение на проекти Избраната чрез тръжна процедура организация ще изготви Прог-рама за повишаване на капацитета на общината за изготвяне, управление и изпълнение на проекти.
Програмата ще се изготви на базата на предварителна оценка на капацитета на общината, фокусирана върху броя и квалифи-кацията на служителите имащи отношение към разработването и управлението на проекти.
Освен самата Програма ще се изготвят и обучителни материали и ще се проведе обучение на гореспоменатите служители
6. Вътрешен мониторинг и отчитане на резултатите пред общ- ността, медиите и донора Върху всички дейности, поддейности, услуги и доставки ще се упражнява постоянен контрол. Ще се проведат анкети сред пред-ставители на целевата група и общността (както с анкетни карти на хартиен носител, така и чрез задаване на въпроси в секцията „Анкета” на официалния сайт на общината – www.rudozem.bg ) за да се отчете степента на информираност и удовлетвореност от дейностите по проекта.
Ще се подготвят и представят на Управляващия орган съот-ветните междинни и финален отчети, а представяне на резул-татите пред общността и медиите ще стане на заключителната пресконференция.
|