|
Дейности:
|
Дейност 1. Управление, организация и отчетност по проекта Дейностите по управление и организация на проекта имат за цел осигуряване на необходимия ресурс за успешното изпълнение на проектните дейности и въвеждане и утвърждаване на ефективна система за добро управление на проекта чрез изпълнение на следните под-дейности:
1. Сформиране на екип за управление на проекта, включително: подготовка на функционални характеристики и сключване на договори с екипа за управление на проекта. За целите на управлението на проекта ще бъде сформиран екип от следните експерти: – Ръководител на проекта (1); Технически сътрудник (1); Счетоводител (1), Експерт „Подготовка на тръжни процедури” (1).
За целите на проекта и съгласно методологията за провеждане на функционален анализ ще бъде сформиран общински екип от експерти, които пряко ще участват в провеждането на анализа, формулирането на препоръки и изготвянето на план за оптимизация на административните структури и предоставяните услуги. В общинския екип ще бъдат включени: Експерт „ИКТ” (1), Експерт „Административно обслужване” (1), Експерт „Човешки ресурси“ (1), Експерт „Икономически дейности“ (1), Експерт „Управление на общинска собственост“ (1).
2. Подготовка и провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки за избор на изпълнители на основните проектни дейности - Изпълнението на дейностите, включени в проектното предложение изисква организирането и провеждането на обществена поръчка по реда на действащата нормативна уредба – Закона за обществените поръчки и съпътстващата го нормативна уредба. В рамките на проекта ще бъдат подготвени проведени следните процедури за възлагане на обществени поръчки:
- Функционален анализ и въвеждане на устойчиви механизми за управление и оценка на работните процеси в общинска администрация – Бургас с няколко обособени позиции: ОП 1: Провеждане на функционален анализ на Община Бургас, ОП 2: Въвеждане на мерки за ефективно управление на работните процеси и координацията в рамките на общинска администрация Бургас ОП3: Актуализация на вътрешно – нормативната база, ОП 4: Разработване и внедряване на Балансирана система от показатели за ефективност в работата на общинска администрация Бургас;
- Дейности за публичност и информация.
3. Разработване и приемане на План за организация, управление и вътрешен мониторинг на проекта, в който ще бъдат дефинирани методите и механизмите за вътрешна оценка и контрол, разпределението на функциите и задачите между екипа на проекта, връзката и комуникацията с останалите звена в администрацията.
4. Ежемесечни работни срещи на екипа на проекта, целящи осигуряване на непрекъснат мониторинг на изпълнението на дейностите по проекта.
5. Изготвяне на междинни и окончателни доклади за напредък и финансови отчети за изпълнение на дейностите на проекта.
Дейност 2. Провеждане на функционален анализ на Община Бургас Функционалният анализ в общинска администрация Бургас ще бъде извършен съобразно Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и съгласно предписанията в Наръчника за нейното прилагане. Провеждането на функционалният анализ ще бъде възложен на външна фирма – изпълнител и ще бъде подпомаган от екип от експерти от ресорните звена в общинска администрация.
Съгласно утвърдената методология анализът ще включва следните етапи:
• Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ;
• Етап 2: Провеждане на функционалния анализ;
• Етап 3: Приключване на функционалния анализ;
• Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението.
На етап Планиране и подготовка на функционалния анализ ще бъде извършен анализ на заинтересованите страни и разработена комуникационна стратегия за поддържане на тяхната информираност. Ангажимент на фирмата – изпълнител ще бъде провеждането на минимум две информационни събития с различни заинтересовани страни на местно и регионално ниво, които имат за цел популяризиране и осигуряване на подкрепа за постиганите резултати на различните етапи от провеждането на анализа.
На база на направените констатации по време на анализа и чрез включения в методологията набор от утвърдени техники, които се прилагат в международната практика, ще бъдат идентифицирани областите за подобрения по отношение на организационната структура и дейността на общинската администрация, ще бъдат формулирани съответните препоръки и ще бъде разработен план за действие.
За да се постигане устойчив ефект от извършения функционален анализ се предвижда разработване на механизъм за проследяване на изпълнението.
Дейност 3. Въвеждане на устойчив механизъм за управление на работните (бизнес) процеси и координацията в рамките на общинска администрация Бургас чрез прилагане на съвременната концепция Управление на бизнес процеси (Business Process Management - BPM Тази дейност включва следните поддейности:
3.1 Моделиране на бизнес процесите по предоставяне на административните услуги в Община Бургас съгласно Списък с унифицираните наименования на административните услуги (СУНАУ);
3.2 Моделиране на вътрешно административните бизнес процеси в Община Бургас;
3.3 Анализ на създадените модели на процесите и изготвяне на предложение за оптимизиране на организационната структура в Община Бургас;
3.4 Анализ и реинженеринг на услугите, предоставяни от Община Бургас;
Основните характеристики, на които трябва да отговарят горепосочените процесни модели (съгласно дейност 3.1 и 3.2), са:
• да бъдат изготвени в графичен вид чрез представяне на отговорностите на различните организационни звена и длъжности в хронологична последователност и съгласно стандартизирана, ясна и разбираема от потребителя конвенция, която да е практически ориентирана и да се характеризира с хомогенност, опростеност и четливост, повторна използваемост и възможност за лесен анализ, както и достатъчно гъвкава, така че да може да бъде усъвършенствана и адаптирана към спецификата на дейностите на звената;
• да визуализират ясно точките на взаимодействие между отделните организационни звена и длъжности;
• да бъдат детайлизирани до степен, която да позволява използването им като помощен материал при изпълнението на дейностите в звената и при извършването на анализ и оптимизиране на бизнес процесите;
Изграждането на моделите ще се основава на наличните технологични карти, вътрешни инструкции, образци на документи, документация на използваните информационни системи, както и на пряка работа с екип от ключови служители от общинската администрация.
Анализът на създадените модели на процесите (съгласно дейност 3.3) ще доразвие акцентите във функционалния анализ чрез симулиране на ключови процеси в съответствие със стойностите на различни параметри, включително вариации в наличността на ресурсите, времената за обработка, себестойността. Резултатът от този анализ ще даде възможност за добре обосновано предложение за оптимизиране на организационната структура в Община Бургас. Ще бъдат оптимизирани вътрешно административни процеси като документооборот, организиране на обществени поръчки, финансов контрол и др.
Анализът и реинженерингът на процесите във фронт-офиса (съгласно дейност 3.4) ще се извършат на база гореописаните процесни модели, като се вземат предвид и констатациите от функционалния анализ.
При стартиране на дейността, избрания изпълнител ще проведе обучение на екипа и експертите по проекта, както и на служители на общинска администрация- Бургас на тема Основни принципи на концепцията Управление на бизнес процеси, методи и инструменти за моделиране и оптимизиране на бизнес процеси.
Дейност 4. Разработване на промени във вътрешната нормативна база, произтичащи от направените анализи Дейността включва следните поддейности:
4.1 Актуализация на инструкциите за документооборот, Наръчника по Интегрирана система за управление, технологични карти за предоставяне на услуги, вътрешни правила за работа на администрацията.
4.2 Разработване на наръчник с моделите, типови инструкции за документооборот, типови вътрешни правилници, отговори на въпроси, касаещи специфични отговорности и др.
Изпълнението на дейността ще бъде възложено на външна фирма – изпълнител и подкрепяно от общински екип от експерти.
Основната цел е актуализация на вътрешно административните правила в Община Бургас, въз основа както на препоръките от извършения функционален анализ, така и на извършеното моделиране и оптимизиране на съответните процеси.
При приключване на дейността, избрания изпълнител ще проведе обучение на служители на общинска администрация- Бургас на тема Представяне на новите правила за работа съгласно направените актуализации.
Дейност 5. Разработване и внедряване на Балансирана система от показатели за ефективност в работата на общинска администрация Бургас Дейността включва разработване и внедряване на модел на Балансирана система от показатели (БСП) за ефективност на високо ниво, ориентиран към нуждите на организация от публичния сектор и по- конкретно към спецификата на мисията, основните приоритети и стратегическите цели на Община Бургас.
Моделът ще позволи систематично измерване и оценка на ефективността на дейностите, стратегическо управление, прозрачност и стриктна отчетност.
Разработването и внедряването на Балансирана система от показатели преминава през следните етапи:
1. 1. Анализиране на вътрешния потенциал по отношение на стратегическото и оперативно управление, функционалния мениджмънт и др. На този етап от ключово значение ще бъдат резултатите от извършения функционален анализ в рамките на Дейност 3 от проекта;
2. 2. Провеждане на въвеждащо обучение по стратегическо управление и БСП;
3. 3. Изготвяне на стратегическа карта, основана на добре обмислена и формулирана стратегия. С оглед на това се извършва:
• - Задълбочен анализ на стратегията на Общината.
• - Декомпозиция на стратегията във всяко от направленията на БСП – финанси, клиенти, вътрешни бизнес процеси, обучение и развитие.
• - Формулиране на стратегическите цели критичните фактори за успех: На този етап от работата по изграждане на БСП ще се осъществи практическата взаимовръзка с резултатите от извършения функционален анализ в рамките на дейност 1 от проекта, като идентифицираните области за подобрения и препоръчаните мерки за реализирането им ще бъдат включени в БСП като цели, така че да бъде възможно проследяване на тяхното изпълнение чрез отчитане на конкретни показатели за измерване.
4. 4. Подбор на ключови показатели за БСП и техните целеви стойности: Въз основа на стратегическата карта се разработва Балансирана система от показатели за ефективност, посочва се източникът на данните и периодичността на въвеждането им в системата.
5. 5. Разработване на план за устойчиво прилагане на БСП.
6. 6. Работа по запознаване на служителите с БСП: При изпълнението на този етап трябва да се намери ефективния подход към нагледно и достъпно разясняване на основните показатели на служителите и особено на това как работата на всеки от тях може да повлияе на стойностите на тези параметри.
Изпълнението на дейността ще бъде възложено на външна фирма – изпълнител. При стартиране на дейността, избрания изпълнител ще проведе обучение на екипа и експертите по проекта, както и на служители на общинска администрация- Бургас на тема Управление на организацията чрез Балансирана система от показатели за ефективност, използване на методологията в общинска администрация и подход при изграждане и ползване на модел на балансирана система от показатели за ефективност.
Обучението е необходимо поради спецификата на предвидените методологии и необходимост от предварителна подготовка на участниците.
Дейност 6. Информация и публичност Дейностите за информация и публичност ще включват следните под-дейности:
1. Пресконференция при стартиране на проекта, на която ще бъдат популяризирани целите, планираните дейности и очакваните резултати по проекта, както и източниците на неговото финансиране;
2. Финална пресконференция, на която ще бъдат популяризирани постигнатите резултати и ползите от реализацията на проекта. Финалната пресконференция ще послужи и като форум за мултиплициране на резултатите по проекта.
3. Изработване и разпространение на информационен лист по проекта – 1000 броя, с който ще се популяризират планираните дейности и очакваните резултати от проекта.
4. Изработване и отпечатване на информационни банери – 2 броя, които ще бъдат използвани при организиране на пресконференции, обучения и форуми с цел визуализация на приноса на ЕС и ОПАК.
5. Публикации на Интернет страницата на Община Бургас в секцията „Евроинтеграция”. Още със стартирането на проекта информация за неговото изпълнение ще бъде публикувана на интернет страницата на Община Бургас.
7. Публикации в местните и регионални медии – 3 публикации в печатните медии.
8. Информационни материали на проекта – папки и химикали (1 000 броя).
9. Електронен носител (300 бр.) съдържащ продуктите от изпълнението на дейности 3, 4, 5, 6.
Дейностите по информация и публичност ще бъдат възложени за изпълнение на външна фирма.
|