|
Дейности:
|
Дейност 1: Организационни дейности за изпълнение на проекта За ефективната реализация на проекта ще се ангажира екип в състав: ръководител, координатор, счетоводител. При стартиране изпълнението на проекта ще се подготви заповед за възлагане на отговорности на служителите, отговорни за изпълнение на проектните дейности и отчитането им пред Управляващия Орган.
Екипа по проекта ще провежда регулярни срещи, на които ще се обсъжда напредъка на проекта, текущи задачи и възникнали проблеми. По време на първата среща на екипа в началото на проекта ще се установи процедура за вътрешен мониторинг, отчетност по проекта и механизми за добра координация между членовете на екипа по реализирането на различните дейности, ще се изготвят стандартни документи за месечни отчети, които ще се попълват от всеки едни член на екипа. Екипът по проекта ще води стриктно входящите, изходящите писма и проведените процедури, което ще осигури възможност за наблюдение и оценка на документооборота по проекта. При възникване на проблеми или отклонение по дейностите от предвиденото в проекта, екипа ще взима управленски решения, които да осигурят максимално ефективно изпълнение на проекта и постигане на максимален ефект върху целевите групи. Съгласно изискванията на ЗОП ще се проведат необходимия брой тръжни процедури за избор на доставчици и на изпълнители на отделните услуги, заложени в проектните дейности. Процедурите за избор на външни изпълнители ще се организират и изготвят от екипа на проекта. Екипът по проекта ще отговаря, както за контрола по изпълнение на дейностите, така и за точното и своевременно отчитане на проекта.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ на общинска администрация Плевен При разработване на функционалния анализ ще се спазват всички стъпки е етапи, описани в насоките за кандидатстване и разработената Единна методология за функционален анализ на административните структури.
Дейността включва четири етапа за провеждане на функционалния анализ:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип, дефиниране на заинтересованите страни, уточняване на акцента на анализа, изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите, комуникация и гарантиране на ангажираност);
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ, чрез:
- Детайлен анализ на нормативната база, въз основа на която се осъществяват функциите на общинската администрация;
- Анализ на релевантността - идентифициране, групиране и анализ на правомощията на кмета и на функциите на общинската администрация; анализ на релевантността на функциите на звената (дирекции, отдели и сектори) на администрацията, спрямо областите на политиката, за която отговаря кмета, установяване на нетипични функции, които могат да бъдат изведени от администрацията; анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената на администрацията с оглед спазване изискванията на нормативните актове, наличието на изцяло или частично дублиращи се функции, наличие на вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани;
- Анализ на ефективността - описание и анализ на процеса на планиране и отчитане в администрацията на община Плевен; описание и анализ на мисията и на целите на общинската администрация; анализ на степента на осигуреност на мисията и целите на общинската администрация с функциите на основните и звена.
- Анализ на ефикасността - анализ на постигнатите резултати в дейността на общината и използваните финансови ресурси; анализ на резултати, разходи, обезпеченост с ресурси и натоварване в общинската администрация и отделните звена;
- Разработване на план включващ идентифицираните области за подобрение и конкретни препоръки за тяхното подобрение.
Етап 3: Приключване на функционалния анализ
- Приоритизиране на областите и предложения за подобрения;
- Изготвяне план за действие;
- Изготвяне проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад;
- Комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението с цел гарантиране на устойчивост (анализ на изпълнението на препоръките, информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност на резултатите от функционалния анализ).
Дейност 3: Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствения правилник на администрацията В рамките на тази дейност ще се изготвят предложения за промени в устройствения правилник на община Плевен и при необходимост на нормативни и стратегически документи. Ще се извърши анализ и оценка на съществуващата нормативна база и вътрешни правила на община Плевен, касаещи структурата на общинската администрация и организацията на работата.
Дейността ще се извърши на база резултатите от извършения функционален анализ.
Дейност 4: Подобряване на организацията и работните процеси в община Плевен Изготвените като резултат от функционалните анализи планове на действие ще бъдат приложени, чрез разработване на необходимите стратегии за организационно развитие, вътрешни правила, инструкции и наръчници, методики и т.н. В зависимост от резултата на функционалният анализ ще бъдат разработени и въведени:
- стратегия за организационно развитие;
- механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административната структура;
- индикатори и система за измерване и управление на изпълнението;
- наръчници, методики, инструкции и др.
Дейност 5: Организиране и провеждане на семинар на тема "Промени в организацията на работните процеси в общинска администрация Плевен" Екипът по проекта ще организира и проведе двудневен семинар с участието на общо 60 представители на общинската администрация, експерти, изготвяли функционалния анализ и предложенията за промени в нормативните и стратегически документи.
Основни теми на семинара:
- Представяне на резултатите от функционалния анализ на общинска администрация Плевен;
- Предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствения правилник на администрацията;
- Представяне и дискутиране на Модел за подобряване на организацията и работните процеси в общината.
Дейност 6: Информация и публичност В рамките на тази дейност е предвидено:
- подготовка, отпечатване и разпространение на информационна брошура за проекта в формат А5, пълноцветен печат, тираж от 400 копия. Брошурата ще съдържа информация за целите, дейностите и очакваните резултати от проекта;
- организиране и провеждане на 2 бр. пресконференции – Първата ще се организира в началото на проекта, за опевестяване старта на инициативата и представянето на очакваните резултати. Втората пресконференция ще се орагнизира в края на проекта и има за цел да представи резултатите, добрите практики и създаденото ноу-хау;
- изработване на информационен банер – 1 бр., отразяваща финансовата помощ на ЕС;
- осигуряване на постоянна информация за напредъка по изпълнението на проекта чрез публикации на сайта на общината – 4 бр.;
- изготвяне и разпространение на рекламни материали – тефтери, папки, чанти, химикали – 100 бр. комплекти;
Съдържанието на информационните материали ще се изготви от екипа на проекта. Те ще се разпространят от представителите на кандидата с цел да се осигури прозрачност на дейностите по проекта.
Дейността предвижда популяризирането на дейностите от проекта и информиране на широката общественост и заинтересованите структури за предстоящите дейности. Дейността е заложена в проекта съгласно изискванията на ОП Административен капацитет за информация и публичност на проекта. В нея са спазени изискванията за визуализация и за оформяне на публикациите. Пресконференциите и публикациите ще осигурят нужната информираност за проекта. Публичността ще се осигури на всички нива на изпълнение на дейностите по настоящият проект.
|