|
Дейности:
|
Дейност 1: Дейности по организация и управление на проекта Настоящата дейност ще обхваща целия период на изпълнение на проекта и включва следните етапи:
1. Формиране на екип за управление дейностите по проекта
При стартиране изпълнението на проекта ще се подготви заповед за възлагане на отговорности на служителите, отговорни за изпълнение на проектните дейности и отчитането им пред Управляващия Орган. При подбора на екипа ще се спазват хоризонталните политики на ЕС за равенство между половете и принципите на устойчивото развитие. Екипът ще се състои от: ръководител на проекта, координатор, счетоводител и технически асистент.
2. Организиране на Начална работна среща за управление на проекта
За по-ефективното управление на проекта ще се изготви План за действие, в който ще се заложат срокове за изпълнение и лица, които са отговорни за всяка дейност.
Екипът ще се събира на работни срещи ежеседмично, а всеки месец ще се провеждат разширени работни срещи с участието на представители на ръководството на общинската администрация.
3. Подготвяне на Вътрешни правила за управление на проекта
Правилата за управление ще се подготвят с цел:
• обособяване на отговорности и разпределение на задачите в екипа;
• координирането на изпълнението и осигуряване на взаимодествие и сътрудничество с Управляващия орган по ОПАК;
• разпределяне на отговорностите по отчитане на проекта;
• осигуряване на прозрачност при провеждането на тръжните процедури.
4. Провеждане на тръжни процедури за избор на външни изпълнители за дейностите по проекта
Изборът на външни изпълнителите на дейностите по проекта ще се проведат при спазване разпоредбите на Закона за обществените поръчки и подзаконовите нормативни актове.
5. Провеждане на заключителна среща за отчитане резултатите от проектните дейности
Целта е разпределяне на отговорности по подготовка на финалния отчет към УО на ОПАК и организиране и съхранение за архив на документацията по проекта.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ на общинска администрация Асеновград Дейността включва четири етапа за провеждане на функционалния анализ:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип, дефиниране на заинтересованите страни, уточняване на акцента на анализа, изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите, комуникация и гарантиране на ангажираност);
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ, чрез:
• Детайлен анализ на нормативната база, въз основа на която се осъществяват функциите на общинската администрация;
• Анализ на релевантността - идентифициране, групиране и анализ на правомощията на кмета и на функциите на общинската администрация; анализ на релевантността на функциите на звената (дирекции, отдели и сектори) на администрацията, спрямо областите на политиката, за която отговаря кмета, установяване на нетипични функции, които могат да бъдат изведени от администрацията; анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената на администрацията с оглед спазване изискванията на нормативните актове, наличието на изцяло или частично дублиращи се функции, наличие на вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани;
• Анализ на ефективността - описание и анализ на процеса на планиране и отчитане в администрацията на община Асеновград; описание и анализ на мисията и на целите на общинската администрация; анализ на степента на осигуреност на мисията и целите на общинската администрация с функциите на основните и звена.
• Анализ на ефикасността - анализ на постигнатите резултати в дейността на общината и използваните финансови ресурси; анализ на резултати, разходи, обезпеченост с ресурси и натоварване в общинската администрация и отделните звена;
• Разработване на план включващ идентифицираните области за подобрение и конкретни препоръки за тяхното подобрение.
Етап 3: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението с цел гарантиране на устойчивост (анализ на изпълнението на препоръките, информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност на резултатите от функционалния анализ).
При разработване на функционалния анализ ще се спазват всички стъпки е етапи, описани в насоките за кандидатстване и разработената Единна методология за функционален анализ на административните структури.
Дейност 3: Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствения правилник на администрацията В рамките на тази дейност ще се изготвят предложения за промени в устройствения правилник на община Асеновград, нормативни и стратегически документи при необходимост.
Дейността ще се извърши на база извършения в изпълнение на дейност 2 от настоящето проектно предложение функционален анализ
Ще се извърши анализ и оценка на съществуващата нормативна база и вътрешни правила на община Асеновград, касаещи структурата на общинската администрация и организацията на работата.
Дейност 4: Подобряване на организацията и работните процеси в общината Изготвените като резултат от функционалните анализи планове на действие ще бъдат приложени, чрез разработване на необходимите стратегии за организационно развитие, вътрешни правила, инструкции и наръчници, методики и т.н. В зависимост от резултата на функционалният анализ ще бъдат разработени и въведени:
• стратегия за организационно развитие;
• механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административната структура;
• индикатори и система за измерване и управление на изпълнението;
• наръчници, методики, инструкции и др.
Дейност 5: Провеждане на обучение Дейността ще бъде проведена на следните етапи:
1. Подготвителна среща на екипа на проекта за определяне на участници, планиране на логистична подготовка, програма и методи на работа по повод на обучението
2. Провеждане на обучение в рамките на 2 дни с участието на общо 50 представители на общинската администрация, експерти, изготвяли функционалния анализ и предложенията за промени в нормативните и стратегически документи.
Модули на обучението:
• Функционален анализ на общинска администрация Асеновград – резултати от функционалния анализ;
• Предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствения правилник на администрацията;
• Модел за подобряване на организацията и работните процеси в общината.
Дейност 6: Популяризиране на проекта Кампанията по популяризиране на дейностите, които ще бъдат реализирани в рамките на проекта, сред целевите групи и заинтересованите страни ще съпътства цялото изпълнение на проекта и ще включва:
• Спазване на правилата за визуализация при оформянето на всички документи по проекта;
• Изработване и поставяне на информационен банер на мястото, където се изпълнява проекта;
• Изготвяне на периодични прессъобщения за осъществяване на дейностите по проекта и предоставянето им на медиите;
• Осигуряване на постоянна информация за напредъка по изпълнението на проекта чрез публикации на сайта на общината;
• Проведеждане на две пресконференции – начална пресконференция и за отчитане резултатите от изпълнение на дейностите по проекта;
• Отпечатване на информационна брошура представяща работата на общината по изпълнение на дейностите на проекта - 200 броя.
• Рекламни материали - USB, тефтери и конферентни папки, конферентни чанти, химикали и др. – 100 броя.
Всички печатни материали ще бъдат изработени от рециклирана хартия. Всички дейности ще отговарят на правилата за визуализация на финансирането от ОПАК и ЕСФ.
|