|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление на дейностите по проекта Управлението на проекта ще бъде осъществено от екип, който се състои от ръководител, счетоводител и технически сътрудник. Всеки един от тях има определени задължения и отговорности, които ще осигурят успешно изпълнение на проекта и постигане на поставените цели. Управлението се състои от планиране, мониторинг, реализирането на проектните дейности, контрол на финансите, анализ на вътрешните и външните фактори, имащи отношение към изпълнението на проекта. Екипът ще отговаря за изпълнението на дейностите от стартирането, до приключването на проекта.
Дейност 2: Извършване на Функционален анализ в община Бяла Слатина, чрез извършване на Единна методология за функционален анализ Извършването на функционалния анализ (ФА) в община Бяла Слатина ще се осъществи посредством прилагането на Единна методология за провеждане на ФА във всички структури на общината. Самото извършване на ФА ще бъде възложено на външен изпълнител, спазвайки предписанията на ЗОП.
Изпълнението му ще премине през няколко основни етапа:
1. Планиране и подготовка на ФА – През този етап ще се оформи екипа за провеждането му, ще се поставят основните акценти и ще се направи времеви график за неговото изпълнение.
2. Провеждане на ФА – Това е етапът, по времето на който ще се направи анализ на състоянието на община Бяла Слатина, ще се търсят области за нейното подобрение и на база на разработения анализ, ще се създадат предложения за подобрение на необходимите структури в общината.
3. Приключване на ФА – По време на провеждането на този етап ще се създаде план за действие и ще се състави проект на доклада, обсъждане и съставяне на окончателен доклад.
4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението на ФА – През този етап се предвижда съставяне на анализ за изпълнението на предложените препоръки, предоставяне на информация на заинтересованите страни, относно тяхното изпълнение и осигуряване на публичност, относно резултатите от проведения ФА.
Предвидените етапи стоят в основата на ФА и са включени в Единната методология за неговото провеждане. Те ще бъдат извършени в посочения ред и ще бъдат съобразени с графика на изпълнението на дейностите по проекта.
Основен акцент на ФА в община Бяла Слатина ще бъде свързан с анализа на релевантността на функциите, който да доведе до оптимизацията на дейността на общината. На база това основните методи, които ще бъдат използвани по време на прилагането му ще включват:
• Събиране и проучване на необходимите документи и информация – посредством този метод ще бъдат идентифицирани необходимите за анализа документи и информация, като получената информация ще бъде обработена и проучена от съответните специалисти, служители в общината. Документите, които ще бъдат подложени на проучване са: устройствения правилник, етичния кодекс, хартата на клиента, вътрешните правила за финансово управление и контрол, нормативните актове, стратегическите и вътрешните документи, докладите на общината, актуалния бюджет, както и докладът към него и към програмния бюджет и други съотносими документи.
• Извършване на анкетни проучвания – Целта на този метод е, на базата на разработените въпросници, да се получи такава информация, която да бъде достоверна и представителна за всички отдели и звена на община Бяла Слатина. Въпросниците ще бъдат попълнени, както от ръководителите на звената, така и от служителите, заемащи длъжности от всеки тип. На база Наръчника за прилагане на единната методология за провеждане на ФА ще бъдат изготвени два въпросника, съответно един за ръководителите, и един за служителите на общината.
ФА ще бъде изготвен на базата на посочените приложения, включени в Наръчника за прилагане на единната методология за провеждане на ФА и ще служи в помощ на външния изпълнител, който ще извърши ФА в административната структура на община Бяла Слатина.
Дейност 3: Промяна на съществуващите и прилагане на нови вътрешни правила за работа на администрацията Промяната на наличните, както и прилагането на нови вътрешни правила за работа на администрацията ще се осъществи, на база на получените резултати от проведения ФА. Направените предложения за промени ще бъдат приложени и изпълнени в рамките на тази дейност.
В рамките на тази дейност ще бъдат разработени два стратегически документа, с които се цели оптимално подобряване организацията и дейността, коята осъществява общинската администрация на Бяла Слатина - Разработване на Стратегия за организационна развитие и управление на рисковете и разработване на Правилник за работа на служителите в администрацията.
Дейност 4: Мониторинг и контрол на изпълнението на резултатите от Функционалния анализ След провеждането на ФА в рамките на община Бяла Слатина ще бъде извършен контрол на изпълнението на резултатите от него. Контролът ще се осъществява от външен изпълнител, съгласно изискванията на ЗОП, имащ необходимия опит в провеждането на подобен тип дейност. На мониторинг ще бъдат подложени всички звена и структури, в рамките на общината, тъй като ФА ще засегне всички тях. Изпълнението на предложените промени ще бъде следено стриктно и неспазването на създадените нови правила ще доведе до санкции на служителите, които не ги изпълняват.
Дейност 5: Провеждане на обучителни семинари на служителите в общината Предвидено е, в рамките на изпълнението на проекта да се проведат обучителни семинарни на част от служителите в общината. Самото обучение ще се осъществи от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на ЗОП.
Тъй като ФА обхваща всички общински структури, на предвидените обучения ще присъстват служители от всички отдели, които са част от структурата на община Бяла Слатина. Общият брой на служителите, които ще присъстват на семинара е 16 души, които са както следва:
Секретар;
Зам. кмет;
4-ма представители от дирекция „Административно правно и информационно обслужване”;
2-ма представители от дирекция „Бюджет и счетоводство”;
2-ма представители от дирекция „Устройство на територията и строителство”;
2-ма представители от дирекция „Разработване на проекти”;
2-ма представители от дирекция „Хуманитарни дейности”;
2-ма представители от дирекция „Общинска собственост, ЗОП и екология”.
Семинарите ще се извършат от екипа, провел ФА, посредством Единната методология за провеждане на ФА. Предвидените лектори ще бъдат трима, като това са:
• Ръководителят на екипа;
• Един служител на администрацията, отговарящ за управлението на финансовите и човешки ресурси по време на провеждането на ФА;
• Външен експерт от екипа, участвал в провеждането на ФА.
Обучителните Семинари ще се извършат непосредствено след приключване на дейностите по мониторинг на изпълнението на резултатите от ФА. Предвидено е те да бъдат проведени в рамките на 2 работни дни, след приключването на дейност 4. И в двата дни семинарите ще започват от 9:00 и ще завършват в 17:30, като са предвидени две кафе – паузи и обяд. Обученията ще бъдат провеждани на базата на предварително разработена програма.
На базата на предварителна оферта ще бъде открита конферентна зала за провеждането на обученията, която да разполага с необходимата апаратура и оборудване, за провеждането на презентацията от извършения ФА.
Дейност 6: Информираност и публичност на резултатите по проекта В процеса на изпълнение на проекта ще бъдат реализирани редица мерки за популяризиране и визуализация на безвъзмездната помощ, предоставена от Оперативна програма „Административен капацитет” 2007-2013, финансирана от Европейския социален фонд.
Планирани са 2 пресконференции, за отбелязване на резултатите от ключовите етапи на проекта: 1 пресконференция след подписване на договора за предоставяне на безвъзмездната помощ и 1 пресконференция в края на проекта, за популяризиране на постигнатите цели и резултати. Предвидена е и публикация в местни печатни издания, с която да се популяризират завършените ключови етапи. Също така ще бъдат разработени рекламни брошури за получената безвъзмездна помощ и извършването на ФА в община Бяла Слатина. Още от стартирането на проекта в сградата на общината на видимо място ще бъде поставена постоянна информационна табела, съгласно изискванията за визуализация на получената финансова подкрепа. Чрез наличния сайт на община Бяла Слатина ще бъде вписвана актуална информация за изпълнението на дейностите и резултатите по проекта, която ще бъде достъпна по всяко време до цялата общественост.
Всички информационни материали ще бъдат изготвени съгласно Приложение № 13 „Задължения на бенефициентите за осигуряване на информация и публичност” и ще съдържат логата на ЕСФ и ОПАК; името на проекта и на оперативната програма; флагът на ЕС и българският национален флаг. Ще бъдат спазени Регламент на Съвета (ЕО) № 1083/2006 и Регламент на Комисията (ЕО) № 1828/2006.
На всички документи и материали ще бъде поставено изречението “Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд.”
|