|
Описание на проекта:
|
Подобряване на организацията и работните процеси, оптимизиране на структурата на общинската администрация, повишаване на ефективността от нейната работа и укрепване на административния капацитет на Община Свиленград и община Любимец, чрез идентифициране на проблемни области, в резултат на функционален анализ, и последващо прилагане на мерки и механизми, които да доведат до подобрена координация и по-ефикасно управление на общинските структури и оптимално използване на ресурсите.
|
|
Дейности:
|
Дейност 1. Управление на проекта 1.1.Сформиране на екип за изпълнение на проекта – ръководител, счетоводител, координатори, технически сътрудник.
1.1.1. Запознаване членовете на екипа с целите на проекта, дейностите и резултатите
1.1.2. Разпределяне на задълженията между членовете на екипа
1.1.3. Обсъждане на плана за действие и процедурите за вътрешен мониторинг и за отчетност;
1.1.4. Работни срещи на екипа за управление на проекта – 15 работни срещи за съвместно координиране изпълнението и отчитането на проекта
1.2. Разработена тръжна процедура за избор на експерт обществени поръчки по ЗОП. Контрол върху изпълнението на договорите с подизпълнители
1.3. Отчитане на проекта
Дейност 2. Избор на външни изпълнители 2.1.Подготовка на тръжни процедури от избрания външен експерт по обществени поръчки
2.2. Провеждане на раработените процедури
2.3.Сключване на договори с изпълнители
Дейност 3. Сформиране на 8 работни групи (по 4 във всяка община) и провеждане на работни срещи за обсъждане на индивидуални работни планове, длъжностни характеристики, роли в организационната структура, разработка на ръководства и наръчници и систе Избора на цели за индивидуалните планове на управленските длъжности от организационата структура е процес на осъзнаване общинския план за развитие и новите реалности на икономическа криза и продължаваща депресия. Дефинирането на отговорностите по функционалите задължителния на всеки служител и системното натрупване на умения за програмно-целево управление е фактическото изпълнение на дейността.
Дейност 4. Провеждане на функционален анализ на двете общински структури съгласно Единната методология за функционален анализ. Цялостен преглед на функциите, отговорностите и капацитета, анализ и оценка на дейностите и работните процеси, анализ на числеността на служителите спрямо функциите и дейностите, които изпълняват съответните административни структури, базирани на Единна методология за функционален анализ.
4.1. Планиране и подготовка на функционалния анализ - сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа;
4.2. Провеждане на функционалния анализ - анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение
4.3. Приключване на функционалния анализ - приоритизиране на областите и предложения за подобрение.; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни. Извеждане на препоръки, силни и слаби страни на общинските структури.
4.4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението - анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ
Дейност 5. Разработка и отпечатване на ръководства и наръчници и системи за подобряване на работните процеси и координацията в двете общински администрации. 5.1. Разработка на наръчник за индивидуални работни планове. В процеса на изпълнение на функционалния анализ ще бъдат разписани последователност от операции в ръководство за създаване на цели и индивидуални работни планове.
5.2. Ръководство за организационно развитие на база целево-програмно управление. Системата от знания и положителни практики, разписани в ръководство за това как се избират цели и се изработват програми ще подобрят административния капацитет към устойчивост, адаптивност и качество на предлаганите публични услуги.
5.3. Разработване и усъвършенстване на процедури, методологии и вътрешни правила, в система за управление, както и в измерване на изпълнението на работата. След утвърдена нова организационна структура дейността ще подпомогне изпълнението на закона за Вътрешния одит в публичния сектор и закона за Финансов управление и контрол в публичния сектор. Процедурите и вътрешните правила в двата закона се допълват и осмислят фукционалния анализ за етапите на неговото изпълнение. Всяко обсъждане ще даде данни за вътрешните правила и процедури по всяка публична услуга и в цялост като система на предварителен контрол и планиране управлението на риска. Ще бъде въведен на механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административните услуги. Ще бъде разработено ръководство за контрол и управление на документооборота и създаването на архив на текущата документация в администрациите.
5.4. Ръководство за провеждане на публични обсъждания за подобряване ефикасността и ефективността на административната структура в съответната община. Качество, адаптивност и устойчивост на публичните услуги за гражданите на общината не е възможно да се постигне без обсъждане с гражданското общество. Ръководство за публично обсъждане ще даде правила за провеждане на публични обсъждания на ниво директори на дирекции. Те са свързващите роли в организационната структура за контрол на изпълнението на фукционалните задължения и прилагане на целево програмно управление. Административната реформа повишава ролята на ръководителите на програми и въвежда матрична форма на заплащане. Публичните обсъждания са форма на прозрачност и коректив за общинската администрация. Доверието в публичната администрация трябва да бъде възстановено. Доверието в администрацията е фундаментален въпрос, и задача на бъдещето. Ако общинското ръководство и гражданите не работят като участници в един и същ процес, като „играчи" от един и същ отбор и отношенията между тях не се градят върху взаимно доверие, в рамките на закона промяната няма да се случи.
5.5. Механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административните услуги;
5.6. Ръководство за контрол и управление на документооборота и създаването на архив на текущата документация в администрациите
5.7 Отпечатване на разработените документи – Предвижда се отпечатване на разработените документи с цел да подпомагат специалистите от двете администрации в работата им.
Дейност 6. Разработване План за действие по оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на всяка общинска администрация, за подобряване на ефективността, ефикасността от дейността на администрациите Разработване на Плана за действие по прилагане на административната реформа във всяка община е част от самата реформа. Изработката на ръководства и методики ще улеснят направата на План за действие. Планът ще даде времеви график за прилагане на изработените ръководства.
Дейност 7. Изследване потенциала за развитие на двете общини за следващия програмен период и разработване на препоръки за подобряване на работата по разработка и изпълнение на общинския план за развитие Работата на групите ще стартира с преглед на Междинната оценка за изпълнение на общинския план за развитие на община Свиленград и община Любимец, и главните стратегически цели на региона. Националната стратегическа референтна рамка изпълнява Националната стратегия за регионално развитие 2005-2015г. В изпълнение на Закона за регионално развитие община Свиленград и община Любимец са задължени да разработят Актуализирана общинска програма. Целите в индивидуалните планове са пряко отражение на всяко ниво, какво трябва да се направи за регионалното развитие и изпълнение на Нациоаналната стратегия за регионално развитие 2005-2015г. Ще бъде изследван потенциала за развитие на двете общини за следващия програмен период и ще бъдат разработени препоръки за целите на подготовката му.
Дейност 8. Дейности по информация и публичност. Визуализация - презентационни материали за изпълнението на проекта Дейността предвижда подготовка и провеждане на 2 пресконференции – при започване на изпълнението и при приключване на проекта. Пресконференциите ще отразят планираните дейности и постигнатите резултати и ще информират всички заинтересовани страни за напредъка на административната реформа в община Свиленград и община Любимец.
Публикациите в пресата са предназначени за широката общественост и ще проследят изпълнението на проекта в прогрес. Презентационните материали – брошури и постери, ще бъдат поставени на местата с обществен достъп и ще бъдат разпространявани по време на заключителната пресконференция.
Дейност 9. Одит на проекта Ще бъде избран дипломиран експерт счетоводител, който да извърши одит на реализираните дейности, получените резултати и изразходваните финансови ресурси според записаното в договора за финансиране между бенефициента и УО на ОПАК.
|