|
Дейности:
|
Дейност 1. Стартиране на проекта Организиране на поредица от работни срещи на проектния екип, който ще бъде отговорен за техническото и финансово изпълнение на проекта със следните задачи:
- детайлно разпределение на задълженията;
- подписване на договори с техническия и административен персонал;
- дискусия и решение за месечното разпределение на проектните дейности;
- подготовка на резюме на проекта, предназначено за външни аудитории за публикуване на сайта на СГС.
1.2. Подготовка на процедури по ЗОП (ще бъде осъществено от двама външни за организацията експерти с доказан опит в изготвянето на документации за възлагане на обществени поръчки) за планираните дейности и избор на изпълнител за изработване на материали за публичност в съответствие с изискванията на ОПАК.
Дейност 2. Проучване и анализ на добри практики Дейността включва проучване на добри европейски практики в две други държави членки на ЕС с фокус организация на дела и деловодна система. На базата на осъществени предпроектни проучвания са идентифицирани като целеви държави Испания и Германия, тъй като опита и процедурите до голяма степен са сходни с България, но постигнатата ефективност в тези държави е значително по-висока. Ще бъде изготвено проучване и анализ на добрите практики. С цел по-добра ефективност и адекватно осъществяване на дейностите се предвижда участие на до 5 лица, определени от ръководството на съда в две визити – по една във всяка от идентифицираните държави. Всяка визита ще бъде в рамките на три работни дни. С включване на служителите в участие и среща с колегите им от други държави членки ще се постигне значително по-висока приемственост и по-добро адаптиране на идентифицираните практики. След осъществяване на проучванията ще бъде разработен доклад, който ще съдържа подробно описание на идентифицираните практики, анализ на възможностите за тяхното прилагане и оценка на приложимостта им в българска среда. Ще бъде проведена процедура по ЗОП за избор на изпълнител, който да осъществи проучването на място и да организира двата броя визити за представители на Софийски градски съд.
Дейност 3. Проучване, оценка и подобрение на вътрешната организационна среда на съда Целта на дейността е да се извърши подробен анализ на вътрешната организация на работата на СГС от гледна точка на подобряване на организацията по водене на дела чрез създаване на предпоставки за повишаване на ефективността, прозрачността и отчетността. За да се постигне това ще бъде осъществено подробно проучване и оценка на вътрешната организация на работата на СГС, което ще спомогне за отстраняването на откритите слабости и индентифицирането на конкретни мерки, които да бъдат предприети. Ще се извърши детайлно проучване на методологическата рамка и осъществяване на качествени и пряко приложими препоръки за нейното подобряване. На базата на доклада от осъщественото проучване на добрите практики в рамките на Дейност 2 и след осъществяване на анализа и оценката на работата на съда ще бъдат разработени предложения за оптимизирането й. Осъщественият анализ ще спомогне за разработване на План за действие за прозрачност на работата на СГС, както и на наръчник с ясни и достъпни правила и процедури за осъществяване на контрол по спазването на законоустановени срокове по отношение на съдебния процес и в частност процедурите за водене на делата. В рамките на дейността ще бъдат подготвени и детайлни Вътрешни правила за документооборота в СГС. Ще бъде реализирано въвеждане и надграждане на механизмите за наблюдаване на движението и ефективното управление на делата. Ще бъде осъществено събиране и анализ на информация за делата и тяхната организация, което ще е в основата на идентифициране на слабости и възможности за подобрение. С цел да се гарантира прозрачност при разпределение на делата и да се създадат ясни процедури за осъществяването му, ще бъдат актуализирани наличните към момента Вътрешни правила за случайно разпределение на делата. На базата на осъществените под-дейности ще бъде разработена Стратегия за организационно развитие, която ще съдържа в себе си ясни стратегически цели, възможности с конкретни мерки, срокове и задачи. С оглед постигане на последователност и стратегическо планиране в работата на съда, Стратегията ще бъде разработена в две части – с хоризонт 3 години и с хоризонт 10 години. Дейността ще бъде изпълнявана от Изпълнител, избран по ЗОП и с подкрепата на ключови фигури от СГС, взели участие в проучването на място.
Дейност 4. Осъществяване на програмен интерфейс за комуникация между информационните системи за водене на делата в СГС и обновяване на Интернет страницата на СГС В рамките на дейността се предвижда създаването на програмен интерфейс за комуникация между двете отделни информационни системи с цел подобряване на ефективността в работата на съда. Ще се осъществи връзка между отделните системи за водене на дела като ще се постигне внедряването на целия процес по водене на делата в обща система – от подаване на искова молба през разпределение до въвеждане в деловодната системата. По този начин ще се съкрати срока за администрирането на делата, като ще се създадат предпоставки за ефективно и навременно управление на делата с ясни контролни процедури и възможност за непрекъсната следене на отделните дела. За постигане на горепосочената цел ще бъде разработен програмен интерфейс, чрез който данните от разпределението на делата в СГС да бъдат конвертирани в XML формат, който да бъде лесно и автоматично прочитан веднъж дневно от деловодната система, която да съхрани новите данни от разпределението.
Дейността се основава на адаптирането на интернет-страницата на СГС. Ще се обнови интернет-страницата на съда като се направи възможност за предоставяне на по-широкообхватна информация. Цели се по-добро организиране на страницата на съда, което ще осигури по-добро комуникиране на целите и дейностите, осъществявани от СГС. Концепцията за нововъведенията в сайта включва организиране на он-лайн дискусионен форум, предоставящ възможност на гражданите и бизнеса да получават необходимата им информация, като по този начин ще се гарантира повишаване на разпознаваемостта на работата на съда и достъп до по-добри и качествени услуги. Ще бъдат създадени функционалности, даващи възможност за поддържане на английска версия на страницата, както и възможност за ползването й от хора с увредено зрение.
Дейност 5. Организиране на кръгли маси и обучения С цел включването на максимално широк кръг участници в осъществяваните по проекта дейности ще бъдат организирани две кръгли маси с представители на заинтересовани страни – други съдлища, неправителствени организации в сектора и граждани. След изготвяне на доклада от посещенията на място, в рамките на два последователни дни, ще бъде проведена първата кръгла маса. Ще бъдат представени резултатите от проучването, което ще допринесе за изпълнението на две значителни цели: 1. Да се представи на всички заинтересовани постигнати резулати, което ще спомогне за мултиплициране на ефекта от осъществените дейности и 2. Ще се създаде обсъждане на възможности и варианти, което ще допринесе за постигането на значими резултати при отчитане мнението на заинтересованите страни. Във връзка с широкия обем информация, която ще бъде представена и обсъдена на кръглата маса, нейното провеждане ще се осъществи в рамките на два последователни дни.
Втората кръгла маса ще се проведе във връзка с оптимизирането на Интернет страницата на съда, като по този начин ще се създадат предпоставки за включване на очакванията на целевите групи, като ще се отразят получените по време на кръглата маса коментари и предложения. Тя ще бъде организирана в рамките на един ден.
Мястото на провеждането на кръглите маси ще бъдат в град София.
След изготвяне на анализа на вътрешната организация, плана за действие и стратегията за организационно развитие ще бъдат проведени 3 обучения за отделни служители в системата на съда с цел как да разбират, използват и познават изготвените документи.
С цел постигане на максимален ефект от провеждане на обученията, групите ще бъдат ограничени до 30 участника на обучение. Целта е да се придобият практически знания и умения и да се постигне съпричастност към проектните дейности и резултати. Обученията ще бъдат проведени в рамките на 3 дни извън град София, при пълно откъсване от работния процес. В края на всяко обучение ще бъде измервана степента на удовлетвореност от проведените обучения чрез попълване на анкетни карти.
Дейност 6. Дейности за информация и публичност По време на изпълнението на проекта ще бъде гарантирано цялостно изпълнение на мерките за публичност и информация за проектите и дейностите, финансирани по Оперативна програма „Административен капацитет“. Конкретните дейности включват:
Изработване на банери, които ще бъдат поставяни при организиране на всички срещи по проекта – ще бъдат изработени два банера със стойка за всеки от тях, съгласно изискванията за публичност по ОПАК.
Пресконференция за представяне на проекта (след избора на изпълнители). Ще бъдат поканени журналисти от всички столични медии, отразяващи съдебния ресор, за да бъдат представени дейностите по проекта и избраните под-изпълнители.
Изработване на брошура с резултатите по проекта – в тази брошура ще бъдат представени проектните дейности, възникналите идеи, мнения на участниците и т.н. Предвижда се изработването на 1000 бр. брошури с формат А5, четири страници, пълноцветен печат.
Във връзка с осъществяването на мерките за публичност и информация на проекта, съобразено с всички изисквания по ОПАК за тази дейност, ще бъдат изработени папки, химикалки, бланкови листа и промоционални пакети за популязиране на финансирането на проекта. Предвижда се изработването на 1000 бр. папки и химикалки, 10 000 бр. бланкови листа и 300 бр. промоционални пакети, които ще съдържат писалка, визитник и флаш–памет.
Заключителна пресконференция – на нея ще бъдат представени извършените дейности, постигнатите резултати и ефектът от реализацията на проекта.
Дейност 7. Приключване на проекта Предвижда се екипът да организира проектния архив и да подготви необходимите отчети заедно с подкрепящата документация, удостоверяваща разходите по проведените дейности.
В края на проекта ще бъде извършен одит.
|