|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление В рамките на посочената дейност ще бъде осъществявано цялостно управление на проекта. Отговорен за реализирането й е Бенефициентът. С цел успешното изпълнение на проекта, ще бъде сформиран Екип за управление, състоящ се от следните позиции:
• Ръководител
• координатор (Партньор)
и
• счетоводител
- с ясно разписани роли и отговорности.
Екипът за управление ще следи за текущото изпълнение, законосъобразното провеждане на проектните дейности, включително работата на външните изпълнители, ще координира и разпределя задачите между Бенефициента и Партньора по настоящата процедура, като ще дава насоки и препоръки, с оглед правилно протичане на проекта.
Ще бъдат планирани предстоящите срещи на Екипа за управление (редовни и извънредни), на които ще се обсъждат конкретните дейности по реализацията на проекта и ще се разпределят отговорностите и задачите на членовете.
Екипът за управление ще разпределя задачите в пълно съответствие с ясно идентифицираните конкретни потребности на целевите групи, като ще следи за изпълнението им съобразно нуждите и проблемите, описани и обосновани в настоящия проект.
Ще бъде изготвен подробен График за изпълнение на дейностите с цел оптималното постигане на заложените цели и резултати, изготвянето на отчетите и протоколите от проведените срещи на Екипа за управление.
За качественото управление и успешното реализиране на проекта, се предвижда Екипът да разработи План за мониторинг, контрол и отчетност на дейностите.
Конкретните функции на членовете на Екипа за управление ще бъдат разпредени и ще се следи за тяхното спазване чрез вътрешен и външен контрол.
Дейност 2: Подготовка на тръжна документация В рамките на тази Дейност ще бъде разработена необходимата документация за възлагането на две обществени поръчки.
Дейностите по проекта (Д3, Д4, Д5, Д6 и Д7) ще се изпълнят чрез възлагане при условията и по реда на Закона за обществените поръчки (ЗОП), в съответствие с изискванията по настоящата процедура, описани в Насоките за кандидатстване.
Отговорен за реализирането на дейността е Бенефициентът. Тя ще стартира с процедура за избор на изпълнител съобразно приложимото българско законодателство.
Ще се проведат две процедури по реда на ЗОП за избор на Изпълнител и с Възложител – Бенефициента. Няма да се разделят обществени поръчки с цел заобикаляне прилагането на закона:
• Първата процедура (за Дейности 3, 5 и 6) ще бъде с предмет: Изготвяне на Функционален анализ, въвеждане на Стратегия за организационно развитие и предложения за промени в нормативни документи на общинските администрации на Радомир и Земен;
• Втората процедура (за Дейности 4 и 7) ще бъде с с предмет: Провеждането на информационна кампания за заинтересованите страни, свързани с извършвания Функционален анализ, организиране и провеждане на две Кръгли маси и дейности за информация и публичност на проекта.
Дейност 3: Изготвяне на Функционален анализ на общинска администрация Радомир и общинска администрация Земен В рамките на Дейност 3 ще се извършат два Функционални анализа:
1.) Функционален анализ на администрацията на община Радомир (Бенефициент) и
2.) Функционален анализ на администрацията на община Земен (Партньор)
- в съответствие с изискванията, залегнали в Насоките за кандидатстване по настоящата процедура.
Бенефициентът, с участието на Партньора са отговорни за реализирането на дейността, която ще стартира с процедура за избор на изпълнител.
Дейността ще се извърши според Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени по проекта на МДААР по подприоритет 1.1. „Ефективна структура на държавната администрация”.
Функционалният анализ ще се изготви и за Бенефициента, и за Партньора по проекта поотделно, като ще включва както за общинска администрация Радомир, така и за общинска администрация Земен, следното:
• Анализ на релевантността, ефективността и ефикасността на звената и дейностите в администрациите;
• Формулиране на проблемите, положителните и отрицателните тенденции, както и препоръки за подобрение в дейността;
• Изготвяне на план за действие за оптимизиране на функциите и организационната структура на администрациите;
• Мерки за подобряване ефективността, ефикасността и икономичността от дейността на администрациите;
При изготвянето на Функционалния анализ на администрациите на община Радомир (Бенефициент) и община Земен (Партньор):
• Ще се дефинират конкретни цели, с оглед нуждите на съществуващите структури на съответните администрации и свързаните с тях процеси, а именно:
o Подобряване на обслужването и удовлетвореността на потребителите на услугите на общинските администрации на Радомир и Земен;
o Идентифициране на начини за намаляване на разходите в община Радомир и община Земен;
o Намаляване на размера и обхвата на структурите на общинските администрации на Радомир и Земен;
o Идентифициране на функции и услуги, които могат да бъдат децентрализирани и изнасяне на несвойствените дейности;
o Премахване на дублиращи се функции;
o Осигуряване на по-висока ефикасност на дейността на администрациите на община Радомир и община Земен.
• Ще се идентифицират проблемните области;
• Ще се обозначат търсените промени и очакваното въздействие.
Функционалният анализ на администрациите на община Радомир и на община Земен ще включва основните етапи за провеждане му, описани в Единната методология и Наръчника към нея:
• Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност).
По време на този етап ще се извърши адаптиране на Единната методология в съответствие с идентифицираните потребности на целевите групи, ще бъде направен избор на метод за изготвяне на анализа, ще бъде изготвена рамка за анализа на събраната информация, ще бъдат изведени индикатори за оценка на състоянието.
• Етап 2: Провеждане на Функционалния анализ (анализ на текущото състояние; анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение).
При този етап ще бъдат приложени методите за провеждане на проучванията. Ще се извършат анализи на релевантността, ефективността и ефикасността на администрациите на община Радомир и община Земен.
• Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни).
В този етап ще се изготвят препоръки за функционално и структурно оптимизиране, които да бъдат отразени в съответните нормативните актове. Важен момент от този етап от анализа е извеждането на препоръки, свързани с избягването на дублиращи се и/или нетипични функции.
• Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ).
Този последен етап гарантира устойчивост, която се следи от УО на ОПАК и след приключване на изпълнението на проектите.
Дейност 4: Провеждане на информационна кампания за заинтересованите страни, свързани с извършвания Функционален анализ. Организиране на две кръгли маси Дейността за провеждането на информационна кампания със заинтересованите страни е във връзка с извършването на Функционалния анализ. Отговорен за изпълнението й е Бенефициентът.
Дейността ще стартира след процедурата за избор на изпълнител.
Ще бъдат организирани и проведени с представители на общинските администрации на Радомир и на Земен, партньорите и медиите, две Кръгли маси – дискусии на тема:
1.) „Ефективна и ефикасна общинска администрация Радомир”
2.) „Ефективна и ефикасна общинска администрация Земен”.
Подготвеният Доклад по Функционалния анализ ще бъде комуникиран с лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на административните структури, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на Плана за действие.
Подготовката и организацията на Кръглите маси – дискусии ще включва: изпращане на покани до участниците и гостите; осигуряване на технически оборудвани помещения (зала); определяне на модератор и панелите на дискусионния форум; провеждането на съответната кръгла маса – дискусия; изготвянето на заключителен документ – меморандум.
В събитията ще участват по 40 души, за които ще бъдат предвидени работни, информационни материали и кафе-пауза.
Дейност 5: Въвеждане на Стратегия за организационно развитие на администрацията на община Радомир и на администрацията на община Земен Стратегията е инструмент, който предвижда насоки за организационното развитие на двете администрации поотделно, с максимална ефективност и въздействие, в дългосрочен план. Отговорни за реализирането на дейността са Бенефициентът и Партньорът.
Дейността ще стартира след процедурата за избор на изпълнител.
Стратегията ще формулира конкретни цели и приоритети, ще опише стъпки за действие и ресурси, необходими за изпълнението им. Стратегията ще включва план, който ще бъде с реалистичен срок (от 1 до 3 години) и постижими цели.
Чрез въвеждането на стратегическите документи, ще бъде поет дългосрочен ангажимент от общинските ръководства за изпълнение на Плана за действие, изготвен в рамките на Функционалния анализ по Дейност 3.
Стратегията ще има следната структура:
o Мисия
o Визия
o Стратегическа цел
o Приоритети и специфични цели
o Подцели, дейности и задачи
o Анализ на проблемите, положителни и отрицателни тенденции, SWOT Анализ
o Индикатори за изпълнение
o Бюджетни програми и финансови ресурси
o Мониторинг и оценка, текущ и последващ контрол.
След като бъде изведена мисията и направен SWOT Анализа, ще се извърши процеса на целеполагане: ще се формулира стратегическата цел, приоритетите и специфичните цели, дейностите и задачите за организационното развитие на общинска администрация Радомир и общинска администрация Земен.
Ще бъдат заложени индикатори за изпълнение, които ще измерват дългосрочната ефективност на резултатите. За оценка на изпълнението на дейностите ще се формулират измерители: “входни индикатори”. Чрез тях ще се измерват ресурсите, както човешки, така и финансови, с които се осъществява определена дейност.
Бюджетната програма ще се разработи, след като са дефинирани целите и ще включва:
o Цели на бюджетната програма
o Дейности (проекти)
o Ползи/ефекти и показатели за изпълнението на целите и дейностите
o Финансови ресурси.
Важен елемент от прилагането на Стратегиите за организационно развитие ще бъде наблюдението и отчитането на тяхното изпълнение. Една от основните цели на наблюдението ще бтде да се проследи използването на отпуснатите финансови средства и да се прецени, дали е бил постигнат напредък в посока към очакваните резултати.
Напредъкът ще се измерва спрямо заложените цели, стандарти и критерии за ефективност и ефикасност, като този процес ще спомогне:
да се проследи напредъкът в хода на изпълнението на Стратегиите и Програмите;
да се спомогне по-добра осведоменост на заинтересованите страни;
да се съпостави използването на ресурсите с получаването на резултатите;
да се създаде база за отчетност;
да се осигурят основни данни, необходими за по-често извършване на оценка на процесите.
Дейност 6: Предложения за промени в нормативни документи на община Радомир и община Земен Дейността има цел да бъде постигнато оптимизиране на административните структури и подобряване на работните процеси в община Радомир и община Земен, като отговорен за осъществяването й ще бъде Бенефициента, с участието на Партньора.
Дейността ще стартира след процедурата за избор на изпълнител.
Промените в нормативни документи на общините са логически свързани с резултатите от Дейност 3 и Дейност 5. След формулирането на мерките за оптимизиране на функциите и организационното структуриране по Дейност 3, ще бъдат приложени реални действия за изпълнение на препоръките в Плана за подобряване на ефективността и ефикасността на администрацията. Промените на нормативни документи идват и като стъпка от изпълнението и на Стратегиите за организационно развитие, които ще се въведат в двете общини.
Също така ще се актуализира структурата, вътрешните правила и процедури за организация на бюджетния процес.
Като конкретни документи, за които биха се формулирали предложения за изменение и допълнение, могат да се посочат:
- Устройствен правилник на община Радомир и на община Земен;
- Правилник за работа и взаимодействие на структурните звена на общинска администрация Радомир и общинска администрация Земен;
- Вътрешни правила за организация на административното обслужване в община Радомир и община Земен;
- Наредбата за съставяне, приемане, изпълнение и отчитане на общинския бюджет;
- Длъжностно разписание на община Радомир и община Земен.
Дейности 7: Дейности по информация и публичност Тази Дейност се провежда с цел популяризиране и представяне на целите и дейностите по проекта сред широк кръг лица и медии, като отговорен за изпълнението й ще бъде Бенефициента.
Дейността ще стартира с процедура за избор на изпълнител.
Дейността ще бъде осъществена посредством:
Пресконференция за оповестяване началото на проекта и запознаване на всички заинтересовани страни с целите и планираните дейности;
Рекламни брошури;
Рекламни дипляни;
Публикации в регионалната преса;
Пресконференция за приключване на проекта и запознаване на всички заинтересовани страни с резултатите и ефекта по проекта.
По време на изпълнението на проекта ще има своевременна информация за хода на проекта, достъпна на интернат страницата на община Радомир и на община Земен.
При провеждането на дейностите за информация и публичност ще бъдат спазени всички изисквания на Приложение 13 „Технически характеристики на мерките за информация и публичност” от Насоките за кандидатстване.
|