|
Дейности:
|
Дейност 1 Подготовка на тръжни документации за обществени поръчки и избор на изпълнители Подготовка тръжана документация за провеждане на процедурите за избор на изпълнители съгласно изискванията на УО и Българскато законодаделство. Процедурите и разпределението на услугите и доставките са детайлизирани в съответната секция на бюджета.
Дейност 2 Извършване на хоризонтален функционален анализ на системите за формулиране и реализация на общинските политики съгласно Единната методология за функционален анализ Дейността е фокусирана върху извършване на функционален анализ на управлението и организацията на работа в общинските администрации Сливница и Трън. Тя изцяло ще се извърши чрез Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация, като ще се реализират определените в нея фази и под-дейности на проектното предложение:
2.1. Планиране и подготовка на функционалния анализ; картиране на институциите, чиито функции са свързани с разработване и провеждане на общинските политики;
Фаза 1 - определяне на настоящото състояние на администрацията, като база за сравнение (бенчмарк) с желаното ниво, което трябва да се постигне;
2.2. Провеждане на функционален анализ; формулиране на оценка за състоянието и идентифициране на възможностите за оптимизиране на системата;
Фаза 2 - събиране на информация.
Фаза 3 - анализиране на обобщената информация
2.3. Разработване на предложения за функционално и структурно оптимизиране на общинските администрации, координация между институциите в общините
Фаза 4 - Мониторинг на прилагане на препоръките, изведени от функционалния анализ.
2.4 Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствените правилници на администрациите, ако е необходимо;
- разработване/ усъвършенстване на методологии, вътрешни правила, и процедури;
Методите по които ще се извърши функционалния анализ включват:
• събиране, проучване и анализ на документи и информация (доклади за състоянието на двете общински администрации, резултати от изследвания, проучвания, външни и вътрешни одити, обратна информация от заинтересованите страни, др.);
• провеждане и анализ на анкетни проучвания чрез предварително разработени въпросници (за ръководители, служители и избрани заинтересовани лица);
• интервюта (с ръководители, служители представители на други държавни структури, неправителствени организации, бизнеса и др. на територията община Сливница и община Трън);
• фокус групи;
• наблюдение;
• експертна оценка.
Провеждането на функционалния анализ задължително ще премине през четерите етапа:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност);
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение);
Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни);
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ).
Извършване на оценка на общинските служители на основата на бъдещите изменения на Закона за държавния служител и наредбите пряко свързани с предвидените законови промени за реформа в държавната администрация.
При изпълнението на дейността ще се извършат съпътващи обучения, срещи и дискусии със служителите на общинските администрации и други заинтересовани органицации.
Дейност 3 Проучване на добри практики за функционално и организационно структуриране в областта на управление в общински администрации в Р България Проучването на добри практики ще се осъществи в община Костенец и община сливен, в които пилотно е извършен функционален анализ в рамките на проект „Разработване и прилагане на Единна методология за функционален анализ на административните структури” с бенефициент Министерството на държавната администрация и административната реформа.
В него ще се включат 20 служители от община Сливница и община Трън. Целта е да се види прилагането на основните препоръки направени след функционалния анализ и резултатите от тях.
Дейност 4 Организиране и провеждане на обучения за повишаване на капацитета на служителите в общинските администрации, за подобряване ефективността и ефикасността на изпълнението на техните задължения Дейността е фокусирана върху провеждане обучение на служители от общинските администрации по английски език и придобиване на сертификат и компютърна грамотност и защитата на първо ниво европейски и световен компютърен сертификат. Чрез него ще се изградят екипи за подготовка и управление на проекти и внедряване на електронното правителство.
В проектното предложение е заложена съпътстващата дейност обучения и семинари на служители в администрацията, която ще се организира с изпълнението на Дейност 2. Съпътстващата дейност има за цел едновременно да разясни в детайли провеждания анализ, дискусии с други организации на територията на общините начина за внедряване на практика направените препоръки и вътрешни нормативни документи. Обученията ще имат за цел осигуряване на надеждност и предвидимост в действията на администрацията, осигуряващи обществен достъп и контрол.
Обученията ще се реализират на място в общинските администрации Сливница и Трън.
Заложената дейност съответства на специфичната цел.
4.Повишаване на квалифиционното равнище на кадровия потенциал и развитие на административния
Дейност 5 Информация и публичност Дейноста по информация и публичност е свързана с популяризирането на целите и резултатите от проекта. Изборът на този вид дейности, от една страна е обоснован от необходимостта за информиране на целевите групи, а от друга чрез средствата за масова информация, да се даде гласност на предвидените дейности и на резултатите от проекта. Заедно с това ще се даде публичност за финансовата помощ осигурена от ЕС. Изпълнението на тази дейност е насочено към максимална прозрачност на дейностите по реализацията на проекта. Това е съобразено изцяло със задълженията на бенефициентите за осигуряване на информация и публичност по ОПАК.
Провеждане на 2 пресконференции. На първата пресконференция ще се обяви официалния старт на проекта, неговите цели, предвидените дейности и очакваните резултати. На пресконференцията ще се акцентира върху факта, че проекът се осъществява с финансовата подкрепа на ОПАК, съфинансирана от ЕС чрез ЕСФ.. Втора /заключителна/ - представяне на резултатите от проекта.
Отпечатване на листовка с резюме на проведените проучвания и установените добри практики в политиките по управление – тираж 500 бр /по 250 за двете общини/
Отпечатване на листовка с резултатите от реалицацията на проекта - тираж - 500 броя /по 250 за двете общини/
Изработване на 2 /две/ информационни табла. Информационните табла ще бъдат поставени пред административните сгради на община Сливница и община Трън.
Публикуване на 2 /две/ платени публикации в регионалната преса, които ще информират общественноста за проекта и постигнатите резултати.
Изработени и разпространени 200 плаката за популяризиране на проекта / по 100 за двете общини/.
Изготвяне на работни материали с логото изискващо се по проекта и логата на двете общини – папки – 100 бр, химикали 100 бр, листове 1000 бр.
Публикуване на информация за дейностите и резултатите от проекта на сайтовете на двете общини.
Дейност 6 Управление на проекта Организационно-управленската дейност стартира веднага след сключване на Договора за финансиране на проекта между Договарящия орган и Бенефициента и включва следните поддейности:
Сключване на договори с екипа на проекта.
Екипът на проекта ще включва следните позиции: ръководител на проекта; координатор от бенефициента; координатор от партньора; счетоводител; технически сътрудник
Изготвяне на работен план с подробен график с функциите и отговорностите на екипа. Екипът ще се събира на регулярни работни срещи.. Срещите ще служат за оценка на развитието на проекта и осъществяване на вътрешен мониторинг. Ще се изготвят протоколи за всяка среща.
Организиране на офис с необходимото за целите на проекта техническо и информационно осигуряване /комуникации и интернет/.
Изготвяне на график за провеждането на обществените поръчки, ЗОП
Членовете на екипа ще изготвят текущата документация – финансова, техническа, доклади от срещи, мониторинг и др
Провеждане на работни разяснителни срещи с представителите на целевите групи в община Сливница и община Трън
|