|
Дейности:
|
ДЕЙНОСТ 1. Провеждане на Функционален анализ в Община Криводол, Община Хайредин и Община Бойчиновци Провеждането на Функционални анализи в трите общински администрации, ще се извършва въз основа на „Единна методология за функционален анализ на административните структури“ и Наръчник за нейното прилагане.
Изложените поддейности са взаимно свързани, като констатациите и изводите от всяка една от тях, служат като предпоставка и необходимо условие за успешното стартиране на следващата поддейност. Провеждането на всеки Функционален анализ ще премине през четири етапа, характеризиращи се със следните дейности:
1.1. - Подготовка на функционалния анализ.
Планирането и подготовката на функционалния анализ ще включи: сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите.
1.2. - Провеждане на функционалния анализ.
Провеждане на функционалния анализ ще започне с анализ текущото състояние на всяка от трите административни структури по отношение на релевантността на функциите, на ефективността и ефикасността. В резултат на този анализ ще бъдат направени изводи за силните и слаби страни. Въз основа на тези констатации ще бъдат идентифицирани области за подобрение, за които ще формулираме предложения за подобрение.
1.3 - Приключване на функционалния анализ.
Изпълнението на тази дейност се основава на резултатите, получени от провеждането (1.1.) и ще включи следните взаимносвързани дейности: приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане на проекта и изготвяне на окончателен доклад.
Дейностите 1.1., 1.2 и 1.3 ще бъдат възложени за изпълнения на външен изпълнител с открита процедура по ЗОП.
1.4 – Мониторинг
Извършването на планираните действия за подобрение ще се основава на непрекъснат контрол и оценка, въз основа на определените срокове, очаквани резултати и отговорници за всяко действие.
Подготовката, свързана с провеждането на мониторинг ще се извърши от външния изпълнител, провеждащ функционалния анализ. Външният изпълнител ще разработи процедура за провеждане на мониторинга, като с това ще финализира деиността си по Провеждане на Функционалния анализ.
Наблюдението на изпълнението на плана за действие ще се извършва за кандидата – от служители от Община Криводол, а за партньорите – от служители от общинските администрации на Хайредин и Бойчиновци. Тези длъжностни лица, ще бъдат определени със заповеди на Кметовете на тези общини, като резултатите от мониторинга ще се отразяват в доклади, представяни на заинтересованите страни и на обществеността през определен период от време, посочен в заповедта.
ДЕЙНОСТ 2. Преструктуриране и преразпределение на функции и дейности в Община Криводол, Община Хайредин и Община Бойчиновци Преструктурирането и преразпределението на функции и дейности в Община Криводол, Община Хайредин и Община Бойчиновци, е последваща стъпка, синтезираща резулатите от Функционалния анализ. След извършването на Функционалния анализ, функциите и услугите, които трябва да бъдат децентрализирани или премахнати са идентифицирани.
На този етап от развитие на проекта ще бъдат налице всички предпоставки за предприемане на мерки за оптимизация на процедури водещи до подобряването на организацията, работните процеси и координация в рамките на всяка една от трите общински администрации.
Това ще се реализира чрез следните поддейности:
2.1.Преработване на организационните структури на кандидата и партньорите. Ще бъде извършена:
Оптимизация на функции и организационни процеси на вътрешни звена;
Преструктуриране на звена, чрез елиминиране на дублиращи се функции; децентрализация и изнасяне на досегашни правомощия и/или функции на вътрешни звена извън административната структура (аутсорсинг); реорганизация;
2.2. – Изготвяне на предложения за преработване на устройствени правилници
Тази поддейност ще се извършва в рамките на пълномощията, които са дадени на общините.
Изпълнението на поддейности 2.1 и 2.2. ще бъде възложено на външния изпълнител, като обособени позиции в обществената поръчка за провеждане на функционалния анализ в трите общински администрации.
2.3. Преработване на вътрешни правила.
Тази дейност ще се изпълнява за кандидата - от служители на общинската администрация Криводол, а за партньорите - от служители на техните общински администрации. В процеса на разработване, трите администрации ще обменят полезна информация, за постигане на оптимални резултати.
ДЕЙНОСТ 3. Провеждане на семинари, работни срещи, и обучения в общински администрации Криводол, Хайредин и Бойчиновци. Изпълнението на тази дейност включва:
3.1. Провеждане на семинар „Механизми за подобряване на организацията и работните процеси в общински администрации Криводол, Хайредин и Бойчиновци“ . Семинарът ще се проведе в рамките на един ден, като се предвижда присъствие на 100 участника.
Провеждането на този семинар е важно за вътрешните и външни заинтересовани страни, представители на които ще вземат участие в него. Целта на семинара е не само запознаване на присъстващите с различните етапи на изпълнение на анализа, но и с ролята на общинските служители като негови участници, за постигане на ангажираност и желание за подкрепа на проекта. Семинарът ще има характер и на обучение по провеждане на анализа, както и по методите, които ще се прлагат. Разработването на документите и материалите за Семинара, както и на самото му провеждане ще бъде задължение на външния изпълнител, провеждащ анализа.
3.2. Провеждане на три работни срещи за прилагане на метода на Фокус групите. Всяка група ще се състои от 12 човека и ще дискутира по предварително избрана тема. На всяка фокус група съставът ще бъде 5 участника от Криводол, 4 участника от Бойчиновци и 3 участника от Хайредин.
3.3. Провеждане на Дискусия за обсъждане основните резултати от функционалния анализ.
Това е важна работна среща, участниците в която ще се запознаят предварително с проекта на доклада за извършената работа по функционалния анализ. На обсъждането, екипът, провел анализа, ще представи основните констатации, областите и предложенията за подобрение, както и плана за действие за тяхното изпълнение. В дискусията ще вземат участие представителите на ръководни длъжности в общините - 30 участника от Криводол, 30 участника от Бойчиновци и 10 участника от Хайредин.
3.4. Провеждане на Обучение по променени и нови дейности.
В това обучение ще бъде включен персонала на почти цялата администрация на трите общини, независимо от това дали промените по функционалността касаят пряко обучаваните лицата. Целта е всички служители не само да бъдат информирани, но и да оценят въздействието на промените, свързани с дейността на структурата, в която те работят.
Обучението ще се проведе в рамките на три последователни дни за всяка общинкса администрация.
ДЕЙНОСТ 4. Подготовка на тръжни документации и провеждане на процедури по ЗОП Дейността се свежда до:
Разработване на тръжна документация, изготвяне на решение за откриване на процедура и обявление за обществена поръчка. Изпращане на обявление;
Избор на оценителна комисия. Разглеждане, оценка и класиране на офертите.
Определяне на изпълнител на обществената поръчка
Изпълнението на тази дейност ще се осъществи от Община Криводол.
Възлагането на провеждането на функционалния анализ и разработването на мерките за оптимизация на процедурите ще бъдат включвни в една обществена поръчка, като разделянето на предмета ще стане чрез обособени позиции.
ДЕЙНОСТ 5. Провеждане на кампании за информираност и публичност Дейностите за осигуряване на информация и публичност за проекта ще се извършват по време на реалното му изпълнение и ще включват дейности за подготовка, публикуване и разпространение на материали, популяризиращи приноса на Европейския съюз за проекта.
Дейността по информираност и публичност ще бъде възложена на външен изпълнител с процедура по ЗОП. Дейността ще включва:
Провеждане на две пресконференции – първата ще се проведе след подписване на договара за изпълнение на проекта и втората - при приключване на проекта и оповестяване на резултатите от него;
Направа на плакати - 2 бр.
Изготвяне и разпространение на материали за презентации – диплянка с 1 биг -500 бр. и 3 бр. банери;
Публикации в медия в гр. Враца – 2 бр. – карета с размери 4 х 22см, на първа страница на изданието на вестника.
Изготвяне и разпространение на рекламни материали с цел публичност на самия проект и неговото финансиране – 300 органайзери за бюро с надписи и 300 бр. рекламни химикалки.
Направа на табелки по програмата – 3 бр., които ще бъдат поставени пред всяка една община.
Върху всички информационни и рекламни материали, свързани с проекта ще бъде изобразен флага на ЕС и логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”.
ДЕЙНОСТ 6. Управление на проект Екипът за управление на проекта ще управлява, следи и контролира обхванатите от проекта дейности в следните области на проекта:
Обхват;
График на изпълнение;
Изпълнение на бюджета;
Качеството на извършваните дейности;
Човешките ресурси в проекта;
Комуникациите в проекта;
Снабдяването, доставките на материали и услуги.
|